高校人事檔案服務(wù)功能的影響因素及強(qiáng)化對(duì)策

段新宇

[摘要]隨著經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度的加快，國(guó)家對(duì)教育程度的重視越來(lái)越高，要想保證教育工作的有效進(jìn)行，首先要強(qiáng)化人事檔案的管理水平，通過(guò)人事檔案服務(wù)功能的提高，近而保證教學(xué)工作的有序進(jìn)行，筆者通過(guò)對(duì)高校人事檔案服務(wù)功能的介紹，提出強(qiáng)化檔案服務(wù)功能的幾點(diǎn)對(duì)策，僅供參考。

[關(guān)鍵詞]檔案管理;服務(wù)意識(shí);強(qiáng)化對(duì)策;學(xué)校

人事檔案管理工作是高校開(kāi)展其他工作的基本保障，對(duì)于開(kāi)展教學(xué)工作提高教育水平有著重要的作用，因此在實(shí)際的工作中，必須加強(qiáng)對(duì)人事檔案服務(wù)功能的管理，促進(jìn)其工作規(guī)范、科學(xué)、有效的進(jìn)行，通過(guò)對(duì)人事檔案的管理維護(hù)師生的共同利益，由于學(xué)生換屆的流動(dòng)性較大，所以人事檔案的管理工作量也是十分巨大的，如何提高人事檔案管理的服務(wù)功能，就成了高校在發(fā)展過(guò)程中研究的重要問(wèn)題。

一、學(xué)校人事檔案管理中存在的問(wèn)題

（一）學(xué)校管理層對(duì)人事檔案管理認(rèn)識(shí)不夠

高校在發(fā)展的過(guò)程中大部分的管理者都把精力放在教學(xué)活動(dòng)上，完全忽視了人事檔案服務(wù)功能的作用，以至于在工作中存在很多的弊端，在遇到問(wèn)題時(shí)才發(fā)現(xiàn)人事檔案服務(wù)功能的缺失，導(dǎo)致這種現(xiàn)象很大一部分原因是學(xué)校的管理者不夠重視，只認(rèn)為學(xué)校是教書(shū)育人的地方，一味地看重教學(xué)活動(dòng)的重要性，沒(méi)有把人事檔案管理工作放在日常的管理當(dāng)中，事實(shí)上這一做法完全忽視了教師和學(xué)生的基本利益，在出現(xiàn)問(wèn)題時(shí)他們的合法權(quán)益根本得不到保證，另一方面是領(lǐng)導(dǎo)層不夠重視，導(dǎo)致在資金的投放比例上分配嚴(yán)重不均，在設(shè)備上難以保證正常的工作需求，由于其自身的特點(diǎn)工作量大，就使得人事檔案管理工作的正常開(kāi)展，長(zhǎng)此以往，檔案管理的服務(wù)功能逐漸被弱化，近而就形成了檔案管理的混亂局面。

（二）學(xué)校人事檔案管理者服務(wù)意識(shí)差管理水平落后

由于學(xué)校對(duì)人事檔案管理工作不重視，所以在教師投放的力度上也比較薄弱，經(jīng)常把一些二線(xiàn)的教師放在檔案管理工作上，平時(shí)也很少組織教師培訓(xùn)學(xué)習(xí)，對(duì)于一些檔案管理的先進(jìn)方法根本不掌握，再加上其自身的專(zhuān)業(yè)不對(duì)口，對(duì)檔案管理的服務(wù)意識(shí)較差，二線(xiàn)的教師本身年齡較大，對(duì)一些新知識(shí)、新技術(shù)的接受能力較差，所以難以掌握一些先進(jìn)的工作方法，受傳統(tǒng)教學(xué)觀念的影響，他們認(rèn)為只有教學(xué)活動(dòng)是最重要的，這種思想意識(shí)更加導(dǎo)致了服務(wù)功能的弱化，難以適應(yīng)學(xué)校其他管理工作的開(kāi)展。

（三）學(xué)校人事檔案管理的檔案收集、歸檔意識(shí)差

學(xué)校在發(fā)展建設(shè)的過(guò)程中，通常都會(huì)把大量的經(jīng)費(fèi)投入到教學(xué)活動(dòng)中，用在原有設(shè)備的維護(hù)，和新興設(shè)備的購(gòu)買(mǎi)，恰恰忽視了對(duì)人事檔案管理工作的基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，由于學(xué)校的重視度較低，檔案管理在制度上就缺乏有力的支持，在工作的過(guò)程中也沒(méi)有依據(jù)可循，這樣就導(dǎo)致檔案管理人員工作散漫，對(duì)檔案的收集、歸檔工作不及時(shí)，為了減輕自己的工作量，很多時(shí)候都把重要的信息檔案放在個(gè)人手里，這樣就嚴(yán)重影響了學(xué)校其他工作的有效開(kāi)展，因?yàn)閭€(gè)人在保存檔案時(shí)通常會(huì)出現(xiàn)破損、丟失的現(xiàn)象，在發(fā)生問(wèn)題時(shí)就會(huì)嚴(yán)重影響辦事的效率，而很多學(xué)校的內(nèi)部員工寧愿把檔案放在自己手里，也不愿意交由學(xué)校管理，可見(jiàn)學(xué)校在管理工作上的不足。

二、強(qiáng)化學(xué)校人事檔案管理服務(wù)意識(shí)的對(duì)策

（一）加強(qiáng)學(xué)校人事檔案管理的服務(wù)意識(shí)

加強(qiáng)人事檔案管理工作的服務(wù)功能，首先要在思想上提高對(duì)人事檔案管理工作的認(rèn)識(shí)，長(zhǎng)期以來(lái)檔案管理工作一直都處于被忽視的地位，所以學(xué)校必須要在師生面前強(qiáng)調(diào)該工作的重要性，讓其對(duì)這項(xiàng)工作形成新的認(rèn)識(shí)，觀念上的轉(zhuǎn)變才是加強(qiáng)管理的首要前提，特別是對(duì)檔案管理工作人員，要使其拾起他們工作的信心，讓其認(rèn)識(shí)到管理工作的重要作用，加強(qiáng)各個(gè)部門(mén)之間的協(xié)調(diào)配合，讓其他部門(mén)協(xié)助好檔案部門(mén)做好檔案管理工作。

通過(guò)加強(qiáng)教師和學(xué)生對(duì)這項(xiàng)工作的認(rèn)同，來(lái)提高人事檔案管理工作在整個(gè)學(xué)校發(fā)展中的地位，改變傳統(tǒng)思想的影響，樹(shù)立檔案管理工作的主體地位，告知各個(gè)部門(mén)檔案管理工作的實(shí)質(zhì)性質(zhì)，其是為教職工及學(xué)生儲(chǔ)存重要信息的部門(mén)，近而加強(qiáng)各部門(mén)之間團(tuán)結(jié)協(xié)作的能力，通過(guò)邀請(qǐng)教授的講座來(lái)增加說(shuō)服力度，讓大家主動(dòng)的把檔案交由檔案管理部門(mén)管理。

（二）強(qiáng)化學(xué)校人事檔案管理中主動(dòng)服務(wù)意識(shí)

傳統(tǒng)的人事檔案管理方式中服務(wù)對(duì)象都是處于被動(dòng)的狀態(tài)，有人需要辦理檔案工作人員就會(huì)滿(mǎn)足其需要進(jìn)行辦理業(yè)務(wù)，要想提高檔案管理部門(mén)在學(xué)校發(fā)展中的作用，首先要改變這種傳統(tǒng)的工作理念，讓工作人員形成主動(dòng)地服務(wù)方式，提高人事檔案工作人員主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，因?yàn)闄n案管理工作本身就是一項(xiàng)服務(wù)型的工作性質(zhì)，以往的工作態(tài)度導(dǎo)致很多人都不愿意把檔案交由他們管理，因?yàn)樵诓檎业臅r(shí)候工作人員的態(tài)度很不積極，因此，要想改變這種現(xiàn)狀，必須樹(shù)立工作人員主動(dòng)服務(wù)的意識(shí)，為職工查找檔案創(chuàng)造更加便利的條件，這樣才能改變檔案管理工作在人們心目中的印象，才能促進(jìn)檔案工作進(jìn)一步的發(fā)展。

（三）強(qiáng)化學(xué)校人事檔案管理中的信息化服務(wù)水平

在數(shù)字化信息化的發(fā)展和廣泛應(yīng)用的社會(huì)背景下，人事檔案管理工作既面臨機(jī)遇也迎來(lái)了挑戰(zhàn)，檔案管理數(shù)字化已經(jīng)成為時(shí)代發(fā)展的需要和大勢(shì)所趨。在學(xué)校的人事檔案管理中建立檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)也需要各個(gè)部門(mén)的通力配合，才能建設(shè)成高效的人事檔案管理數(shù)字化的系統(tǒng)。檔案管理數(shù)字化系統(tǒng)包括檔案數(shù)字化采集系統(tǒng)和檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)以及檔案日常管理系統(tǒng)，各個(gè)系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)相互協(xié)調(diào)，相互適應(yīng)。數(shù)字化采集系統(tǒng)不準(zhǔn)確、不及時(shí)勢(shì)必影響檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)對(duì)信息的準(zhǔn)確、快速獲取;不能及時(shí)分類(lèi)管理采集系統(tǒng)收集的檔案也造成檔案數(shù)字化查閱系統(tǒng)的使用效率。

（四）強(qiáng)化學(xué)校人事檔案管理中的服務(wù)接待水平

要做好學(xué)校人事檔案管理工作，檔案管理人員首先應(yīng)當(dāng)具備愛(ài)崗敬業(yè)、為師生服務(wù)的態(tài)度和決心。檔案接待工作是學(xué)校檔案管理的主要任務(wù)和檔案管理的根本目的。因此，要做好檔案接待工作首先應(yīng)當(dāng)具備一顆熱愛(ài)這個(gè)工作崗位的心。其次，在日常工作崗位中要用良好的儀表儀容和文明禮貌的用語(yǔ)服務(wù)教職工和學(xué)生，要耐心細(xì)致地解答師生的提問(wèn)。學(xué)校的檔案管理部門(mén)作為為學(xué)校師生服務(wù)的部門(mén)，應(yīng)當(dāng)高度重視檔案管理中的服務(wù)接待工作，應(yīng)當(dāng)充分發(fā)揮檔案接待工作的服務(wù)性質(zhì)，為師生提供優(yōu)質(zhì)的服務(wù)和禮貌的用語(yǔ)，以及專(zhuān)業(yè)的檔案管理服務(wù)，使師生能夠在接觸檔案管理時(shí)感受到溫暖和便捷。

三、結(jié)語(yǔ)

隨著社會(huì)的不斷發(fā)展進(jìn)步，對(duì)人事檔案管理水平的要求正在逐漸提高，對(duì)高校的要求也是如此，由于升學(xué)量呈逐年升高的趨勢(shì)，所以檔案管理工作顯得尤為重要，受傳統(tǒng)管理觀念的影響，原有的工作方法已經(jīng)不適合學(xué)校的發(fā)展建設(shè)，因此必須要轉(zhuǎn)變管理觀念，強(qiáng)化檔案管理的服務(wù)功能，使其更好地為學(xué)校的發(fā)展建設(shè)服務(wù)。

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