人力資源檔案管理的探析

潘維艷

摘 要：隨著社會(huì)的發(fā)展和科技的進(jìn)步，我國(guó)的相關(guān)人力資源制度在隨著經(jīng)濟(jì)的前進(jìn)、社會(huì)的變革而發(fā)展變化，若繼續(xù)沿用原有的模式來(lái)進(jìn)行管理已不能適應(yīng)當(dāng)今社會(huì)發(fā)展要求，因此探索和研究當(dāng)前經(jīng)濟(jì)條件下人力資源管理的相關(guān)模式尤為必要。本文主要是個(gè)人對(duì)人力資源檔案管理模式的含義、特點(diǎn)及建立這種模式的意義等方面進(jìn)行了思考。

關(guān)鍵詞：人力資源；檔案管理；管理模式

“人力資源”概念的提出已有半個(gè)多世紀(jì)的時(shí)間，人力資源作為社會(huì)發(fā)展的主要稀缺資源已為各方面所認(rèn)同，同時(shí)也得到眾多企業(yè)實(shí)踐的檢驗(yàn)和證明。隨著人力資源管理在企業(yè)管理中的地位和作用的日益凸顯，特別是在經(jīng)濟(jì)全球化、信息網(wǎng)絡(luò)化、貨幣電子化、資源知識(shí)化的趨勢(shì)越來(lái)越明顯的情況下，外部環(huán)境的變化對(duì)人力資源管理提出了許多新的問(wèn)題，這些問(wèn)題需要人力資源管理理論研究者們給出答案，以支持企業(yè)的發(fā)展需要。

1 人力資源檔案管理的含義

這種模式是在我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)條件下建立的一種新模式，它與經(jīng)濟(jì)的發(fā)展規(guī)模和信息化程度有著密切的關(guān)系，當(dāng)今社會(huì)是一種開(kāi)放的、高度信息化和持久創(chuàng)造力的社會(huì)，它需要專(zhuān)業(yè)的高技能的人才和藍(lán)領(lǐng)人員都不可或缺的人力資源配置。其模式有以下兩個(gè)方面的含義。

1、檔案管理機(jī)構(gòu)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象具有較強(qiáng)的社會(huì)性

現(xiàn)代市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和深化，產(chǎn)生了多種經(jīng)濟(jì)組織形式，這有利于人才的吸納、流動(dòng)，但與舊的人力資源管理制度而言有許多前所未有的問(wèn)題出現(xiàn)，因此新型的人力管理制度應(yīng)運(yùn)而生，這也使人力資源管理變成了一種社會(huì)化的活動(dòng)，因此，作為人力管理重要組成部分的人力資源檔案工作，也必然具有這種社會(huì)化的性質(zhì)。從管理機(jī)構(gòu)即政府層面來(lái)講，不像計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代僅有各單位內(nèi)部人事檔案管理機(jī)構(gòu)，已建立了具有較強(qiáng)社會(huì)性的人力資源檔案管理機(jī)構(gòu)，如各省市人才交流中心建立的人事檔案管理機(jī)構(gòu)，這種機(jī)構(gòu)不是管理本單位人事檔案的機(jī)構(gòu)，而是面向當(dāng)?shù)厣鐣?huì)，其管理對(duì)象包括該區(qū)域范圍內(nèi)所有流動(dòng)人員的人事檔案，其服務(wù)對(duì)象更具有社會(huì)性，可以為整個(gè)社會(huì)提供人力資源服務(wù)。

2、人力資源檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容的復(fù)雜性

人力資源檔案的政府管理部門(mén)、管理對(duì)象和服務(wù)對(duì)象的社會(huì)性，決定了人力資源檔案來(lái)源的廣泛性和內(nèi)容結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性。在傳統(tǒng)的人事檔案管理中，人事檔案的收集、處理和提供利用往往由各單位自身的人事機(jī)構(gòu)行使，所包含的內(nèi)容簡(jiǎn)單，來(lái)源單一。而現(xiàn)在的人力資源檔案管理機(jī)構(gòu)，其人力資源主要是該管轄區(qū)域范圍內(nèi)的各類(lèi)人員，但由于社會(huì)分工不同而使人員具有不同身份，集中后其檔案內(nèi)容也非常豐富多樣。

2 人力資源檔案管理的特點(diǎn)

1、隨著改革的深人和信息化程度的提高，人力資源檔案管理越來(lái)越趨向于社會(huì)化開(kāi)放式模式，它與傳統(tǒng)人事檔案管理形成模式互補(bǔ)、并存發(fā)展現(xiàn)狀。這兩種模式，各有利弊，如傳統(tǒng)人事檔案管理模式在檔案內(nèi)容的保密方面做得較好，可以及時(shí)為本單位提供檔案信息，這種封閉式管理辦法不利于全面推廣，不適合運(yùn)用規(guī)范化與網(wǎng)絡(luò)化的管理辦法；新型人力資源管理模式面向廣大的服務(wù)人群，可以為社會(huì)廣大人員提供多種服務(wù)，管理方式靈活多樣，運(yùn)用現(xiàn)代化與網(wǎng)絡(luò)化管理更加方便快捷，主要缺點(diǎn)就是保密性差、容易丟失等。檔案管理工作者在實(shí)際檔案管理工作中要利用兩種模式的優(yōu)點(diǎn)，做到取長(zhǎng)補(bǔ)短，建設(shè)更加完美的人力資源檔案管理模式。

2、人力資源檔案管理當(dāng)中，運(yùn)用開(kāi)放式管理方法主要針對(duì)當(dāng)前社會(huì)中的一些流動(dòng)人員。因?yàn)檫@些人員常在社會(huì)上流動(dòng)，沒(méi)有固定的工作與處所，主要來(lái)源就是那些辭職、辭退和仍然沒(méi)有找到工作的人員，這些人員的檔案和一般人事檔案相比，因?yàn)榱鲃?dòng)人員流動(dòng)性強(qiáng)，不會(huì)常時(shí)期固定在一個(gè)地方工作，和原來(lái)的工作單位已然脫離關(guān)系，這些人員的人事檔案應(yīng)該由縣以上政府部門(mén)管理的人才交流中心管理，這種部門(mén)的特點(diǎn)是社會(huì)性強(qiáng)、服務(wù)面廣，非常適合管理流動(dòng)人員的人事檔案。但一些地方政府對(duì)人力資源管理不嚴(yán)格，關(guān)于流動(dòng)人員的人事檔案管理存在很多缺陷，仍需改進(jìn)工作方式，提高管理質(zhì)量。

3 解決人力資源檔案管理工作問(wèn)題的對(duì)策

1、采用科學(xué)規(guī)范的管理制度提高檔案工作效率

工作規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)對(duì)任何一項(xiàng)工作來(lái)說(shuō)都是必不可少的，因此，有必要對(duì)檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化規(guī)范化水平進(jìn)行調(diào)整。建立檔案管理工作規(guī)范一方面可以提高工作人員的工作積極性和工作責(zé)任感，另一方面對(duì)檔案管理工作的發(fā)展也有著積極的促進(jìn)作用。而且，標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化應(yīng)該體現(xiàn)在檔案管理工作的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，在檔案管理過(guò)程中尤其應(yīng)該如此，如檔案的保存方式、檔案信息的流轉(zhuǎn)程序等，都要進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，避免出現(xiàn)由于不統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)所帶來(lái)的工作時(shí)間和精力的浪費(fèi)。

2、采用信息化的檔案管理方式

人力資源檔案管理方式落后是導(dǎo)致檔案管理工作效率低的主要原因，采用信息化的檔案管理方式是必要的。信息化的檔案管理方式能夠以較快的速度和較小的空間實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目工程檔案進(jìn)行統(tǒng)一的、有結(jié)構(gòu)的管理，能夠使紙質(zhì)檔案資料和電子音像檔案資料相結(jié)合。要實(shí)現(xiàn)全面的信息化檔案管理，一是需要增加對(duì)檔案管理的資金投入，購(gòu)置檔案管理信息化所需要相應(yīng)的軟、硬件設(shè)施，如最基本的辦公室常用設(shè)備，打印機(jī)、掃描儀、電腦等，檔案管理部門(mén)必須及時(shí)了解工作需要哪些設(shè)備；二是應(yīng)該制定檔案管理信息化的戰(zhàn)略，并真正實(shí)施，設(shè)立專(zhuān)門(mén)的監(jiān)督部門(mén)對(duì)信息化過(guò)程進(jìn)行全程掌控。

3、提高檔案管理工作人員的職業(yè)能力

如果檔案工作人員的檔案管理工作水平不高，對(duì)檔案管理工作認(rèn)識(shí)不足，在工作中提不起“管理資料”的興趣、在工作中不夠認(rèn)真、不能及時(shí)處理問(wèn)題，則檔案管理就面臨著巨大的風(fēng)險(xiǎn)，因此，提高檔案管理工作人員職業(yè)能力是十分必要的。首先，應(yīng)針對(duì)年齡偏大的檔案管理工作人員進(jìn)行計(jì)算機(jī)類(lèi)的職業(yè)技能培訓(xùn)，使他們能夠熟練使用計(jì)算機(jī)進(jìn)行網(wǎng)上檔案管理和文件傳輸，以提高工作效率；其次，應(yīng)重視優(yōu)秀的人才的引進(jìn)，以保證先進(jìn)的檔案管理模式能夠有效推行；最后，應(yīng)根據(jù)檔案管理使用的新技術(shù)、新軟件的特點(diǎn)，對(duì)在崗檔案管理人員的技術(shù)培訓(xùn)，讓工作人員掌握基本的操作技能。

隨著企事業(yè)單位人事制度改革的推進(jìn)，人們的就業(yè)自由度提高，人才流動(dòng)頻率加快，越來(lái)越多的人才由“單位人”變?yōu)椤吧鐣?huì)人”，人力資源檔案不再對(duì)人才的流動(dòng)具有極大的制約作用。單位用人機(jī)制的改革誤導(dǎo)了一些人對(duì)人事檔案的看法，滋生了“檔案無(wú)用論”的思想，這在某種程度上嚴(yán)重制約了人力資源檔案發(fā)揮其應(yīng)有的使用價(jià)值。隨著我國(guó)改革的日益深化，各單位對(duì)人才信息的需求量也必然更加迫切，21世紀(jì)的競(jìng)爭(zhēng)是人才的競(jìng)爭(zhēng)，現(xiàn)代管理理論強(qiáng)調(diào)，管理的核心是人的管理，人既是管理的主體，也是管理的客體，人必須具備一定的能力才可能完成管理過(guò)程。而人事檔案是“人的管理”的基本信息的主要依據(jù)，它既存儲(chǔ)了組織人力資源信息，又是管理的核心“人”的歷史和現(xiàn)狀的一個(gè)真實(shí)反映，它真實(shí)地記述了檔案人的個(gè)人經(jīng)歷、德才表現(xiàn)及發(fā)展過(guò)程，是歷史地、全面地考察人的重要依據(jù)，因此我們必須重新認(rèn)識(shí)人事檔案、人力資源檔案管理工作的作用和重要意義，使之更好的服務(wù)社會(huì)、服務(wù)大眾。

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