大數(shù)據(jù)理念下的采購管理創(chuàng)新

李聯(lián)波

摘要：在大數(shù)據(jù)浪潮的沖擊下，采購管理已經(jīng)發(fā)生根本的變化，本文從大數(shù)據(jù)的角度，深入剖析采購管理創(chuàng)新的實現(xiàn)途徑，探索了在信息化條件下采購計劃管理、成本控制、質(zhì)量管理、進(jìn)度管理、供應(yīng)商管理、績效考評等的持續(xù)改進(jìn)，展示數(shù)據(jù)相關(guān)性分析的重要意義。

關(guān)鍵詞：采購管理信息化大數(shù)據(jù)管理創(chuàng)新相關(guān)性

在信息化引領(lǐng)新的工業(yè)革命發(fā)展的時代，大數(shù)據(jù)應(yīng)用逐漸成為各行各業(yè)管理創(chuàng)新的新動力。本文從大數(shù)據(jù)應(yīng)用的視角，全面觀察采購管理模式的新變化，提出采購管理創(chuàng)新的具體途徑，幫助相關(guān)人員和企業(yè)正確理解未來采購管理的新趨勢。

1.全方位收集信息數(shù)據(jù)

樹立一切皆數(shù)據(jù)的理念。將一切采購管理要素數(shù)據(jù)化，盡可能的網(wǎng)上操作，記錄采購活動的全過程數(shù)據(jù)。進(jìn)一步細(xì)分?jǐn)?shù)據(jù)類型，主要包括：行為數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)和關(guān)系數(shù)據(jù)。行為數(shù)據(jù)包括操作人、操作時間、執(zhí)行用時、等待用時、修改次數(shù)、操作原因記錄、不合理報價記錄、搜索記錄、撤銷記錄、變更記錄等。業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)包括采購內(nèi)容、價格、供應(yīng)商、采購方式等。關(guān)系數(shù)據(jù)是基于對行為數(shù)據(jù)、業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計分析，形成的反映數(shù)據(jù)之間相關(guān)關(guān)系的新數(shù)據(jù)，具有更高的管理價值。對上述看似不是很重要的信息進(jìn)行數(shù)據(jù)化，可以實現(xiàn)許多以往無法實現(xiàn)的管理目標(biāo)。

2.應(yīng)用大數(shù)據(jù)提高采購全流程管理水平

在信息化條件下，采購管理的全過程均能夠通過大數(shù)據(jù)分析實現(xiàn)持續(xù)改進(jìn)。

在采購計劃管理方面，系統(tǒng)可以自動分類匯總物資需求，根據(jù)累積的歷史采購計劃和執(zhí)行情況，分析提取相關(guān)的歷史采購方式、實際進(jìn)度、采購量等數(shù)據(jù)，按照一定的算法實現(xiàn)采購計劃推薦，提高采購計劃的合理性、針對性與可操作性，做到計劃有據(jù)可依。

在采購成本控制方面，初期的對外報價中可以獲得較為準(zhǔn)確的歷史成本價，采購實施過程中，可以判斷供應(yīng)商報價的合理性。對于不可預(yù)測的成本，進(jìn)行提前預(yù)警，及時研究制定風(fēng)險控制措施。對于歷史價格信息進(jìn)行深度應(yīng)用，可以分析各類物資價格區(qū)間、價格彈性和價格趨勢，在實際采購業(yè)務(wù)中，制定有針對性的成本控制方案。

在采購質(zhì)量管理方面，進(jìn)行質(zhì)量信息反饋是主要工作，一方面鼓勵企業(yè)員工或業(yè)主進(jìn)行問題反饋，另一方面應(yīng)用采購電子商務(wù)平臺收集供應(yīng)商履約數(shù)據(jù)，作為判斷質(zhì)量情況的重要依據(jù)。在大數(shù)據(jù)條件下，還可以通過間接的數(shù)據(jù)相關(guān)性分析反映產(chǎn)品質(zhì)量情況，例如：到貨款的支付進(jìn)度與貨物質(zhì)量有很大的相關(guān)性；供應(yīng)商現(xiàn)場服務(wù)的次數(shù)也與貨物質(zhì)量存在一定的相關(guān)性；重復(fù)采購有可能是因為質(zhì)量問題；備品備件的使用量等。相關(guān)性分析作為大數(shù)據(jù)應(yīng)用的重要工具可以極大地擴(kuò)展數(shù)據(jù)的價值，發(fā)現(xiàn)隱藏在現(xiàn)象背后的本質(zhì)聯(lián)系。

在采購進(jìn)度管理方面，統(tǒng)計數(shù)據(jù)直接可以指導(dǎo)業(yè)務(wù)人員編制進(jìn)度計劃，分析進(jìn)度計劃的可行性?；跉v史數(shù)據(jù)的進(jìn)度模擬將會成為現(xiàn)實，企業(yè)可以在工作實施之前，模擬出進(jìn)度計劃實施后的效果，發(fā)現(xiàn)可能會出現(xiàn)的問題，提前進(jìn)行糾偏。

在供應(yīng)商管理方面，關(guān)于供應(yīng)商的檔案、產(chǎn)品、報價記錄、履約記錄等大數(shù)據(jù)的應(yīng)用，會極大地增強(qiáng)供應(yīng)商管理工作的可操作性，甄別出優(yōu)秀的供應(yīng)商，劃分出供應(yīng)商關(guān)系類別，制定有區(qū)別的供應(yīng)商管理戰(zhàn)略，將供應(yīng)商資源真正轉(zhuǎn)化為企業(yè)的補(bǔ)充戰(zhàn)略資源。

在采購績效考評方面，可以設(shè)立資金節(jié)約率、平均采購周期、采購包數(shù)量、詢價供應(yīng)商數(shù)量、質(zhì)量評價等考核指標(biāo)，量化分析采購人員的工作績效，不斷優(yōu)化評價模型，引導(dǎo)采購人員的工作方向。

3.挖掘采購數(shù)據(jù)的潛在價值

采購信息化平臺將成為公司采購業(yè)務(wù)的核心資產(chǎn)和主要管理工具，日益積累的采購信息化基礎(chǔ)數(shù)據(jù)為大數(shù)據(jù)分析提供了強(qiáng)有力的支撐。通過數(shù)據(jù)統(tǒng)計和分析，可以實現(xiàn)采購管理持續(xù)優(yōu)化、采購業(yè)務(wù)全流程在線監(jiān)管、定向?qū)嵤┎少徆芾泶胧┖头?wù)等管理提升目標(biāo)。為業(yè)務(wù)部門和管理部門提供數(shù)據(jù)支持服務(wù)。

基于大數(shù)據(jù)分析的采購管理優(yōu)化。通過分析各類采購方式的數(shù)據(jù)分布，確定重點監(jiān)管的采購方式和合同額區(qū)間，并嚴(yán)格區(qū)分新簽合同與補(bǔ)充合同，實現(xiàn)精細(xì)化管理；通過統(tǒng)計和分析每項工作的實際用時及分布區(qū)間，給出采購進(jìn)度建議，也可精確到某一類設(shè)備采購的進(jìn)度預(yù)測；通過歷史價格數(shù)據(jù)分析，支持總承包報價，預(yù)估采購成本；通過分析文件編碼出錯的數(shù)據(jù)，優(yōu)化文件編碼規(guī)則，實現(xiàn)自動編碼；通過統(tǒng)計供應(yīng)商報價行為，考評供應(yīng)商配合程度，作為擬報價供應(yīng)商名單選擇的參考依據(jù)；通過統(tǒng)計和分析采購審批數(shù)據(jù)，研究審批退回的原因，預(yù)防措施建議等；通過統(tǒng)計和分析資金節(jié)約情況數(shù)據(jù)，監(jiān)控異常采購行為。

實現(xiàn)事前、事中、事后全流程在線監(jiān)管。目前，采購監(jiān)管可以全流程在線完成，不需要現(xiàn)場抽查，而是采取全樣本逐一篩查的方式。在不進(jìn)行審批簽字的情況下，在平臺上提前發(fā)現(xiàn)可以集中采購的需求，審批過程中發(fā)現(xiàn)的問題也可以立即提醒，審批結(jié)束后發(fā)現(xiàn)的問題，也可以實施糾偏。采購平臺提供了一個快速反應(yīng)和協(xié)同工作的高效機(jī)制。

定向?qū)嵤┎少徆芾泶胧┖头?wù)?；诖髷?shù)據(jù)分析的采購管理，首先是通過數(shù)據(jù)發(fā)現(xiàn)和分析管理問題，研究好相應(yīng)的管理措施，然后再極具針對性的實施。例如，統(tǒng)計發(fā)現(xiàn)，某個事業(yè)部多次出現(xiàn)的文件編號命名不規(guī)范、分包報告內(nèi)容不完整等基本問題，就可以組織一個專門的業(yè)務(wù)培訓(xùn)，幫助業(yè)務(wù)部門理清相關(guān)概念；如果發(fā)現(xiàn)某個業(yè)務(wù)人員存在習(xí)慣性操作問題，可以向其定向發(fā)送操作手冊，或者實施一對一的輔導(dǎo)。

總之，信息化條件下的采購管理就像長了眼睛，不斷的發(fā)現(xiàn)問題和解決問題，以快速迭代優(yōu)化的方式，持續(xù)提高采購管理水平和人的業(yè)務(wù)能力。

4.結(jié)語

本文描繪了一個全新的采購管理模式和可視化的采購管理場景，為許多正在或?qū)⒁M(jìn)行采購管理信息化建設(shè)的同仁指明了方向，有助于大家更好的理解采購信息化的真正現(xiàn)實意義。大數(shù)據(jù)時代的采購工作完全不同于傳統(tǒng)的采購模式，數(shù)據(jù)代替了經(jīng)驗，相關(guān)性分析擴(kuò)展了人們的管理視角，可以發(fā)現(xiàn)更多未知的管理途徑，還有許多尚未涉足的領(lǐng)域等待我們?nèi)ラ_發(fā)。

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