淺析人事檔案管理中的“棄檔”現(xiàn)象

柳晶梅

人事檔案是記錄一個(gè)人的主要經(jīng)歷、政治面貌、品德作風(fēng)等個(gè)人情況的文件材料，起著憑證、依據(jù)和參考的作用，在個(gè)人轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理養(yǎng)老保險(xiǎn)以及開(kāi)具考研等相關(guān)證明時(shí)，都需要使用檔案。

人事檔案是我國(guó)人事管理制度的一項(xiàng)重要特色，它是個(gè)人身份、學(xué)歷、資歷等方面人事檔案面的證據(jù)，與個(gè)人工資待遇、社會(huì)勞動(dòng)保障、組織關(guān)系緊密掛鉤，具有法律效用，是記載人生軌跡的重要依據(jù)。高校學(xué)生檔案則是國(guó)家人事檔案的組成部分，是大學(xué)生在校期間的生活、學(xué)習(xí)及各種社會(huì)實(shí)踐的真實(shí)歷史記錄，是大學(xué)生就業(yè)及其今后各單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)。目前出境、計(jì)算工齡、工作流動(dòng)、考研、考公務(wù)員、轉(zhuǎn)正定級(jí)、職稱申報(bào)、辦理各種社會(huì)保險(xiǎn)以及升學(xué)等都需要個(gè)人檔案，特別是在國(guó)有企業(yè)、事業(yè)單位，人事檔案相當(dāng)重要。

一、人事檔案管理中的“棄檔”現(xiàn)象

隨著我國(guó)由計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制向社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)體制的轉(zhuǎn)變，昔日被視若身家性命的人事檔案，如今已成可以隨意丟棄的東西，“棄檔”隨之產(chǎn)生?！皸墮n”是指由于不知人事檔案相對(duì)人的去向而積存在人事檔案管理部門的檔案材料。媒體報(bào)道，據(jù)專家估算，全國(guó)各省市人才中介機(jī)構(gòu)中的”棄檔”率至少達(dá)到10%左右，有些地區(qū)的”棄檔”率甚至高達(dá)70%。比如武漢市人才服務(wù)中心所代理的5萬(wàn)余份檔案中就有1.5萬(wàn)份遭遺棄，而目前四川省全省的人才“死檔”已超過(guò)20萬(wàn)分。重慶市人才交流服務(wù)中心目前存有檔案2萬(wàn)余份，棄檔占了10%。放棄個(gè)人人事檔案的主要包括三類人：一是改革開(kāi)放初期下海經(jīng)商者，從單位調(diào)出檔案后就不再加以理會(huì)；二是跳槽人員或在非公有制單位打工人員，由于單位不接受檔案，而自己一時(shí)用不著，于是放棄檔案；三是由于沒(méi)有找到工作或選擇到非戶口所在地工作的大學(xué)畢業(yè)生，把檔案放在學(xué)?；蛘邞艏诘氐娜瞬沤涣髦行?。由此可以看出，傳統(tǒng)的人事檔案權(quán)威受到了嚴(yán)重挑戰(zhàn)，人們?cè)僖膊幌笠郧澳菢又匾暼耸聶n案了。

二、現(xiàn)代社會(huì)產(chǎn)生“棄檔”現(xiàn)象的原因

1、我國(guó)傳統(tǒng)人事檔案信息采集內(nèi)容越來(lái)越不適應(yīng)形勢(shì)。現(xiàn)在的檔案內(nèi)存放的還是幾十年不變的內(nèi)容，且比較偏重于政治色彩，對(duì)于一個(gè)人的政治表現(xiàn)這方面的紀(jì)錄比較多，而對(duì)于一個(gè)人的工作能力和實(shí)際的工作業(yè)績(jī)積累保存的比較少，一個(gè)人到底有什么樣的能力、素質(zhì)則沒(méi)有顯示，而這些恰恰是用人單位最需要了解和掌握的，人事檔案的功能在不斷弱化。

2、人事檔案管理混亂，權(quán)責(zé)不明。中組部、人事部規(guī)定，流動(dòng)人員的檔案管理只能由政府人事部門人才服務(wù)機(jī)構(gòu)來(lái)管理，但實(shí)際并不是這樣。以北京市為例，可以存放檔案的機(jī)構(gòu)除了政府人事部門的人才服務(wù)機(jī)構(gòu)，即市、區(qū)的人才服務(wù)中心外，還有勞動(dòng)部門的職介中心，各行業(yè)成立的人才中心，外企人才服務(wù)機(jī)構(gòu)等，出現(xiàn)了“多頭分散”管理的現(xiàn)象，導(dǎo)致人事檔案相對(duì)人不知道自己的檔案到底在哪里。還有些地方的人事檔案，有的保存在用人單位，有的保存在人才交流中心，有的甚至私人保管。人事檔案管理的混亂，嚴(yán)重影響了人事檔案的真實(shí)性和人才資源的合理配

3、調(diào)檔手續(xù)繁復(fù)也迫使一部分人選擇放棄檔案。隨著聘用合同制的普及，越來(lái)越多的人從“單位人”轉(zhuǎn)換成“社會(huì)人”。而有些人事檔案管理部門服務(wù)意識(shí)淡薄，辦理調(diào)動(dòng)手續(xù)繁瑣甚至扣住檔案不放，致使人事檔案相對(duì)人放棄辦理調(diào)檔手續(xù)，這也是形成“ 棄檔族”的一個(gè)原因。

4、人事檔案相對(duì)人檔案意識(shí)淡化，也會(huì)人為造成檔案的丟失。改革開(kāi)放后，社會(huì)化服務(wù)體系的完善和就業(yè)觀念的轉(zhuǎn)變，檔案不再是困擾人才流動(dòng)的突出問(wèn)題，特別是非國(guó)有企業(yè)在用人時(shí)更多注重個(gè)人的實(shí)際能力，而不過(guò)多依據(jù)檔案記錄；這反過(guò)來(lái)也影響了個(gè)人在流動(dòng)或工作轉(zhuǎn)換中由于檔案轉(zhuǎn)遞手續(xù)繁復(fù)而放棄檔案。

三、解決“棄檔”現(xiàn)象的措施—?jiǎng)?chuàng)新現(xiàn)代的人事檔案管理工作

1、拓寬人事檔案信息采集內(nèi)容。人事檔案除了包含個(gè)人的民族、籍貫、學(xué)歷、政治面貌、政治傾向性信息等基本信息以外，還要增加個(gè)人的工作經(jīng)歷及基本社會(huì)歷史經(jīng)歷、業(yè)績(jī)、專業(yè)特長(zhǎng)、貢獻(xiàn)及獎(jiǎng)懲、誠(chéng)信數(shù)據(jù)、最新德才能績(jī)發(fā)展等等信息，能夠?qū)θ说陌l(fā)展與流動(dòng)提供相應(yīng)的個(gè)人信息和信用證明，以轉(zhuǎn)換人事檔案服務(wù)功能，由過(guò)去的對(duì)人的控制轉(zhuǎn)向服務(wù)，由對(duì)人的評(píng)價(jià)轉(zhuǎn)向?qū)κ聦?shí)的真實(shí)記錄。

2、規(guī)范人事檔案管理，建立統(tǒng)一的管理機(jī)構(gòu)。

在新形勢(shì)下，有必要建立起新型的社會(huì)化人事檔案管理機(jī)構(gòu)。這類機(jī)構(gòu)除了可代管國(guó)有單位員工的人人事檔案以外，加大為三資企業(yè)提供人事代理業(yè)務(wù)的比重，擴(kuò)大以三資企業(yè)員工和到外企求職的人員為主體的人事檔案的服務(wù)。以北京為例，一些三資或私營(yíng)企業(yè)本身不具備獨(dú)立的人事管理和檔案管理權(quán)，但又確實(shí)需要管理，就可以在人才交流中心存檔。

3、簡(jiǎn)化人事檔案調(diào)檔手續(xù)，促進(jìn)人事檔案自由流動(dòng)。過(guò)去，如果某人想調(diào)走，單位不同意，往往采用卡住人事檔案的做法。人事檔案成了控制人才流動(dòng)的方法?，F(xiàn)在，人事檔案部門要改變觀念，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，樹(shù)立以人為本的觀念，簡(jiǎn)化調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔手續(xù)，實(shí)現(xiàn)人事檔案由過(guò)去的控制功能到人事服務(wù)功能的轉(zhuǎn)化。

4、要營(yíng)造良好的輿論環(huán)境，宣傳人事檔案的重要性?，F(xiàn)階段，人事檔案還會(huì)發(fā)揮其重要作用。辦理出國(guó)出境、退休、保險(xiǎn)、身份認(rèn)證、相關(guān)證明（結(jié)婚證明、離婚證明、考學(xué)證明等）都離不開(kāi)檔案。無(wú)論過(guò)去和現(xiàn)在，人事檔案仍然是保障公民權(quán)利的重要社會(huì)管理工具，因此每個(gè)公民都應(yīng)該重視自己的人事檔案，不能隨意丟棄。

5、對(duì)人事檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化管理和維護(hù)，探索建立電子檔案的新途徑。人事檔案的未來(lái)發(fā)展應(yīng)當(dāng)擺脫對(duì)人們自由流動(dòng)的種種限制，建立電子化的個(gè)人信用體系，對(duì)檔案信息實(shí)行動(dòng)態(tài)化的管理，建立人才業(yè)績(jī)檔案、個(gè)人誠(chéng)信檔案，不斷提升人事檔案的使用價(jià)值。據(jù)了解，上海等地已開(kāi)始嘗試為所有流動(dòng)人員建立電子檔案，并對(duì)流動(dòng)人員的工作變動(dòng)及其工作業(yè)績(jī)等進(jìn)行及時(shí)跟蹤，取得了良好效果。

總之，我們要用“以人為本”的管理思想來(lái)認(rèn)識(shí)現(xiàn)代的人事檔案管理工作，不斷改革和創(chuàng)新，讓人事檔案走向市場(chǎng)，建立平等、公正的人才管理方式，實(shí)現(xiàn)社會(huì)化、信息化、開(kāi)放式的管理人事檔案，使人事檔案能夠在合理配置人力資源方面發(fā)揮重要作用，“棄檔”現(xiàn)象終將得到妥善解決。