以高校干部檔案現(xiàn)狀為例探索個(gè)性化建設(shè)途徑

劉春意

摘要：目前，很多干部檔案工作者、相關(guān)學(xué)者認(rèn)為，我們的干部檔案因缺少個(gè)性材料的支撐而存在一定的局限性，但未提出有效的解決辦法。本文將以高校為例，從干部檔案的特點(diǎn)入手，闡述干部檔案?jìng)€(gè)性化的重要性，并力求探索實(shí)現(xiàn)干部檔案?jìng)€(gè)性化的途徑。

關(guān)鍵詞：高校干部檔案特點(diǎn)個(gè)性化途徑

當(dāng)前，我們的干部檔案所收集的人事材料重結(jié)果、輕過(guò)程，能反映當(dāng)事人的成績(jī)，看不到其行為處事技巧、未來(lái)發(fā)展?jié)撃埽卯?dāng)下干部檔案工作者及學(xué)者們熟知的詞來(lái)說(shuō)就是“沒(méi)個(gè)性”。干部檔案中的十大類(lèi)就像十個(gè)職能部門(mén)，只接受各自規(guī)定范圍內(nèi)的人事材料，能活靈活現(xiàn)展現(xiàn)當(dāng)事人個(gè)性的材料往往無(wú)類(lèi)可歸，這種缺乏個(gè)性、缺少建設(shè)性材料的干部檔案基本難以立體、全面的展現(xiàn)當(dāng)事人，也就不能發(fā)揮其應(yīng)有的價(jià)值。下面，本人以高校為例，試從干部檔案的特點(diǎn)來(lái)分析、探索干部檔案?jìng)€(gè)性化的重要性及其實(shí)現(xiàn)途徑。

一、高校干部檔案的管理現(xiàn)狀

干部檔案包括以下6類(lèi)人員的人事檔案：黨的機(jī)關(guān)工作人員；國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員；軍隊(duì)排以上軍政人員；國(guó)有企業(yè)管理人員；國(guó)有事業(yè)單位工作人員；群眾團(tuán)體工作人員。高校干部檔案當(dāng)屬?lài)?guó)有事業(yè)單位工作人員的人事檔案。干部檔案從抗戰(zhàn)時(shí)期的零散雜亂階段發(fā)展到現(xiàn)在的規(guī)范統(tǒng)一、完善提高階段，其發(fā)展目的是為了服務(wù)現(xiàn)實(shí)，不論那類(lèi)人員的人事檔案都是以此為存在價(jià)值。近來(lái)，筆者工作之余走訪了河南的幾所高校，并綜合筆者所在高校的實(shí)際情況，對(duì)干部檔案的現(xiàn)狀及存在的問(wèn)題進(jìn)行了初略分析。

1.干部檔案并未很好發(fā)揮利用價(jià)值

高校的干部檔案較之其他機(jī)構(gòu)的干部檔案而言，雖同樣必須具備現(xiàn)實(shí)、完整、真實(shí)、動(dòng)態(tài)、保密的性質(zhì)，但仍有其特殊的地方：高校首先以育人為本，所以有相當(dāng)一部分干部檔案的當(dāng)事人是三尺講臺(tái)上的教師；同時(shí)，高校也有行政職能部門(mén)，其工作性質(zhì)與普通老師有明顯區(qū)別；此外，現(xiàn)在全國(guó)高校都在抓科研，高校教師除了教學(xué)，還有相當(dāng)一部分在致力科研。也就是說(shuō)她，高校干部的人事檔案起碼能分出教學(xué)、科研、行政、教學(xué)兼科研等四類(lèi)，然而，打開(kāi)我們的干部檔案，究竟能判斷出誰(shuí)適合哪一類(lèi)？也許通過(guò)看學(xué)歷我們可以認(rèn)為高學(xué)歷的科研能力強(qiáng)，那么從事行政崗位的是否真的適合該崗位？從事教學(xué)的人員是否就沒(méi)有管理潛能？教學(xué)同時(shí)又致力科研的人員有沒(méi)有側(cè)重點(diǎn)？當(dāng)然，個(gè)人的發(fā)展主要看自己的勤奮與努力，但干部檔案存在的主要目的是為組織擇賢提供重要依據(jù)，如果以上問(wèn)題解決不了，那么其存在的重要意義自然會(huì)被削減。綜合實(shí)際工作，筆者總結(jié)目前高校干部檔案主要發(fā)揮了以下幾個(gè)作用：為組織人事部門(mén)提拔、任用人才時(shí)提供參考依據(jù)；為人事部門(mén)審批工資等事項(xiàng)時(shí)提供憑證；為個(gè)人因升學(xué)或其他特殊情況提供參考材料；從筆者的實(shí)際工作經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，這三大作用中最難得到保障的是“提拔、任用”。也就是說(shuō)，現(xiàn)在我們干部檔案的利用狀況并沒(méi)有發(fā)揮好其最應(yīng)該發(fā)揮的作用，究其原因，我們應(yīng)該先分析一下目前干部檔案的人事材料來(lái)源狀況。

2.干部材料來(lái)源狀況削弱了干部檔案的利用價(jià)值

根據(jù)《干部檔案材料收集歸檔規(guī)定》和《干部檔案工作條例》的規(guī)定，干部材料的來(lái)源主要有以下幾大塊：（1）當(dāng)事人自高中（或中專(zhuān)）以來(lái)的學(xué)歷學(xué)籍以及參加工作以后的培訓(xùn)材料；（2）參加工作以來(lái)的薪級(jí)審批材料；（3）職務(wù)（職稱(chēng)）評(píng)聘材料；（4）年終總結(jié)、考察、鑒定材料；（5）黨團(tuán)材料；（6）獎(jiǎng)懲材料；（7）干部任免、調(diào)動(dòng)、出國(guó)等材料，等等。材料來(lái)源途徑相對(duì)比較固定，除了工作以前的學(xué)歷學(xué)籍材料，其他基本都來(lái)自組織、人事部門(mén)。筆者認(rèn)為，這樣的來(lái)源途徑過(guò)于單調(diào)，模式過(guò)于固定，雖然能很好的保證材料的真實(shí)性與權(quán)威性，卻把很多充滿(mǎn)活力、有血有肉的個(gè)性材料拒之“檔”外。在日常工作中，我們基本只考慮收集干部檔案十大類(lèi)所需的相關(guān)材料，對(duì)收集能提煉當(dāng)事人個(gè)性材料的能力還相當(dāng)欠缺，這就導(dǎo)致當(dāng)事人不能更本真的展現(xiàn)在組織面前，從而不利于組織正確擇賢。

3.干部檔案缺乏個(gè)性材料的原因

如上所述，干部檔案不能很好發(fā)揮效用的重要原因，是材料來(lái)源單調(diào)、模式固定，檔案中缺少有血有肉的、能反應(yīng)當(dāng)事人精髓的個(gè)性材料。綜合幾所高校的情況，筆者認(rèn)為造成干部檔案缺乏“個(gè)性”的原因如下：

（1）組織領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)對(duì)干部檔案應(yīng)發(fā)揮作用的重視程度不夠。對(duì)干部檔案的理解，領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)僅限于各類(lèi)材料真實(shí)齊備、不少不亂，檔案整潔、不損壞不丟失，做好檔案的保護(hù)、保密工作，各項(xiàng)工作按規(guī)章制度辦理，等等。至于干部檔案現(xiàn)有材料能否反應(yīng)當(dāng)事人的性格特征、反應(yīng)當(dāng)事人個(gè)性的材料是否不在歸檔之列等等此類(lèi)有關(guān)個(gè)性人事材料的問(wèn)題，目前還不在組織領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的考慮范圍之內(nèi)。

（2）干部檔案工作者對(duì)自己定位不高。干部檔案工作者往往把自己的工作簡(jiǎn)單定義為檔案保管、技術(shù)加工與整理，對(duì)于干部材料的接收基本處于被動(dòng)狀態(tài)，整理過(guò)程中不善于對(duì)材料進(jìn)行系統(tǒng)分析，更沒(méi)有主動(dòng)搜集、發(fā)掘個(gè)性材料的意識(shí)。

（3）干部所在部門(mén)及干部本人的重視程度不夠。干部所在部門(mén)一般情況不會(huì)接觸干部檔案，更沒(méi)有在日常工作中去發(fā)掘干部個(gè)性材料的意識(shí)；干部本人一般因?yàn)楦刹繖n案的保密性而對(duì)個(gè)人檔案相當(dāng)陌生，缺少關(guān)注，自然也缺乏提供個(gè)性材料的意識(shí)。

二、從干部檔案的特點(diǎn)看其個(gè)性化建設(shè)的必要性

干部檔案的個(gè)性化建設(shè)，是要讓干部檔案能做到彰顯當(dāng)事人區(qū)別于其他個(gè)體的特性。通過(guò)對(duì)高校干部檔案的現(xiàn)狀及存在問(wèn)題的分析，可以看到目前我們的干部檔案是缺乏個(gè)性的，在檔案里我們能看到兩個(gè)干部也許學(xué)生時(shí)代成績(jī)不一樣，但看不到他們的人生態(tài)度；也許能看到兩個(gè)干部的工作經(jīng)歷不一樣，但看不到他們的處事方法與人生價(jià)值觀……打開(kāi)十卷檔案，起碼有九卷會(huì)出現(xiàn)“擁護(hù)”“堅(jiān)持”“表現(xiàn)良好”等等詞語(yǔ)，干部檔案的個(gè)性化建設(shè)便是針對(duì)目前干部檔案千人一面，不能展現(xiàn)當(dāng)事人的處事風(fēng)格、工作技巧、人生態(tài)度、性格特征等等而提出的，最終目的是希望我們的干部檔案能活靈活現(xiàn)的展現(xiàn)當(dāng)事人，讓組織部門(mén)在利用檔案時(shí)能見(jiàn)檔如見(jiàn)人，正確擇賢任用。

干部檔案服務(wù)于組織的干部人事工作這一重要意義決定了其必須具備現(xiàn)實(shí)、真實(shí)、完整、動(dòng)態(tài)、保密這五大特點(diǎn)，同時(shí)也能總結(jié)為干部檔案管理工作的基本要求。然而，在缺少“個(gè)性”人事材料的情況下，我們做得最好的是“保密”，其他要求基本做得不夠完善，分析如下：

1.沒(méi)有個(gè)性材料做支撐的干部檔案，其現(xiàn)實(shí)性意義也大打折扣

現(xiàn)實(shí)性是指干部檔案直接服務(wù)于干部人事工作的性質(zhì)，是其根本屬性，也是其存在的意義。只有能夠綜合地、全面地反應(yīng)干部個(gè)人的歷史全貌和現(xiàn)實(shí)情況的干部檔案，才能在干部人事工作中服務(wù)于現(xiàn)實(shí)。干部檔案是當(dāng)事人在一系列現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中的再現(xiàn)，是組織考察、了解和正確使用干部的一個(gè)不可或缺工具。但是，當(dāng)事人在現(xiàn)實(shí)社會(huì)活動(dòng)中形成的很多能反應(yīng)其個(gè)性才能、辦事技巧等材料是不在歸檔范圍之內(nèi)的，這些材料或許只是當(dāng)事人在參與某個(gè)社會(huì)活動(dòng)中的一個(gè)過(guò)程材料，卻是最能反映當(dāng)事人本真的、最具有現(xiàn)實(shí)性的材料。缺少這些材料，組織在利用時(shí)往往只能從量考慮，比如某某學(xué)歷高，某某獲獎(jiǎng)多，某某曾是班干部等等，無(wú)法再去考慮這個(gè)人的質(zhì)——其性格、為人、潛能、處事方式等是否適合擔(dān)當(dāng)重任。因此，缺少個(gè)性材料的干部檔案，容易導(dǎo)致組織進(jìn)行抉擇時(shí)有偏差，不能正常發(fā)揮服務(wù)于現(xiàn)實(shí)的作用。

2.缺乏個(gè)性材料的干部檔案，無(wú)法真實(shí)再現(xiàn)當(dāng)事人

真實(shí)性是干部檔案的生命和干部檔案能否發(fā)揮作用的基礎(chǔ)及賴(lài)以存在的前提。一般情況下，我們理解的干部檔案的真實(shí)性是指當(dāng)事人的人事材料必須實(shí)事求是、真實(shí)可靠，嚴(yán)禁出現(xiàn)虛假、捏造現(xiàn)象，其目的是要真實(shí)的再現(xiàn)當(dāng)事人，為組織利用提供真實(shí)可靠的依據(jù)。從筆者的從業(yè)經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，我們的干部檔案確實(shí)能保證人事材料真實(shí)可靠，卻與真實(shí)再現(xiàn)當(dāng)事人還有一定距離，原因還是缺少個(gè)性材料的輔助。目前干部檔案能看到當(dāng)事人的學(xué)習(xí)成績(jī)看不到其學(xué)習(xí)態(tài)度，能看到當(dāng)事人的部分工作成績(jī)看不到其工作方法，能看到當(dāng)事人的獲獎(jiǎng)情況看不到其勤奮的初衷，等等?，F(xiàn)有的干部人事材料的構(gòu)成不足以展現(xiàn)一個(gè)有血有肉、有性格的人，沒(méi)有“個(gè)性”的干部檔案，也就抹去了當(dāng)事人最核心的質(zhì)量，自然無(wú)法做到真實(shí)再現(xiàn)，最終難以為組織利用提供客觀依據(jù)。

3.不能展現(xiàn)當(dāng)事人個(gè)性的干部檔案，讓當(dāng)事人變得“不完整”

完整性是指干部檔案必須反應(yīng)干部的全部情況和全部歷史。完整性是干部檔案現(xiàn)實(shí)性的基礎(chǔ)，干部檔案管理部門(mén)必須經(jīng)常性的、積極主動(dòng)的收集能反映干部變化的人事材料，并進(jìn)行審核歸檔，確保干部檔案的完整性，才能加強(qiáng)其現(xiàn)實(shí)性建設(shè)。從當(dāng)前的工作狀況來(lái)理解干部檔案的完整性：一是干部檔案材料必須完整，做到無(wú)破損、無(wú)殘缺；二是組成干部檔案十大類(lèi)所需材料必須完整、齊全。因此，目前我們能做到建立一卷完整的干部檔案，在沒(méi)有個(gè)性材料的前提下難以保證完整的再現(xiàn)當(dāng)事人的。每年我們的干部會(huì)參與許多社會(huì)活動(dòng)，形成很多令其“與眾不同”的材料，而我們的干部檔案里收集的材料卻是改改年份、改改數(shù)據(jù)、改改套話的鑒定、考核、考察等等，根本凸顯不出當(dāng)事人的性格、能力等“精髓”所在。沒(méi)有“個(gè)性”的干部檔案不能完整地、突出地、有效地反應(yīng)當(dāng)事人的特征才能，要想通過(guò)干部檔案體現(xiàn)完整的、立體的個(gè)人情況，個(gè)性化的人事材料是必不可少的。

4.沒(méi)有個(gè)性材料的積累，就不能動(dòng)態(tài)的呈現(xiàn)當(dāng)事人的內(nèi)在質(zhì)量

每一卷干部檔案的建立并不代表干部檔案材料收集整理歸檔工作的結(jié)束，從干部人事材料的形成到整理成卷的干部檔案，再到干部檔案的流動(dòng)，這就是一個(gè)動(dòng)態(tài)過(guò)程，干部檔案的動(dòng)態(tài)性是隨著干部檔案本身的存在而客觀存在的。也因?yàn)檫@一特點(diǎn)是客觀存在的，讓我們誤認(rèn)為做到及時(shí)整理、添加各部門(mén)移交的人事材料，做到“檔隨人走”，就很好的保證了干部檔案的動(dòng)態(tài)性?？墒聦?shí)上，我們做到了對(duì)干部檔案負(fù)責(zé)，卻沒(méi)做好對(duì)檔案當(dāng)事人負(fù)責(zé)。當(dāng)事人在參與社會(huì)活動(dòng)中形成的材料除了有我們勤于收集整理的能反應(yīng)其學(xué)習(xí)成績(jī)、工作業(yè)績(jī)、政治面貌、職務(wù)（職稱(chēng)）評(píng)聘、工資變動(dòng)等等傾向于結(jié)果性的材料，還有許多能夠體現(xiàn)其處事方法、工作思路、方法成效等等的過(guò)程性材料。組織部門(mén)選拔人才時(shí)，不僅要了解當(dāng)事人在現(xiàn)階段所取得的成績(jī)，還需要考慮當(dāng)事人的綜合素質(zhì)，結(jié)果性材料能反映個(gè)人的成績(jī)，但不如過(guò)程性材料能動(dòng)態(tài)、鮮活地反應(yīng)當(dāng)事人的內(nèi)在質(zhì)量。如果說(shuō)真實(shí)性是干部檔案的生命，那么動(dòng)態(tài)性就是其活力，增加過(guò)程性的個(gè)性材料能讓干部檔案“活力充沛”，而不僅僅只是一卷靜止的工具材料。

5.添加個(gè)性化材料的干部檔案能有效減小保密性的局限性

干部檔案涉及干部個(gè)人一生的關(guān)鍵經(jīng)歷、個(gè)人功過(guò)、家庭情況甚至生活隱私，因此具有秘密性質(zhì)，只能由組織掌握和保存，任何個(gè)人不得泄露檔案內(nèi)容。同時(shí)做好保密工作也能為干部檔案的真實(shí)性服務(wù)，因此保密工作必不可少。但是，我們?cè)谧龊帽Ｃ芄ぷ鞯耐瑫r(shí)還要看到因其局限性：在當(dāng)事人心里干部檔案因?yàn)楸Ｃ芏衩?，他們一般情況不可能知道自己的檔案能否真實(shí)、完整地反應(yīng)自己的各方面情況，是否有效地體現(xiàn)了自己的個(gè)性特征、能力特長(zhǎng)等等。當(dāng)組織需要通過(guò)干部檔案考察、選拔人才時(shí)，當(dāng)事人一般只能被動(dòng)接受考察，而缺少個(gè)性材料的干部檔案是難以保證真實(shí)、完整地再現(xiàn)當(dāng)事人的才能類(lèi)型、個(gè)性特征的，因此可能導(dǎo)致當(dāng)事人錯(cuò)失更好的發(fā)展平臺(tái)、組織錯(cuò)失賢能。為了減除保密性帶來(lái)的局限性，在干部檔案里添加更能反應(yīng)當(dāng)事人的個(gè)性、特長(zhǎng)的個(gè)性材料，以達(dá)到即使組織不見(jiàn)當(dāng)事人，也能準(zhǔn)確把握當(dāng)事人擅長(zhǎng)什么、發(fā)展?jié)摿θ绾?，最終作出正確選擇的目的。

三、試探實(shí)現(xiàn)干部檔案?jìng)€(gè)性化的途徑

對(duì)于干部檔案的個(gè)性化建設(shè)，已有學(xué)者和相關(guān)工作人員略有提及，只是未曾探討實(shí)現(xiàn)途徑，筆者在此僅作初探。要加強(qiáng)干部檔案的個(gè)性化建設(shè)，不能把目光僅放在干部檔案的具體業(yè)務(wù)工作當(dāng)中，而是需要各層面、各方面都要達(dá)到一定的意識(shí)層面，才能最終實(shí)現(xiàn)良好效果。

1.組織領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的“個(gè)性意識(shí)”是權(quán)威引導(dǎo)

干部檔案反應(yīng)的是干部個(gè)人一生的經(jīng)歷，最重要的價(jià)值是為組織選拔人才所用，組織領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)需要考察干部時(shí)，干部檔案是最重要的依據(jù)。這就要求干部檔案不僅能量化當(dāng)事人各方面成績(jī)，更能質(zhì)化出當(dāng)事人的內(nèi)在潛能。因此，組織部門(mén)不但在用干部檔案時(shí)要注意挖掘當(dāng)中的個(gè)性信息，更要為了長(zhǎng)遠(yuǎn)工作考慮，對(duì)干部的個(gè)性材料從形成、收集、整理、應(yīng)用等各方面要有系統(tǒng)、規(guī)范的要求與指導(dǎo)。

2.材料形成部門(mén)的“個(gè)性意識(shí)”是基礎(chǔ)

材料形成部門(mén)是干部檔案材料的源頭，干部在參與了社會(huì)活動(dòng)后形成的材料哪些需要移交歸檔，材料形成部門(mén)應(yīng)心中有數(shù)。那么，要做好干部檔案的個(gè)性化建設(shè)，就要求材料形成部門(mén)有發(fā)掘個(gè)性材料的意識(shí)與能力，更重要的是要有這份責(zé)任心，積極主動(dòng)的與干部檔案部門(mén)多溝通，為干部檔案的個(gè)性化建設(shè)做好基礎(chǔ)工作。

3.干部檔案管理員的“個(gè)性意識(shí)”是實(shí)踐的關(guān)鍵

干部檔案管理員要加強(qiáng)的黨性意識(shí)，樹(shù)立超強(qiáng)的責(zé)任心，在收集干部人事材料時(shí)必須不怕麻煩，上要認(rèn)真領(lǐng)會(huì)組織意圖，下要勤與材料移交部門(mén)聯(lián)系溝通。干部檔案工作人員在組織領(lǐng)導(dǎo)部門(mén)的指導(dǎo)與規(guī)范下，要認(rèn)真甄別、仔細(xì)篩選個(gè)性材料，慢慢培養(yǎng)善于發(fā)現(xiàn)個(gè)性材料的意識(shí)。

4.干部檔案管理部門(mén)做好宣傳與溝通工作

干部檔案管理部門(mén)是干部檔案?jìng)€(gè)性化建設(shè)的最終落實(shí)者，在工作進(jìn)展過(guò)程中，要善于及時(shí)發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)向組織匯報(bào)。材料收集是第一關(guān)，因個(gè)性材料側(cè)重過(guò)程，而當(dāng)前我們干部檔案里的材料側(cè)重結(jié)果，因此，要做好個(gè)性化建設(shè)，干部檔案管理部門(mén)一定要與材料形成部門(mén)有良好主動(dòng)的溝通，對(duì)材料有統(tǒng)一的認(rèn)定標(biāo)準(zhǔn)，做到不漏掉個(gè)性材料又避免檔案臃腫。

干部檔案的形式經(jīng)歷了零散雜亂的階段，在不斷的探索嘗試后，演變到現(xiàn)在的規(guī)范統(tǒng)一且仍在完善提高當(dāng)中。每一位干部檔案工作者都應(yīng)該致力于工作實(shí)際，熱心于理論研究，從實(shí)踐中找新問(wèn)題，努力探索解決途徑，理論聯(lián)系實(shí)際，為干部檔案工作的不斷完善與提高添磚加瓦。

參考文獻(xiàn)：

[1]方德生.干部人事檔案工作理論與實(shí)踐[M]. 北京：光明日?qǐng)?bào)出版社，2013.

[2]孫振嘉.人事檔案的知情權(quán)問(wèn)題研究[J].檔案學(xué)通訊，2010，（5）.

[3]郭廣君.加強(qiáng)人事檔案開(kāi)發(fā)利用的思考[J].科技資訊，2013.

[4]王寶蘭.高校教師人事檔案的個(gè)性化[J].哈爾濱職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報(bào)，2010，（4）.