醫(yī)學(xué)檔案管理的現(xiàn)狀及對(duì)策

關(guān)英軍

摘 要：醫(yī)學(xué)檔案管理直接影響著醫(yī)院的醫(yī)療服務(wù)水平，本文在分析了目前醫(yī)學(xué)檔案管理不足的基礎(chǔ)上，分別從管理意識(shí)、管理制度、管理模式、管理人員素質(zhì)四個(gè)方面對(duì)提高醫(yī)學(xué)檔案管理水平提出建議，以促進(jìn)醫(yī)院的長(zhǎng)足發(fā)展。

關(guān)鍵詞：醫(yī)學(xué)；檔案管理；現(xiàn)狀；對(duì)策

作為醫(yī)學(xué)知識(shí)的一個(gè)載體，醫(yī)學(xué)檔案有著非常豐富的科研?？涂蒲谐晒?，是一種信息資源類的無形資產(chǎn)。在當(dāng)前，很多醫(yī)學(xué)檔案只是被保存，而沒有真正被使用。因此，如何加強(qiáng)對(duì)這些檔案信息進(jìn)行加強(qiáng)編研，從而提高醫(yī)學(xué)檔案的使用效率，促進(jìn)醫(yī)學(xué)信息資源的共享和利用最大化，這是當(dāng)前醫(yī)學(xué)檔案管理急需解決的一個(gè)重要問題。

一、開發(fā)醫(yī)學(xué)檔案的意義

在醫(yī)學(xué)研究當(dāng)中，主要的目的便是解決人類中的各種疾病，從而為人們的生活提高質(zhì)量。在大多數(shù)的醫(yī)學(xué)研究中，檔案都是以文字、表格、圖片等形式來加以保存，其表達(dá)方式多為論文的形式。對(duì)于醫(yī)學(xué)研究方面的成果，我國(guó)的專利法規(guī)定是不允許其進(jìn)行專利申請(qǐng)的，因此醫(yī)學(xué)研究是不能在實(shí)際的運(yùn)用中獲得經(jīng)濟(jì)利益的。但是，醫(yī)學(xué)的研究成果一旦在醫(yī)學(xué)實(shí)踐中付諸實(shí)踐，它將會(huì)給疾病的治療提供非常有效的參考，為我國(guó)政府在今后的衛(wèi)生政策制定方面提供相關(guān)參考，從而有效解決全社會(huì)的醫(yī)療健康問題。醫(yī)學(xué)研究的成果能夠作為一種載體被其它東西進(jìn)行附著，從而能夠帶來更多的經(jīng)濟(jì)效益。如根據(jù)最新研制的新的醫(yī)療診斷方法，可以生產(chǎn)出更多的診斷器材、診斷試劑等有形的產(chǎn)品，這個(gè)是可以申請(qǐng)專利的。這種新的治療方法作為這些診斷產(chǎn)品的生產(chǎn)依據(jù)，可以直接帶來經(jīng)濟(jì)效益。然而研究成果的發(fā)明和有形產(chǎn)品的生產(chǎn)這一完整的過程不僅需要醫(yī)學(xué)研究工作者的參與，同時(shí)也需要一些其他方面科研人員的參與。醫(yī)學(xué)研究的這一特殊性質(zhì)使得醫(yī)學(xué)檔案管理工作有著非常重要的作用和特殊性。如果對(duì)醫(yī)學(xué)檔案的管理不加以重視，那么將會(huì)失去很多的經(jīng)濟(jì)利益。

二、新時(shí)期醫(yī)學(xué)檔案管理現(xiàn)狀

1.醫(yī)學(xué)檔案涉及較多的領(lǐng)域

當(dāng)前，醫(yī)學(xué)檔案有著非常多的種類，已經(jīng)在多個(gè)領(lǐng)域廣泛涉及，是一個(gè)綜合性的學(xué)科。醫(yī)學(xué)檔案包括很多種，有流行病學(xué)方面的資料，如調(diào)查報(bào)告、預(yù)防措施、檢查數(shù)據(jù)等；有防止宣傳方面的資料；有相關(guān)實(shí)驗(yàn)方面的資料，如原始記錄、相關(guān)檢查報(bào)告等；還有很多各種有關(guān)醫(yī)學(xué)方面的資料。檔案的名目是非常多的，這樣就為收集和整理帶來了較大的困難。

2.疾病控制工作迫切需要檔案管理信息化來加以實(shí)現(xiàn)

在當(dāng)前的疾病控制中，有很多已經(jīng)實(shí)現(xiàn)了信息化和網(wǎng)絡(luò)化，如傳染病的網(wǎng)絡(luò)宣傳、流感實(shí)驗(yàn)室的建立等。在當(dāng)前的工作中，檔案已由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字載體，互聯(lián)網(wǎng)或數(shù)碼設(shè)備直接收集電子文件成為了檔案管理員的日常工作，檔案管理迫切需要啟用新的管理模式。只有實(shí)現(xiàn)檔案管理的信息化，才能滿足疾控工作對(duì)檔案信息資源的需求。檔案管理的信息化建設(shè)勢(shì)在必行。

三、促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案的廣泛應(yīng)用

在醫(yī)院中，相關(guān)的醫(yī)學(xué)病例、醫(yī)學(xué)檔案和信息等都要按照一體化的管理方式進(jìn)行，這樣才能夠?yàn)樵悍筋I(lǐng)導(dǎo)提供更為真實(shí)、有效的信息，方便其作出有效的決策。醫(yī)學(xué)檔案的管理人員要利用各種工具進(jìn)行檔案的主動(dòng)編制，為醫(yī)務(wù)人員提供更為方便有效的依據(jù)，從而促進(jìn)醫(yī)學(xué)檔案的數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化，使得信息能夠自由獲取，實(shí)現(xiàn)共享，從而真正推動(dòng)醫(yī)學(xué)檔案的廣泛應(yīng)用。

1.提供便捷的服務(wù)于各個(gè)職能部門

在信息查閱中，檔案文獻(xiàn)匯編是一個(gè)重要的參考依據(jù)，是對(duì)檔案的信息進(jìn)行有效匯總的一個(gè)表現(xiàn)，能夠?yàn)闄n案的使用者提供最為方便、有效的參考。檔案室的工作人員應(yīng)該對(duì)檔案文獻(xiàn)匯編工作進(jìn)行最為真實(shí)的記錄，然后向各個(gè)科室進(jìn)行資料下發(fā)，以方便使用者進(jìn)行及時(shí)查閱。為了進(jìn)一步做好檔案利用工作，檔案室安裝了WER查詢系統(tǒng)，建立了檔案遠(yuǎn)程利用平臺(tái)，并將白2000年以來的所有檔案進(jìn)行全文掃描，與目錄對(duì)接，實(shí)行原文電子化。這樣檔案的使用者就可以通過自己的電腦來進(jìn)行檔案原文的查閱，從而提高了對(duì)檔案的使用效率，提高了自身的工作效率。

2.推動(dòng)檔案信息化的快速實(shí)現(xiàn)

在檔案的信息化實(shí)現(xiàn)過程中，需要對(duì)一些基礎(chǔ)的硬件設(shè)施進(jìn)行添置和改善。各個(gè)單位應(yīng)該根據(jù)自身的實(shí)際情況，從經(jīng)濟(jì)、安全的原則來對(duì)相關(guān)的硬件設(shè)施進(jìn)行添置，如配備專門的電腦、打印機(jī)等。要在專用計(jì)算機(jī)上安裝管理軟件，將檔案按照業(yè)務(wù)科室分類，設(shè)定最佳查詢方式，以保證準(zhǔn)確、迅速和全面地查找檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的快速利用，提高工作效率。要構(gòu)建檔案管理局域網(wǎng)，各業(yè)務(wù)科室與中心檔案室，電子文檔的收集整理、數(shù)據(jù)查詢都可通過局域網(wǎng)完成，實(shí)現(xiàn)信息資源共享，以滿足疾病預(yù)防控制工作的需要。

3.對(duì)檔案信息要進(jìn)行及時(shí)反饋

在社會(huì)生活中，如果出現(xiàn)了一些重大的傳染病，將會(huì)嚴(yán)重威脅廣大群眾的生命健康，并給社會(huì)的經(jīng)濟(jì)和穩(wěn)定也會(huì)帶來很大損失。對(duì)于疫情處理方面的檔案資料大多通過文字、光盤等形式進(jìn)行真實(shí)記錄，是一項(xiàng)非常重要的醫(yī)學(xué)檔案信息，能夠?yàn)榻窈蟮目茖W(xué)決策提供參考。并且通過在不斷的實(shí)踐中進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)積累，最終將成為一項(xiàng)非常重要的參考資料。如果發(fā)生重大傳染病，醫(yī)院的各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和各科室的專業(yè)人員都會(huì)對(duì)其傾盡全力來處理，這時(shí)，檔案管理人員要進(jìn)行全程跟蹤，全面收集相關(guān)資料，對(duì)其進(jìn)行詳細(xì)記載。從而為科學(xué)決策提供有效參考。

4.要注重對(duì)預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員整體素質(zhì)的提高

當(dāng)前，預(yù)防醫(yī)學(xué)得到了不斷發(fā)展，因此這方面的檔案信息需求也逐漸增多，因此需要提高預(yù)防醫(yī)學(xué)檔案管理人員的整體素質(zhì)，從而為檔案的建立提供有效保障。一方面要通過在職學(xué)習(xí)、業(yè)務(wù)培訓(xùn)等方式，提高自身的理論素養(yǎng)和業(yè)務(wù)水平，成為既懂檔案知識(shí)又懂預(yù)防醫(yī)學(xué)知識(shí)的復(fù)合型人才。另一方面要成為單位的檔案知識(shí)宣傳員，通過會(huì)議、專欄、圖片展覽等方式增強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)和職工的檔案意識(shí)。

5.對(duì)檔案編制工作進(jìn)行有效規(guī)劃

在進(jìn)行醫(yī)學(xué)檔案的編制中，檔案工作人員要做到心中有數(shù)，突出醫(yī)院的工作重點(diǎn)，對(duì)那些零散雜亂的信息要進(jìn)行有序整理，從而方便醫(yī)學(xué)各工作部門的有效查找。如在某項(xiàng)重大決策即將付諸實(shí)施前，檔案室為之提供與此工作相關(guān)的系統(tǒng)性的專題資料，供領(lǐng)導(dǎo)參閱，為下一步工作提供依據(jù)和工作目標(biāo)。同時(shí)在進(jìn)行檔案編制中，工作人員還應(yīng)該積極利用各種載體，如網(wǎng)絡(luò)、簡(jiǎn)報(bào)等形式進(jìn)行有效呈遞，從而讓檔案工作實(shí)現(xiàn)方便化、快捷化。

在對(duì)檔案進(jìn)行管理的時(shí)候，需要有完善的管理機(jī)制做保障，通過上下人員的共同努力來實(shí)現(xiàn)管理的有效化。在醫(yī)學(xué)檔案管理中，需要院方各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和員工共同參與。只有將醫(yī)學(xué)檔案管理工作做好，才能充分發(fā)揮檔案的作用，從而推動(dòng)醫(yī)學(xué)工作的順利開展。

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