圖書館年度報告現(xiàn)狀管窺

黃嘉慧

（湖南理工學(xué)院圖書館 湖南 岳陽 414000）

圖書館年度報告現(xiàn)狀管窺

黃嘉慧

（湖南理工學(xué)院圖書館 湖南 岳陽 414000）

年度報告的編制與發(fā)布是現(xiàn)代圖書館發(fā)展的必然要求。從報告的發(fā)布時間、類型、載體、篇幅、內(nèi)容、影響等方面分析18份圖書館年度報告可以發(fā)現(xiàn)，我國圖書館年度報告存在以下問題：發(fā)布時間不規(guī)范；沒有數(shù)字化、公開化；在主頁的欄目不夠規(guī)范、醒目；編寫體例、內(nèi)容不系統(tǒng)、連續(xù)。我國圖書館應(yīng)高度重視年度報告的編制與發(fā)布，形成特色的年度報告格式與內(nèi)容，探索與推廣年度報告制度，注重讀者隱私的保護(hù)。

圖書館 年度報告

近年來，年度報告進(jìn)入公眾視線的頻率越來越高。從上市公司必不可少的強(qiáng)制性法律行為發(fā)展成越來越多行業(yè)的自覺行為，年度報告的作用不容小覷。筆者對近10年來我國發(fā)布的各類圖書館年度報告進(jìn)行比較和分析，以作引玉之石，期待業(yè)界同仁對年度報告給予更多的關(guān)注和重視。

1　編制和發(fā)布圖書館年度報告的時代背景及必然性分析

1.1國內(nèi)各行業(yè)年度報告制度逐步規(guī)范

年度報告是指按年度編制的用以總括反映公共事業(yè)機(jī)構(gòu)或企業(yè)年度工作狀況、財務(wù)狀況、全年經(jīng)營成果的公告性文書。從1993年4月國務(wù)院發(fā)布的《股票發(fā)行與交易管理暫行條例》開始，年度報告成為了上市公司每個會計年度必不可少的法律文書。2008年5月1日開始實施的《中華人民共和國政府信息公開條例》第三十一條和第三十二條規(guī)定了我國的政府信息公開報告制度，其又被稱為政府信息公開工作年度報告制度［1］，該條例的實施使政府信息公開工作報告制度在我國大陸得到基本實施，政府信息的發(fā)布也步入規(guī)范化和法制化的軌道。2010年9月1日起實施的《高等學(xué)校信息公開辦法》第二十四條規(guī)定，高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)編制學(xué)校上一學(xué)年信息公開工作年度報告，并于每年10月底前報送上級主管部門［2］。2014年10月1日起實施的《企業(yè)信息公示暫行條例》規(guī)定，取消行政部門對企業(yè)的年度檢驗，改為企業(yè)主動向行政部門報送其年度報告，并向社會公示［3］。年度報告制度的規(guī)范化和法制化，是社會進(jìn)步的標(biāo)志，體現(xiàn)著誠信、公平、效率、責(zé)任與擔(dān)當(dāng)。

1.2國外圖書館年度報告制度已經(jīng)發(fā)展成熟

與國內(nèi)起步甚晚的圖書館年度報告相比，國外尤其是英美兩國公共圖書館的年度報告已有100多年的歷史。在美國，各級圖書館理事會的職責(zé)中明確規(guī)定需要遞交年度報告，如國家圖書館和信息科學(xué)委員會（2008年歸屬博物館和圖書館服務(wù)機(jī)構(gòu)）的職責(zé)中有一條即是“向總統(tǒng)與國會提出年度報告”；各州圖書館監(jiān)管委員會的職責(zé)中也有一條是“與館長合作，制定和通過圖書館的使命宣言、長遠(yuǎn)規(guī)劃、戰(zhàn)略報告和年度報告”［4］。在美國聯(lián)邦層面上，博物館和圖書館服務(wù)機(jī)構(gòu)都會要求各州進(jìn)行年度調(diào)查、年度報告和五年計劃的評估報告，博物館和圖書館服務(wù)機(jī)構(gòu)以及州圖書館定期出臺的報告，可以認(rèn)為是美國圖書館政策的主要評估形式，從側(cè)面反映圖書館政策的實施效果［5］。

1.3新世紀(jì)圖書館事業(yè)蓬勃發(fā)展為圖書館年度報告的發(fā)展提供了基礎(chǔ)

現(xiàn)代圖書館理念的逐步形成，使年度報告的發(fā)布成為現(xiàn)代圖書館制度的重要內(nèi)容。開放、共享、權(quán)利已成為現(xiàn)代圖書館理念的關(guān)鍵詞，普遍開放、平等服務(wù)、人文服務(wù)是用戶權(quán)利的基本理念，而支持、捍衛(wèi)并促進(jìn)獲取智識自由則是圖書館人的責(zé)權(quán)［6］。圖書館年度報告是體現(xiàn)尊重用戶權(quán)利、彰顯圖書館人責(zé)權(quán)的重要工具。

隨著公共圖書館法人治理結(jié)構(gòu)和理事會建設(shè)的推行，《圖書館年度報告制度》的發(fā)布已經(jīng)提上議事日程。到2013年底，以組建理事會為標(biāo)志，已建立起法人治理結(jié)構(gòu)基本框架的公共圖書館有無錫市圖書館、深圳圖書館、廣州圖書館、深圳市寶安區(qū)圖書館、成都市成華區(qū)圖書館等。其中，深圳圖書館、深圳市寶安區(qū)圖書館、成都市成華區(qū)圖書館理事會審議并通過的《理事會章程》及配套制度中，包括了《圖書館年度報告制度》［7］。這3家圖書館的年度報告制度是具有行政約束力的年度報告制度。

圖書館豐富的工作實踐及網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，為年度報告的編撰與發(fā)布提供了從內(nèi)容到技術(shù)的強(qiáng)有力支持。近年來，圖書館的各項文化活動風(fēng)生水起，行業(yè)間的交流活動廣泛，尤其是在李克強(qiáng)總理的政府工作報告中提到的全民閱讀推廣活動，范圍廣泛，形式多元，內(nèi)容豐富，可以為年度報告提供充實的內(nèi)容；而且，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在圖書館的應(yīng)用與發(fā)展，也使年度報告的發(fā)布和推廣越來越便捷，進(jìn)而產(chǎn)生廣泛的社會影響。

1.4年度報告的編制與發(fā)布是現(xiàn)代圖書館發(fā)展的必然要求

第一，社會力量參與提供公共服務(wù)是當(dāng)今社會強(qiáng)烈關(guān)注和熱烈討論的一個話題。圖書館的發(fā)展同樣如此，不但需要上級機(jī)構(gòu)的支持和領(lǐng)導(dǎo)，更需要調(diào)動社會力量的參與和激情，而提高圖書館的信息透明度，是密切其與社會聯(lián)系、吸引外界關(guān)注與參與的重要舉措。年度報告作為圖書館主動向全社會及其內(nèi)外部利益相關(guān)者展示其工作成效、發(fā)展軌跡、存在問題、努力方向等綜合性數(shù)據(jù)的一個重要載體，是圖書館樹立外部形象、加強(qiáng)同外部聯(lián)系、尋求支持、擴(kuò)大影響力的重要手段。

第二，年度報告制度也是圖書館推進(jìn)信息公開、健全管理制度的要求。保障公民的信息知情權(quán)是世界上法治國家的普遍做法，這些國家均以立法的形式規(guī)定了政府部門必須依法進(jìn)行行政公開。我國的圖書館絕大部分都是公立圖書館，享受著政府的財政撥款，花的是納稅人的錢，雖然尚未有正式的法律明文規(guī)定圖書館需要提交年度報告，但作為以信息服務(wù)為己任的機(jī)構(gòu)，將其自身信息公開以保證利用者的知情權(quán)，并向相關(guān)的機(jī)構(gòu)總結(jié)其辦館效益，是建設(shè)一個先進(jìn)、民主、以讀者為本的圖書館應(yīng)有的作為，也是法治背景下建立現(xiàn)代圖書館管理制度的必經(jīng)之路。

第三，大數(shù)據(jù)作為當(dāng)今盛行的新型信息技術(shù)之一，對圖書館的服務(wù)與管理必將帶來一波強(qiáng)大的沖擊。做好數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)挖掘、數(shù)據(jù)分析，是圖書館未來信息服務(wù)的走向。年度報告承載了圖書館各項數(shù)據(jù)統(tǒng)計的功能，大數(shù)據(jù)時代，這項功能將會更有效地得到利用。在新的技術(shù)、新的變革到來之時，以怎樣的理念與方式來迎接這樣的變化，是圖書館人需要思考的。

2　公開發(fā)布的圖書館年度報告的基本情況及不足

目前，公眾尚未有官方途徑批量獲取圖書館年度報告，并且有些圖書館雖編制了年度報告，但未通過互聯(lián)網(wǎng)公開發(fā)布，因此，本文對樣本的獲取、分析難免有局限性和片面性。

2.1樣本例舉

通過百度搜索、有針對性訪問圖書館主頁、同行間交流的方式，筆者選取獲得的高校圖書館、公共圖書館、行業(yè)協(xié)會等發(fā)布的年度報告共18份，具體如表1所示。

2.2樣本報告分析

2.2.1連續(xù)性、類型、載體等分析

表1所列的18份樣本中，14份為在圖書館主頁可閱讀全文的電子版；中國圖書館學(xué)會編輯出版的《中國圖書館事業(yè)發(fā)展報告》在其主頁以書刊簡介的形式出現(xiàn)，不能閱讀全文；另3份紙本報告，一份由筆者所在的湖南理工學(xué)院圖書館編制，而上海交通大學(xué)與湖南大學(xué)圖書館年度報告為筆者與同行交流所得。上海交通大學(xué)圖書館的年度報告起始年份通過電話咨詢確認(rèn)，湖南大學(xué)圖書館年度報告（2013年）為創(chuàng)刊號。由表1可以看出，已公開發(fā)布的圖書館年度報告都具有連續(xù)性，但時效性略顯不強(qiáng)。報告類型以綜合性報告、資源利用報告居多，資源利用報告多為大學(xué)圖書館編制。數(shù)字化后的圖書館年度報告在主頁都有固定的欄目設(shè)置，大多放在“本館概況”（或“關(guān)于本館”）這一欄目下。

表1　18份年度報告相關(guān)信息（按報告起始年份排序）

2.2.2篇幅及基本內(nèi)容分析

關(guān)于年度報告，圖書館尚未出臺行業(yè)性規(guī)范，其編寫體例、格式與內(nèi)容并沒有一致性。專門性報告揭示的是某一方面的數(shù)據(jù)，如閱讀報告、財務(wù)報告、資源利用報告等。綜合性報告的內(nèi)容則包括了全館的各項工作。因篇幅有限，筆者選取了具有一定代表性的5份報告進(jìn)行摘錄（見表2）。

表2　5份圖書館年度報告的內(nèi)容摘要

2.2.3內(nèi)容特色分析

綜合性報告的內(nèi)容非常全面，涵蓋圖書館一年來的所有工作，既有文字的描述，也有數(shù)據(jù)的統(tǒng)計，并輔之以圖片，具有很強(qiáng)的可讀性和可信度。以北京大學(xué)圖書館的年度統(tǒng)計為例，大部分?jǐn)?shù)據(jù)都有近5年的數(shù)據(jù)比較，使讀者能全面、系統(tǒng)地掌握圖書館服務(wù)的發(fā)展軌跡。蘭州大學(xué)圖書館年度報告除常規(guī)的內(nèi)容外，目錄頁之前的館訓(xùn)及使命、結(jié)尾的新館員感言、館員的藝術(shù)作品擷英，使該館的年度報告更具人文氣息，另該年度報告中的“年度突出工作”很好地解決了實際工作中不具連續(xù)性但又有重要意義的年度性工作的記錄問題。“媒體報道”欄目是國家圖書館從發(fā)布年度報告以來一直獨有的特色板塊?！坝脭?shù)據(jù)說話”則是華東師范大學(xué)圖書館文獻(xiàn)利用報告的顯著特色，有讀者每日到館情況的統(tǒng)計，24小時外借活動的分析，各學(xué)院、各類型讀者的到館利用情況，外借文獻(xiàn)的分析，也有近幾年數(shù)據(jù)的對照比較，數(shù)據(jù)詳實，分析深刻。有的圖書館年度報告中錄入了讀者評價、年度滿意度調(diào)查報告、學(xué)?？蒲行畔?，這些也是具有特色的圖書館年度報告內(nèi)容。

2.3產(chǎn)生的影響

隨著全民閱讀的推廣，閱讀報告的發(fā)布成為媒體報道的焦點，尤其是公共圖書館的閱讀報告，成為了衡量一個城市的閱讀指標(biāo)。例如，上海市圖書館于2013年首次發(fā)布《上海市公共圖書館2012閱讀報告》后，即有《人民日報》、上海市政府網(wǎng)、中新網(wǎng)、《中國文化報》等多家媒體報導(dǎo)或轉(zhuǎn)載了該閱讀報告的相關(guān)內(nèi)容及數(shù)據(jù)，報導(dǎo)的標(biāo)題分別有《國內(nèi)首份圖書館閱讀白皮書發(fā)布，上海190萬讀者持有“一卡通”》《“借書達(dá)人”年借三千本，上海人仍愛紙質(zhì)閱讀》等。媒體對閱讀報告的關(guān)注，更能吸引公眾眼球，推動圖書館的閱讀推廣。

圖書館年度報告所帶來的行業(yè)影響顯著?！陡咝D書館發(fā)展報告》作為教育部高校圖工委的一份行業(yè)發(fā)展報告，系統(tǒng)、詳細(xì)地記錄了高校圖書館的發(fā)展?fàn)顩r，使成員館能清晰地看到自己所在的大環(huán)境，了解同行間的信息，見證自己的成長，也能找到與同行間的差距，這樣的報告，無疑能在行業(yè)間起到引領(lǐng)作用。圖書館年度報告在同行間也漸漸引起關(guān)注，如多次有同行館索求筆者所在館的年度報告?？茖W(xué)網(wǎng)“圖謀博客”發(fā)布的博文《為公開發(fā)布館藏文獻(xiàn)利用報告的圖書館叫好！》對圖書館年度報告給予了高度關(guān)注［27］。圖書館年度報告給予讀者或上級機(jī)構(gòu)的影響，也隨著圖書館的堅持而漸漸擴(kuò)大。但圖書館年度報告要想在整個行業(yè)形成自覺的意識，還需要更多有識之士的呼吁與重視。

2.4存在的不足

已編制、發(fā)布的圖書館年度報告存在的問題有以下幾個方面：

第一，發(fā)布時間不規(guī)范。圖書館年度報告應(yīng)該具有時效性，而筆者在各館主頁查詢時，大部分圖書館到次年7月還未發(fā)布上一年度的報告。

第二，沒有數(shù)字化、公開化。信息公開和共享應(yīng)該是現(xiàn)代圖書館的基本理念，但在撰寫本文時筆者通過查閱資料或咨詢同行獲知，有不少圖書館編制了年度報告，但以不宜公開為由拒絕贈與；有些圖書館年度報告可以通過百度搜索零星獲取，卻在其主頁不能查到，如上海交通大學(xué)圖書館、廣州圖書館、金陵圖書館等；通過中國知網(wǎng)查閱資料，從《編制圖書館年報的作法和體會》一文可以獲知，沈陽市圖書館1992年已開始編寫年度報告［28］，《編制〈年報〉，促進(jìn)圖書館檔案信息資源的開發(fā)與利用》一文中介紹了泰州市圖書館1999年開始編制年度報告［29］，沈陽市少兒圖書館也有編制業(yè)務(wù)年度報告［30］。如果這些圖書館在網(wǎng)絡(luò)技術(shù)已經(jīng)具備的環(huán)境下能及時將年度報告在本館主頁公開發(fā)布，不僅能使本館的影響擴(kuò)大，也能給業(yè)界帶來更多可借鑒的經(jīng)驗。

第三，主頁欄目不夠規(guī)范、醒目。本文所列舉的15份從各館主頁獲取的年度報告，大多放在固定的二級欄目，這是比較合理的設(shè)置；北京大學(xué)、清華大學(xué)的圖書館年度報告放在三級欄目，給訪問帶來一定的不便；上海圖書館的閱讀報告發(fā)布在動態(tài)消息中，沒有固定的欄目，讀者難以尋找。

第四，報告的編寫體例和內(nèi)容不系統(tǒng)、連續(xù)。因為沒有統(tǒng)一的規(guī)范，圖書館年度報告的樣式基本是一館一樣，各具特色。但從個體館來看，有的館或者是編寫體例，或者是內(nèi)容欄目等經(jīng)常會發(fā)生變化，如筆者所在館的年度報告從2007年開始，最初是讀者調(diào)查分析報告，從2009年開始改版成綜合性的年度報告，每年的內(nèi)容、欄目都會有調(diào)整，這些變化也許是根據(jù)實際館情而改變的，但大大削弱了圖書館年度報告的史料價值及數(shù)據(jù)統(tǒng)計的完整性。

3　思考與對策

年度報告的編制與發(fā)布是建設(shè)一個現(xiàn)代、民主、開放的圖書館不可或缺的部分。我國尚無圖書館法，而要完善圖書館立法的前提是確立圖書館在社會民眾中的地位，贏得公眾的尊重和認(rèn)可，這除了需要圖書館提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)外，更應(yīng)擴(kuò)大宣傳力度，加強(qiáng)同社會各界的交流。因此，年度報告作為圖書館信息公開的窗口，必須走上制度化、科學(xué)化、規(guī)范化的道路，使年度報告的編制與發(fā)布從零散走向系統(tǒng)，從被動走向自覺，從經(jīng)驗走向科學(xué)。

3.1高度重視圖書館年度報告的編制與發(fā)布

連續(xù)、完整的年度報告是記錄圖書館發(fā)展最真實、詳實的載體，是利益相關(guān)人獲取信息的重要來源。圖書館應(yīng)重視年度報告的編制與發(fā)布，并加強(qiáng)年度報告編制與發(fā)布的真實性、專業(yè)性、科學(xué)性、時效性，擴(kuò)大年度報告發(fā)布的公開度。年度報告的數(shù)據(jù)、內(nèi)容必須真實，統(tǒng)計方法要科學(xué)，并具有連續(xù)性；發(fā)布周期要及時、固化，使之更具時效性；發(fā)布的途徑要公開化，圖書館應(yīng)利用多渠道發(fā)布，并在其網(wǎng)站開設(shè)專門的年度報告網(wǎng)頁，使年度報告獲取更便捷、及時，同時也能擴(kuò)大年度報告的影響范圍；年度報告的編制也應(yīng)具體到由哪些部門負(fù)責(zé)，尤其是綜合性報告，涉及的數(shù)據(jù)等內(nèi)容非常多，需要多個部門的合作與協(xié)調(diào)，圖書館可以成立專門的工作小組，也可以由某個部門牽頭執(zhí)筆，多部門合作完成。本文的18份樣本報告中，北京大學(xué)圖書館與上海財經(jīng)大學(xué)圖書館年度報告中標(biāo)注了具體編輯部門，湖南理工學(xué)院圖書館年度報告中記錄了工作組名單，高校圖工委年度報告中提供了作者姓名，除此之外都未注明年度報告的編寫單位或負(fù)責(zé)人。

3.2形成特色的圖書館年度報告格式與內(nèi)容

圖書館年度報告反映了該館階段性的發(fā)展?fàn)顩r，創(chuàng)新的報告格式與內(nèi)容能更好地彰顯圖書館文化的內(nèi)涵與特色。年度報告的格式應(yīng)符合各館的具體情況，各館應(yīng)創(chuàng)新編寫思路，使其編寫形成個性化的、相對穩(wěn)定的風(fēng)格。綜合性年度報告的內(nèi)容應(yīng)全面、系統(tǒng)，重點突出，體現(xiàn)辦館特色，通過簡潔的文字描述、可靠的數(shù)據(jù)圖表演示、生動的圖片展示相結(jié)合，使報告主題明確、概念清晰、內(nèi)容詳實，并通過平面設(shè)計的視覺語言增強(qiáng)可讀性。數(shù)據(jù)統(tǒng)計是圖書館年度報告的核心內(nèi)容，在已有年度報告的數(shù)據(jù)統(tǒng)計中，大多數(shù)圖書館都會隨著業(yè)務(wù)工作的變化而有所增減。對統(tǒng)計數(shù)據(jù)的增減，年度報告應(yīng)有相應(yīng)的說明及解釋，并附上某些數(shù)據(jù)的計算公式，以便對數(shù)據(jù)進(jìn)行比較分析。捐贈也應(yīng)是圖書館年度報告中重點突出的內(nèi)容，已有的年度報告只將接收資源捐贈的情況放入文獻(xiàn)資源建設(shè)一欄中，筆者以為，年度報告中應(yīng)有單獨的捐贈欄目將圖書館一年來接收的各種捐贈一并展示，以表達(dá)對捐贈者的感激并倡導(dǎo)更多的捐贈行為。

3.3探索與推廣圖書館年度報告制度

與英美等國圖書館成熟的年度報告制度相比，我國圖書館年度報告的編制與發(fā)布尚處于萌芽、自發(fā)階段。雖然“圖書館年度報告制度”出現(xiàn)在已建立起法人治理結(jié)構(gòu)框架的圖書館中，但離普及還相距甚遠(yuǎn)。圖書館年度報告的制度化建設(shè)需要相關(guān)部門的重視，建立行業(yè)規(guī)范，對年度報告的內(nèi)容、格式、需統(tǒng)計的數(shù)據(jù)、統(tǒng)計方法作出規(guī)定，并推廣普及，使年度報告的編制與發(fā)布走向成熟與自覺，通過年度報告促進(jìn)圖書館的管理與建設(shè)，提高辦館質(zhì)量，使圖書館在更開放、民主的平臺上發(fā)展。

3.4注重讀者隱私的保護(hù)

圖書館年度報告需要大量的統(tǒng)計數(shù)據(jù)，而對數(shù)據(jù)的收集、分析、統(tǒng)計也意味著讀者信息及隱私泄露的機(jī)率加大，在編制年度報告時，我們應(yīng)有保護(hù)讀者隱私的意識與防范措施，以避免讀者個人信息的泄露。

4　結(jié) 語

年度報告的發(fā)布，既是圖書館服務(wù)的創(chuàng)新，也是管理的創(chuàng)新，是建設(shè)一個先進(jìn)、民主、以讀者為本的圖書館應(yīng)有的作為。圖書館年度報告一直就存在，1915年12月創(chuàng)刊的《浙江公立圖書館年報》這一刊物就為我們展示了那個時代的年度報告［31］；然而新中國成立以來，無論是實踐或是理論，年度報告的出現(xiàn)頻率相對較低，既無成熟的制度規(guī)范，又無系統(tǒng)的理論研究。但是，在法治社會的大背景下和圖書館方興未艾大發(fā)展的環(huán)境下，圖書館年度報告大有呼之即出的態(tài)勢。因而，圖書館工作者對于年度報告的理論探索無疑具有深遠(yuǎn)的推動意義。

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Study of Status on the Annual Report of the Library

The preparation and publication of the annual report is an inevitable requirement for the development of modern libraries. From the report's release time， type， carrier， the report's length， content， impact and other aspects of the 18 annual report of the library can be found there are the following problems in the annual report of the library: the publication time is not standardized； no digital and public； the home page is not standardized and eye-catching； report writing style and content is neither systematic nor continuous. The library should pay great attention to the preparation and release of the annual report， the formation of characteristics of the annual report format and content， explore and promote the annual report system， pay attention to the protection of readers' privacy.

Library； Annual report

G251

A

黃嘉慧 女，1970年生，碩士，現(xiàn)工作于湖南理工學(xué)院圖書館信息部，副研究館員，研究方向為圖書館文化。

2015-08-04 ］