基于就業(yè)背景的高職院校學(xué)生檔案管理研究

宋東梅

摘 要：高職院校就是為國(guó)家培養(yǎng)工作在生產(chǎn)一線的高技術(shù)人才，主要包括生產(chǎn)和管理等方面的人才，所以高職院校培養(yǎng)學(xué)生最終的目的就是就業(yè)。所以應(yīng)當(dāng)如何合理地利用學(xué)生的檔案為就業(yè)服務(wù)是現(xiàn)階段學(xué)生檔案管理所面臨的最新問(wèn)題。本文就是通過(guò)對(duì)學(xué)生檔案信息資源共享、提高全社會(huì)檔案意識(shí)等方面的研究，促進(jìn)檔案更好地為畢業(yè)生就業(yè)服務(wù)。

關(guān)鍵詞：高職院校；就業(yè)工作；學(xué)生檔案管理；就業(yè)服務(wù)

高職院校學(xué)生檔案就是學(xué)生在校期間學(xué)習(xí)、生活等方面的真實(shí)記錄，這也是學(xué)生在高職院校三年的經(jīng)歷，所以這部分內(nèi)容是高職院校檔案管理的重要組成部分。在檔案中能夠反映畢業(yè)生在校期間的整體素質(zhì)，企業(yè)用人單位可以根據(jù)檔案中所記錄的內(nèi)容對(duì)應(yīng)聘者進(jìn)行一定程度上的評(píng)價(jià)。所以，高職院校的檔案管理對(duì)學(xué)生的就業(yè)具有重要作用，應(yīng)當(dāng)予以重視。

1 高職院校學(xué)生檔案對(duì)學(xué)生就業(yè)的重要作用

1.1 搭橋作用

高職學(xué)校的學(xué)生檔案就是社會(huì)上企業(yè)單位篩選人才的重要依據(jù)，它是學(xué)校與社會(huì)的之間的橋梁。高職院校的辦學(xué)宗旨就是為了培養(yǎng)現(xiàn)階段社會(huì)最需要的人才，所以高職院校與企業(yè)單位之間具有一定的共性，兩者都是雙向選擇，這是當(dāng)代畢業(yè)大學(xué)生必須面臨的問(wèn)題。企業(yè)單位如何對(duì)一個(gè)畢業(yè)生進(jìn)行初評(píng)，就是根據(jù)檔案中的內(nèi)容進(jìn)行判斷，高職院?？梢灾苯訉W(xué)生推薦給企業(yè)用人單位，學(xué)生也可以自我推薦，不論以何種方式進(jìn)入企業(yè)用人單位，用人單位都會(huì)對(duì)學(xué)生進(jìn)行各方面的考察，這時(shí)畢業(yè)生的檔案就起到重要作用。

1.2 宣傳作用

高職院校的檔案對(duì)于高職院校的辦學(xué)而言也起到了重要作用。學(xué)生學(xué)籍表是學(xué)生檔案的主要內(nèi)容，學(xué)籍表中紀(jì)錄學(xué)生在校期間每門(mén)功課的成績(jī)以及學(xué)分，并且還記錄學(xué)生的畢業(yè)設(shè)計(jì)和畢業(yè)答辯的成績(jī)，它幾乎涵蓋了大學(xué)生在校期間的所有事項(xiàng)。這能夠體現(xiàn)高職院校對(duì)于學(xué)生管理的合理性、科學(xué)性，對(duì)于學(xué)生的管理已經(jīng)形成一個(gè)有機(jī)的系統(tǒng)，反映了高職院校的綜合能力，這對(duì)于高職院校的辦學(xué)是一種最有效的宣傳。企業(yè)用人單位可以通過(guò)學(xué)生檔案看出高職院校辦學(xué)的成績(jī)，體現(xiàn)了高職院校的綜合實(shí)力，對(duì)于高職院校的社會(huì)聲譽(yù)起到廣泛的宣傳作用。

1.3 憑證作用

高職院校的檔案中包含學(xué)生在校期間所獲的各種獎(jiǎng)懲，同時(shí)也包含了學(xué)生所取得的各種發(fā)明成果、國(guó)家、省、市級(jí)證書(shū)以及一些高級(jí)工證書(shū)等，這些都是學(xué)生獲得獎(jiǎng)勵(lì)的憑證。企業(yè)用人單位如何通過(guò)檔案中的內(nèi)容判斷應(yīng)聘者的能力，單純地依靠學(xué)生學(xué)籍表上的紀(jì)錄不具有強(qiáng)有力的說(shuō)服力，但是國(guó)家、省、市級(jí)的證書(shū)足以使企業(yè)用人單位信服，這也是畢業(yè)生證明自身能力的一種最直接的憑證，這也凸顯高職院校對(duì)于大學(xué)生檔案管理的合理性、科學(xué)性，同時(shí)也體現(xiàn)了高職院校的辦學(xué)實(shí)力，這同樣是一種強(qiáng)有力的憑證。

2 高職院校學(xué)生檔案管理的現(xiàn)狀

2.1 學(xué)生檔案造假現(xiàn)象嚴(yán)重

但是在高職院校中也存在這樣一類(lèi)人，他們對(duì)于檔案的意識(shí)淺薄，為了能夠順利從高職院校畢業(yè)，從而制造假的學(xué)生檔案，并在《畢業(yè)生推薦表》中填寫(xiě)與學(xué)生自身實(shí)際情況不符的內(nèi)容，這樣就會(huì)使企業(yè)用人單位產(chǎn)生誤解，但當(dāng)企業(yè)用人單位發(fā)現(xiàn)這一現(xiàn)象時(shí)，企業(yè)用人單位勢(shì)必會(huì)對(duì)高職院校畢業(yè)生檔案中的內(nèi)容產(chǎn)生懷疑，從而影響畢業(yè)生的就業(yè)，這樣不利于高職院校的可持續(xù)發(fā)展。

2.2 學(xué)生檔案內(nèi)容單一

目前，隨著就業(yè)壓力的不斷增加，嚴(yán)峻的就業(yè)壓力使企業(yè)用人單位對(duì)畢業(yè)生的要求更加嚴(yán)格，而作為主要衡量畢業(yè)生信息的檔案呈現(xiàn)出諸多問(wèn)題，如檔案材料千篇一律、材料模式化、材料中口號(hào)過(guò)多等問(wèn)題，檔案材料的內(nèi)容單一性使得材料的參考價(jià)值較低，并且材料中缺乏學(xué)生綜合素質(zhì)等具有重要參考價(jià)值的東西，這些是學(xué)生檔案中的明顯缺陷。企業(yè)用人單位面對(duì)這些參考價(jià)值較低的材料，對(duì)于畢業(yè)生的篩選更加謹(jǐn)慎，更加嚴(yán)格。由此可以看出檔案材料的單一性使得檔案不能有效地為學(xué)生的就業(yè)服務(wù)。

2.3 學(xué)生檔案遺失屢見(jiàn)不鮮

在最近幾年的就業(yè)中不難發(fā)現(xiàn)，學(xué)生檔案遺失的現(xiàn)象常有發(fā)生，其原因主要有兩方面：一是最近幾年的生源各種各樣，不同地區(qū)對(duì)于檔案的管理各不相同，這樣就對(duì)檔案的管理造成了困難，也增加了檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)；另一方面畢業(yè)生離校時(shí)隨便與一些小型企業(yè)簽訂就業(yè)協(xié)議或者尋找一些區(qū)級(jí)的人才代理，這樣給檔案的管理也帶來(lái)了困難，同時(shí)也增加了檔案遺失的風(fēng)險(xiǎn)?？梢韵胂笠幌?，新生剛剛?cè)雽W(xué)檔案就已經(jīng)遺失，這勢(shì)必會(huì)給畢業(yè)后的就業(yè)帶了嚴(yán)重的影響，所以我們一定要重視檔案的管理，以免檔案遺失或者出現(xiàn)其他狀況，從而影響畢業(yè)生的就業(yè)。

3 就業(yè)背景下高職院校學(xué)生檔案管理工作的有效途徑

3.1 實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案數(shù)字信息資源共享

開(kāi)發(fā)學(xué)生檔案管理系統(tǒng)資源其主要目的就是為了實(shí)現(xiàn)學(xué)生檔案信息的共享。對(duì)于學(xué)生檔案信息的管理一般是由多個(gè)部分共同管理，針對(duì)學(xué)生檔案的管理涉及到多方面的內(nèi)容，如計(jì)算機(jī)技術(shù)、辦公一體化等，這些技術(shù)的應(yīng)用就是為了保證檔案信息的共享性，不僅能夠使用人單位理解畢業(yè)生的具體情況，同時(shí)也能夠使學(xué)生更好地了解企業(yè)用人單位的用人標(biāo)準(zhǔn)，這樣不僅能夠提高用人單位的工作效率，也能夠降低學(xué)生盲目就業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)。

3.2 充實(shí)學(xué)生檔案內(nèi)容

現(xiàn)在企業(yè)用人單位之所以不重視高職院校的檔案信息，是因?yàn)楫厴I(yè)生的檔案信息較少。為了提高用人單位對(duì)畢業(yè)生的錄用率，應(yīng)當(dāng)保證檔案信息的豐富性，應(yīng)當(dāng)能夠滿(mǎn)足社會(huì)就業(yè)的要求，更好地為畢業(yè)生服務(wù)，成為用人單位真正需要的人才。只有加強(qiáng)學(xué)生檔案的管理，才能實(shí)現(xiàn)有人單位與學(xué)校兩者對(duì)檔案的關(guān)注。隨著人員的不斷流動(dòng)，個(gè)人檔案資料的信用情況越來(lái)越高，推動(dòng)了高職院校檔案管理的發(fā)展，同時(shí)也能為企業(yè)用人單位提高可靠的檔案資料，為社會(huì)的誠(chéng)信建設(shè)提高有效力量。

3.3 提高全社會(huì)檔案意識(shí)

高職院校檔案管理從表面上看只有學(xué)生、學(xué)校以及企業(yè)用人單位有關(guān)，實(shí)則不然，檔案的管理涉及到各個(gè)方面。首先一定要做好檔案管理的宣傳工作，同時(shí)也要明確遵守《檔案法》，提高人們對(duì)于檔案的重視性，更重要的是通過(guò)實(shí)例向人們宣傳檔案的重要性，使人們意識(shí)到檔案管理與自身的利益息息相關(guān)，并且也涉及到每個(gè)人的合法權(quán)益。管理檔案的單位也應(yīng)當(dāng)出具一些據(jù)有說(shuō)服力的單位證明，以此來(lái)說(shuō)明檔案對(duì)于每一位公民的重要性，這在一定程度上也能提高人們對(duì)檔案資料的重視性。其次，目前國(guó)內(nèi)大部分學(xué)校都是實(shí)行新生自己帶著檔案到大學(xué)報(bào)到，這是學(xué)?？梢酝ㄟ^(guò)一定的方式使得學(xué)生了解檔案的用途和作用，以此來(lái)提高學(xué)生對(duì)檔案的重視性，同時(shí)也能減少檔案遺失的可能性。

4 結(jié)語(yǔ)

綜上所述，隨著我國(guó)教育事業(yè)的不斷發(fā)展，高職院校對(duì)于人才的培養(yǎng)也在不斷增強(qiáng)，所以對(duì)于大學(xué)生檔案的管理工作更加重要，這直接關(guān)系到學(xué)生畢業(yè)后的就業(yè)問(wèn)題，應(yīng)當(dāng)對(duì)檔案實(shí)施科學(xué)的、有效的管理，從而為畢業(yè)生的就業(yè)提供可靠的保障。

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