新時(shí)期建立數(shù)字檔案館之思考

術(shù)穎

摘 要：在網(wǎng)絡(luò)化、信息化時(shí)代，計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、多媒體技術(shù)和數(shù)據(jù)庫技術(shù)等電子技術(shù)，正在深刻而迅速地改變著我們的生活和工作方式，同時(shí)，由于高科技的不斷進(jìn)步，現(xiàn)代化計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的軟硬件性能及相關(guān)的高密度存儲技術(shù)的飛速發(fā)展也為檔案館更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理與交流創(chuàng)造了更加便利的條件。因此，數(shù)字檔案館的產(chǎn)生順應(yīng)了現(xiàn)代社會的發(fā)展，是信息和網(wǎng)絡(luò)時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

關(guān)鍵詞：新時(shí)期;網(wǎng)絡(luò);數(shù)字檔案館

一、數(shù)字檔案館的主要特征

數(shù)字檔案館是以數(shù)字網(wǎng)絡(luò)方式遠(yuǎn)程獲取檔案信息，并在特定范圍內(nèi)用多種載體形式存儲檔案信息，共享網(wǎng)絡(luò)資源，提供多種形式的、先進(jìn)的、自動化的檔案電子信息服務(wù)。數(shù)字檔案館的主要特征是：

1.檔案信息資源的數(shù)字化。數(shù)字檔案館中的檔案信息是經(jīng)過計(jì)算機(jī)處理的能被計(jì)算機(jī)識別的數(shù)字化的信息，需要時(shí)可以用多種便捷的方式提供給利用者。

2.網(wǎng)絡(luò)為傳輸載體。數(shù)字檔案館依附于網(wǎng)絡(luò)而存在，網(wǎng)絡(luò)為數(shù)字檔案館提供了良好的傳輸環(huán)境。

3.以利用者為中心的服務(wù)方式。通過計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，利用者不必親自到檔案館查閱檔案，只要在辦公室或家里的終端前，在權(quán)限范圍內(nèi)對遠(yuǎn)程的數(shù)據(jù)庫進(jìn)行聯(lián)機(jī)瀏覽、檢索和利用。當(dāng)利用者在聯(lián)檢中遇到問題時(shí)，檔案工作者可以及時(shí)幫其解決問題，并提供多種形式的服務(wù)。

4.應(yīng)用各種高新技術(shù)。數(shù)字檔案館應(yīng)用各種尖端、前沿的高新技術(shù)管理檔案信息，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)、存儲技術(shù)、多媒體技術(shù)、數(shù)據(jù)庫技術(shù)、數(shù)字化技術(shù)等。

5.館藏容量無限。數(shù)字檔案館結(jié)合現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和數(shù)字化的存儲技術(shù)，可以使館藏容量變大，可以把幾十年、甚至全部館藏信息儲存在幾張光盤里，或?qū)⒉煌臋n案信息鏈接到同一體系之下，實(shí)現(xiàn)資源共享。

二、現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)是數(shù)字檔案館建立的基礎(chǔ)

數(shù)字檔案館是計(jì)算機(jī)與信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)發(fā)展的產(chǎn)物，是在傳統(tǒng)檔案館的基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)的質(zhì)變和飛躍，是時(shí)代發(fā)展的必然產(chǎn)物。

信息技術(shù)的迅速發(fā)展，對整個(gè)檔案館工作的影響越來越大，尤其是計(jì)算機(jī)技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)、多媒體技術(shù)以及數(shù)據(jù)庫技術(shù)等高新技術(shù)對檔案館的影響更為突出。高科技的不斷進(jìn)步，使現(xiàn)代計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行的速度越來越快，存儲量也越來越大，為檔案館更好地進(jìn)行數(shù)據(jù)信息處理與交流創(chuàng)造了良好的條件。另外，數(shù)據(jù)庫技術(shù)作為現(xiàn)代化檢索技術(shù)的主要支柱，在用于回溯檢索、專題檢索等信息服務(wù)時(shí)，發(fā)揮了巨大的作用。同時(shí)也促進(jìn)了現(xiàn)代化檢索技術(shù)的發(fā)展，為檔案信息查詢提供了極大的便利。遠(yuǎn)程通訊和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進(jìn)步，使信息傳輸和接收更為迅速、靈活、方便，世界各國的檔案館可以通過全球互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)檔案信息傳遞網(wǎng)絡(luò)化。

多媒體技術(shù)的進(jìn)步，向人們展示了未來檔案館收集和利用的美好前景，更拓展了檔案館數(shù)字信息收集、管理和利用的新領(lǐng)域，使利用者可以獲得圖文并茂的檔案信息。

三、建立數(shù)字檔案館帶來的新課題

1.檔案載體的變化。隨著辦公自動化的實(shí)現(xiàn)，將產(chǎn)生大量的電子文件，電子文件取代紙質(zhì)文件，成為檔案信息的主體是時(shí)代發(fā)展的必然趨勢。在未來，檔案館主要管理電子檔案，檔案館收藏、保管和利用的檔案信息主要是數(shù)字化的信息，是以計(jì)算機(jī)可讀寫介質(zhì)為載體，供計(jì)算機(jī)處理，并通過網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)臄?shù)字化信息。因此，檔案載體由紙質(zhì)載體轉(zhuǎn)變?yōu)橛?jì)算機(jī)可讀寫介質(zhì)載體。

2.收集方式的變化。數(shù)字檔案館是伴隨計(jì)算機(jī)、通訊、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等高新技術(shù)發(fā)展而出現(xiàn)的產(chǎn)物，將越來越依賴于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。由于辦公自動化的發(fā)展改變了檔案計(jì)算機(jī)管理的單機(jī)管理模式，使檔案管理系統(tǒng)成為辦公自動化系統(tǒng)中的子系統(tǒng)，并將隨著辦公自動化系統(tǒng)的發(fā)展而發(fā)展。

3.數(shù)字檔案館將實(shí)現(xiàn)文檔一體化管理。我們可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成電子文件的接收和歸檔，同事也可以通過網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)完成對利用者提供利用服務(wù)。文檔一體化管理是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案館中應(yīng)用的必然結(jié)果。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，文件從形成、歸檔至利用等均可在網(wǎng)上進(jìn)行。

4.服務(wù)方式的改變。數(shù)字檔案館改變了傳統(tǒng)檔案館的借閱方式，大大地方便了利用者，人們坐在辦公室或家中就可以利用“館藏”豐富的信息資源。同時(shí)，網(wǎng)上利用的開展，可以減少檔案工作者直接為利用者查閱目錄、調(diào)卷的查閱工作，使檔案工作者有更多的時(shí)間致力于檔案數(shù)據(jù)的整合工作，開發(fā)出更多可利用的檔案信息，使檔案利用工作進(jìn)入一個(gè)極好的良性循環(huán)中。

5.保管方式的改變。由于數(shù)字檔案載體的特殊性，決定了其保存的復(fù)雜性。需定期對電子檔案進(jìn)行維護(hù)與保存，以確保電子檔案的安全可靠，使其能夠長期處于可讀和可用狀態(tài)。首先，需保證電子檔案的載體安全，防止自然災(zāi)害和突發(fā)事件對檔案信息的破壞，并定期對其進(jìn)行檢測和轉(zhuǎn)存，同時(shí)，還要注意保管磁盤、光盤等數(shù)字文件的物理環(huán)境，以免磁盤、光盤突然損壞;其次，應(yīng)加強(qiáng)對電子文件形成過程中所需的背景信息、相關(guān)信息及閱讀電子文件所需的軟硬件設(shè)備的保存，保證電子檔案的可用性和可讀性;第三，還應(yīng)防止信息丟失、被非法更改等情況的發(fā)生;第四，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境中，要處理好信息資源共享和保密工作的矛盾。

6.加強(qiáng)檔案人員的培養(yǎng)。一個(gè)檔案館的自動化系統(tǒng)能否正常運(yùn)轉(zhuǎn)，往往取決于系統(tǒng)管理工作是否做得好，取決于是否配備了具有良好知識結(jié)構(gòu)，能熟練掌握和運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，熟練操作計(jì)算機(jī)，掌握數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)及管理，熟悉常用軟件使用，掌握網(wǎng)絡(luò)基本知識的系統(tǒng)管理員。數(shù)字檔案館擁有自己的電子檔案、計(jì)算機(jī)設(shè)備和數(shù)據(jù)庫，這些數(shù)據(jù)庫都是花費(fèi)了大量人力、物力、財(cái)力建立起來的電子目錄、電子檔案，所有這些都是檔案館開展服務(wù)的寶貴資源，需要有高度責(zé)任心的專業(yè)技術(shù)人員加以管理和維護(hù)?？梢哉f，系統(tǒng)管理員是確保檔案館自動化系統(tǒng)正常運(yùn)轉(zhuǎn)的核心人物。因此，選配一名好的系統(tǒng)管理員，對數(shù)字檔案館來說至關(guān)重要。為此，檔案館必須加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)維護(hù)人員的培養(yǎng)。

另外，由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，使檔案信息呈爆炸式的增長，在這種形勢下，如何對現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分析，由于檔案信息數(shù)字化的發(fā)展，使檔案信息呈爆炸式的增長，在這種形勢下，如何對現(xiàn)有檔案信息資源進(jìn)行分析，以滿足利用者日益增長的信息需求，是我們檔案工作者義不容辭的責(zé)任和義務(wù)。因此，培養(yǎng)有文化水準(zhǔn)、有素質(zhì)的檔案信息分析員是一項(xiàng)非常重要而艱巨的任務(wù)。

四、數(shù)字檔案館應(yīng)注意的問題

數(shù)字檔案館將面向社會并具有一定的開放性，所以檔案信息和系統(tǒng)容易被干擾、篡改、破壞等，必須加強(qiáng)安全意識，建立有效的保護(hù)措施。

1.防火墻技術(shù)。防火墻是一種用來加強(qiáng)網(wǎng)絡(luò)之間訪問的特殊網(wǎng)絡(luò)互聯(lián)設(shè)備，設(shè)置在被保護(hù)網(wǎng)絡(luò)和外部網(wǎng)絡(luò)之間的一道屏障，以防止發(fā)生不可預(yù)測的、潛在的、破壞性的侵入。

2.反病毒技術(shù)。最好采用具有實(shí)時(shí)監(jiān)控功能的反病毒產(chǎn)品。這樣，一旦病毒進(jìn)入系統(tǒng)，即對病毒進(jìn)行查、殺，做到防患于未然。

3.入侵報(bào)警技術(shù)。采用先進(jìn)的檢測軟件，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)安全受到非法入侵時(shí)及時(shí)報(bào)警，并根據(jù)情況制定相應(yīng)的還擊辦法。

4.儲存技術(shù)。需要經(jīng)常對數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防不測。

5.控制權(quán)限技術(shù)。由于檔案信息具有一定的機(jī)密性，需要對用戶使用權(quán)限進(jìn)行劃分，不同級別的人具有不同的使用權(quán)限。

6.網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控技術(shù)。采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)監(jiān)控軟件，隨時(shí)監(jiān)控網(wǎng)絡(luò)的運(yùn)行情況，當(dāng)網(wǎng)絡(luò)運(yùn)行出現(xiàn)問題時(shí)及時(shí)報(bào)警，并根據(jù)情況進(jìn)行恢復(fù)以保證網(wǎng)絡(luò)的正常運(yùn)行。