電子圖書檔案管理策略解析

楊偉

【摘 要】隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)水平的不斷提高，社會(huì)逐漸朝信息化方向發(fā)展，檔案管理工作也逐漸由以往的紙質(zhì)管理朝電子信息管理方向轉(zhuǎn)變，且取得較好效果。應(yīng)用電子信息技術(shù)加強(qiáng)檔案管理，不僅能夠有效保證檔案的安全性，而且還能夠增加管理數(shù)量。為加強(qiáng)電子圖書檔案管理，本文首先對(duì)電子圖書檔案管理的特點(diǎn)進(jìn)行分析，然后根據(jù)特點(diǎn)提出了相應(yīng)的管理策略。

【關(guān)鍵詞】電子圖書檔案管理 ? ? 策略 ? ? 特點(diǎn)

電子圖書檔案管理指的是通過(guò)應(yīng)用先進(jìn)的電子信息技術(shù)對(duì)圖書文件進(jìn)行檔案管理。電子圖書檔案的主要載體為磁盤、磁帶、光盤，這些載體對(duì)外界不利因素的抵抗能力較差，易受到保存不善因素影響導(dǎo)致發(fā)生變形、破碎或者化學(xué)、物理等損壞。因此，為充分將電子圖書檔案管理的作用發(fā)揮出來(lái)，需要越來(lái)越注重電子圖書檔案的管理工作。

1 電子圖書檔案管理的特點(diǎn)

電子圖書檔案主要具有操作方便、東西不易丟失、傳遞快捷以及表現(xiàn)形式多樣化等特點(diǎn)，詳細(xì)特點(diǎn)介紹如下：

1.1 操作方便

電子圖書檔案管理主要具備操作方便的特點(diǎn)。一方面，管理電子圖書時(shí)，無(wú)論增加內(nèi)容或者刪除內(nèi)容，都比較容易，且將信息刪除后不會(huì)留下痕跡;另一方面，電子信息具有較高的準(zhǔn)確性，因此，電子圖書檔案管理的檢索、操作較簡(jiǎn)單。

1.2 東西不易丟失

和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理相比，電子檔案管理復(fù)制后，不僅能夠保持較高的清晰度，而且還不會(huì)發(fā)生信息丟失的情況，通過(guò)應(yīng)用數(shù)字化信息處理，對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制后，依然能夠有效保持其原本特性。

1.3 傳遞快捷

電子圖書檔案管理通過(guò)運(yùn)用各種先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，傳遞速度不受到地域、時(shí)間限制，僅僅通過(guò)網(wǎng)絡(luò)傳播就能夠快速將所需要的信息傳輸?shù)叫枨笕藛T手中。另外，電子圖書檔案管理還能夠?qū)崿F(xiàn)由一個(gè)終端傳輸?shù)蕉鄠€(gè)終端的傳播，最后實(shí)現(xiàn)資源共享。

1.4 表現(xiàn)形式多樣化

和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案相比，電子檔案管理形式具有多樣化的特點(diǎn)。文字、圖形、影像以及聲音等形式，均可成為電子檔案管理內(nèi)容，且無(wú)論這些信息是單獨(dú)存在的方式還是互相搭配的方式，均能夠發(fā)展為檔案管理模式。

2 電子圖書檔案載體的特點(diǎn)

電子圖書檔案載體主要將電子技術(shù)作為生產(chǎn)手段，主要以電子形式存在，通過(guò)應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)準(zhǔn)確記錄代碼信息，并通過(guò)電子計(jì)算機(jī)，隨機(jī)檢索，將其顯示出來(lái)。電子圖書檔案載體主要具備以下幾個(gè)特點(diǎn)：

2.1 運(yùn)用機(jī)讀數(shù)據(jù)形式表示

機(jī)讀形式數(shù)據(jù)，能夠被計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別、理解以及處理;其主要應(yīng)用二進(jìn)制碼（也就是數(shù)字代碼）進(jìn)行表示。電影片、錄音帶以及錄像帶等能夠?qū)⒙曨l視、頻模擬信息進(jìn)行記錄，主要將磁帶、膠片作為載體。

2.2 信息載體為光學(xué)或者磁性信息存儲(chǔ)介質(zhì)

載體不同，物體所存貯信息的密度也不同。隨著科學(xué)技術(shù)水平的不斷進(jìn)步，載體信息自身的存貯密度也在不斷增大。

2.3 信息具有結(jié)構(gòu)性

信息具有結(jié)構(gòu)性，需要經(jīng)過(guò)一系列的格式化處理后最終形成信息集合。換個(gè)角度分析，電子圖書檔案載體需要具備數(shù)據(jù)庫(kù)結(jié)構(gòu)，否則，如信息較凌亂，則不會(huì)被計(jì)算機(jī)程序有效處理。

2.4 需要借助應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備

對(duì)信息進(jìn)行檢索或者瀏覽時(shí)，要應(yīng)用電子計(jì)算機(jī)設(shè)備。電子出版物離不開計(jì)算機(jī)，一方面由于文本為機(jī)讀數(shù)據(jù)，這些數(shù)據(jù)只能通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行識(shí)別;另一方面需要借助軟件進(jìn)行瀏覽和檢索，運(yùn)行軟件需要應(yīng)用到計(jì)算機(jī)。

3 加強(qiáng)電子圖書檔案管理的有效策略

目前，我國(guó)電子圖書檔案管理工作已經(jīng)取得了較大進(jìn)步，但在實(shí)際的應(yīng)用、操作過(guò)程中還存在著較多問(wèn)題，如隨著經(jīng)濟(jì)的快速發(fā)展，電子圖書檔案對(duì)存儲(chǔ)要求也在不斷提高;受到各種因素影響，電子檔案的可靠性較低;隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，電子檔案的安全性、工作人員的能力也在不斷提高。為有效促進(jìn)電子圖書檔案管理越來(lái)越快地發(fā)展，需要針對(duì)其管理過(guò)程中存在的問(wèn)題進(jìn)行分析，并根據(jù)問(wèn)題制定有效的管理措施。具體措施如下：

3.1 加強(qiáng)環(huán)境保護(hù)，提高存放空間的安全性

為保障電子圖書檔案信息的安全性和可靠性，要建立一個(gè)較好的電子圖書檔案存放環(huán)境。加強(qiáng)電子圖書檔案管理，首先要注重保護(hù)電子圖書檔案管理環(huán)境。電子圖書檔案環(huán)境主要指的是工作人員的辦公場(chǎng)所、存儲(chǔ)工具等，工作人員的辦公環(huán)境在保持溫度適中、衛(wèi)生清潔的同時(shí)，還要安裝抗電擊、抗雷、抗磁場(chǎng)力等設(shè)備。另外，為提高存放空間的安全可靠性，要備份電子圖書檔案，在多個(gè)位置放置儲(chǔ)存。此外，對(duì)存儲(chǔ)工具定時(shí)檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，及時(shí)采取應(yīng)對(duì)措施處理。

3.2 完善管理制度

為提高數(shù)據(jù)儲(chǔ)藏的安全性，要嚴(yán)格根據(jù)電子圖書管理的實(shí)際情況，完善管理制度，加強(qiáng)制度設(shè)計(jì)。對(duì)電子圖書檔案進(jìn)行編制時(shí)，要安排業(yè)務(wù)能力水平較高的工作人員，這樣能夠有效保證數(shù)據(jù)的真實(shí)性和可靠性。另外，工作人員要定時(shí)整理電子檔案，對(duì)檔案進(jìn)行分類管理;在對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類管理時(shí)，可將檔案級(jí)別作為主要?dú)w檔依據(jù)，保證各個(gè)級(jí)別信息準(zhǔn)確無(wú)誤后，對(duì)其進(jìn)行歸檔處理;編制好電子檔案后，上交領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)檢查核實(shí)，保證信息準(zhǔn)確無(wú)誤后存儲(chǔ)。

3.3 加強(qiáng)系統(tǒng)管理

為保障數(shù)據(jù)信息讀取的安全性，要加強(qiáng)系統(tǒng)管理設(shè)計(jì)。大多數(shù)情況下，電子圖書檔案信息的安全性較低，主要存在著系統(tǒng)管理體系不健全、管理系統(tǒng)被破壞的情況。為有效增強(qiáng)管理系統(tǒng)的安全性，完善系統(tǒng)管理體系，可對(duì)電子圖書資料加密設(shè)計(jì)，注意設(shè)置的密碼不能過(guò)于簡(jiǎn)單，要定期更換密碼。另外，可根據(jù)需求，設(shè)置電子信息的訪問(wèn)權(quán)限，有效防止發(fā)生其他人獲取信息的情況;網(wǎng)站可能受到多種因素影響出現(xiàn)系統(tǒng)漏洞，因此，要加強(qiáng)防火墻設(shè)置，加強(qiáng)系統(tǒng)的維修、保護(hù)，有效增強(qiáng)信息安全性。

3.4 避免外來(lái)磁場(chǎng)入侵

軟磁盤、磁帶以及硬磁盤等均屬于磁性載體，對(duì)磁場(chǎng)具有較高的敏感性。如磁性載體受到外來(lái)磁場(chǎng)干擾，那么將會(huì)導(dǎo)致出現(xiàn)丟失信息、破壞信息的情況。因此，保存、使用磁性載體時(shí)，要遠(yuǎn)離磁場(chǎng)，保證磁場(chǎng)不會(huì)給載體帶來(lái)?yè)p壞。也可應(yīng)用特殊材料，如應(yīng)用軟磁物質(zhì)，如鎳鐵合金、軟鐵，將其制成存放磁性載體的柜子，能夠有效屏蔽磁場(chǎng);對(duì)于較重要的檔案、電子圖書存放區(qū)，通過(guò)設(shè)置測(cè)磁設(shè)備，能夠有效監(jiān)測(cè)隱蔽磁場(chǎng)，確保萬(wàn)無(wú)一失。此外，有效保證磁性載體質(zhì)量，盡量避開磁場(chǎng)，準(zhǔn)備好測(cè)磁、防磁設(shè)備，確保儲(chǔ)存、使用的磁性載體不會(huì)受到磁場(chǎng)干擾影響。

3.5 提高工作人員自身的工作能力

為有效保障操作安全性，還要注重培養(yǎng)工作人員的自身能力。根據(jù)市場(chǎng)需求，并和工作人員的自身情況相結(jié)合，對(duì)工作人員的自身業(yè)務(wù)能力進(jìn)行培訓(xùn)。其中，業(yè)務(wù)能力主要包括網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)知識(shí)能力、計(jì)算機(jī)操作能力。如條件許可，可安排專業(yè)扎實(shí)、功底強(qiáng)的人擔(dān)任圖書管理工作，更好地保障電子圖書檔案的安全管理。

4 結(jié)語(yǔ)

總之，電子圖書檔案為經(jīng)濟(jì)發(fā)展產(chǎn)物，為加強(qiáng)電子圖書檔案管理工作，需要保障電子圖書檔案的完整性、準(zhǔn)確性以及可靠性。針對(duì)電子圖書檔案管理工作中存在的問(wèn)題，實(shí)施相應(yīng)的處理措施，最終促進(jìn)我國(guó)電子圖書檔案又好又快發(fā)展。

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