高校學(xué)生檔案管理問題及對策研究

萇燕

【摘 要】本文首先從管理模式、規(guī)章制度以及信息化建設(shè)三個方面提出了現(xiàn)階段高校學(xué)生檔案管理存在的問題，進而從創(chuàng)新高校檔案管理模式、健全檔案管理規(guī)章制度以及推動學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)三個方面提出了高校學(xué)生檔案管理問題的應(yīng)對策略，希望可以提升高校學(xué)生檔案管理工作質(zhì)量和工作效率。

【關(guān)鍵詞】高校學(xué)生檔案管理 ? ?問題 ? ? 對策

檔案管理是高校管理工作的重要內(nèi)容，而學(xué)生檔案管理是高校檔案管理工作的重要構(gòu)成部分。高校在舉辦各種科研活動或教學(xué)活動時都會形成文字記錄，那些具有社會參考價值的聲音、圖像以及文字等都可稱之為高校檔案，只是記錄的載體有所不同。本文將主要圍繞高校學(xué)生檔案管理問題及對策展開研究。

一、當(dāng)前高校學(xué)生檔案管理現(xiàn)存問題概述

（一）現(xiàn)代化社會對傳統(tǒng)管理模式提出了新要求

傳統(tǒng)固化的管理模式已很難適應(yīng)高科技的現(xiàn)代化社會，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是，傳統(tǒng)管理通常會等到出現(xiàn)問題之后才尋找解決方案，沒有對可能出現(xiàn)的情況做出預(yù)警;二是，過于強調(diào)統(tǒng)一化管理，忽略了學(xué)生的個性化發(fā)展?，F(xiàn)代社會強調(diào)以人為本，當(dāng)代學(xué)生追求思想獨立以及個性發(fā)展，如果依然采用傳統(tǒng)的管理方法，只會事倍功半。

（二）現(xiàn)有的規(guī)章制度與現(xiàn)實情況不符

近些年，學(xué)生與學(xué)校對簿公堂的事件時有發(fā)生，且多數(shù)都是學(xué)生取得最終的勝利，這主要是因為高校中存在著不合情、不合理、不合法的老舊規(guī)章制度，這些章程是與現(xiàn)實情況背道而馳的。劉燕文同學(xué)因為學(xué)位問題控告北京大學(xué)、田永因為畢業(yè)證問題控告北京科技大學(xué)等事件，從某種程度上講，這證明了學(xué)生的法律意識在不斷增強，但從另一方面我們也可以看出高校的管理工作還有待加強。

（三）檔案管理工作缺乏技術(shù)應(yīng)用，不能得到充分利用

在信息化高速發(fā)展的時代，社會需要的是專業(yè)能力和技術(shù)能力兼?zhèn)涞膹?fù)合型人才。如果檔案管理過程中涉及外語知識，那么就需要選拔一些外語專業(yè)或者外語能力較強的工作人員。然而，就目前來看，檔案管理部門的工作人員還沒有達到理想化的要求，傳統(tǒng)管理模式在工作中還占有較大的比重，計算機技術(shù)的優(yōu)勢并沒有得到充分發(fā)揮，管理方式也僅僅停留在表面上的改變。

此外，因為管理方面的不足，學(xué)生檔案的利用率也比較低，檔案內(nèi)容過于流水化，很多學(xué)生的檔案內(nèi)容大多是相似的，查詢起來也需要耗費一些時間。以上這些方面或多或少都對大學(xué)生就業(yè)產(chǎn)生了影響。

二、高校學(xué)生檔案管理問題的應(yīng)對策略

（一）不斷完善高校的檔案管理制度

建立專門的事務(wù)部門對學(xué)生的檔案以及相關(guān)事務(wù)進行管理，明確各部門職責(zé)，責(zé)任到人，各部門相互配合，共同完成學(xué)生的管理實務(wù)，取消冗雜的部門機構(gòu)，避免出現(xiàn)工作錯位或者工作缺位的現(xiàn)象。

從管理層面上講，高校應(yīng)建立多元化、多互動的管理平臺，加強管理的力度與合理性，也要在最大程度上增強學(xué)生、家長以及教師在管理中的參與度，秉著平等自由、民主監(jiān)督的原則接受各方面提出的意見與建議并予以回應(yīng)，在思想上和組織上同時提升管理水平和工作效率。

（二） 建立健全檔案管理的規(guī)章制度

高校在完善檔案管理的同時也要建立健全檔案管理的各項規(guī)章制度，在檔案的收集整理和分類歸納方面制定出嚴(yán)謹?shù)墓ぷ髁鞒蹋瑢F(xiàn)代化教育和學(xué)生管理工作緊密相連。

第一，教育學(xué)生對檔案的重要作用引起足夠的重視。他們對檔案有了正確的認識，在填寫資料時就會認真仔細。與此同時，在教職人員中也要宣傳檔案的重要性，工作人員相互配合才有利于推進檔案管理的規(guī)范化與現(xiàn)代化進程，檔案內(nèi)容也就能真實反映出當(dāng)代大學(xué)生的自身素質(zhì)。

第二，確定學(xué)生檔案的管理機構(gòu)以及管理人員。招生就業(yè)辦公室、學(xué)生處以及不同的院系都可以接收學(xué)生檔案，但高校需指定一個具體的部門，根據(jù)學(xué)生數(shù)量配置相應(yīng)的工作人員展開管理工作，在物力以及財力方面也要予以大力支持。

第三，定期開展培訓(xùn)工作。一方面要加強對現(xiàn)有工作人員的培訓(xùn);另一方面也要培養(yǎng)一批專業(yè)能力和技術(shù)能力都具備的復(fù)合型人才，這樣才能促使檔案管理緊跟信息化時代的步伐。

（三）促進學(xué)生檔案管理信息化建設(shè)

高校在管理過程中要正確認識到信息技術(shù)的跨越時空性、生動形象性以及實時互動性，通過信息技術(shù)平臺及時了解到當(dāng)代學(xué)生的思想動態(tài)，從學(xué)生的角度出發(fā)建立一個更加開放、更加民主、更加自由的管理空間，以現(xiàn)有的校園網(wǎng)絡(luò)平臺為依托，尋找一個新的突破點對學(xué)生進行思想教育，宣傳當(dāng)代的思想教育理念，為學(xué)生提供更好的服務(wù)平臺和管理平臺。

高校可以在校園網(wǎng)中將學(xué)生管理和學(xué)生服務(wù)有機結(jié)合起來，提高網(wǎng)站的利用率和趣味性，調(diào)動學(xué)生的積極參與度。因此，學(xué)生管理部門要積極組織相關(guān)部門進行工作探討，充分發(fā)揮計算機專業(yè)人才、網(wǎng)絡(luò)編輯人才的作用，共同創(chuàng)建一個學(xué)生滿意并充分認可的校園網(wǎng)絡(luò)，幫助學(xué)生在高速發(fā)展的信息化時代沖破層層迷霧尋找到自己的方向。

【參考文獻】

[1]李玉娥.探析高校學(xué)生檔案管理存在的問題及對策[J].濟寧學(xué)院學(xué)報，2009（06）：107-108.

[2]張冉妮，楊松平.大數(shù)據(jù)時代高校學(xué)生檔案管理的挑戰(zhàn)與對策研究[J].蘭臺世界，2015（02）：21-22.

[3]蘇桃.高校學(xué)生檔案管理的問題分析與對策研究[J].浙江檔案，2015（02）：60.