項(xiàng)目監(jiān)理組織與參建各方的溝通協(xié)調(diào)分析探討

錢洪波

摘 要：隨著建筑業(yè)市場的快速發(fā)展和監(jiān)理行業(yè)市場競爭的日趨激烈，對監(jiān)理服務(wù)的各項(xiàng)工作提出了新的要求，尤其在組織協(xié)調(diào)方面。一個建設(shè)工程項(xiàng)目績效的好壞，一方面取決于項(xiàng)目各參與方的項(xiàng)目管理的水平，另一方面還取決于各參與方之間的有機(jī)協(xié)調(diào)和配合。為此，本文就項(xiàng)目監(jiān)理組織與參建各方的溝通協(xié)調(diào)，進(jìn)行了相關(guān)的探討，以供廣大同仁參考借鑒。

關(guān)鍵詞：項(xiàng)目；監(jiān)理；組織協(xié)調(diào)；方法

引 言：在整個工程的建設(shè)過程中，項(xiàng)目管理總目標(biāo)與各參與方目標(biāo)之間是既相聯(lián)系又相矛盾的。因此，只有通過積極的組織協(xié)調(diào)，才能使項(xiàng)目各方彼此溝通，促使相互了解和理解，確保工程建設(shè)目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

1項(xiàng)目監(jiān)理組織協(xié)調(diào)的基本含義

所謂建設(shè)工程監(jiān)理中的組織協(xié)調(diào)工作，是指為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)，監(jiān)理人員所進(jìn)行的監(jiān)理機(jī)構(gòu)內(nèi)部人與人之間，機(jī)構(gòu)與機(jī)構(gòu)之間以及監(jiān)理組織與外部環(huán)境組織之間的溝通、調(diào)和、聯(lián)合和聯(lián)結(jié)工作，以達(dá)到在實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目總目標(biāo)中，相互理解、信任、步調(diào)一致、運(yùn)行一體化的工作。

2 項(xiàng)目監(jiān)理組織協(xié)調(diào)的基本方法

2.1交談協(xié)調(diào)

交談協(xié)調(diào)是指監(jiān)理人員與相關(guān)人員實(shí)行面對面或電話交談來解決問題的方法。該種方式往往可使參與人員留下深刻印象，因而可在一定程度上加強(qiáng)落實(shí)力度。

2.2 會議協(xié)調(diào)

監(jiān)理方采用會議協(xié)調(diào)的模式主要有工地會議、專題會議及監(jiān)理內(nèi)部會議等形式。工地會議的任務(wù)主要是對照施工實(shí)際進(jìn)度與施工計(jì)劃進(jìn)行比較，對進(jìn)度滯后情況分析其導(dǎo)致原因并提出合理建議，分析過程中出現(xiàn)的質(zhì)量及安全問題，分析形成原因，制定糾正措施；專題會議則是不定期的根據(jù)項(xiàng)目實(shí)施過程中出現(xiàn)的進(jìn)度嚴(yán)重滯后、工程出現(xiàn)重大變更等必須及時解決的質(zhì)量或安全、技術(shù)問題而召開的協(xié)調(diào)會議；監(jiān)理內(nèi)部會議則是定期召開的內(nèi)部溝通協(xié)調(diào)的會議，其宗旨是溝通各方信息并對實(shí)際發(fā)生的問題進(jìn)行答疑解惑，要求各方對實(shí)際問題各抒己見，最終能夠在專業(yè)知識豐富的總監(jiān)引導(dǎo)下對存在問題達(dá)成共識。

2.3書面協(xié)調(diào)

監(jiān)理人員通過采取會議紀(jì)要、工作聯(lián)系單、通知單及備忘錄等形式與相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)調(diào)，這既是工作需要也是監(jiān)理實(shí)施自我保護(hù)的方式。

3 項(xiàng)目監(jiān)理組織與參建各方的溝通協(xié)調(diào)

3.1 監(jiān)理組織與承包商溝通協(xié)調(diào)

工程實(shí)施過程中，監(jiān)理單位與施工單位始終是監(jiān)理與被監(jiān)理的關(guān)系。作為監(jiān)理，我們首先必須明白的一點(diǎn)是，所有的施工任務(wù)都必須依靠承包人來完成，承包人要完成任務(wù)，需要相關(guān)的組織機(jī)構(gòu)、人員、設(shè)備、材料和技術(shù)管理。當(dāng)承包人確定某個方案的時候，必須全面考慮質(zhì)量、工期、費(fèi)用之間的關(guān)系，也會考慮到制定的方法是不是容易被施工人員接受并順利實(shí)施的問題。但不少監(jiān)理的工作思路卻不是這樣的，有些人認(rèn)為，監(jiān)理要控制，就是要讓承包人聽監(jiān)理的，否則就不能達(dá)到控制的目的。這是雙方所處角度不同的原因。承包人的施工是一個系統(tǒng)，編制的方案必須服從這個系統(tǒng)。我們作為監(jiān)理，關(guān)注的目標(biāo)是不一樣的，也許我們更多的強(qiáng)調(diào)的是質(zhì)量或工期，很少關(guān)注承包人實(shí)施施工所需的成本支出。這樣，難免在工作中出現(xiàn)意見分歧爭執(zhí)，甚至施工單位對監(jiān)理單位有抵觸情緒。所以，我們作為監(jiān)理應(yīng)該充分理解施工的意圖，深入理解方案的精髓。而且應(yīng)該掌握方案與資源之間的關(guān)系，這樣就有了一個共同的基礎(chǔ)。如果監(jiān)理簡單地說是與不是，同意與不同意，則無法與承包人達(dá)成共識，即使承包人表面上給予答應(yīng)，事實(shí)上也不可能積極進(jìn)行推廣，因?yàn)檫@樣的方案不一定對承包人有利，而要促進(jìn)承包人努力實(shí)施監(jiān)理的要求和合同文件的要求，最好的方案應(yīng)該是理解并掌握承包人的總體安排和具體的實(shí)施方案，這樣，才有實(shí)現(xiàn)目標(biāo)的可能。所以，應(yīng)該與承包人積極進(jìn)行溝通和交流，讓施工單位了解監(jiān)理人員的職責(zé)所在，理解監(jiān)理人員的良苦用心，讓施工單位明白監(jiān)理單位與施工單位目的的一致性就很重要。對結(jié)構(gòu)安全類存在的問題要講原則，對有一定彈性的問題可適當(dāng)靈活。

3.2 監(jiān)理組織與建設(shè)方溝通協(xié)調(diào)

就關(guān)系而言，建設(shè)方與監(jiān)理方的關(guān)系是協(xié)議關(guān)系。只有讓建設(shè)單位充分了解監(jiān)理方的能力，對監(jiān)理服務(wù)可能達(dá)到的效果充滿信心，才可能對監(jiān)理方給予相應(yīng)的授權(quán)，并在過程中積極支持監(jiān)理方開展工作。要達(dá)到這樣的效果，除了監(jiān)理方認(rèn)真履行自己的職責(zé)，完成好本職工作以外，還要靠監(jiān)理方與建設(shè)方在整個建設(shè)過程中全面的、不間斷的溝通。通過溝通，監(jiān)理方可以了解建設(shè)方的意圖和需要的信息；通過溝通，建設(shè)方可以感受到監(jiān)理方在工程建設(shè)中起到的作用，這樣的結(jié)果就是溝通的目的。下面就淺談一下項(xiàng)目監(jiān)理部與建設(shè)方的溝通。

3.2.1 溝通的形式

溝通的形式是多種的，但歸納起來可以劃分為書面形式的溝通、會議形式的溝通、日常工作中的交流溝通等。

（1） 書面形式的溝通

包括監(jiān)理規(guī)劃、監(jiān)理月報(bào)等等。

① 監(jiān)理規(guī)劃

監(jiān)理規(guī)劃是項(xiàng)目監(jiān)理部開展項(xiàng)目監(jiān)理工作的指導(dǎo)性文件，通過該文件，建設(shè)方可以對監(jiān)理工作計(jì)劃有一個較全面的了解。內(nèi)容全面，針對性強(qiáng)的監(jiān)理規(guī)劃能夠讓建設(shè)方對監(jiān)理的工作能力充滿信心，并直接影響到建設(shè)方對監(jiān)理方的信任程度。

② 監(jiān)理月報(bào)

監(jiān)理月報(bào)是由項(xiàng)目監(jiān)理部每月底提交給建設(shè)方的階段性文件，監(jiān)理月報(bào)中所反映的對本工程建設(shè)的建議和意見，能讓建設(shè)方體會監(jiān)理方的責(zé)任感與專業(yè)性，是監(jiān)理方超前管理意識的一種體現(xiàn)，急工程所急，想工程所想的建議會使監(jiān)理方被建設(shè)方認(rèn)同并感激。

（2） 會議形式的溝通

會議形式包括監(jiān)理例會以及技術(shù)交底會等。

① 監(jiān)理例會

一般都是由監(jiān)理方主持，參建各方參與的一種溝通形式。會議是一種高效的解決問題的溝通方法，監(jiān)理方在會議上不但要平衡各方意見，也要敢于表述自己的意見。監(jiān)理例會各有特點(diǎn)，但事實(shí)證明：拖踏冗長的會議會使參會各方（含建設(shè)方）感到反感，相反，精煉的會議能取得良好的效果，建設(shè)方也很愿意接受并積極參與此種交流。

② 技術(shù)交底會

這里所說的技術(shù)交底會是指就某個分項(xiàng)工程和工序，監(jiān)理方按照監(jiān)理實(shí)施細(xì)則以及相關(guān)規(guī)范，向承包方開展的技術(shù)和規(guī)定的交底，建設(shè)方做為旁聽，此種溝通形式專業(yè)性較強(qiáng)，要求監(jiān)理方做好充分的準(zhǔn)備，要讓建設(shè)方感受到監(jiān)理方高水準(zhǔn)的專業(yè)技術(shù)能力。通過這種溝通，建設(shè)方也會很認(rèn)同監(jiān)理方這種做法。

（3） 日常工作中的交流溝通

日常工作中的溝通主要是通過交談的方法開展，通過交談可以反映一個監(jiān)理工程師的綜合素質(zhì)，包括專業(yè)技術(shù)水平、應(yīng)變能力、協(xié)調(diào)能力等等，所以應(yīng)該支持并鼓勵這種溝通形式。

當(dāng)然，不一樣的溝通形式會取得不一樣的效果，下面要談的溝通的時機(jī)與策略的選擇。

3.2.2 溝通時機(jī)與策略的選擇

溝通的時機(jī)和策略選擇因人、因時、因地、因事件不一樣而不一樣，不能一概而論。

（1） 重視溝通的時機(jī)與環(huán)境

監(jiān)理工程師溝通時應(yīng)找準(zhǔn)切入點(diǎn)，適時的展開溝通。另一方面，監(jiān)理工程師在任何情況下，即使有充足的理由，也應(yīng)避免憤怒、喜樂等情緒波動，或者相反，因自責(zé)、愧疚而輕易承擔(dān)責(zé)任，溝通應(yīng)是在一個理智、平和、友好的氛圍中開展。

（2） 監(jiān)理方與建設(shè)方產(chǎn)生較大分歧時的溝通

工程建設(shè)過程中，有時出現(xiàn)因某個問題監(jiān)理方與建設(shè)方產(chǎn)生較大分歧，當(dāng)監(jiān)理工程師利用豐富的施工經(jīng)驗(yàn)不能說服建設(shè)方時，監(jiān)理工程師應(yīng)提出“服從業(yè)主決定，保留監(jiān)理意見”，對此建設(shè)方會采取十分慎重的態(tài)度。

4 結(jié)束語

總之，組織協(xié)調(diào)是一種管理的藝術(shù)，最大限度地調(diào)動各方面的積極性、主動性，使大家能夠協(xié)同作戰(zhàn)，創(chuàng)造出“天時、地利、人和”的良好環(huán)境和工作氛圍，確保工程項(xiàng)目的目標(biāo)順利實(shí)現(xiàn)。

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