事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題及措施

1.前言

隨著我國(guó)社會(huì)主義經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展和社會(huì)主義制度的不斷完善，事業(yè)單位的重要性不斷變大，地位也不斷提升，單位文書(shū)檔案的數(shù)量和規(guī)模也隨之發(fā)生了變化，這在一定程度上要求文書(shū)檔案管理要具有更高水平。目前，我國(guó)事業(yè)單位在檔案管理工作方面還存有一些缺陷和不足，根據(jù)這些缺陷不足，需要我們制定出一套切實(shí)有效的解決方案。雖然事業(yè)單位在不斷進(jìn)行改革，而且已初見(jiàn)成效，但其中還是不乏存在著不足之處，而這些缺陷將會(huì)影響著文書(shū)檔案管理工作的質(zhì)量和效率，因此積極研究具有針對(duì)性且有效的解決方案，以促進(jìn)事業(yè)單位更好更快的發(fā)展勢(shì)在必行。

2.事業(yè)單位文書(shū)檔案管理中的問(wèn)題

2.1事業(yè)單位對(duì)檔案管理工作缺乏重視

目前，由于檔案管理工作無(wú)法在短期內(nèi)取得經(jīng)濟(jì)效益，創(chuàng)造利潤(rùn)，使得很多事業(yè)單位不夠重視這項(xiàng)工作，沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)到其重要性，忽視了對(duì)檔案管理人員精心的培養(yǎng)和管理設(shè)備及時(shí)地更新，也沒(méi)有做到對(duì)工作人員進(jìn)行定期培訓(xùn)，這使得管理人員缺乏足夠的專(zhuān)業(yè)知識(shí)和綜合素質(zhì)，無(wú)法緊跟時(shí)代的潮流。另一方面，檔案管理人員對(duì)于檔案的管理還處于原始的基礎(chǔ)上，只是對(duì)檔案抄抄寫(xiě)寫(xiě)以及保管，缺乏對(duì)事業(yè)單位有用信息的開(kāi)發(fā)，導(dǎo)致了單位無(wú)法充分發(fā)揮檔案應(yīng)有的價(jià)值。

2.2文書(shū)檔案管理制度不健全

目前，我國(guó)事業(yè)單位的文書(shū)檔案管理制度不夠完善和規(guī)范，主要是因?yàn)闄n案管理工作比較復(fù)雜繁瑣，各部門(mén)的工作人員也缺少重視，因此對(duì)于檔案管理的制度完善方面有些懈怠。而且檔案沒(méi)有及時(shí)整理清晰，使得大量的資料無(wú)法充分利用。這個(gè)問(wèn)題導(dǎo)致了部分事業(yè)單位檔案管理工作不能正常開(kāi)展，提高了管理成本，甚至影響了工作質(zhì)量，降低了工作效率。

2.3文書(shū)檔案管理人員專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高

由于事業(yè)單位對(duì)文書(shū)檔案的管理缺乏足夠的重視，以至于人員的更換性較大，在人員的選擇上多選擇一些薪資較低的臨時(shí)工，這在很大程度上導(dǎo)致了工作人員沒(méi)有足夠的職業(yè)責(zé)任感以及專(zhuān)業(yè)性。而單位方面又沒(méi)有對(duì)這些臨時(shí)工進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)和引導(dǎo)，管理人員缺乏專(zhuān)業(yè)知識(shí)，綜合素質(zhì)不高。在管理工作中，這些人員缺乏豐富的文書(shū)檔案管理工作經(jīng)驗(yàn)，對(duì)檔案的立卷、分類(lèi)等工作不熟悉，在工作中經(jīng)常丟失檔案信息，或者出現(xiàn)其他問(wèn)題，再加上單位沒(méi)有制定適當(dāng)?shù)募?lì)機(jī)制，人員沒(méi)有認(rèn)真努力工作的動(dòng)力，缺乏工作的熱情和積極性，阻礙了檔案管理工作的順利進(jìn)行。

2.4文書(shū)檔案管理方式不先進(jìn)

隨著社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，信息化水平不斷提高，計(jì)算機(jī)技術(shù)不斷進(jìn)步，互聯(lián)網(wǎng)系統(tǒng)已經(jīng)廣泛地滲透到了各個(gè)領(lǐng)域，現(xiàn)代化信息的管理設(shè)備應(yīng)用率也在不斷飆升。但事業(yè)單位的檔案管理仍然沿用著傳統(tǒng)的管理模式，有的甚至采用傳統(tǒng)的手工錄入管理，沒(méi)有及時(shí)引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，以致管理水平低下，這在一定程度上加大了管理工作的工作量，極大地影響了管理工作的質(zhì)量和效率，不利于事業(yè)單位的發(fā)展。

3.管理問(wèn)題解決對(duì)策

3.1提高對(duì)檔案管理工作的重視程度

從長(zhǎng)遠(yuǎn)來(lái)看，充分認(rèn)識(shí)到事業(yè)單位的檔案管理工作是節(jié)約成本、創(chuàng)造經(jīng)濟(jì)效益、引進(jìn)人才的重要保障。只有重視檔案管理工作，才能督促工作人員清楚地認(rèn)識(shí)自己工作的重要性，從而更好地投入管理。事業(yè)單位方面，要針對(duì)性的培養(yǎng)檔案管理人員，通過(guò)有關(guān)部門(mén)制定好有效的管理?xiàng)l例，來(lái)約束管理人員。單位根據(jù)人員的表現(xiàn)來(lái)進(jìn)行獎(jiǎng)懲，工作優(yōu)秀的給予獎(jiǎng)勵(lì)，工作問(wèn)題多的給予適當(dāng)?shù)膽土P，以此激發(fā)工作人員的熱情和積極性，提高工作效率。檔案管理人員方面，要按時(shí)做好專(zhuān)業(yè)的知識(shí)培訓(xùn)，及時(shí)更新對(duì)于檔案管理的知識(shí)和技能，提高責(zé)任意識(shí)和工作素質(zhì)，認(rèn)真做好自己的工作。

3.2完善檔案管理制度

實(shí)踐證明，在事業(yè)單位內(nèi)部，形成任何一項(xiàng)科學(xué)規(guī)范的制度，都可以有效的提高工作效率，而且，目前我國(guó)事業(yè)單位的檔案管理工作中的不足之處，有一部分是由于不健全的管理體制造成的，所以對(duì)于檔案管理工作，形成相應(yīng)的嚴(yán)格的制度規(guī)范是十分必要的。因此，事業(yè)單位檔案管理工作要根據(jù)自身的具體情況和發(fā)展結(jié)果，建立一套完善的健全的管理體制，并將制度落實(shí)到具體的實(shí)踐中來(lái)。只有這樣，才能使各項(xiàng)政策有效地貫徹實(shí)施，提高工作質(zhì)量和工作效率，以推動(dòng)事業(yè)單位的健康發(fā)展。

3.3提升檔案管理人員的專(zhuān)業(yè)素質(zhì)

隨著事業(yè)單位的不斷發(fā)展，單位對(duì)于工作人員素質(zhì)的要求越來(lái)越高。提升檔案管理人員的工作能力越來(lái)越重要，不但要加強(qiáng)管理人員對(duì)自己工作的認(rèn)知程度，提高對(duì)自身工作的了解，還要加大對(duì)檔案管理工作的宣傳力度，使檔案管理工作可以被越來(lái)越多的人所認(rèn)知。而且要不斷健全檔案管理機(jī)制，使這項(xiàng)工作更加的科學(xué)化、系統(tǒng)化。因此，單位要注重檔案管理人員專(zhuān)業(yè)技能地培養(yǎng)，提高工作人員的知識(shí)水平和業(yè)務(wù)水平，使其能夠熟練地完成文書(shū)檔案的收集、鑒定、保管、利用等管理工作，從而適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的步伐。此外，單位要定期組織檔案管理人員參加各事業(yè)單位的檔案管理交流研討會(huì)，以便掌握更多先進(jìn)的檔案管理方法，為人員以后更有創(chuàng)造性的做好自己的工作提供有力的保障。

3.4更新檔案管理設(shè)備

在檔案管理工作中，需要積極地引進(jìn)先進(jìn)的技術(shù)設(shè)備，及時(shí)更新原有的管理設(shè)備。在時(shí)代發(fā)展的今天，信息化技術(shù)日新月異，發(fā)展突飛猛進(jìn)，而事業(yè)單位為了其穩(wěn)步發(fā)展，也需要緊跟社會(huì)發(fā)展的潮流，在檔案管理工作上加大資金投入，積極地引用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)和管理設(shè)備，促進(jìn)檔案管理的科學(xué)化發(fā)展，努力實(shí)現(xiàn)檔案管理工作效率得到提高的目的。根據(jù)時(shí)代發(fā)展的前景，檔案管理必將會(huì)擺脫原有的傳統(tǒng)管理模式，朝著電子檔案的方向發(fā)展。只有緊跟時(shí)代發(fā)展的腳步，才可以將檔案管理的作用更好的發(fā)揮出來(lái)。

4.結(jié)束語(yǔ)

根據(jù)上文的敘述，我們知道檔案管理工作對(duì)事業(yè)單位的發(fā)展有著極大的促進(jìn)意義，要想事業(yè)單位更好的發(fā)展，做好檔案管理工作是十分重要的一步。但是現(xiàn)今的很多事業(yè)單位都沒(méi)有足夠地重視檔案管理工作，各個(gè)工作人員也都沒(méi)有真正意識(shí)到檔案管理工作對(duì)單位發(fā)展的真正作用，束縛了事業(yè)單位的發(fā)展。因此，重視檔案管理工作，建立健全完善的管理體制，促進(jìn)事業(yè)單位文書(shū)檔案的管理是十分必要的。

（作者單位：杭州市河道管理總站）

作者簡(jiǎn)介

何曉青（1965～），女，漢族，浙江諸暨，檔案館員，杭州市河道管理總站。研究方向：機(jī)關(guān)事業(yè)單位檔案管理的特點(diǎn)，檔案的開(kāi)發(fā)利用、檔案的保護(hù)；電子文件的管理流程、方法和技術(shù)，以及電子文件的利用等。