新時(shí)期背景下如何做好高校檔案管理工作

王延勇

摘 要：要想使檔案資源更好地服務(wù)于高校的教學(xué)管理，需要將檔案管理朝制度化、科學(xué)化與流程化的方向不斷邁進(jìn)。本文通過對(duì)高校檔案管理工作現(xiàn)狀進(jìn)行簡要的分析，就如何做好學(xué)校檔案管理工作提出幾項(xiàng)措施，旨在為各高校進(jìn)行現(xiàn)代化檔案管理提供可行方案。

關(guān)鍵詞：高校;檔案管理;現(xiàn)代化

高校的檔案管理工作不僅關(guān)系到學(xué)校師生的檔案關(guān)系，更是記載著學(xué)校歷史發(fā)展脈絡(luò)的重要憑證。因此，高校的檔案管理工作也是高校日常工作的重要組成部分。隨著時(shí)代的發(fā)展，高校檔案管理的弊端逐漸顯露出來，如何改善當(dāng)前高校管理工作中存在的問題，逐漸成為人們?nèi)找骊P(guān)注的話題。

一、高校檔案管理工作現(xiàn)狀

1.檔案管理工作人員知識(shí)缺乏。由于檔案管理工作一直以來未受到人們的重視，也缺少相關(guān)的專業(yè)知識(shí)人員給予正確的指導(dǎo)，使檔案管理工作仍然以傳統(tǒng)的手工方式進(jìn)行，不但無法提高檔案管理工作的工作效率，也無法帶動(dòng)檔案管理事業(yè)的快速發(fā)展。

2.檔案材料收集不全面，誠信度不高。高校的檔案管理通常要經(jīng)過多個(gè)環(huán)節(jié)，存在流程復(fù)雜、難免失真等問題。但在實(shí)際管理過程中，很多管理人員不會(huì)針對(duì)這一現(xiàn)象進(jìn)行跟蹤調(diào)查，在檔案收集的過程中，多存在檔案材料缺失，檔案內(nèi)容按照個(gè)人意愿隨意修改的現(xiàn)象，降低了檔案的可信度，使檔案的建立失去了原有的價(jià)值。

3.缺乏檔案保護(hù)意識(shí)。檔案的管理是一項(xiàng)非常細(xì)致的工作，因此在日后的管理過程中需要定期進(jìn)行檢查，對(duì)于存在的問題及時(shí)解決。但是現(xiàn)階段很多檔案管理的工作都是在被動(dòng)地進(jìn)行，工作人員多是按照相關(guān)的規(guī)章制度辦事，缺少對(duì)管理工作的積極思考及對(duì)檔案的保護(hù)意識(shí)，對(duì)于問題的處理也存在一定的滯后性。

4.學(xué)生檔案不受重視。高校對(duì)于檔案的管理工作中，由于學(xué)生的檔案材料較多，且隨著每年學(xué)生的不斷流動(dòng)，導(dǎo)致高校對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性沒有提高認(rèn)識(shí)，很多學(xué)校缺少相關(guān)的管理專員，也沒有對(duì)學(xué)生的檔案進(jìn)行定期的監(jiān)督與指導(dǎo)。正是由于沒有認(rèn)識(shí)到對(duì)學(xué)生檔案管理的重要性，導(dǎo)致學(xué)生檔案在收集、整理的工作中缺少標(biāo)準(zhǔn)化的管理方式和檔案的借閱、查閱等服務(wù)環(huán)節(jié)，阻礙了檔案管理事業(yè)的現(xiàn)代化發(fā)展。

二、做好學(xué)校檔案管理工作的措施

1.推動(dòng)高校檔案管理工作觀念的創(chuàng)新。隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的不斷發(fā)展，在帶給檔案管理工作新的發(fā)展機(jī)遇的同時(shí)，也為其增加了很多挑戰(zhàn)。因此，今后檔案管理的工作過程中不僅要不斷更新管理理念，更要通過創(chuàng)新不斷完善檔案管理方式。高校檔案管理工作理念的創(chuàng)新可以通過以下幾方面得以實(shí)現(xiàn)：首先，高校需要提升對(duì)檔案管理工作的認(rèn)識(shí)和重視，因?yàn)楦咝Ｊ强萍佳芯颗c創(chuàng)新的集中地，而高校檔案的管理內(nèi)容包括對(duì)科研知識(shí)的存儲(chǔ)。因此，重新審視檔案管理工作的重心，有利于推動(dòng)今后檔案管理工作的有效進(jìn)行。其次，需要開拓進(jìn)取的發(fā)展觀。在現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展過程中，高校的檔案管理工作需要對(duì)傳統(tǒng)的管理模式做出改進(jìn)與創(chuàng)新，以符合時(shí)代發(fā)展對(duì)檔案管理工作提出的新要求，從而強(qiáng)化高校檔案管理部門的造血能力。最后，需要樹立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)。檔案管理的工作內(nèi)容通常較為單一，很多工作人員在千遍一律的工作中逐漸喪失了工作熱情，也就沒有對(duì)檔案管理工作進(jìn)行創(chuàng)新的動(dòng)力。以此，需要通過相應(yīng)的競(jìng)爭(zhēng)激勵(lì)機(jī)制，樹立管理人員的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，有效提高管理人員的工作積極性。

2.推動(dòng)現(xiàn)代信息化管理。科技的進(jìn)步推動(dòng)著每個(gè)行業(yè)的不斷進(jìn)步，對(duì)于檔案管理行業(yè)來說，想要做到與時(shí)俱進(jìn)的發(fā)展主要從以下兩個(gè)方面進(jìn)行：第一，應(yīng)該提高計(jì)算機(jī)現(xiàn)代技術(shù)在檔案管理工作中的重要作用。在對(duì)檔案資料的整理、保管的過程中，通過將計(jì)算機(jī)現(xiàn)代技術(shù)融入到管理工作中，不但可以提高工作效率，還可以不斷優(yōu)化檔案管理的服務(wù)功能，如將所有檔案信息存儲(chǔ)在計(jì)算機(jī)中，可以更好地為師生對(duì)檔案資料的查詢和借閱提供方便，并且利用現(xiàn)代化信息處理技術(shù)，可以將傳統(tǒng)的手工管理，轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化管理，將檔案管理中出現(xiàn)的問題，借閱的記錄等做好系統(tǒng)化管理，以便更加快捷、高效地完成好檔案管理的工作。第二，需要推動(dòng)檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)。對(duì)于高校檔案管理工作進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)既是行業(yè)發(fā)展的實(shí)際需求，更是開展網(wǎng)絡(luò)化、智能化管理的先決條件。當(dāng)前高校檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化工作仍存在很多問題，亟需進(jìn)一步的完善與改革。如在對(duì)高校檔案進(jìn)行處理過程中，檔案信息的格式、轉(zhuǎn)換標(biāo)準(zhǔn)等方面都沒有統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。并且不同的學(xué)校之間由于管理標(biāo)準(zhǔn)的不統(tǒng)一，很難實(shí)現(xiàn)高校間檔案資料的資源共享。因此，隨著各行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)化的不斷完善，高校檔案管理工作的標(biāo)準(zhǔn)化管理也應(yīng)該逐步實(shí)現(xiàn)。對(duì)于現(xiàn)有的相關(guān)國家規(guī)定與標(biāo)準(zhǔn)要嚴(yán)格遵守與貫徹，以便促進(jìn)高校檔案的現(xiàn)代化管理的進(jìn)一步發(fā)展。

3. 加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)。檔案管理人員素質(zhì)的高低，直接影響著檔案管理工作質(zhì)量的好壞，對(duì)檔案管理工作具有一定的決定性作用。想要提高檔案管理人員的綜合素質(zhì)，提升高校檔案的管理水平，需要從以下幾個(gè)方面著手：第一，需要健全專業(yè)的管理人員隊(duì)伍。對(duì)于高校的檔案管理工作，不僅需要現(xiàn)代信息化技術(shù)，還需要有專業(yè)的管理人員利用專業(yè)知識(shí)，提升檔案管理的科學(xué)化發(fā)展。通過建立專業(yè)化的管理人員隊(duì)伍，簡化檔案的管理流程、明確管理人員的管理職責(zé)，確保高校檔案管理工作的穩(wěn)定性。第二，需要加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。要想高校的檔案管理工作高效率、高質(zhì)量地完成，需要對(duì)管理人員分階段、分層次地進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)，在提升管理人員專業(yè)水平的同時(shí)，也形成了專業(yè)化的工作氛圍。同時(shí)，通過對(duì)管理人員進(jìn)行新技術(shù)、新方法的技術(shù)培訓(xùn)，讓管理人員逐漸熟悉先進(jìn)的管理技術(shù)，提升現(xiàn)代化管理意識(shí)，促使他們及時(shí)轉(zhuǎn)變思想觀念，充分調(diào)動(dòng)起管理人員的創(chuàng)造性與能動(dòng)性。第三，完善相關(guān)管理制度。對(duì)于檔案管理的工作人員需要進(jìn)行科學(xué)化的管理，管理的內(nèi)容不僅包括對(duì)管理人員的實(shí)際工作情況，還要包括管理人員對(duì)現(xiàn)代化管理技術(shù)的應(yīng)用情況，只有通過這種方式，才能不斷促進(jìn)管理人員的自我提高和自我價(jià)值的實(shí)現(xiàn)。

三、結(jié)語

高校檔案管理工作在信息社會(huì)化發(fā)展的過程中具有重要的現(xiàn)實(shí)意義，加強(qiáng)檔案的現(xiàn)代化管理，是時(shí)代發(fā)展的需要，更是檔案管理事業(yè)發(fā)展的需要。雖然現(xiàn)階段的檔案管理工作仍然存在一定的現(xiàn)實(shí)問題，但是可以通過推動(dòng)高校檔案管理工作觀念的創(chuàng)新、推動(dòng)現(xiàn)代信息化管理及加強(qiáng)檔案管理人員素質(zhì)建設(shè)等方式，不斷推進(jìn)檔案管理工作的現(xiàn)代化發(fā)展。

參考文獻(xiàn)：

[1]張巖.淺談高校檔案管理人員的素質(zhì)及其提高對(duì)策[J].赤峰學(xué)院學(xué)報(bào)（自然科學(xué)版），2015，（1）：179-180.

[2]宋倩.試論地方高校檔案管理人員綜合素質(zhì)的提高[J].華章，2014，（13）：334-334.

[3]王林森.淺談高校檔案管理人員的職業(yè)素質(zhì)建設(shè)[J].卷宗，2014，（1）：15-16.