民辦學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀及幾點(diǎn)對策

郭金萍

民辦學(xué)校人事檔案是用以記錄民辦學(xué)校在聘所有教職員工的學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、思想政治面貌及表現(xiàn)、業(yè)務(wù)能力的材料，是民辦學(xué)校掌握自身人才信息的重要資料，它對民辦學(xué)校了解、考察和正確 地選拔人才、舉賢任能具有重要意義。民辦學(xué)校人事檔案管理工作是民辦學(xué)校人事管理工作的重要組成部分，它對民辦學(xué)校的人才管理和科學(xué)合理的用人機(jī)制的建立起著重要作用 。

近年來，隨著民辦學(xué)校教育教學(xué)和管理體制改革的不斷深入，許多制度都在不斷的規(guī)范與發(fā)展，但總的來說，民辦學(xué)校人事檔案管理工作中還存在著不少問題和弊端。

一、民辦學(xué)校人事檔案管理的現(xiàn)狀

1.“棄檔”現(xiàn)象嚴(yán)重。按照現(xiàn)行管理體制，民辦學(xué)校屬于“民辦非企業(yè)單位 ”。學(xué)校 沒有人事檔案管理權(quán)，專職工作人員的人事檔案需交由地方人才交流（服務(wù)）中心代理，造成了民辦學(xué)校人事檔案管理工作往往存在調(diào)檔、轉(zhuǎn)檔難，手續(xù)繁雜等問題。由于民辦學(xué)校采用聘用制，教職工可以自由流動(dòng)，加上人事檔案辦理手續(xù)繁雜，因此很多民辦學(xué)校的教師往往放棄檔案，選擇更適合自己的崗位，之前的檔案就成了“棄檔”或“死檔”。

2.檔案材料內(nèi)容陳舊單一。根據(jù)相關(guān)規(guī)定，人事檔案要全面的反映一個(gè)人的德、能、勤、績、體等方面的情況，歸檔內(nèi)容應(yīng)具有真實(shí)性、專業(yè)性、動(dòng)態(tài)性和機(jī)密性。這就要求檔案管理人員把反映教職工的工作表現(xiàn)、德才能績等方面的內(nèi)容及時(shí)歸檔。但實(shí)際上，很多學(xué)校不能將上述方面的內(nèi)容及時(shí)歸檔，等到需要查找資料時(shí)再趕時(shí)間惡補(bǔ)，使得有些檔案內(nèi)容非常單調(diào)，除了個(gè)人學(xué)習(xí)工作經(jīng)歷、思想政治面貌以外，就再無其它內(nèi)容?；蛘呤怯行n案存了幾年幾乎都沒有變化，內(nèi)容陳舊。這些問題致使民辦學(xué)校教職工的人事檔案缺乏真實(shí)性、有效性和全面性，缺乏參考利用價(jià)值。

3.檔案管理手段落后。由于資金原因，民辦學(xué)校的人事檔案管理信息化建設(shè)落后，管理基本上還處于手工操作階段。即使有些學(xué)校配備了計(jì)算機(jī)等設(shè)備，但使用范圍仍局限于信息檢索等方面，人事檔案的收集、整理、 歸類、編目等工作還是全靠手工操作，導(dǎo)致書寫速度慢，工作量大，查閱和保管困難，嚴(yán)重影響了案卷質(zhì)量。

4.檔案管理制度不完善。長期以來，很多民辦學(xué)校對人事檔案的功能認(rèn)識(shí)不足，對人事檔案管理工作不夠重視，認(rèn)為此項(xiàng)工作可有可無，因而學(xué)校沒有建立起科學(xué)、規(guī)范的檔案管理制度，加之檔案管理的專職人員又少，工作量大，導(dǎo)致檔案材料內(nèi)容不全、材料失實(shí)、材料簡單化或者雷 同化等情況多。

二、民辦學(xué)校人事檔案管理的幾點(diǎn)對策

從以上對民辦學(xué)校人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析來看，我國的民辦學(xué)校人事檔案管理工作存在諸多問題和弊端，極不利于民辦學(xué)校的事業(yè)發(fā)展和人才管理。筆者認(rèn)為，應(yīng)當(dāng)采取以下對策來著手解決問題：

1.統(tǒng)一規(guī)范民辦學(xué)校與地方人才流動(dòng)（服務(wù)）中心之間的工作對接辦法。比較好的做法是學(xué)校自建人事檔案管理機(jī)構(gòu)，該機(jī)構(gòu)管理校內(nèi)在聘所有工作人員的檔案管理。員工檔案應(yīng)當(dāng)委托地方人才流動(dòng)（服務(wù)）中心管理的，由該機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)統(tǒng)一辦理委托代理手續(xù)，并由學(xué)校統(tǒng)一支付檔案代理費(fèi)用。檔案材料中涉及身份認(rèn)定、工資記載、出國（出境）政審、職稱資格考評(píng)、合同鑒證、社會(huì)保險(xiǎn)等項(xiàng)目的，由該機(jī)構(gòu)統(tǒng)一、及時(shí)辦理向地方人才流動(dòng)（服務(wù)）中心轉(zhuǎn)遞的手續(xù)。檔案材料中涉及職工的工作考核、職務(wù)升降、薪酬增減、業(yè)績評(píng)定、參加重大活動(dòng)記載以及其它動(dòng)態(tài)管理過程中形成的各種信息材料，平時(shí)可由學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔保管，以減少過于頻繁的轉(zhuǎn)遞工作。在員工離職、轉(zhuǎn)出、病故或被辭退時(shí)，由學(xué)校的檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)到當(dāng)?shù)厝瞬帕鲃?dòng)（服務(wù)）中心辦理檔案材料的歸并、移交或轉(zhuǎn)遞手續(xù) 。

2.建立有效的監(jiān)管機(jī)制，統(tǒng)一督查各民辦學(xué)校的人事檔案 管理工作。目前，民辦學(xué)校的檔案管理工作沒有明確的主管部門，教育行 政部門組織的關(guān)于民辦學(xué)校教學(xué)質(zhì)量的各種督查評(píng)比項(xiàng)目中，又幾乎沒有對人事檔案管理的檢查評(píng)估項(xiàng)目。建議采取的措施是：由相關(guān)行政部門會(huì)商后明確一個(gè)主管部門，然后由主管部門牽頭組織相關(guān)力量研究制定一套統(tǒng)一的管理辦法和要求，使各民辦學(xué)校的檔案管理工作建立起有序的工作狀態(tài)和置于有效的監(jiān)管系統(tǒng)之中。在此基礎(chǔ)上，還要進(jìn)一步深入研究我國民辦學(xué)校的發(fā)展走向，深入探討我國事業(yè)單位人事制度改革與民辦教育事業(yè)之間的內(nèi)在關(guān)聯(lián)，從而逐步探索出一套符合我國社會(huì)管理發(fā)展要求的管理制度和管理辦法，推動(dòng)民辦學(xué)校人事檔案管理改革不斷走向深入。

3.加強(qiáng)培訓(xùn)與宣傳，增強(qiáng)民辦學(xué)校教職員的人事檔案意識(shí)。一方面，要加強(qiáng)對檔案工作者有關(guān)法律法規(guī)和人事檔案管理專業(yè)知識(shí)的培訓(xùn)，使他們不斷增強(qiáng)人事檔案管理意識(shí)，提高做好人事檔案管理工作的責(zé)任心和自覺性，從而使民辦學(xué)校的人事檔案管理朝著更加規(guī)范、更加專業(yè)的領(lǐng)域發(fā)展。另一方面，要通過多種形式的宣傳，提高普通教職員工對人事檔案重要性的認(rèn)識(shí)和檔案保護(hù)意識(shí)，從而有利于推動(dòng)各項(xiàng)檔案管理工作措施的落實(shí)。

4.豐富民辦學(xué)校人事檔案的內(nèi)容，突出教職員的特點(diǎn)和業(yè)績。隨著崗位聘用制的不斷深化，民辦學(xué)校人員的流動(dòng)性增強(qiáng)。在這種情況下，人事檔案資料的收集和記載就要與時(shí)俱進(jìn)，跟上教職人員動(dòng)態(tài)情況的變化。要對人事檔案實(shí)行個(gè)性化管理，針對不同層次的專業(yè)技術(shù)人員、學(xué)科帶頭人、專門化人才建立能夠反映其個(gè)性特征、專業(yè)技術(shù)特點(diǎn)、業(yè)務(wù)能力水平的業(yè)務(wù)檔案資料，對人才做出全面綜合的評(píng)價(jià)，并不斷增加新的材料，使人事檔案不“斷檔”;補(bǔ)充教職員業(yè)務(wù)檔案方面的內(nèi)容，包括他們的工作表現(xiàn)、德才能績等方面的內(nèi)容;補(bǔ)充合同檔案，把教職員的聘用合同檔案歸納于人事檔案之中，這樣既維護(hù)了學(xué)校和教職員的權(quán)益，也為學(xué)校更好的考核教職員提供了條件;補(bǔ)充新時(shí)期形成的材料，例如將養(yǎng)老保險(xiǎn)、醫(yī)療保險(xiǎn)、失業(yè)保險(xiǎn)、公積金等與教職員個(gè)人利益密切相關(guān)的材料納入個(gè)人檔案之中，這樣才能解除教職員的后顧之憂。

5.推進(jìn)民辦學(xué)校人事檔案管理模式的信息化建設(shè)，提高檔案管理工作的現(xiàn)代化水平。傳統(tǒng)的人事檔案信息只存在于一次文獻(xiàn)即檔案原件或經(jīng)過處理的二次文獻(xiàn)范疇內(nèi)，人們需要檔案信息，往往要親自到檔案室，通過閱覽摘錄、復(fù)印或拍攝等形式來獲取。這種獲取信息的方式已經(jīng)經(jīng)遠(yuǎn)遠(yuǎn)不能滿足形勢發(fā)展的需要。因此，必須充分利用計(jì)算機(jī)技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通迅技術(shù)，推進(jìn)人事檔案管理模式的信息化建設(shè)。首先，要建立起一套完善的人事檔案信息數(shù)據(jù)庫，數(shù)據(jù)庫完善起來后，教師基本信息的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)只需一次錄入就可以多次反復(fù)利用，大大節(jié)約了人力成本，同時(shí)，便于檔案的分類、統(tǒng)計(jì)和查詢。其次，加快全文數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，利用掃描儀把易磨損、但利用頻率及利用價(jià)值高的檔案材料掃描到計(jì)算機(jī)中，從而更好地保護(hù)了實(shí)體檔案。通過加強(qiáng)人事檔案管理的信息化管理，從而不斷提高人事檔案管理工作的效率和質(zhì)量。 ? ? 綜上所述，隨著社會(huì)的不斷進(jìn)步與發(fā)展，民辦學(xué)校人事檔案管理面臨著許多與時(shí)代發(fā)展不相適應(yīng)的地方。規(guī)范民辦學(xué)校的人事檔案管理工作，改革人事檔案管理制度，已經(jīng)迫在眉睫。必須從打破傳統(tǒng)模式、轉(zhuǎn)變管理理念、完善管理制度、豐富檔案內(nèi)容等方面著手，實(shí)現(xiàn)人事檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，從而更好地促進(jìn)民辦教育的發(fā)展。