水利工程勘測設(shè)計中電子檔案的管理與利用

吳杰

廣西水利電力勘測設(shè)計研究院

摘要：傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)難以適應時代發(fā)展的需要，尤其是在當前信息技術(shù)不斷發(fā)展的今天，電子檔案已經(jīng)逐步取代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案，且在諸多水利勘測設(shè)計中得到了廣泛的應用。因而本文正是基于這一背景，首先從水利工程勘測設(shè)計中電子檔案的特點入手，分析電子檔案管理的內(nèi)容；其次分析了水利工程勘測設(shè)計電子檔案管理和利用的現(xiàn)狀；再次提出了關(guān)于如何加強水利工程勘測設(shè)計中電子檔案的管理與利用的淺見；最后對全文進行了簡單的總結(jié)。旨在與同行強化業(yè)務(wù)之間的交流，不斷的提高水利工程勘測設(shè)計成效。

關(guān)鍵詞：水利工程；勘測設(shè)計；電子檔案；管理；利用

在水利工程勘測設(shè)計中，電子文檔的作用主要是記錄設(shè)計成果，且并為整個設(shè)計工作的開展提供思路，所以為了更好地強化對其的管理和利用，我們必須結(jié)合其特點強化對其的管理，尤其是應結(jié)合其管理內(nèi)容和現(xiàn)狀，強化對其的管理和利用，從而更好地促進水利工程勘測設(shè)計的成效。

1.水利勘測設(shè)計電子檔案特點及其內(nèi)容分析

在水利勘測設(shè)計中，其電子檔案主要是對形成的文字表格和圖形圖像進行記錄，從而更好地利用計算機對其識別和處理，再將其存在存儲介質(zhì)之上，并利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進行傳輸，所以其與傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在一定的特點，所也在管理內(nèi)容上也會發(fā)生變化。以下就其特點和管理內(nèi)容進行分析。

1.1特點分析

一是電子檔案為多部分組成，具有較強的系統(tǒng)性和完整性，尤其是其所包含的文本表格和圖形圖形，均是整個檔案的組成部分。二是階段性特點，由于水利工程勘測設(shè)計包含了勘測和規(guī)劃以及初步設(shè)計、施工研究以及竣工驗收等階段，而這些均需要在電子檔案中體現(xiàn)出來，所以其具有的階段性特點成為整理和分類的要點。三是專業(yè)性特點，水利工程勘測設(shè)計是具有較強的專業(yè)性，需要不同專業(yè)的技術(shù)人員參與和相互配合而完成，所以其專業(yè)設(shè)計文件所涉及的專業(yè)性較強。四是動態(tài)性特點，由于水利工程勘測設(shè)計主要服務(wù)于水利施工，而在施工中難免出現(xiàn)這樣或那樣的變更，所以必須動態(tài)性的對其進行設(shè)計，才能確保設(shè)計的精準性和適時性。五是便于復制、修改、增刪以及易于保管、查詢和維護，能有效的促進檔案的管理效率。

1.2管理內(nèi)容

水利工程勘測設(shè)計中，電子檔案管理的內(nèi)容主要是對其進行整理和歸檔。在整理過程中，主要是結(jié)合年度和組織機構(gòu)以及保管期限實施組卷，并按照時間與機構(gòu)對其實施分盤保管，從而為保存和查找提供便利，對相同時間內(nèi)歸檔部門文件集中在某一介質(zhì)上存儲，便于對其的利用，且在同一接收歸檔文件之后進行數(shù)據(jù)庫的建立，從而為計算機內(nèi)部的查詢提供便利。而在歸檔過程中，由于電子檔案具有諸多類型，所以應對其實施分類歸檔管理，有科技類、基建類、設(shè)備類、科研類等檔案，并對其實施分類管理[1]。

2.分析水利工程勘測設(shè)計電子檔案管理和利用的現(xiàn)狀

通過上述分析，我們對水利勘測設(shè)計電子檔案特點及其內(nèi)容有了一定的認識，但是就當前管理和利用的現(xiàn)狀來看，目前仍存在這樣或那樣的問題，具體表現(xiàn)如下。

一是在管理模式上缺乏統(tǒng)一性和規(guī)范性。當前，我國主管水利檔案的行政部門尚未制定與該行業(yè)相符的電子文檔歸檔和管理方面的規(guī)定，即便在現(xiàn)代水利工程勘測設(shè)計中借鑒了其他行業(yè)強化電子檔案的管理，但是其被利用的情況則少之又少，導致其優(yōu)越性難以得到有效的發(fā)揮，所以現(xiàn)在很多水利工程勘測設(shè)計的電子文檔由于缺乏統(tǒng)一制定的規(guī)劃，而更多的是在勘察設(shè)計人員手中散落，導致其被損壞、失散和失效甚至泄密等問題頻現(xiàn)。

二是在知識結(jié)構(gòu)上缺乏先進性和創(chuàng)新性。由于電子檔案和紙質(zhì)檔案的管理方式不同，所以電子檔案的管理理念、形式以及方法均面臨著新的挑戰(zhàn)，所以傳統(tǒng)的檔案管理人員在知識結(jié)構(gòu)上已經(jīng)難以滿足電子檔案管理的需要，錯誤的認為電子文件要轉(zhuǎn)換成電子檔案的難度較大，而且紙質(zhì)檔案和電子檔案需要同時一起保存，因而其工作量不僅沒有降低，而且增加工作負擔，加上有效的檔案管理人員自身的計算機基礎(chǔ)較差，極大的影響了水利工程勘測設(shè)計電子檔案管理水平的提升。

三是電子檔案的完整性和系統(tǒng)性有待進一步完善。由于水利工程勘測設(shè)計包含了勘察規(guī)劃和可行性研究以及初步設(shè)計和施工圖圖竣工圖的設(shè)計，所以其設(shè)計跨度時間較長，檔案的整理往往需要在項目竣工后進行，隨著電子文件的增加，而計算機自身的儲存有限，所以很多新生成的電子文件就會覆蓋之前的電子文件，偶計算機發(fā)生故障，還會導致其保存不完善，甚至導致電子文檔被非法竊取和丟失的風險[2]。

3.關(guān)于如何加強水利工程勘測設(shè)計中電子檔案的管理與利用的淺見

一是強化電子檔案管理人員的教育和培訓，不斷的提高其責任意識，尤其是應盡可能地促進其專業(yè)技能的提升，切實掌握水利工程勘測設(shè)計中電子文檔的特點，并通過教育和培訓不斷提高自身的專業(yè)技術(shù)水平，切實強化專業(yè)技術(shù)知識的學習，為電子檔案管理水平和利用效率的提升奠定堅實的基礎(chǔ)。

二是切實做好保管和轉(zhuǎn)換工作。就水利工程勘測設(shè)計的電子文檔而言，我們必須將需要歸檔的電子文件進行集中并備份，所以主要是一式三份的方式對其進行保存，分別用于封存保管、借閱和異地保存，而且為了確保電子檔案管理成效，還應對電子文件實施“一檔存”，這樣既能確保其原始性的保存，還能確保其完整性的使用。由于利用光盤對其保存會導致數(shù)據(jù)丟失，所以我們應利用U盤、移動硬盤等新型存儲介質(zhì)加強對其的保管，同時將其存入云盤之中，才能確保萬無一失。這樣既能為查閱和管理帶來便利，還能利用電子文檔管理系統(tǒng)對其進行建檔保存，同時為了便于查閱，還應將其格式進行轉(zhuǎn)換，并以多種格式存在，盡可能地滿足查閱的需要，常見的格式主要有doc文件和xls文件，應將其轉(zhuǎn)換成pdf和caj等格式。

三是切實強化對其的利用。電子檔案的出現(xiàn)為其利用帶來了巨大的便利，從而在水利工程勘測設(shè)計中，以最短的時間檢索所需的信息，從而確保其利用的效率得到了提升，調(diào)查的準確率也大幅度的提高。所以我們在利用水利工程勘測設(shè)計的電子文檔時，由于其將傳統(tǒng)的管理偶是改變，并能在諸多終端中將檔案顯示出來，所以我們應結(jié)合工程建設(shè)的需要，切實強化對其的利用，及時的保存有關(guān)數(shù)據(jù)資料，同時也應強化對其的利用，盡可能地實現(xiàn)檔案的無紙化，才能為促進水利工程勘測設(shè)計成效的提升彰顯實力，促進整個水利工程順利高效的開展[3]。

4.結(jié)語

綜上所述，在現(xiàn)代水利工程中，勘測設(shè)計是一項十分系統(tǒng)而又復雜的工作，而在勘測設(shè)計中勢必會涉及檔案方面的問題，而傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案不僅繪制難度大，而且在保管和維護以及利用上存在諸多弊端，例如不易保管，維護工作繁瑣，查找利用難度大等。所以在現(xiàn)代水利工程勘測設(shè)計中，電子檔案已成為主要是檔案保存方式，所以我們應緊跟時代發(fā)展的潮流，切實強化對其的管理和應用，才能更好地促進其利用率的提升。

參考文獻：

[1]毛云霞.試論水利工程勘測設(shè)計中電子檔案的管理與利用[J].辦公室業(yè)務(wù)，2014，19：76+82.

[2]丁紅娟，王平，黃水清.加強水利工程勘測設(shè)計科技檔案管理的思考[J].水利規(guī)劃與設(shè)計，2011，01：48-50+78.

[3]茆榮珍.水利勘測設(shè)計電子文件歸檔與電子檔案管理面臨的問題及對策[J].治淮，2002，11：29-30.