土地檔案管理中的信息化建設(shè)

王瑞

【摘要】本文首先講述了土地檔案的重要性，然后介紹了當(dāng)前土地檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題，接著介紹了信息化建設(shè)在土地檔案管理中的實現(xiàn)對策，最后介紹了檔案管理信息化建設(shè)的思路。

【關(guān)鍵詞】土地檔案，管理，信息化建設(shè)

一、前言

土地檔案是土地資源管理中的一系列的資料，記載著土地資源的各種內(nèi)容。對檔案的管理必須科學(xué)高效。因此，土地檔案管理中的信息化建設(shè)是必不可少的。

二、土地檔案的重要性

土地檔案是國土資源管理部門在土地資源管理、開發(fā)、使用過程中形成的，具有保存和利用價值的文字材料、圖表、聲像材料等，它記載土地從開發(fā)到利用的全過程，以及對這一過程進(jìn)行監(jiān)管的全部文字記錄和影像攝錄。土地檔案包括土地調(diào)查、土地規(guī)劃、土地勘測、土地登記、土地承包、土地流轉(zhuǎn)、土地糾紛解決等內(nèi)容，由地籍管理檔案、土地利用規(guī)劃檔案、建設(shè)用地檔案、土地監(jiān)督檢查檔案、土地科技管理檔案等組成。土地檔案對依法管地、合理開發(fā)用地、理順土地權(quán)屬關(guān)系，幫助農(nóng)村實行土地承包到戶，發(fā)揮了關(guān)鍵作用。上世紀(jì)90年代以后，隨著城市化進(jìn)程的加快，城市建設(shè)項目向農(nóng)村延伸，土地流轉(zhuǎn)頻繁發(fā)生，土地檔案對民生利益的重要性越來越被廣大群眾所認(rèn)識。

三、當(dāng)前土地檔案管理信息化建設(shè)中存在的問題

1、對土地檔案作用的認(rèn)識不足，不重視信息化的建設(shè)

土地檔案的管理不能直接的產(chǎn)生經(jīng)濟(jì)效益，而且費時、費力，導(dǎo)致領(lǐng)導(dǎo)者的檔案管理意識薄弱，檔案管理的價值常常被忽視，工作上敷衍了事。部分領(lǐng)導(dǎo)對檔案作用的認(rèn)識不足，沒有把土地檔案管理工作放在其應(yīng)用的高度來抓，檔案管理的信息化建設(shè)就更無從談起。

2、檔案管理人員的信息技術(shù)水平有待提高

近年來，土地檔案管理工作的重要性愈發(fā)凸顯，部分國土資源管理部門開始重視信息化建設(shè)，實施土地檔案的數(shù)字化管理。但由于部分年齡偏大的工作人員信息技術(shù)水平較低，難以在短時間內(nèi)適應(yīng)新的檔案管理模式，應(yīng)用計算機(jī)管理土地檔案的效率甚至低于傳統(tǒng)方式，數(shù)字化管理模式受到排斥，降低了土地檔案信息化建設(shè)的速度。

3、硬件設(shè)施和軟件資源欠缺

土地檔案的信息化管理需要借助良好的計算機(jī)硬件和軟件系統(tǒng)的支持。目前，部分基層部門設(shè)備陳舊老化、配置較低，使得國土資料歸檔、儲存處于尷尬的境地。另外，由于電子檔案管理理論的不成熟，目前國內(nèi)研制的檔案管理軟件呈現(xiàn)出一些問題：1）多是單機(jī)版的電子檔案管理軟件，支持網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的不多；2）軟件的開發(fā)平臺、工具比較陳舊；3）多是針對某一特定種類檔案的管理，不具備通用性；4）多是對已經(jīng)歸檔的檔案進(jìn)行管理，忽略了歸檔過程的自動化；5）多是對紙質(zhì)檔案的計算機(jī)輔助管理，由于電子文件有不同于紙質(zhì)文件的特性，所以電子文件的計算機(jī)管理應(yīng)有不同于紙質(zhì)文件計算機(jī)管理的方法，其系統(tǒng)管理的數(shù)據(jù)、工作流程、功能等都將有所改變。軟件功能缺陷或不夠人性化難以滿足土地檔案管理數(shù)字化管理的需求，給信息化建設(shè)帶來了一定的困難。

四、信息化建設(shè)在土地檔案管理中的實現(xiàn)對策

1、強(qiáng)化檔案意識，健全各項規(guī)章制度，建立檔案管理的長效機(jī)制

土地檔案管理是土地資源開發(fā)和利用的依據(jù)。各級領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)重視、關(guān)心、支持檔案工作，進(jìn)一步提高檔案工作重要性的認(rèn)識，一是要加強(qiáng)檔案宣傳，做好《檔案法》和《檔案法實施辦法》等法規(guī)的宣傳，讓檔案工作的重要性深入人心；二是要加強(qiáng)對檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領(lǐng)導(dǎo)工作的職責(zé)范圍，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業(yè)發(fā)展創(chuàng)造一個良好的內(nèi)部環(huán)境[2]。

土地檔案管理是一項政策性很強(qiáng)的工作，需工作人員嚴(yán)謹(jǐn)對待。各級土地管理部門，應(yīng)根據(jù)檔案收集、整理、保管和利用，按照《土地管理檔案暫行規(guī)定》制定相應(yīng)的規(guī)章制度。建立檔案立卷歸檔制度、檔案保密制度、檔案管理制度、檔案鑒定銷毀制度。明確檔案人員崗位職責(zé)，量化檔案管理工作，制定考查、考評辦法，考核、監(jiān)督檔案管理人員，以期提高工作效率，完善檔案管理。

2、加強(qiáng)檔案管理工作隊伍建設(shè)

土地檔案管理工作的關(guān)鍵是有一支優(yōu)秀的隊伍。造就一支既懂專業(yè)技術(shù)，又具有現(xiàn)代化管理水平的復(fù)合型檔案管理專業(yè)人才隊伍，是提高現(xiàn)代化設(shè)備應(yīng)用水平的重要途徑[3]。所以，檔案員不僅要熱愛自己所從事的檔案管理工作，更要具有細(xì)心、踏實的工作態(tài)度，同時，還要掌握一定的信息技術(shù)水平，熟練操作檔案管理軟件。鑒于目前檔案管理人員年齡相對較大，計算機(jī)水平較低，使用軟件進(jìn)行檔案管理時難免不便。所以，應(yīng)抓好不同層次管理人員的電腦知識與技術(shù)的培訓(xùn)，運(yùn)用多種培訓(xùn)方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案目錄輸入進(jìn)一步規(guī)范，提高檔案工作效率。

3、加強(qiáng)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，開發(fā)或引進(jìn)先進(jìn)的檔案管理軟件

信息化管理離不開基本的軟硬件設(shè)施，因此國土資源部門應(yīng)該加大投入，為土地檔案實現(xiàn)信息化管理創(chuàng)造一些基本條件，而不能因為土地檔案管理部門目前不產(chǎn)生較大的經(jīng)濟(jì)效益就舍不得投資[4]。如專業(yè)的土地檔案管理信息系統(tǒng)，全面推動土地檔案管理信息化建設(shè)。

五、檔案管理信息化建設(shè)的思路

1、國土資源檔案管理信息化的概念

所謂國土資源檔案管理信息化，就是指在國土資源檔案管理的過程中，利用現(xiàn)代技術(shù)使普通的實體國土檔案逐漸向數(shù)字化、電子化、信息高效化轉(zhuǎn)變。從而更好的對檔案進(jìn)行保存、保管和利用。

2、實現(xiàn)國土資源檔案信息化管理的基本做法

提高認(rèn)識，轉(zhuǎn)變觀念，充分認(rèn)識國土資源檔案信息化管理的重要性。只有對國土資源檔案管理重要性有了一定的認(rèn)識，才能改變我們對國土資源檔案和普通檔案一視同仁的觀念。以往的國土資源檔案管理工作，不僅普通的檔案管理人員對其重要性沒有足夠的重視，就連領(lǐng)導(dǎo)也是常常忽視。這就需要有關(guān)部門對于國土資源檔案信息化管理進(jìn)行大力宣傳，提高國土部門人員對于其重要性的認(rèn)識。

制定計劃，分步實施，把國土資源檔案信息化管理落到實處。首先，一個好的國土檔案管理信息系統(tǒng)對國土檔案信息化的建設(shè)起著決定性的作用。其次，我們應(yīng)該了解檔案管理信息系統(tǒng)的應(yīng)用群體的分工，應(yīng)該分為檔案管理工作人員和檔案使用人員。

積極創(chuàng)新，勇于探索，開發(fā)出適合國土資源檔案信息化管理的應(yīng)用平臺。基于當(dāng)前我國國土資源檔案管理的現(xiàn)狀，想要立即實現(xiàn)國土資源檔案管理信息化是不可能的。需要國家的投資，讓有實力的軟件開發(fā)公司研發(fā)出能很好的適應(yīng)我國國情的國土資源檔案管理的信息化管理平臺。需要國家宏觀的趨勢導(dǎo)向。

強(qiáng)抓基礎(chǔ)，著眼現(xiàn)在。日常操作中在形成紙質(zhì)檔案的同時要有電子文件和數(shù)字處理件歸檔。

3、信息化建設(shè)的要求

由于我國特殊國情，國土檔案中包含了我國各種土地利用的信息，有些關(guān)系到國家和人民的利益，所以國土檔案管理信息化建設(shè)要注重保密性。這就需要建立健全規(guī)章制度，根據(jù)等級的不同設(shè)定不同的權(quán)限，根據(jù)權(quán)限的高低來決定可以查閱的檔案信息的完整度。保證檔案管理的安全性，建立安全的網(wǎng)絡(luò)體系 。

六、結(jié)束語

加強(qiáng)檔案的信息化管理是提高工作效率的途徑。土地檔案是土地資源管理中的一系列的資料，記載著土地資源的各種內(nèi)容。對檔案的管理必須科學(xué)高效。因此，土地檔案管理中的信息化建設(shè)是必不可少的。

參考文獻(xiàn)

[1]李國蘭.提高檔案管理科學(xué)化水平的路徑選擇[J].山東社會科學(xué)，2011

[2]張珍.土地檔案管理存在的若干問題及對策[J].老區(qū)建設(shè)

[3]張湟.土地檔案管理應(yīng)注重現(xiàn)代化[J].信息廣場

[4]彭湘蓮，翁春菊.淺談土地檔案信息化管理[J].浙江檔案