簡述檔案管理方法的現(xiàn)代化

王海燕

摘要：在市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下，檔案管理工作必須實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化，其包含了檔案管理理念的現(xiàn)代化、組織與方法的現(xiàn)代化、管理設(shè)備現(xiàn)代化等內(nèi)容。本文從檔案管理現(xiàn)代化的內(nèi)涵入手，著重探討了檔案管理方法的現(xiàn)代化要點(diǎn)。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息技術(shù)；現(xiàn)代化；方法

改革開放以來，我國市場經(jīng)濟(jì)體制的建立和成熟，為檔案事業(yè)的進(jìn)步創(chuàng)造了良好的市場條件，也帶來了新的發(fā)展機(jī)遇，同時(shí)更是給檔案管理工作的開展提出了新要求。在這種時(shí)代背景下，作為檔案局管理人員如何適應(yīng)時(shí)代發(fā)展要求，努力促進(jìn)檔案工作的現(xiàn)代化已成為業(yè)界亟待解決的問題。這里我們也有必要對檔案管理方法的現(xiàn)代化進(jìn)行分析和討論。

一、檔案管理現(xiàn)代化概述

檔案管理現(xiàn)代化是市場經(jīng)濟(jì)時(shí)代背景下的檔案管理新模式，其工作不僅強(qiáng)調(diào)了檔案管理工作水平，增加了檔案信息存儲(chǔ)量，而且促使檔案在更多社會(huì)領(lǐng)域發(fā)揮出巨大作用，且具備很大的現(xiàn)實(shí)意義。

1、檔案管理方法的現(xiàn)代化內(nèi)容

檔案管理現(xiàn)代化是一個(gè)綜合性內(nèi)容，它在具體工作中包含了檔案管理方法的現(xiàn)代化、管理組織的現(xiàn)代化、管理理念的現(xiàn)代化以及管理設(shè)備的現(xiàn)代化等。在這里我們主要強(qiáng)調(diào)管理方法的現(xiàn)代化這一內(nèi)容，其他幾方面暫時(shí)不談。所謂的檔案管理方法的現(xiàn)代化主要指的是在檔案管理工作中通過引入計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)等一些先進(jìn)技術(shù)來提高管理工作水平和效率的各種手段；同時(shí)，目前人們?yōu)榱烁玫奶岣邫n案管理效率還采用了完善管理制度、優(yōu)化管理措施以及落實(shí)管理責(zé)任等方式。

2、檔案管理方法的現(xiàn)代化優(yōu)勢

在目前檔案管理工作中，檔案管理工作要同社會(huì)主義市場經(jīng)濟(jì)體制相結(jié)合，從根本上實(shí)現(xiàn)為信息化時(shí)代發(fā)展服務(wù)的目標(biāo)。在檔案管理方法的現(xiàn)代化管理工作中，具體優(yōu)越性表現(xiàn)在以下幾點(diǎn)。首先，檔案管理工作中，組織與方法的現(xiàn)代化是利用現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的原理、方法，按照檔案管理發(fā)展的客觀規(guī)律，是以現(xiàn)代計(jì)劃、組織、指揮以及控制等行為協(xié)調(diào)，合理的使用檔案系統(tǒng)中的各項(xiàng)人力、物力、財(cái)力，以最小的投入實(shí)現(xiàn)最大社會(huì)服務(wù)功能，從而推動(dòng)檔案企業(yè)的進(jìn)一步發(fā)展。其次，檔案管理手段的現(xiàn)代化與設(shè)備的現(xiàn)代化是在檔案管理工作中選擇各種先進(jìn)、科學(xué)的輔助設(shè)備，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、信息技術(shù)、多媒體技術(shù)以及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等設(shè)備，從而實(shí)現(xiàn)檔案管理的綜合化、現(xiàn)代化?？傊?，檔案管理方法的現(xiàn)代化是以適應(yīng)社會(huì)經(jīng)濟(jì)發(fā)展為基礎(chǔ)的，以檔案服務(wù)為指導(dǎo)，以檔案管理組織為依托、以檔案管理設(shè)備現(xiàn)代化為核心的管理措施，從而讓整個(gè)檔案管理工作更快、更迅速發(fā)展目的，并且讓其逐漸達(dá)到當(dāng)代世界先進(jìn)水平。

二、檔案管理方法的現(xiàn)代化要點(diǎn)

在當(dāng)今信息時(shí)代背景下，掌握更多的信息資源對于企事業(yè)單位的發(fā)展而言意義非凡，而檔案管理工作的開展重點(diǎn)在于更快、更多、更準(zhǔn)確的收集各種信息資源，從而方便人們利用和保管。面對這種檔案管理方法目標(biāo)，在檔案管理工作中我們必須要加強(qiáng)檔案管理方法的創(chuàng)新，科學(xué)解決各種阻礙檔案工作的，提高檔案工作效率。在檔案管理方法的現(xiàn)代化研究中，具體重點(diǎn)如下。

1、檔案管理方法現(xiàn)代化的內(nèi)在要求

1.1、管理方法的市場化

在檔案管理方法的現(xiàn)代化工作中，要從充分轉(zhuǎn)變過去計(jì)劃經(jīng)濟(jì)體制下的管理觀念，將現(xiàn)代化市場管理機(jī)制引入到檔案管理工作中，使得檔案管理工作從競爭、激勵(lì)、風(fēng)險(xiǎn)等方面發(fā)生改觀。在此同時(shí)，檔案管理工作還需要同信息技術(shù)的發(fā)展相結(jié)合，根據(jù)市場來確定檔案管理方法的價(jià)值，這樣就拜托了過去靠財(cái)政支持的消極檔案管理模式，提高檔案管理效率。

1.2.管理的科學(xué)化

在檔案管理上采取科學(xué)的方法，按照管理科學(xué)的程序，對經(jīng)濟(jì)、技術(shù)、科學(xué)和管理環(huán)節(jié)中需要統(tǒng)一協(xié)調(diào)的事物，制定標(biāo)準(zhǔn)，并按照標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行統(tǒng)一的活動(dòng)，以獲得最佳秩序和最佳效果。

1.3.技術(shù)的自動(dòng)化

根據(jù)我國的經(jīng)濟(jì)狀況和技術(shù)實(shí)力，手工操作與自動(dòng)化在一定時(shí)期內(nèi)將會(huì)繼續(xù)存在。有的環(huán)節(jié)，即使自動(dòng)化達(dá)到了很高的程度仍然需要手工來做輔助工作，這是由檔案管理工作的性質(zhì)所決定的。

2、檔案管理現(xiàn)代化的幾點(diǎn)措施方法

2.1 注重科學(xué)管理，正確看待檔案管理工作。檔案管理作為一項(xiàng)信息資源管理工作，對于企業(yè)在信息時(shí)代中的發(fā)展所起到的巨大作用是不可估量的。因此單位領(lǐng)導(dǎo)必須要重視起檔案管理工作，加大對檔案管理工作的關(guān)注力度和精力投入，積極引進(jìn)高素質(zhì)專業(yè)人才，實(shí)施科學(xué)管理措施，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。

2.2 健全檔案管理制度

建立檔案工作制度必須遵循以下要求：第一，規(guī)章制度要體現(xiàn)合理性、科學(xué)性。建立起來的規(guī)章制度必須符合單位特點(diǎn)和檔案管理實(shí)際，以適應(yīng)單位檔案管理的需要。第二，簡明實(shí)用。制度必須具有可操作性，其建立應(yīng)以方便實(shí)用、簡便易行、可操作性強(qiáng)為目標(biāo)，以便更好地發(fā)揮制度的指導(dǎo)和規(guī)范作用。第三，堅(jiān)持制度約束的雙向性。既約束領(lǐng)導(dǎo)又約束職工。領(lǐng)導(dǎo)的行為和形象直接影響著制度的順利執(zhí)行，而職工是單位的主要構(gòu)成群體，是制度的主要約束對象和執(zhí)行者。

2.3 強(qiáng)化計(jì)算機(jī)技術(shù)運(yùn)用，實(shí)現(xiàn)檔案管理網(wǎng)絡(luò)化

網(wǎng)絡(luò)技術(shù)與計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，指紋與語音識別技術(shù)的廣泛應(yīng)用，密碼技術(shù)的深化發(fā)展，使檔案文件安全性得到有效的保障。同時(shí)，隨著電子文件簽署技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用，可對檔案電子文件資料信息的真?zhèn)芜M(jìn)行認(rèn)定與識別，為保障檔案管理中電子檔案文件的真實(shí)可靠性提供了保障。

2.4 現(xiàn)代化人才的培養(yǎng)

檔案部門目前正面臨著市場經(jīng)濟(jì)、信息社會(huì)、特別是知識經(jīng)濟(jì)的大潮與挑戰(zhàn)，以及高新技術(shù)的應(yīng)用與滲透。在知識經(jīng)濟(jì)飛速發(fā)展的數(shù)字化時(shí)代，檔案管理工作要把重點(diǎn)放在數(shù)字化管理和網(wǎng)絡(luò)化資源建設(shè)上，要培養(yǎng)一批既懂專業(yè)知識，又懂信息技術(shù)的高層次的檔案信息專業(yè)人才和新型化高層次管理人才。使之不斷吸取新知識、新思想、新方法，為迎接知識經(jīng)濟(jì)的到來做好充分的準(zhǔn)備。

2.5 實(shí)現(xiàn)智能化的管理方法，提升其信息服務(wù)功能

隨著科學(xué)技術(shù)的更新，檔案信息資源的載體實(shí)現(xiàn)了多元化發(fā)展，尤其是隨著將來的語音識別技術(shù)的開發(fā)，有助于智能化的檔案管理方式的形成。這一檔案管理方法的運(yùn)用，能夠使計(jì)算機(jī)自動(dòng)接收所有檔案信息，并根據(jù)計(jì)算機(jī)設(shè)定與編制的程序?qū)n案信息進(jìn)行自動(dòng)分類與歸檔，克服傳統(tǒng)手工檔案信息收集、整理與歸檔的缺陷，利于檔案資料的價(jià)值的展現(xiàn)，從而全面提升檔案信息的服務(wù)功能。

三、結(jié)束語

綜上所述，傳統(tǒng)的檔案管理方法已不能滿足信息時(shí)代下檔案信息利用的要求，我們必須要正確對待檔案管理工作，制定科學(xué)管理制度，提高檔案管理工作的信息化水平。而作為檔案管理人員而言，要不斷提升自身的科學(xué)知識，實(shí)現(xiàn)從保管員到知識提供者的角色轉(zhuǎn)變，全面提升檔案管理水平，為現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)

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