檔案的信息化管理改革創(chuàng)新途徑

安冰冰

摘 要：檔案作為一個信息的載體，它的管理工作對于各個大型機(jī)構(gòu)來說也是至關(guān)重要的。就如今而言，在檔案管理工作上依然存在一些問題，工作人員必須清楚地認(rèn)識到它的重要性才可以更好的改進(jìn)管理工作的不足。本篇文章主要針對當(dāng)前國內(nèi)檔案管理工作向信息化管理轉(zhuǎn)變的過程中存在的諸多問題作為了深入的探究，并為其指出了一條明路。

關(guān)鍵詞：檔案；信息化管理；改革

如今，時代的發(fā)展，科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)和新型檔案管理軟件也在此背景下誕生并不斷發(fā)展，極大地影響了我國傳統(tǒng)的檔案管理模式，很大程度上促進(jìn)了其朝著信息化和技術(shù)的道路前進(jìn)。而在此背景下，科技發(fā)展速度加快，對檔案管理工作來說也是一個大挑戰(zhàn)，此外，也對檔案管理的創(chuàng)新和發(fā)展帶來了契機(jī)。所以，在當(dāng)前狀況下，加快檔案信息建設(shè)的腳步才是首要問題。

1 檔案信息化管理

實(shí)現(xiàn)檔案信息化意味著和傳統(tǒng)的檔案管理模式告別，計(jì)算機(jī)技術(shù)自然也是在其中得到運(yùn)用。因此，要科學(xué)有效的管理檔案的話就要必不可缺的就是信息化技術(shù)，因?yàn)樗粫驗(yàn)闀r間而發(fā)生任何變化，可以有效地檔案進(jìn)行分類，排序，查詢等，無需耗費(fèi)多余的人力和物力去查閱檔案。此外，傳統(tǒng)的檔案資料都是用是紙張來記錄的，時間一久容易發(fā)黃褪色，字跡模糊不清，腐爛，蟲蛀等狀況，最終導(dǎo)致檔案無法正常使用。但是使用信息化方式來進(jìn)行管理的話，就可以讓檔案變得更加安全，不會受到上述的危害。使用信息化方式來管理，對于檔案管理發(fā)展是一個重要的飛躍，在實(shí)現(xiàn)的過程中，工作人員獲得的經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)都是獨(dú)一無二而且寶貴的。當(dāng)今時代，管理技術(shù)多樣化，要選擇一條正確的發(fā)展方向也是困難的，而且我們無法預(yù)料到結(jié)果究竟如何。路途漫漫，不僅僅只是用行動表明就可以了，傳統(tǒng)的紙質(zhì)記載到信息化記載都是需要一個過程。所以，要實(shí)現(xiàn)的話應(yīng)該把制度改革，方式創(chuàng)新等作為前提條件，再加快檔案管理信息化管理的腳步。僅憑一張紙而言，平鋪的時候占據(jù)的面積大，但是對折再對折之后就會變得渺小。而如今，在推進(jìn)各個層面的發(fā)展過程中都是有這樣的規(guī)律，都是希望用低消耗獲取高效益。

2 當(dāng)前我國檔案信息化管理中存在的問題

2.1 信息化管理意識薄弱

檔案管理在傳統(tǒng)管理模式的影響下，使得在引入新型的現(xiàn)代化管理模式之后還無法及時的認(rèn)識到提升信息化管理水平的迫在眉睫性，一小部分的領(lǐng)導(dǎo)也沒有以身作則推進(jìn)信息化管理進(jìn)程，使得該過程缺乏了科學(xué)管理和指導(dǎo)，不利于檔案開發(fā)和使用，阻礙了我國檔案管理現(xiàn)代化管理的進(jìn)程。

2.2 檔案管理信息化程度不足

即使在如今，信息化已經(jīng)得到大范圍的運(yùn)用，可是依然有諸多單位在檔案管理工作上還沒有實(shí)現(xiàn)信息化管理，仍然是采用傳統(tǒng)的紙質(zhì)記錄和收藏，遇到惡劣天氣極易毀壞，使得檔案無法正常使用，失去其利用價值，且紙質(zhì)的檔案不好翻閱?？梢姡鱾€單位畢竟加快全面你建設(shè)信息化檔案管理的腳步，以確保檔案可以發(fā)揮其真正的效用。

2.3 缺乏專業(yè)的檔案管理人才

檔案管理工作的主體是管理人員，他們的專業(yè)水平對檔案管理工作水平的高低與否起著決定性的作用。就如今，我國諸多單位中都缺乏專業(yè)素質(zhì)水平高的高端管理人才，在職管理人員的年齡呈現(xiàn)出高齡化的趨勢，多數(shù)沒有經(jīng)過專業(yè)的培訓(xùn)，在網(wǎng)絡(luò)信息時代也很難相適應(yīng)，此外，一些工作人員未充分履行自己的責(zé)任，檔案管理工作不夠認(rèn)真，也沒有及時完善更新檔案信息，這些都是造成我國檔案管理效用低的原因。

3 檔案管理信息化改革創(chuàng)新途徑

要實(shí)現(xiàn)檔案信息化管理這一目標(biāo)就需要把握系統(tǒng)性原則，從以下幾個方面出發(fā)。

3.1 增強(qiáng)檔案管理信息化的管理意識

如今，信息化檔案管理在信息化時代背景下已經(jīng)充分的顯現(xiàn)出了自己的先進(jìn)一面，所以強(qiáng)化檔案信息化管理意識是提升檔案管理信息化水平的重要途徑。第一，作為單位領(lǐng)導(dǎo)，要對信息化管理有充分的了解和認(rèn)識，認(rèn)識到它的先進(jìn)性，從而提供資金和政策的扶持。此外，要對檔案管理做科學(xué)規(guī)范化管理，就必須嚴(yán)抓檔案歸檔工作。第二，樹立堅(jiān)持信息化管理的理念，推進(jìn)檔案管理信息化進(jìn)程。第三，利用“開放式”的檔案管理方法來轉(zhuǎn)移發(fā)展重心即最優(yōu)服務(wù)。

3.2 加強(qiáng)檔案管理信息化整體規(guī)劃

檔案管理信息化為單位經(jīng)濟(jì)發(fā)展服務(wù)，所以要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化就要對整體規(guī)劃引起足夠的重視。根據(jù)實(shí)際情況出發(fā)，通過民主科學(xué)討論來制定信息化檔案管理的發(fā)展規(guī)劃，帶動檔案管理工作整體發(fā)展。在制定整體規(guī)劃的過程中需要明確好目的，注重計(jì)劃的可行性，靈活性等。與此同時還要建設(shè)一個檔案信息網(wǎng)站，利用網(wǎng)頁的形式為來大家提供信息資源服務(wù)，讓大家更好的使用檔案資源。建設(shè)檔案信息網(wǎng)站要注意操作系統(tǒng)的升級和不斷完善更新的能力，畢竟此過程中包含了搜索，歸檔，下載等多環(huán)節(jié)。此外，還要引入先進(jìn)的標(biāo)準(zhǔn)設(shè)備來為檔案管理提供有力的支持。

3.3 加強(qiáng)檔案管理信息化的技術(shù)保證

通過加快推動信息資源數(shù)字化發(fā)展的腳步，可以實(shí)現(xiàn)強(qiáng)化檔案管理信息化的技術(shù)保證目標(biāo)。從檔案管理信息化的核心點(diǎn)來說，信息資源數(shù)字化就是其核心。它是利用電子檔案的形式來對檔案做保存和保護(hù)。加快實(shí)現(xiàn)檔案管理電子化的目標(biāo)，以此來構(gòu)建一個可以充分發(fā)揮效用、系統(tǒng)完善、操作合理、查閱便捷的檔案全文數(shù)據(jù)庫和目錄數(shù)據(jù)庫，再從實(shí)際出發(fā)，在檔案網(wǎng)站上發(fā)布有關(guān)的消息，以便為用戶提供更加的全面，便捷的高效服務(wù)。

3.4 加強(qiáng)檔案管理信息化的人員保障

要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化工作者保證就要從提升工作人員的專業(yè)素質(zhì)水平出發(fā)，強(qiáng)化對他們的信息化管理技術(shù)的培訓(xùn)，引入新人的時候也要提高招收的條件確保管理人員整體素質(zhì)的提高。檔案管理工作開展水平的高低受到管理人員的直接影響，因此傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案向電子檔案的轉(zhuǎn)變就需要從提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)水平，思想覺悟等方面出發(fā)，以此實(shí)現(xiàn)為檔案管理信息化做出強(qiáng)有力的管理人員的保障目標(biāo)。

4 結(jié)語

總而言之，要充分的提高檔案管理信息化水平的根本途徑就是實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化的目標(biāo)，此外還可以充分的減少對檔案管理的資金投入。在筆者看來，我國必須意識到檔案管理信息化的重要性，強(qiáng)化檔案管理信息化的意識，加快檔案管理信息化建設(shè)的腳步，以此來為檔案管理科學(xué)規(guī)范健康發(fā)展提供有力的保障。

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