淺論二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理

謝桂華

【摘 要】二本院校教師業(yè)務(wù)檔案是高校教學(xué)的信息數(shù)據(jù)庫，主要內(nèi)容涉及了具有保存和研究?jī)r(jià)值的圖片、文檔、影音等資料。教師業(yè)務(wù)檔案能夠動(dòng)態(tài)的反映二本院校教師的教學(xué)、科研等業(yè)務(wù)水平，對(duì)于評(píng)價(jià)二本院校教學(xué)質(zhì)量和系部管理情況有著重要的參考價(jià)值。如何建設(shè)一份完整的業(yè)務(wù)檔案，并對(duì)其進(jìn)行有效管理，使其能夠?yàn)槎驹盒Ｏ挡抗芾砗徒虒W(xué)水平提升發(fā)揮應(yīng)有的作用，也成為二本院校教師業(yè)務(wù)檔案管理的重點(diǎn)。

【關(guān)鍵詞】二本院校；業(yè)務(wù)檔案；系部教師；建設(shè)；管理

高校教師是我國高等教育事業(yè)發(fā)展的主體，而高校教師業(yè)務(wù)檔案是高校教師在開展教學(xué)、科研、管理、育人、服務(wù)等各項(xiàng)工作中積累的文字信息、圖片資料和影音資料，客觀真實(shí)的反映了教師的教學(xué)水平、學(xué)術(shù)水平，科研能力等。為學(xué)習(xí)開展教育研究、教學(xué)評(píng)估等提供了依據(jù)。目前二本院校的系部教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理還不夠完善，本文將論述系部教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理的內(nèi)容與價(jià)值，分析目前的建設(shè)與管理現(xiàn)況，提出對(duì)應(yīng)的改善措施。

1.二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理的內(nèi)容與價(jià)值

1.1教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理的內(nèi)容

系部教師業(yè)務(wù)檔案，是指教師所在系部，在進(jìn)行教師隊(duì)伍建設(shè)過程中建立的記載教師個(gè)人檔案、教學(xué)成績(jī)、科研資料及其它與教學(xué)或科研相關(guān)的資料。教師業(yè)務(wù)檔案是以教師為中心建立的完整業(yè)務(wù)檔案，是學(xué)校用來識(shí)別、評(píng)價(jià)教師隊(duì)伍的理論依據(jù)。系部教師業(yè)務(wù)檔案主要有以下幾類：個(gè)人基本情況材料，包括簡(jiǎn)歷、各種證書等；各類教學(xué)材料，包括教學(xué)計(jì)劃、大綱、課件、論文等；教學(xué)改革材料，包括教學(xué)改革的立項(xiàng)資料、結(jié)題材料、課題論文等；科研材料，包括立項(xiàng)申請(qǐng)、結(jié)題報(bào)告，科研論文、創(chuàng)造發(fā)明等；獎(jiǎng)懲材料，包括各類教學(xué)和科研方面的獎(jiǎng)勵(lì)、教學(xué)事故登記等。

1.2教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理的價(jià)值

系部教師的業(yè)務(wù)檔案在日常的教學(xué)管理工作中有著非常顯著的作用。通過對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案的整理和分析，能夠反映出二本院校師資隊(duì)伍的實(shí)際情況，為學(xué)校管理者在進(jìn)行師資隊(duì)伍規(guī)劃、學(xué)科建設(shè)、專業(yè)發(fā)展等重大學(xué)校發(fā)展問題決策時(shí)，提供更加科學(xué)、準(zhǔn)確的決策依據(jù)。還能夠依據(jù)教師業(yè)務(wù)檔案建立學(xué)校人才庫，將現(xiàn)有師資隊(duì)伍進(jìn)行縱向發(fā)展計(jì)劃和橫向比較，依據(jù)教師的學(xué)科學(xué)歷結(jié)構(gòu)，年齡結(jié)構(gòu)性別結(jié)構(gòu)、職稱結(jié)構(gòu)、科研成果等制定合理的師資隊(duì)伍調(diào)整規(guī)劃。

2.二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理存在的問題

2.1缺乏規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度

由于我國現(xiàn)行的各類高校管理?xiàng)l例和制度中沒有明確規(guī)定高校教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容和分類，各個(gè)高校根據(jù)自身需求進(jìn)行管理，沒有細(xì)致的流程和制度進(jìn)行精細(xì)化管理。目前二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案存在需要什么就收集什么的現(xiàn)象，資料收集以后也沒有進(jìn)行專業(yè)的歸檔和整理，導(dǎo)致大部分業(yè)務(wù)檔案內(nèi)容殘缺，缺乏更新。而且管理機(jī)構(gòu)也不夠明確，學(xué)校的各個(gè)職能部門都有參與，學(xué)校人事部門、教務(wù)部門、科研部門都收集自身相關(guān)的業(yè)務(wù)檔案，造成資料分散在各基層單位，缺乏統(tǒng)一的編研和統(tǒng)計(jì)分析。而且內(nèi)容不夠完善，分類不夠清晰，分散保存和重復(fù)保存現(xiàn)象嚴(yán)重。檔案的真實(shí)性和有效性較低。

2.2檔案管理人員缺乏專業(yè)知識(shí)，管理設(shè)施簡(jiǎn)陋

二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)和管理是一項(xiàng)重要的基礎(chǔ)工作，需要有專業(yè)的檔案管理知識(shí)和完善的基礎(chǔ)管理設(shè)施。但是由于學(xué)校沒有重視起系部教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與管理工作，在工作要求、人員配置、資金投入等方面都有所欠缺。首先缺乏明確的工作目標(biāo)，對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案管理工作沒有指定業(yè)務(wù)目標(biāo)，而檔案管理又是一項(xiàng)工作范圍廣、時(shí)間跨度長(zhǎng)、內(nèi)容繁瑣枯燥的工作，容易使管理人員倦怠。其次人員配置不足，教師業(yè)務(wù)檔案管理人員要么是相關(guān)基層單位或職能部門人員進(jìn)行兼職管理，要么是缺乏檔案管理知識(shí)的非專業(yè)人員，導(dǎo)致教師業(yè)務(wù)檔案管理工作缺乏科學(xué)的管理模式，工作延續(xù)性較差。最后是資金投入不足，沒有符合檔案存放標(biāo)準(zhǔn)的設(shè)施與環(huán)境。教師業(yè)務(wù)檔案大部分處于散亂管理和堆存管理，隨著檔案文件的增多，檔案遺失、損壞的現(xiàn)象越來越嚴(yán)重。

2.3對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案重視收集缺乏使用

二本院校建立系部教師業(yè)務(wù)檔案的目的是為教學(xué)和管理工作提供幫助。但是目前絕大部分二本院校的系部教師業(yè)務(wù)檔案只重視資料的收集和保存，而忽視了資料的開發(fā)和利用。業(yè)務(wù)資料檔案收集以后，單純進(jìn)行立卷保管，被動(dòng)提供查閱服務(wù)。而沒有對(duì)檔案進(jìn)行編研，開發(fā)利用文件檔案中蘊(yùn)含的價(jià)值，使得教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與管理失去意義。

3.二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理的改善措施

3.1建立明確規(guī)范的教師業(yè)務(wù)檔案管理制度

要想做好教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)與管理工作，就要建立并完善教師業(yè)務(wù)檔案的管理制度，讓教師業(yè)務(wù)檔案走上規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、流程化的路線。首先明確定義教師業(yè)務(wù)檔案的內(nèi)容與范圍，保證檔案文件歸檔時(shí)的全面與完整。確定歸檔的時(shí)間和歸檔的標(biāo)準(zhǔn)，成立專門的教師業(yè)務(wù)檔案管理部門。對(duì)存在于各職能部門的教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行整合管理，使其系統(tǒng)化。注重業(yè)務(wù)檔案資料的更新與共享，建立業(yè)務(wù)教師業(yè)務(wù)檔案的查閱和借用制度。還要適時(shí)開展教師業(yè)務(wù)檔案的展覽、公布等活動(dòng)，主動(dòng)服務(wù)于學(xué)校的各項(xiàng)教學(xué)管理工作，使其成為“活”資料，而不是“死”檔案。

3.2加強(qiáng)系部教師業(yè)務(wù)檔案管理人員的培訓(xùn)，完善基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

二本院校系部教師的業(yè)務(wù)檔案要設(shè)立專業(yè)的管理人員，負(fù)責(zé)對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行管理、分類、審核以及編研工作。對(duì)業(yè)務(wù)檔案管理人員進(jìn)行培訓(xùn)和培養(yǎng)，讓他們掌握科學(xué)的檔案管理模式，具備使用計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)等信息化技術(shù)進(jìn)行檔案的管理、共享能力。并且設(shè)立相關(guān)的考核制度，設(shè)立明確的工作目標(biāo)，提高他們工作效率和責(zé)任心。還要加大對(duì)教師業(yè)務(wù)檔案建設(shè)與管理的資金投入，建設(shè)專業(yè)的檔案資料存放環(huán)境，配置相應(yīng)的設(shè)備，使檔案存放條件達(dá)到“防盜、防火、防潮、防蟲、防高溫、防強(qiáng)光”的檔案存儲(chǔ)要求。

3.3開展系部教師業(yè)務(wù)檔案的編研、開發(fā)和利用

系部教師業(yè)務(wù)檔案中蘊(yùn)藏的價(jià)值要通過編研、統(tǒng)計(jì)等措施進(jìn)行發(fā)掘。首先，要將檔案進(jìn)行系統(tǒng)的加工和整理，將其中具備實(shí)用性和規(guī)律性的結(jié)論歸納起來，把有價(jià)值的資料匯編成冊(cè)，提高利用和查詢效率。其次，還要對(duì)業(yè)務(wù)檔案中關(guān)于師資力量部分的資料進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，將不同學(xué)科、學(xué)歷、專業(yè)等方面的師資力量進(jìn)行分析，直觀的展示學(xué)校目前師資隊(duì)伍建設(shè)情況，為學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行師資隊(duì)伍建設(shè)規(guī)劃提供科學(xué)、準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)支持。再次，還要把教師業(yè)務(wù)檔案中關(guān)于科研、教學(xué)、教育改革等方面的資料進(jìn)行整理研究。分析學(xué)校目前各學(xué)科教學(xué)、科研項(xiàng)目進(jìn)展情況，對(duì)學(xué)校在學(xué)科調(diào)整、科研立項(xiàng)投入等方面提供理論依據(jù)。最后，開發(fā)并使用教師業(yè)務(wù)檔案管理的信息化共享系統(tǒng)。這里說的信息化共享系統(tǒng)，并非單純的將原始進(jìn)行電子化，那樣和紙質(zhì)檔案一樣只是存儲(chǔ)的信息，要開發(fā)便于訪問、管理、編研的檔案信息共享系統(tǒng)，可以讓管理者和教師不受地點(diǎn)和時(shí)間的限制，隨時(shí)查詢或管理業(yè)務(wù)檔案，實(shí)現(xiàn)系部教師業(yè)務(wù)檔案的數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)查閱功能。

4.結(jié)語

二本院校系部教師業(yè)務(wù)檔案的管理有著巨大的價(jià)值，我們要以專業(yè)、科學(xué)的角度看待教師業(yè)務(wù)檔案的建設(shè)工作。只有科學(xué)、高效、規(guī)范的管理教師業(yè)務(wù)檔案，才能充分發(fā)揮教師業(yè)務(wù)檔案在二本院校教學(xué)、科研、管理中的支持、佐證和參考作用。 [科]

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