基于權(quán)變管理理論的醫(yī)院檔案管理新模式

于莉影

摘 要：概述權(quán)變管理理論的本質(zhì)和醫(yī)院檔案管理基本理論的內(nèi)涵，結(jié)合當前醫(yī)院檔案管理的實際，指出在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用權(quán)變管理理論的可行性與必要性，并探討如何在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用權(quán)變管理思想，以實現(xiàn)醫(yī)院檔案管理與時俱進的時代要求。

關(guān)鍵詞：權(quán)變管理理論;醫(yī)院檔案管理; 應(yīng)用

1 權(quán)變管理理論概述

權(quán)變管理理論是20世紀70年代在美國形成的一種管理理論。這一理論的核心是力圖研究組織的各子系統(tǒng)內(nèi)部和各子系統(tǒng)之間的相互聯(lián)系，以及組織和其所處的環(huán)境之間的聯(lián)系。它強調(diào)在管理中要根據(jù)組織所處的內(nèi)外部環(huán)境隨機應(yīng)變，針對不同的具體條件尋求不同的最合適的管理模式、方案和方法。美國尼布拉加斯大學教授盧桑斯（F.Luthans）認為權(quán)變管理理論的特征在于把環(huán)境對管理的作用具體化，并使管理理論與管理實踐緊密聯(lián)系起來。權(quán)變理論以系統(tǒng)觀點為理論依據(jù)，主要從系統(tǒng)觀的角度考慮問題。其理論實質(zhì)上是一種因地制宜的管理理論。

2 檔案管理基本理論概述

檔案管理基本理論的主要內(nèi)容包括兩個方面，一是對檔案管理工作的總體理論認識與剖析。目前中國檔案界將檔案管理工作分為“八項內(nèi)容”與“兩個方面”，并將其看作是一個與外界有直接的信息交換和制約關(guān)系的開放系統(tǒng)。其中“八項內(nèi)容”實質(zhì)上是檔案管理學的內(nèi)容，而“兩大方面”即“實體管理”與“信息內(nèi)容的開發(fā)利用”。實體管理是“手段”、“基礎(chǔ)”，內(nèi)容信息的開發(fā)利用是“目的”“方向”，同時它可以解釋檔案管理基本方法的“二元”現(xiàn)象，即實體管理與內(nèi)容信息的開發(fā)利用分別采取了兩種理論性質(zhì)不同的基本方法：前者以歷史主義為主，后者則是多種方法同時并用，并且以邏輯主義方法為主。

檔案管理基本理論另一方面的內(nèi)容是對檔案管理基本方法的探討。檔案管理基本方法是歷史主義的方法，它始終是檔案管理的靈魂。由于檔案是歷史的原始記錄且形成于各個具體的社會組織與個人的社會實踐活動之中，人們保存使用檔案的目的也在于考證歷史、保持歷史事實的本來面目，所以其實體管理一般只采用歷史主義的分法或以歷史主義分法為主;而檔案的信息則有多向成類性且人們對其的需求也是多種多樣的，所以對檔案信息的分類則是多種方法同時并用。一般以邏輯主義方法為主，并鋪以歷史主義的方法。

3 醫(yī)院檔案管理運用權(quán)變管理思想的可行性與必要性

3.1 醫(yī)院檔案管理工作的特點為實現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺

醫(yī)院檔案管理是現(xiàn)代醫(yī)院管理中的一個重要組成部分，它記載了一個醫(yī)院歷史發(fā)展的過程，從不同的角度客觀地反應(yīng)各個不同歷史時期、不同背景條件下的重要工作、人物和事件，是醫(yī)院在工作活動中形成的具有參考利用價值的文件、簿冊、圖表、錄音、錄像等各種門類和各種載體的寶貴財富?？梢哉f醫(yī)院檔案管理的特點為實現(xiàn)權(quán)變管理提供了操作平臺。

3.2 解決當前醫(yī)院檔案管理中出現(xiàn)的問題需采用權(quán)變管理思想

在以業(yè)務(wù)為中心的醫(yī)院管理中，如何提高醫(yī)療技術(shù)水平和改善醫(yī)療環(huán)境是醫(yī)院管理的重點，檔案管理往往被忽視，近年來由于開展檔案目標管理評審，檔案管理工作已成為醫(yī)院管理的一部分，但是在管理方式和措施上仍有所欠缺，主要表現(xiàn)在以下幾個方面。

3.2.1 檔案分散管理，缺乏系統(tǒng)性

在醫(yī)院的發(fā)展和建設(shè)中，各級醫(yī)院都制定了符合自身實際、較為健全的管理制度和工作人員的管理職責，但涉及醫(yī)院檔案管理的制度、職責并不十分完善，造成部分歸檔的文件材料至今仍散存在科室和個人手中，已立卷歸檔的材料不夠規(guī)范，借閱制度不夠健全，缺乏必要的考核和監(jiān)督，阻礙了醫(yī)院檔案管理的發(fā)展。

3.2.2 檔案管理制度不健全，管理水平低下

在醫(yī)院管理中沒有涉及檔案管理的相關(guān)制度和職責，沒有檢查考核措施，未將檔案管理與醫(yī)療業(yè)務(wù)建設(shè)同步規(guī)劃、同步發(fā)展。在醫(yī)院近期和遠期規(guī)劃中，一般對醫(yī)院規(guī)模、醫(yī)療設(shè)備、技術(shù)水平、人員結(jié)構(gòu)都做了比較詳盡的規(guī)劃，而對檔案管理、設(shè)備投入等考慮較少或完全沒有納入規(guī)劃中，造成檔案管理水平不能與醫(yī)療業(yè)務(wù)水平同步發(fā)展，檔案管理水平滯后勢必影響醫(yī)院管理水平的提高，影響基礎(chǔ)設(shè)施的修繕和醫(yī)療技術(shù)的發(fā)展。

3.3 培育優(yōu)秀醫(yī)院文化需要對醫(yī)院檔案實行權(quán)變管理

醫(yī)院文化是醫(yī)院的精神所在，是辦院宗旨的重要體現(xiàn)。醫(yī)院文化是由醫(yī)院幾代人在辦院實踐中逐步積淀而形成的。檔案中對一代又一代的辦院人的精神文化都有了真實的歷史記載，對于醫(yī)院精神文化的傳承與積淀起著重要的作用。只有通過檔案的真實與完整的記錄，才能將一代代的醫(yī)院精神文化傳承下去，不斷積累沉淀，從而形成厚實而豐富多彩的醫(yī)院文化。在積累的過程中，需要檔案管理人員對檔案進行系統(tǒng)的整理和歸納，不斷擴大檔案的種類和外延，為培育醫(yī)院優(yōu)秀文化提供豐富的素材。

4 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理中應(yīng)用的新思路

4.1 權(quán)變管理在醫(yī)院檔案管理的工作模式中的應(yīng)用

醫(yī)院不同時期的各項檔案一直在不同的管理部門內(nèi)部保存，隨著醫(yī)院的變遷、機構(gòu)調(diào)整，個別檔案不可避免地要出現(xiàn)遺失或損毀，就很難保證檔案的完整性，這種檔案管理現(xiàn)狀極不適應(yīng)建設(shè)現(xiàn)代化醫(yī)院的需要，而且對開發(fā)利用檔案資料也十分不利。只有對各類檔案進行系統(tǒng)的管理，才能保證其完整性。根據(jù)權(quán)變管理系統(tǒng)觀的理念，可將醫(yī)院綜合檔案室獨立出來，作為一個職能部門，對醫(yī)院各類檔案集中管理，并配置檔案管理專業(yè)人員對檔案進行系統(tǒng)的管理。這樣不僅可以保證檔案的完整性，也極大提高醫(yī)院檔案管理的水平。

4.2 權(quán)變管理對醫(yī)院檔案管理外部環(huán)境動態(tài)適應(yīng)中的應(yīng)用

檔案信息化管理是信息時代檔案工作的主題。國家檔案局在2002年11月發(fā)布了《全國檔案信息化建設(shè)實施綱要》，并指出檔案信息化建設(shè)要適應(yīng)國家信息化和檔案事業(yè)發(fā)展的要求，把檔案信息化納入國家信息化建設(shè)的總格局中，以檔案網(wǎng)絡(luò)建設(shè)為基礎(chǔ)，以檔案信息資源建設(shè)為核心，以擴大檔案信息資源開發(fā)利用為目標，加快推進檔案資源數(shù)字化，信息管理標準化、信息服務(wù)網(wǎng)絡(luò)化的進程，促進檔案事業(yè)持續(xù)快速健康發(fā)展。在這個過程中，需要檔案管理人員運用權(quán)變管理的工作思路，時刻關(guān)注不斷變化的外部政策、技術(shù)等環(huán)境因素，并將其融入到檔案管理的日常工作中去，使檔案管理工作真正達到與時俱進的時代要求。

參考文獻：

[1] 粟雯潔.醫(yī)院檔案管理工作創(chuàng)新淺析[J]. 企業(yè)家天地下半月刊（理論版）. 2009（03）

[2] 吳記春，李莉.淺談加強醫(yī)院檔案管理[J]. 科技創(chuàng)新導報. 2009（17）

[3] 李莉，吳記春.淺談新時期醫(yī)院檔案管理對策[J]. 科技創(chuàng)新導報. 2009（22）

[4] 張凌志，張月琳.淺談醫(yī)院檔案信息資源的開發(fā)與利用[J]. 科技創(chuàng)新導報. 2009（22）