探討辦公室電腦基礎文件的管理策略

陸蓮秀

摘 要：隨著我國信息科技越來越發(fā)達，用電腦儲存文件相比人工儲存文件要方便的多。所以電腦在辦公領域得到了廣泛使用，但是隨著電腦的普及，辦公室電腦文件的處理方式也成了很大的問題。本文分析電腦文件的類型以及電腦文件管理體系，提出目前辦公室基礎文件的管理的存在的問題，以及合適的文件管理辦法。

關鍵詞：辦公室；電腦基礎文件；管理策略

隨著電腦在辦公司的領域的廣泛運用，辦公司電腦文件的管理方式也就成了很大的問題，各個企業(yè)單位等有關部門辦公室的都具備齊全的文件管理體系和相關的文件管理軟件，但是要如何做好辦公司文件管理還是辦公司工作人員所面臨的問題之一。那么如何使自己的電腦干凈整潔且方便文件文件查找，則就需要在實踐中形成一個良好的文件保存習慣。以下是筆者結(jié)合自身的文件管理習慣總結(jié)出的一些意見。

1辦公室基礎文件類型

要想準確的保管好電腦文件，首先要明白電腦文件的類型以及基礎概念。

1.1文件

計算機文件是以計算機硬盤作為文件的儲存點。文件在計算機里面是一個廣泛的概念，從廣義上來講：只要是電腦里的東西都叫文件；狹義上來看文件是以單個的形式儲存在電腦里面的信息集合。文件可以是文本文檔、媒體影視、圖片、程序等。文件通常具有三/四個字母放在文件名的最后，最為文件的擴展名，說明文件的類型，比如一般程序的文件擴展名為exe。

1.2文件夾

文件夾是計算機硬盤里面為了將文件進行分類而設置的一個路徑，“文件夾”就相當于一個目錄，它提供了對應文件的路徑地址，方便使用者將不同類型和同類型的文件進行分類儲存，在需要用的時候方便文件查找。

2辦公室基礎文件存在的管理問題

2.1因為一些不良習慣導致文件混亂

在生活中，每個人都有自己的電腦操作習慣，然而不良的造作習慣就會導致電腦文件毫無序章的呈列出來。如果習慣性的將文件都保存在桌面上，那么很多的文件或者下載的軟件也都保存在桌面上那么就會造成桌面上亂七八槽，什么樣的文件都有，無法區(qū)分哪些是有用的，哪些是沒有用的，在刪除的時候很容易把一些需要的文件刪除。雖然刪除的文件可以在回收站找回，但是難免會有不少麻煩。

2.2計算機內(nèi)存不足運行緩慢

對于辦公室的辦公人員不需要對計算機進行非常深入到了解，但是至少要掌握一些基礎的辦公知識。計算機基礎知識不足就會導致在文件儲存的時候?qū)⑽募即嬖贑盤，這樣一來電腦的運行速度就會越來越慢。由于電腦一般是分成4個區(qū)C、D、E、F。其中C盤是系統(tǒng)盤，假設硬盤是一個圓形金屬盤，那么最外一層是C盤然后是D盤以此類推，由于C盤是最外的一層，其運行速度是最快的，所以在電腦系統(tǒng)安裝的時候就會默認C盤是系統(tǒng)盤。由于辦公人員的操作不當，將一些文件都習慣性的保存在桌面，或者“我的文檔”里面，這都相當于把文件放在了C盤，直接導致計算機運行非常緩慢。

2.3工作沒有條理性

雖然有些辦公人員知道C盤是系統(tǒng)盤，將文件放在系統(tǒng)盤后存在的問題，而且辦公人員做到了不將文件放在C盤而是放在其他的三個盤，但是工作上沒有良好的習慣條理，辦公人員只是將文件放在其他三個盤里面，不加以整理歸類。那么這和放在桌面有什么區(qū)別呢？

3建立合適的辦公室電腦文件管理方法

3.1加強電腦學習，提高崗位技能與操作水平

隨著目前的就業(yè)方面越來越廣，社會形勢不斷變化，辦公室工作的操作內(nèi)容也越來越多，任務也越來越重大。因此辦公司對人員的綜合技能和工作能力的要求越來越大，其中計算機就是一項基礎的工作技能。那么要快速的學會計算機操作首先要通過自學或者學校里學習掌握一定的計算機知識，然后在單位上通過單位的具體操作要求與自身所掌握的知識結(jié)合起來，將實際應用和理論知識相結(jié)合，增加學習的實效性。還有，人的大腦不是電腦，對知識的掌握可能保持不變，所以在平時要增加計算機知識的練習，不斷的給自己充電，才不會被時代給淘汰。從事過辦公室工作的人都明白，在辦公室的時間很忙幾乎沒有時間來學習計算機知識，所以面對有限的時間就要將有限的時間用在關鍵時刻。

3.2改變自身習慣

由于習慣是自身潛移默化出現(xiàn)的，所以在使用電腦的時候要時刻注意自己的行為方式，建立自己的電腦文件保管系統(tǒng)，除了基本的電腦文件儲存之外，還要在需要的時候?qū)⑵浜芸斓恼页鰜恚栽陔娔X文件管理的時候讓自己能夠深層次的了解自己電腦里面的一些文件放在什么地方。

3.2.1改變操作習慣

首先要改變自己用電腦的操作習慣，在軟件安裝的時候要注意安裝路徑。幾乎所有的電腦安裝路徑都是C/：ProgramFiles，這說明是安裝在C盤里的ProgramFiles文件夾里，所以每次在安裝軟件的時候要修改其安裝路徑，盡量放在其他的三個盤里面。除了要注意安裝路徑之外，還要注意安裝目錄，安裝軟件的時候不要總是習慣性地點下一步，而要看清楚每一步，很多軟件都帶有插件，在安裝的時候如果不注意就會連同沒有什么作用的插件一起安裝了，所以要注意把不需要的插件去掉勾，為電腦節(jié)省空間。

3.2.2學會部署電腦

之前說了電腦的分區(qū)的作用，除了C盤比較特殊以外，其他的三個盤都可以用來儲存文件。那么設想一下電腦是一顆大樹，首先樹上長出了三個枝干即三個硬盤，然后在三個枝干上又分為許多的小枝干和一些樹葉，小枝干上還有小枝干和樹葉……那么整個電腦部署就出來了枝干則是文件夾，而樹葉則是文件。

3.3定期清理磁盤

由于電腦的長期運作，在硬盤里面肯定會出現(xiàn)一些細瑣的垃圾文件，所以要及時對電腦進行磁盤清理，有效的釋放電腦空間，加快電腦運行速度。

4結(jié)語

作為辦公室的辦公人員，對自身電腦里的文件處理要及時得當并掌握足夠的計算機知識這是身為一個辦公人員必須要做到的。除了要做好對辦公室電腦基礎文件的管理策略之外，還要注意文件的安全問題，以提高工作效率。

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