高校大學生檔案管理及轉遞工作探析

高璨

[摘要]大學生在升學和畢業(yè)之際都會涉及到檔案的管理與傳遞問題，檔案是記錄每個人在學校和工作期間各項表現(xiàn)的重要依據(jù)，在今后的人身道路上會有重要的用途。然而，檔案在管理和傳遞中卻又較大的問題，有關教育機構并沒有形成統(tǒng)一的規(guī)范。本文通過介紹檔案管理的重要意義及現(xiàn)狀，列舉了規(guī)范管理和傳遞的幾點措施。

[關鍵詞]大學生檔案;管理和傳遞;現(xiàn)狀;解決措施

一、高校學生檔案管理的歷史和現(xiàn)狀

在過去的年代，包括計劃經(jīng)濟和大學生擴招之前，由于在校大學生人數(shù)很少，畢業(yè)的應屆大學生人數(shù)就更少了，大學生檔案管理問題在高校中很好規(guī)范，只需有人兼職管理即可。隨著計劃經(jīng)濟向市場經(jīng)濟轉型，國家大規(guī)模地擴招大學生，高校在校大學生的數(shù)量猛增，隨之帶來了一系列的問題。國家鼓勵高校畢業(yè)生到中西部不發(fā)達地區(qū)、中小企業(yè)、私有民營企業(yè)等大學生缺少的地方去，建議他們不要都集中在大中城市、沿海發(fā)達地區(qū)、大型知名企業(yè)，缺少大學生的不發(fā)達地區(qū)和中小企業(yè)更有他們的用武之地。大學畢業(yè)生流向的變化，使學生的檔案流向發(fā)生了很大的變化，由于學校的檔案管理人員不能充分掌握用人單位是否具有機要文件接收權，很多小企業(yè)用人單位對機要文件不了解，造成機要文件轉遞中出現(xiàn)差錯和延誤，導致檔案不能正常轉遞或無法正常到位。

按照國家文件精神，大學生畢業(yè)后未落實單位的，可按學生本人意愿，檔案可在學?；蛏吹厝耸虏块T免費存放兩年，大多數(shù)學生的檔案都申請暫存在學校，這部分學生檔案數(shù)量相當大，其管理也需要引起足夠的重視。

檔案管理人員肩負著重要的職責，首先是要維護檔案的完整與安全。這既是檔案保管工作的基本任務，也是檔案保管工作的目的。檔案保管工作的具體任務就是做到不壞、不丟、不散、不亂。其次是做好檔案的轉遞工作。高校大學生畢業(yè)時檔案的轉遞大批量集中在學生畢業(yè)離校后的兩周內(nèi)，通過緊張的整理大學期間的檔案，合并歸納為一份完整的大學畢業(yè)生檔案。依據(jù)畢業(yè)生簽訂的就業(yè)協(xié)議書上提供的檔案轉遞地址，檔案管理人員組織各學院正確規(guī)范的填寫好檔案轉遞地址和機要轉遞單，及早將畢業(yè)生檔案轉到用人單位或派遣地，為畢業(yè)生提供良好的服務。

二、高校畢業(yè)生檔案工作存在的問題

在多年的檔案管理工作中，隨著工作的開展，常遇到一些檔案管理問題，這些問題影響到了檔案的規(guī)范化管理和科學化管理，如果處理不好，可能會給畢業(yè)生帶來影響，使學校的名譽受損。

1、在大學生由高中升入大學之際檔案的轉移過程不規(guī)范。檔案是每個人在社會從事學業(yè)和工作的一種記錄，具有相關單位的印章，在今后的工作和生活中具有較大的作用，然而，在很多學生高中畢業(yè)之際還不是十分了解檔案的重要性，對于其管理的重要性也是缺乏認識。在高中到大學的檔案轉移過程中，每個學校的轉移過程不免讓人擔憂，很少一部分通過正規(guī)的機關進行交接，較多的是通過快遞或者讓學生各自帶走的形式，這樣混亂的轉移就造成了部分檔案丟失的現(xiàn)象，然而每個人的檔案都是逐年進行評價與管理，不僅沒有副本，就是進行追補也是相當?shù)穆闊?。在未來的工作中，若是相關單位進行檔案的交付就會造成較大的困擾。

2、高校大學生檔案管理在校期間管理地不統(tǒng)一。教育局對于每個院校對于大學生檔案管理問題并沒有進行統(tǒng)一的規(guī)范，致使各高校按照自己的需求進行自我的管理。在學生工作處、教務處和就業(yè)指導中心都是個院校的檔案管理地，在沒有具體章程的管理中，查找學生檔案就會造成多地找尋的困擾，不僅耽誤了工作效率，在計算機的檔案錄入管理中也會造成較多的繁復工作。就是在今后進行檔案再轉遞時也會出現(xiàn)遺漏的現(xiàn)象。

3、高校、機密文件管理機構和企事業(yè)單位在檔案的管理中沒有進行良好的溝通工作。之所以在檔案轉遞過程中出現(xiàn)不規(guī)范的現(xiàn)象，主要還是檔案在正常渠道轉遞中效率不高。往往通過正規(guī)渠道的轉遞其轉移程序也就加多，由于工作時間的限制也會導致檔案轉遞的不及時，在高校與機密文件管理處，高校與就業(yè)的企事業(yè)單位間由于沒有進行及時和細致的溝通，就會造成學生就業(yè)的困擾，安全的檔案管理流程并沒有在實際的就業(yè)中給學生帶來方便，反而造成了不必要的困境，致使較多學生和院校放棄了正規(guī)轉遞的渠道。

三、如何規(guī)范和完善檔案管理

目前高校學生檔案管理中出現(xiàn)諸多問題的原因是制度不規(guī)范、對學生檔案的重視程度不夠、管理人員專業(yè)化程度不夠、人員缺少等。高校擴招后畢業(yè)生人數(shù)的增加，使得檔案轉遞問題由于量的增加而成為大問題。做好學生檔案的管理和轉遞工作，需要制度的規(guī)范化、科學化和人員的專業(yè)化、專門化。

1、高校應該建立健全學生檔案管理制度。高校大學生檔案管理制度應該明確規(guī)定：從大學生入學開始，新生檔案的接收、日常檔案的管理、大學檔案的整理和畢業(yè)時檔案轉遞的詳細內(nèi)容和原則，明確需要歸檔的內(nèi)容，檔案整理轉遞的步驟等等。

2、加強檔案管理隊伍建設。擔負檔案管理的人員，是制度的直接貫徹者，對檔案的安全負有直接責任，必須具備較高的素質(zhì)。一是政治素質(zhì)，要有高度的政治責任心和全心全意為人民服務的精神，熱愛檔案和檔案事業(yè);二是業(yè)務素質(zhì)，要具備檔案管理知識，熟悉所管理的檔案內(nèi)容，熟悉檔案法規(guī);三是文化素質(zhì)，要有較高的文化知識，能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題，從中掌握利用工作的規(guī)律。此外，還要有敏銳的工作能力和觀察能力，善于做好學生的工作，能獨立處理工作中遇到的一般問題。

3、科學合理地管理學生檔案。對大學生檔案管理實施計算機管理，對大學生檔案要分年級、分專業(yè)存放，對每一個檔案出入檔案庫要有詳細的記錄，用計算機建立檔案庫，全面詳細錄入，以方便查詢。對于計算機管理檔案，許多學校自己編制了適合自身情況、方便使用的大學生檔案管理系統(tǒng)，這是非常好的一件事情，應該積極加以推廣。有的高校正在實施將畢業(yè)生檔案的轉遞情況在網(wǎng)上發(fā)布，建議查詢庫，畢業(yè)生可以在網(wǎng)上查詢自己的檔案何時轉出、轉往何地、何時收到、何人或何單位接收等等，這樣就減少了郵寄檔案后的查詢工作量，而且特別方便了學生，隨時可以上方查詢。這樣的工作可以繼續(xù)推廣到其他的學生，如在校生或申請將檔案留校暫存的畢業(yè)生，對檔案工作將是一個很大的促進。計算機管理檔案固然重要，對于檔案交接的書面材料，更一定要妥善保存，這是檔案查詢的重要原始憑據(jù)，絕不可遺失。

結語

高等學校是培養(yǎng)社會人才的地方，高校在對在校大學生實施教育職能和管理職能的同時，也在實施它的服務職能。學生檔案的管理和轉遞工作就是服務學生、服務企業(yè)、服務社會的一個項目，這是社會發(fā)展的要求，也是高校服務社會的體現(xiàn)。

參考文獻

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