人事檔案管理工作探析

劉洪波

摘 要：人事檔案是記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和品德才能表現(xiàn)等情況的檔案，伴隨人事檔案載體種類的多樣化，形式多樣的文字、聲音、照片、圖像等都是檔案。人事檔案是國(guó)家檔案重要的組成部分，是全面考察人才和選舉人才的重要依據(jù)，也是對(duì)流動(dòng)人員管理的憑據(jù)，還是進(jìn)行史料研究的珍貴依據(jù)。

關(guān)鍵詞：人事檔案；管理工作

由于社會(huì)的不斷進(jìn)步和發(fā)展，現(xiàn)代人事檔案管理制度在許多方面都顯現(xiàn)出問(wèn)題，對(duì)我國(guó)現(xiàn)代人事檔案管理有一定的影響，不僅降低了我們工作的效率，也對(duì)企事業(yè)單位的進(jìn)一步發(fā)展存在阻礙。針對(duì)這一現(xiàn)象，筆者對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理中存在的問(wèn)題，提出了一些調(diào)整對(duì)策。

一、現(xiàn)代人事檔案管理概述

（一）人事檔案管理，是各級(jí)組織考察、了解和使用人員的重要憑據(jù)，是黨政機(jī)關(guān)和企事業(yè)單位選拔人才的重要信息來(lái)源，帶有真實(shí)性、現(xiàn)實(shí)性、機(jī)密性和動(dòng)態(tài)性等特點(diǎn)。在社會(huì)主義和市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的雙重條件下，它是聯(lián)系人才與市場(chǎng)的重要橋梁和紐帶。就現(xiàn)今人事檔案管理工作的水平和質(zhì)量來(lái)說(shuō)并不高，也不能適應(yīng)時(shí)代的要求。因此，我們應(yīng)該強(qiáng)化各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檔案的重視，提高人事檔案專員的業(yè)務(wù)素質(zhì)，健全各種規(guī)章制度，提高人事檔案材料的質(zhì)量。

（二）人事檔案的演化我國(guó)人事檔案工作在不斷進(jìn)步和演化中成長(zhǎng)，人事檔案管理隊(duì)伍也在漸漸壯大，無(wú)論在政治思想的覺悟上，還是在管理檔案的豐富經(jīng)驗(yàn)上，他們都具備極強(qiáng)的責(zé)任心和管理能力，在以后的發(fā)展中，人事檔案管理人員將是各企業(yè)最需要栽培的對(duì)象，也是必不可少的重要組成部分。

（三）人事檔案的意義要穩(wěn)抓人事檔案管理的難點(diǎn)問(wèn)題，嚴(yán)格預(yù)防和整理“無(wú)頭檔案”，建立適應(yīng)時(shí)代要求的人事檔案管理體制。比如，改分散多頭管理為集中統(tǒng)一管理，建立現(xiàn)代人事檔案管理的分類管理體系；建設(shè)區(qū)域性人事檔案管理，完善“重新建檔”管理，建立社會(huì)化開放式管理模式，讓人事檔案向檔案本人有條件地開放，加快人事檔案工作信息化管理進(jìn)程，讓人事檔案可以更有效地發(fā)揮其作用。

二、現(xiàn)代人事檔案在管理上存在的問(wèn)題

（一）人們對(duì)人事檔案的重視不夠人事檔案工作向來(lái)不易引人注目，也不會(huì)有特別明顯的突出成績(jī)，有些人對(duì)其還有誤解，覺得就是一個(gè)保管性的工作，整天就是寫寫抄抄，并不是企業(yè)的主要工作，容易對(duì)其產(chǎn)生忽視和遺忘。長(zhǎng)此以往，領(lǐng)導(dǎo)就會(huì)認(rèn)為檔案工作是檔案部門的事，人事檔案工作只是保管的事務(wù)性工作，而不是企業(yè)的主要工作，只要不消失、不泄密，可以對(duì)外調(diào)有一定的應(yīng)付功能、便于查檔就沒(méi)有問(wèn)題了。

（二）人事檔案管理制度上的不完善人事檔案管理模式過(guò)于呆板，對(duì)員工的崗位培訓(xùn)不到位，很多人員上崗后不知道自己的工作內(nèi)容是哪些，也沒(méi)有經(jīng)過(guò)專業(yè)的檔案知識(shí)培訓(xùn)，他們對(duì)檔案的許多業(yè)務(wù)都不是很清楚，對(duì)檔案的收集和整理也沒(méi)有相關(guān)的意識(shí)，從而導(dǎo)致檔案管理水平受到嚴(yán)重影響。

（三）檔案管理員專業(yè)性不強(qiáng)人事檔案管理是一項(xiàng)較為繁瑣且連續(xù)性很強(qiáng)的工作，如果管理人員自身不具備過(guò)硬的專業(yè)技能，那么就難以保證檔案管理的質(zhì)量，對(duì)檔案管理水平的提高也會(huì)造成一定的影響?，F(xiàn)在許多單位只配備一到兩名檔案管理人員，而且負(fù)責(zé)企業(yè)文書、基建、會(huì)計(jì)、科研、人事等多方面的檔案管理工作，每天都要做大量的日常維護(hù)工作，還要負(fù)責(zé)檔案資料的各種管理工作，比如收集、整理、編目、分類、電腦輸入、排架、編研等，這就給檔案人員造成過(guò)大的工作負(fù)荷。多數(shù)檔案人員由于身兼數(shù)職，對(duì)人事檔案管理工作就無(wú)法投入過(guò)多的精力，從而給檔案管理工作造成很大的影響。

三、解決現(xiàn)代人事檔案問(wèn)題的對(duì)策

（一）提高人們對(duì)人事檔案管理的認(rèn)識(shí)和理解，鼓動(dòng)大家積極參與在不斷完善人事檔案管理制度的同時(shí)，還要積極宣傳，引起領(lǐng)導(dǎo)重視，鼓動(dòng)全體成員一起參加人事檔案管理工作。

（二）建立健全人事檔案管理制度，規(guī)范其管理設(shè)施對(duì)人事檔案管理制度要進(jìn)行集中統(tǒng)一的管理，用一定的工作方法、考核標(biāo)準(zhǔn)和程序?qū)θ耸聶n案管理進(jìn)行規(guī)范，以求管理質(zhì)量的提高。

（三）培養(yǎng)高素質(zhì)的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，提高管理水平要想擁有高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理團(tuán)隊(duì)，就要對(duì)人事檔案管理人員進(jìn)行綜合素質(zhì)的全面提升，這就需要有針對(duì)性地進(jìn)行與人事檔案管理相關(guān)的培訓(xùn)，不斷學(xué)習(xí)和掌握相關(guān)科學(xué)知識(shí)和技術(shù)，提高人事檔案人員自身的專業(yè)水平，引導(dǎo)其使用科學(xué)的方式和手段，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理的分類和管理，進(jìn)而完善人事檔案管理制度，提高工作效率。

（四）提高人事檔案的科學(xué)化和信息化人事檔案自身就是一個(gè)很大的企業(yè)人才信息庫(kù)，它的信息資源豐富、信息較為復(fù)雜、形式也變化莫測(cè)，利用先進(jìn)的科學(xué)技術(shù)可提高信息的連續(xù)性和可查閱性，還可以延長(zhǎng)檔案的使用時(shí)間，并及時(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行更新，提高時(shí)效性及利用率。

（五）人事檔案的整理針對(duì)收集到的人事檔案材料，按規(guī)定進(jìn)行分類和整理，還要將其分為幾類，比如在職職工檔案、辭職人員檔案、離退休人員檔案以及死亡人員檔案等，分別進(jìn)行整理、編號(hào)、分類、入柜。人事檔案還要建立登記和統(tǒng)計(jì)等制度，設(shè)立各類檔案的名冊(cè)。每隔半年時(shí)間進(jìn)行檢查并核實(shí)一次檔案情況，檔號(hào)和檔案名冊(cè)編號(hào)要統(tǒng)一化，如果發(fā)現(xiàn)有問(wèn)題要及時(shí)處理。整理和裝訂人事檔案的材料時(shí)，如果遇到需要處理的材料，一定要填寫《處理人事檔案材料清單》，并且要報(bào)請(qǐng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查及批準(zhǔn)，然后由專人負(fù)責(zé)銷毀。此外，還要嚴(yán)格執(zhí)行和遵守保密制度，確保檔案的絕對(duì)安全與準(zhǔn)確。人事檔案不僅對(duì)檔案所有人非常重要，對(duì)企業(yè)而言也是十分重要的。隨著社會(huì)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案管理原有的認(rèn)識(shí)，無(wú)論在形式上還是在方法上，都與現(xiàn)代的發(fā)展不相符。因此，我們要對(duì)現(xiàn)代人事檔案管理制度有一個(gè)新的理解和認(rèn)識(shí)，要加強(qiáng)宣傳和重視，提倡管理者和全體人員共同來(lái)維護(hù)和參與，還要不斷加強(qiáng)對(duì)制度的完善，使其更加科學(xué)化和信息化，更加利于企業(yè)和與員工的發(fā)展。

四、結(jié)語(yǔ)

綜上所述，人事檔案管理面臨問(wèn)題與對(duì)策的研究不僅有利于當(dāng)前人事檔案管理中存在問(wèn)題的解決，同時(shí)，更有利于人事檔案管理領(lǐng)域的不斷發(fā)展和進(jìn)步。所以，我國(guó)相關(guān)部門要加強(qiáng)對(duì)人事檔案管理的重視，不但要在制度上、管理設(shè)備上等進(jìn)行完善與增加，同時(shí)還要培養(yǎng)出更多人事檔案管理方面的專業(yè)人才，從而從根本上促進(jìn)人事檔案管理領(lǐng)域的發(fā)展和進(jìn)步

參看文獻(xiàn)：

[1]鄭立芳.人事檔案管理面臨的問(wèn)題與對(duì)策分析[J]黑龍江史志，2015，07：83.

[2]林紅.新形勢(shì)下高職院校人事檔案管理發(fā)展探究[J].人力資源管理，2015，10：230-231.

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