淺談如何改進(jìn)口岸檔案管理的服務(wù)工作

趙學(xué)軍

【摘 要】口岸是國家主權(quán)的象征，是供人員、貨物和交通工具出入境的重要通道，是聯(lián)系國內(nèi)、國外兩個(gè)市場的橋梁和紐帶，是實(shí)現(xiàn)資源優(yōu)化配置和充分利用、加快產(chǎn)業(yè)結(jié)構(gòu)調(diào)整、促進(jìn)區(qū)域經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展的基礎(chǔ)平臺(tái)。為了更好地利用口岸資源，加快口岸檔案資源的科學(xué)整合，充分發(fā)揮檔案工作助推口岸事業(yè)發(fā)展的重要作用，建立規(guī)范合理的口岸檔案體系勢在必行。對口岸管理檔案服務(wù)模式的創(chuàng)新，對于檔案管理服務(wù)體制的完善具有十分重要的意義。

【關(guān)鍵詞】口岸檔案體系；管理服務(wù)模式；創(chuàng)新

1.建立口岸檔案體系的必要性

首先，建立口岸檔案體系，是適應(yīng)經(jīng)濟(jì)全球化、國際一體化的需要。在當(dāng)今開放的世界里，各國之間在經(jīng)濟(jì)上互相聯(lián)系和互相依存的關(guān)系，主要表現(xiàn)在資金、技術(shù)、勞動(dòng)力等各種資源通過口岸進(jìn)行優(yōu)化配置，對各國經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展產(chǎn)生深刻的影響?？诎稒n案體系的建立，能夠及時(shí)搜集、整理、整合這方面的信息，掌握世界經(jīng)濟(jì)的發(fā)展趨勢，滿足各方面需求，為政府、企業(yè)提供有價(jià)值的信息支持，對于加快經(jīng)濟(jì)全球化、國際一體化進(jìn)程具有不可替代的作用。其次，建立口岸檔案體系，是建設(shè)服務(wù)型政府、助推企業(yè)發(fā)展的需要。就日照口岸而言，口岸系統(tǒng)是由檢查檢驗(yàn)、港口、鐵路、代理服務(wù)、外貿(mào)企業(yè)等不同隸屬關(guān)系、不同行業(yè)組成的綜合體，雖然他們各自都建立了檔案館（室），但都“各自為政”。外貿(mào)企業(yè)從事進(jìn)出口業(yè)務(wù)，需要多個(gè)環(huán)節(jié)去完成，由于信息不能共享，給企業(yè)帶來諸多不便，影響了工作效率，增加了業(yè)務(wù)成本。如果把口岸系統(tǒng)檔案信息資源進(jìn)行科學(xué)整合，將各個(gè)單位的檔案信息匯集起來，形成一個(gè)完整的體系，企業(yè)可以足不出戶就能查閱自己所需的信息，這就為企業(yè)辦理業(yè)務(wù)提供了便利，有利于促進(jìn)外向型經(jīng)濟(jì)的發(fā)展。再次，建立口岸檔案體系，是檔案事業(yè)發(fā)展的需要。目前，我國的專門檔案體系日趨完善，城建檔案、房產(chǎn)檔案、國土檔案、人事檔案、計(jì)生檔案等專門檔案工作逐步健全。各專門檔案館（室）采取各種有效措施，主動(dòng)為社會(huì)各界提供檔案信息服務(wù)，最大限度地滿足各方面利用檔案信息的需求，在服務(wù)經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展過程中發(fā)揮了重要作用。但是口岸系統(tǒng)至今還沒有建立統(tǒng)一的檔案工作體系，成為整個(gè)檔案工作中的一塊“短板”。所以，加快建立科學(xué)合理的口岸檔案體系既是檔案事業(yè)發(fā)展的迫切要求，也是口岸部門需要加快推進(jìn)的一項(xiàng)重點(diǎn)工作。

2.構(gòu)建口岸檔案體系的對策

構(gòu)建科學(xué)合理的口岸檔案體系，關(guān)鍵要立足口岸工作實(shí)際，著力加強(qiáng)“四個(gè)機(jī)制”建設(shè)。一是建立運(yùn)轉(zhuǎn)協(xié)調(diào)的檔案工作機(jī)制。由政府口岸管理機(jī)構(gòu)牽頭，成立口岸檔案工作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組或委員會(huì)，口岸檢查檢驗(yàn)、港口、鐵路、代理服務(wù)以及外貿(mào)進(jìn)出口企業(yè)等單位參加，構(gòu)建縱向到底、橫向到邊的工作網(wǎng)絡(luò)。各級檔案工作人員具體負(fù)責(zé)口岸經(jīng)濟(jì)信息的收集和傳報(bào)，牽頭部門匯總、篩選、整理各類信息，并及時(shí)進(jìn)行歸檔和對外發(fā)布。檔案工作協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)小組要定期召開會(huì)議，交流情況，總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，確?？诎稒n案工作健康有序發(fā)展。二是建立系統(tǒng)完善的基礎(chǔ)保障機(jī)制?？诎蹲鳛榈胤浇?jīng)濟(jì)和社會(huì)發(fā)展的一個(gè)比較大的系統(tǒng)，應(yīng)建立自己的檔案館（室）。目前全國許多口岸都建立了電子口岸，我們要依托電子口岸這個(gè)平臺(tái)，開發(fā)和推廣符合口岸工作要求的檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)建互聯(lián)互通、共建共享的檔案信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)。要加快口岸網(wǎng)站建設(shè)，開辦口岸檔案網(wǎng)上服務(wù)窗口，提供高效、快捷的在線服務(wù)。要按照檔案法律法規(guī)要求，定期公開納入政府信息公開的現(xiàn)行文件，主動(dòng)提供公益性信息服務(wù)，最大限度地實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)共享。四是建立務(wù)實(shí)高效的開發(fā)利用機(jī)制?？诎稒n案作為一種專業(yè)性較強(qiáng)的檔案信息資源，對于經(jīng)濟(jì)發(fā)展的拉動(dòng)主要表現(xiàn)在兩個(gè)方面：一方面，作為管理要素參與管理活動(dòng)，可有效提高經(jīng)濟(jì)管理、生產(chǎn)管理、外貿(mào)物流的水平。如通過利用共享信息降低技術(shù)開發(fā)、生產(chǎn)設(shè)計(jì)、生產(chǎn)過程、運(yùn)輸過程的成本，引導(dǎo)物流、資金流和人力資源的合理流動(dòng)，以豐富的檔案信息支持決策者，可以降低或消除因信息失靈而導(dǎo)致的市場缺陷和決策失誤。另一方面，作為生產(chǎn)要素進(jìn)入產(chǎn)品化和產(chǎn)業(yè)化的過程，獲取經(jīng)濟(jì)效益。因此，在今后工作中，要加快整合口岸檔案資源，加大對檔案信息內(nèi)容的研究和開發(fā)力度，全面提升檔案信息資源開發(fā)利用水平和能力，促進(jìn)檔案信息資源成果總量增加，質(zhì)量提高，結(jié)構(gòu)優(yōu)化，加快檔案信息資源成果轉(zhuǎn)化，助推口岸經(jīng)濟(jì)騰飛。

3.口岸檔案管理服務(wù)工作的創(chuàng)新措施

3.1檔案管理服務(wù)方式的創(chuàng)新

為了更好地適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，提高機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)的效率，機(jī)關(guān)檔案管理人員應(yīng)轉(zhuǎn)變服務(wù)的方式，將傳統(tǒng)的被動(dòng)式管理服務(wù)方式轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃?dòng)式管理服務(wù)方式，進(jìn)而提高檔案管理服務(wù)的主動(dòng)性。首先，應(yīng)當(dāng)變傳統(tǒng)的重保管、輕利用的服務(wù)觀念，加強(qiáng)對檔案資源的開發(fā)與利用，實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的多樣化、優(yōu)質(zhì)化，進(jìn)而提高服務(wù)的質(zhì)量。其次，強(qiáng)化管理者的主動(dòng)參與意識。檔案管理者應(yīng)積極主動(dòng)參與到檔案管理服務(wù)中，深化與其他地方檔案館之間的交流與合作，共同對檔案信息資源進(jìn)行開發(fā)和利用，優(yōu)化資源配置，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理資源的共享。

3.2檔案管理服務(wù)手段的創(chuàng)新

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，數(shù)字化、智能化檔案館已經(jīng)成為檔案館建設(shè)的主要目標(biāo)。在檔案管理服務(wù)的過程中，管理人員應(yīng)當(dāng)運(yùn)用計(jì)算機(jī)技術(shù)對檔案中的文字、圖像、聲音等進(jìn)行管理和保存，實(shí)現(xiàn)檔案形式的多樣化，從而改變傳統(tǒng)檔案管理服務(wù)中只能對檔案材料進(jìn)行單一的手工操作的方式，進(jìn)而使檔案能夠通過多種表現(xiàn)形式，滿足檔案使用者對檔案信息的需求。此外，檔案管理部門可以建立一個(gè)信息儲(chǔ)存量大的檔案館，使檔案資源的使用者能夠獲得更多的檔案信息，進(jìn)而實(shí)現(xiàn)檔案管理服務(wù)的智能化。例如，檔案管理人員可以在互聯(lián)網(wǎng)中建立檔案信息主頁，為檔案的使用者提供網(wǎng)絡(luò)化的服務(wù)，進(jìn)而將固定的檔案，變?yōu)樨S富多樣的資源，從而滿足了檔案使用者對檔案信息的需求。并且檔案信息使用者通過網(wǎng)絡(luò)對檔案進(jìn)行查閱時(shí)不會(huì)受到地域的限制，從而靈活、便捷地獲取所需要的檔案信息，實(shí)現(xiàn)了檔案管理服務(wù)的效率和質(zhì)量。

3.3檔案管理服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新

機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)中，對服務(wù)內(nèi)容的創(chuàng)新具有多種形式，管理者不能僅僅對檔案進(jìn)行保管，而且還應(yīng)當(dāng)采用多種方式充分挖掘和利用檔案資源，豐富和完善檔案管理服務(wù)的內(nèi)容，進(jìn)而提高服務(wù)的水平和服務(wù)的效率。機(jī)關(guān)檔案管理服務(wù)過程中，檔案管理者應(yīng)以檔案資源的利用為核心，將傳統(tǒng)的提供檔案轉(zhuǎn)變?yōu)樘峁n案資源，因此，檔案的管理部門，應(yīng)當(dāng)加大對檔案的整理與編輯，充分挖掘檔案中的資源，并將檔案中的相關(guān)信息轉(zhuǎn)化為檔案編研的成果，直接服務(wù)于機(jī)關(guān)的工作，進(jìn)而最大限度地發(fā)揮檔案資源的社會(huì)效益。要利用好檔案管理信息系統(tǒng)，把檔案的日常管理、分類、查詢等工作由信息系統(tǒng)來完成，通過計(jì)算機(jī)錄入信息和目錄，全面實(shí)現(xiàn)手工檢索向計(jì)算機(jī)檢索的全面過渡，提高了檔案檢索的效率；對全社會(huì)啟用檔案管理數(shù)據(jù)庫，利用互聯(lián)網(wǎng)，開通檔案文件、信息發(fā)布和查詢利用平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)資源社會(huì)共享，最大限度地發(fā)揮檔案部門服務(wù)社會(huì)功能。要改進(jìn)服務(wù)方式，加強(qiáng)檔案管理信息化宣傳，讓廣大社會(huì)公眾熟悉和了解檔案信息化的政策，提高社會(huì)對檔案工作的重視度和認(rèn)識度，推行“招客上門”主動(dòng)式的服務(wù)，建立起上門服務(wù)、電話咨詢、計(jì)算機(jī)聯(lián)網(wǎng)等檔案利用服務(wù)體系，準(zhǔn)確、及時(shí)、簡捷、實(shí)用地滿足利用者對檔案信息的不同需求。 [科]

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