電子檔案和紙質(zhì)檔案利用的需求共性與差異

孟凡超

[摘要]所謂檔案，主要是指國家各個機構(gòu)、社會組織以及我們個人在過去到現(xiàn)在，在各種社會實踐中所參與的各項活動直接被保存下來的具有一定保存價值的各項記錄。檔案是人們在從事各項社會活動的過程中被有意識并且被直接保存下來的，主要的目的就是為檔案的利用者提供最直接的信息資源，滿足其檔案利用的需求。在現(xiàn)代化的社會，電力檔案相繼出現(xiàn)，它和紙質(zhì)檔案在利用需求上，有了一些變化，本文就分析了兩種檔案的利用需求和差異。

[關(guān)鍵詞]電子檔案;紙質(zhì)檔案;利用需求;差異

檔案的來源比較廣，涉及的內(nèi)容比較多，形式也多樣化，它是從文件轉(zhuǎn)化過來的。在信息時代，電子文件的形成和歸檔，以及傳送和保管的形式都和紙質(zhì)檔案的保管利用有所差距。電子檔案是將信息與電子載體有效的結(jié)合在一起，在檔案的保管的利用上更加方便，這也對紙質(zhì)檔案的發(fā)展帶來了影響。盡管這兩種檔案在保護技術(shù)上有所差距，但是也有一定的利用共性。

一、電子檔案和紙質(zhì)檔案的利用需求共性

從檔案本質(zhì)上來說，檔案的利用者對檔案的需求能直接體現(xiàn)出檔案存在的價值。所以我們先從檔案的利用者角度出發(fā)，來分析電子檔案以及紙質(zhì)檔案在利用需求上的共同特性。檔案在人們的生活中發(fā)揮著重要作用，而且已經(jīng)滲透到我們生活中各個層面，人們對檔案的利用需求也逐漸增大。從檔案的利用方面來看，不管是紙質(zhì)檔案，還是電子檔案，都能體現(xiàn)出相同的利用需求價值。首先體現(xiàn)出來的是社會性。檔案在社會的各個層面都有所利用，它能實現(xiàn)各種信息資源的共享作用，這一點在這兩種載體的檔案身上都有所體現(xiàn)，也都將各自的作用發(fā)揮了出來。檔案的利用信息都是以記錄的形式存在，發(fā)揮其借鑒的價值。其次體現(xiàn)出來的是層次性。人們從事的職業(yè)各不相同，也就直接體現(xiàn)了檔案的內(nèi)容也各不一樣，有些檔案的利用者利用的是一次檔案文獻信息，而有的則是二次或三次檔案文獻信息。在具體的檔案利用上，利用一次檔案文獻信息的主要是想要解決什么問題而去查找證據(jù);利用二次或三次檔案文獻信息的主要是想要完成什么研究的任務而去查找相關(guān)的依據(jù)。

（一）檔案利用需求具有多樣性和動態(tài)性

1.多樣性。不管是紙質(zhì)檔案還是電子檔案，在利用需求上都會受到自身素質(zhì)、職業(yè)以及愛好等因素的不一樣而有所差別。在檔案利用需求的種類上，完全可以根據(jù)利用者的實際情況劃分，比如，根據(jù)需求有沒有表達來劃分能分成已經(jīng)表達和沒還表達;根據(jù)需求的要求一致性來劃分能夠分成實際需求的和非實際需求的;根據(jù)需求的表達方式來劃分能夠分成主題需求和指名需求;還可以根據(jù)檔案利用者的類型來劃分，這樣能劃分成個人的需求、管理人員的需求以及科研人員的需求。利用檔案的人群呈現(xiàn)多樣化的特征，職業(yè)上各不相同，也就意味著人們的生活層次和愛好更加多樣化，所需的檔案利用需求也就呈現(xiàn)出多樣性。

2.動態(tài)性。人們利用檔案還會受到時間地點以及利用條件變化的影響，檔案利用需求的方式會隨著各項條件的變化去決定，也會隨著科學的發(fā)展進步而變化，檔案的服務工作和利用需求都會表現(xiàn)出相應的動態(tài)性，這也是檔案利用需求的變化所致。

（二）檔案利用需求具有重復性和誘導性

1.重復性。人們在利用檔案的時候一般都不會只利用一次，當檔案的利用者在滿足了當前的利用需求之后，一般都會有新的去求，在一些特定的條件下，對于檔案的利用需求就會呈現(xiàn)出重復性。

2.誘導性。這個需求主要體現(xiàn)在對檔案使用者的需求做出調(diào)節(jié)和引導。如果將檔案利用的環(huán)境和相關(guān)政策做出改變，這也會影響到利用者需求的轉(zhuǎn)移或者變化。比較明顯的就是，將一些不可利用的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)槟軌蚶?，這樣就會對當擔的利用者帶來一定的誘導。這種可誘導性的需求，能充分發(fā)揮出檔案資源的利用潛力，也更能表現(xiàn)出利用需求的共性特點。

二、電子檔案和紙質(zhì)檔案利用需求的差異

這兩種載體檔案的存在目的就是為人們所用，從而發(fā)揮其自身的利用價值，它們都是對社會和人們所服務的，盡管兩種檔案有諸多利用需求的共性，但也有一定的差異在其中。

（一）檔案利用需求的載體差異

從檔案的載體上來看，這兩種檔案的利用需求載體有很大的差異，從傳統(tǒng)的甲骨文、石刻、竹筒到現(xiàn)在的文字、聲像和圖片，都能運用不同的技術(shù)方法將其有價值的信息長期保存下來，在形成了檔案之后就獨立存在。在不借助任何技術(shù)的情況下人們就能識別檔案的載體和內(nèi)容，當檔案內(nèi)容與其形成了關(guān)系之后就不能再分離，這足以說明，檔案和其載體是不能分開的，其載體也是檔案的重要組成。只要檔案的載體沒受到災害，并且合理保存，就能夠長期存在，這就是紙質(zhì)檔案的利用載體。而電子檔案在保存那些有價值的信息時，都是將其儲存在一定的設(shè)備中，而一旦生成了電子檔案，信息將不能離開這種設(shè)備和技術(shù)，也不能脫離這種載體而單獨存在。電子檔案的利用需求，主要就是通過計算機的系統(tǒng)對信息資源進行識別和處理，并將其儲存在光盤和磁盤等介質(zhì)上，然后將數(shù)字代碼上傳至網(wǎng)絡(luò)，這是數(shù)字化記錄的方式，檔案的利用者要想利用檔案就要借助計算機設(shè)備來讀取使用。

（二）檔案管理方法的差異

由于紙質(zhì)檔案主要是通過專業(yè)人員收集整理來的資料，將其處理成完整的文件，然后再根據(jù)有利用價值的文件進行分類，按照文件的內(nèi)容、來源、形式以及時間等各種聯(lián)系分別存放，最后再將這些分類整理好的文件材料移交到檔案部門管理。而電子檔案主要是通過計算機設(shè)備對文件進行整理而形成的檔案，這樣的檔案不用分類，也不同組卷，工作你人員可以通過計算機的檢索功能從任何角度都能對檔案進行組合、檢索和分類，并能清楚地體現(xiàn)出各個文件之間的相互聯(lián)系，比如文件的來源、時間、內(nèi)容等;所以也就不用對其進行專門的分類和組卷等工作，這些檔案部門也就精簡了很多職位。但是，電子檔案接收工作要比紙質(zhì)檔案接收工作要復雜很多，一般都是向檔案部門提交光盤和磁盤等介質(zhì)，或者直接進入檔案部門的網(wǎng)址，從網(wǎng)絡(luò)上進行文件的移交和歸檔工作，在檔案接收的時候，還要準備相應的設(shè)備，具有一定的網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)和熟料的業(yè)務經(jīng)驗。同時，檔案部門還要配備相對應文件格式的轉(zhuǎn)換設(shè)備，以方便檔案文件的統(tǒng)一轉(zhuǎn)換，避免有格式不識別的電子檔案出現(xiàn)。

三、結(jié)束語

在現(xiàn)代化的社會中，人們都對檔案資源有利用需求，檔案資源的共享也成為熱門的話題，在檔案信息網(wǎng)絡(luò)化的建設(shè)上也要以檔案管理的信息化為基礎(chǔ)。同時，電子檔案和紙質(zhì)檔案在利用需求上，也要各取所長，補己之短，以實現(xiàn)檔案資源的整合，滿足人們的利用需求。

參考文獻

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