淺述加強檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性研究

陳思妤

【摘要】檔案管理工作的重要性不容忽視，但是要想做好檔案管理工作卻并不容易，這主要是檔案的復(fù)雜性和多樣性特點所決定的，因此，對于檔案管理來說必須解決好這些問題，而這些問題的解決有在很大程度上決定于檔案管理的基礎(chǔ)工作質(zhì)量，本文就針對檔案管理中的基礎(chǔ)工作首先指出了檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性，然后通過分析當(dāng)前檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的主要問題，探討了如何加強檔案管理的基礎(chǔ)工作。

【關(guān)鍵詞】檔案管理；基礎(chǔ)工作；重要性；問題；措施

檔案管理的基礎(chǔ)工作，顧名思義，從基礎(chǔ)兩個字我們就可以看出其對于整個檔案管理工作的重要意義，可以說直接決定著檔案管理的成敗，但是就當(dāng)前的檔案管理基礎(chǔ)工作現(xiàn)狀來看，因為檔案信息的多樣化和數(shù)量的繁雜，導(dǎo)致基礎(chǔ)工作的難度也隨之提高，進(jìn)而造成了很多問題的存在，而這些檔案管理基礎(chǔ)問題的存在也必然會影響著檔案管理的效果，因此，今后，針對檔案管理基礎(chǔ)工作中的一些問題來說，必須加強管理和控制，盡可能的減少問題和影響因素的存在，確保檔案管理基礎(chǔ)工作的質(zhì)量，最終保障檔案管理的效果。

1.檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性

檔案管理基礎(chǔ)工作對于整個檔案管理來說，最為主要的特點就是基礎(chǔ)性，而這一特性也就決定著其對于檔案管理的重要價值，可以說，檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案管理具有決定性的意義，具體來說，檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性主要體現(xiàn)在以下三點：

1.1規(guī)范檔案管理工作

對于檔案管理這一工作來說，其最為主要的一個要求就是規(guī)范化要求，這主要是相對于檔案管理工作的主要工作性質(zhì)而言的，因為檔案管理的主要工作內(nèi)容就是針對一些檔案信息進(jìn)行歸納整理、儲存、查閱和傳遞，而這些過程都對于規(guī)范性提出了較高的要求，只有達(dá)到了較高的規(guī)范化程度才能夠保障這些流程的順利進(jìn)行，保障高效率的實現(xiàn)，而對于檔案管理的規(guī)范性要求來說，檔案管理的基礎(chǔ)工作意義重大，做好了檔案管理的基礎(chǔ)工作才能夠保障檔案管理的規(guī)范化，具體來說，首先，檔案管理的基礎(chǔ)工作能夠針對較為繁雜的檔案信息進(jìn)行系統(tǒng)的分類歸納，進(jìn)而就能夠避免檔案信息的混亂，這其實就是規(guī)范化管理的一個本質(zhì)要求，也是檔案管理基礎(chǔ)工作重要性的一個重要體現(xiàn)；另外，檔案管理基礎(chǔ)工作還存在一個重要的操作內(nèi)容就是把檔案信息中的一些無用信息或者說是過期的信息進(jìn)行清除，這樣就能夠在較大程度上減少檔案管理的工作內(nèi)容，提高檔案管理的效率，也就能夠有效的促進(jìn)檔案管理工作的規(guī)范化過程。

1.2保障檔案管理的準(zhǔn)確性

因為檔案管理的內(nèi)容較為繁雜，管理的難度比較大，所以很容易出現(xiàn)各種錯誤而影響檔案管理的準(zhǔn)確性，但是檔案的重要性又是不可忽視的，因此，提高檔案管理的準(zhǔn)確性就成了我們必須關(guān)注的一個重要問題，在這一點上，檔案管理的基礎(chǔ)工作具有作為基本的重要價值。檔案管理的精確性其實也就是主要針對檔案信息而言的，而這些檔案信息又是整個檔案基礎(chǔ)的組成部分，可見，檔案管理的基礎(chǔ)工作也就決定著檔案管理的精確性，并且這種精確性的保障是貫穿于整個的檔案管理過程中的，首先，在最初的檔案信息收集和處理階段，檔案基礎(chǔ)的有效管理能夠保障這些最為基本的檔案信息的準(zhǔn)確性，并且對于最初的歸納分類也能夠做出最為明確的劃分，避免了歸類的錯誤；另外，檔案管理中對于檔案信息的查詢和調(diào)取是最為關(guān)鍵的一步，也是檔案管理重要性的基本體現(xiàn)，在此過程中，準(zhǔn)確性也是一個基本要求，而要想做好查詢和調(diào)取的準(zhǔn)確性就必須要首先保障計算機內(nèi)部存在的所有檔案信息的準(zhǔn)確性，這是一個基本要求，而這也恰恰是檔案管理基礎(chǔ)工作的內(nèi)容，可見，檔案管理基礎(chǔ)工作對于檔案管理的準(zhǔn)確性來說意義重大。

1.3促進(jìn)檔案管理的現(xiàn)代化

隨著社會的發(fā)展，當(dāng)前各行各業(yè)都在實現(xiàn)自身的現(xiàn)代化發(fā)展，對于檔案管理工作來說也不例外，這也是當(dāng)前我國檔案管理的一個現(xiàn)狀，在檔案管理過程中充分的引入計算機技術(shù)、信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等技術(shù)手段來提高檔案管理的現(xiàn)代化進(jìn)程，可能很多人都覺得這種現(xiàn)代化的進(jìn)程無非是相關(guān)技術(shù)和設(shè)備的引入和使用，和檔案管理的基礎(chǔ)應(yīng)該不存在密切關(guān)系，這種看法明顯存在較大的偏頗，現(xiàn)代化進(jìn)程的發(fā)展也必須要以檔案管理的基礎(chǔ)工作為基本前提，只有確保了檔案管理基礎(chǔ)工作的準(zhǔn)確性才能夠在利用新技術(shù)設(shè)備的過程中保障檔案管理的效果，相反，如果檔案管理的基礎(chǔ)工作存在問題的話，那么隨著這些技術(shù)設(shè)備的逐漸更新，甚至?xí)斐筛蟮臋n案管理錯誤；從另外一方面看，檔案管理基礎(chǔ)工作的進(jìn)展也必須依靠于這些新的技術(shù)手段來提高其自身的工作效率，兩者之間是相互促進(jìn)相互影響的關(guān)系。

2.檔案管理基礎(chǔ)工作中存在的問題

雖然檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性極為關(guān)鍵，但是問題也是依然存在的，并且現(xiàn)狀并不良好，具體來看，其中存在的主要問題有以下幾點：（1）首先，對于檔案管理的基礎(chǔ)工作來說，其最為基本的處理目標(biāo)就是檔案信息，以傳統(tǒng)的管理手段為例就是檔案案卷，在這一點上存在的主要問題就是檔案案卷的內(nèi)容豐富程度不一樣，存在一定的傾斜度，沒有做到盡可能的完善和全面；（2）其次，對于檔案基礎(chǔ)工作的主要內(nèi)容，檔案案卷的整理存在明顯的問題，尤其是需要做好的相應(yīng)標(biāo)注存在標(biāo)注不清現(xiàn)象，比如對于相應(yīng)檔案內(nèi)容的頁碼標(biāo)注存在明顯的錯誤或者是疏漏等問題；（3）再次，檔案基礎(chǔ)工作中還表現(xiàn)出較為明顯的混亂問題，尤其是對于具體的相關(guān)聯(lián)的檔案基礎(chǔ)內(nèi)容來說，并沒有進(jìn)行相應(yīng)的管理處理，隨意安置導(dǎo)致后期的使用困難；（4）最后，規(guī)范程度較低問題也是一個重要的威脅，尤其是對于當(dāng)前的檔案管理工作而言，其對于規(guī)范化的要求越來越嚴(yán)格，而基礎(chǔ)工作中的不規(guī)范現(xiàn)象直接導(dǎo)致了檔案管理的不規(guī)范表現(xiàn)。

3.加強檔案管理基礎(chǔ)工作的措施

針對檔案管理基礎(chǔ)工作的重要性以及其當(dāng)前的現(xiàn)狀和面臨的問題來說，我們必須采取相應(yīng)的措施來加強檔案管理基礎(chǔ)工作的效果，具體來說：（1）首先，必須加強對于檔案管理基礎(chǔ)工作的重視程度，只有重視程度得到了相應(yīng)的提高才能夠保障相關(guān)管理人員能夠把注意力放在檔案管理的基礎(chǔ)工作上，進(jìn)而才能夠有利于基礎(chǔ)工作效果的提升，當(dāng)然這種重視程度必須是自上而下的，從最高層的管理人員到最低級的執(zhí)行人員都應(yīng)該意識到基礎(chǔ)工作的重要性；（2）其次，加強檔案管理基礎(chǔ)工作的規(guī)范性，這也是最為基本的一個要求，上文已經(jīng)進(jìn)行了詳細(xì)的闡述，在此就不進(jìn)行重復(fù)贅述了；（3）最后，加強現(xiàn)代化發(fā)展進(jìn)程的發(fā)展速度也是一個有效的措施，這也是檔案管理的一個基本要求，即合理的引入一些高科技含量的技術(shù)和設(shè)備來為檔案管理的基礎(chǔ)工作服務(wù)。

結(jié)束語

綜上所述，在當(dāng)前我國的檔案管理過程中，其基礎(chǔ)工作的重要價值不容忽視，并且理應(yīng)引起足夠的重視，只有做好了檔案管理的基礎(chǔ)工作才能夠保障檔案管理朝著規(guī)范化、準(zhǔn)確性和現(xiàn)代化方向發(fā)展，這對于今后檔案管理工作的重要啟示就是必須加強對于基礎(chǔ)工作的重視，以檔案管理的基礎(chǔ)工作為最根本的著眼點，切實加強檔案管理的工作效果。

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