高校檔案利用現(xiàn)狀及問題分析
——以莆田學(xué)院為例

王麗英

（莆田學(xué)院綜合檔案室，福建莆田351100）

高校檔案利用現(xiàn)狀及問題分析
——以莆田學(xué)院為例

王麗英

（莆田學(xué)院綜合檔案室，福建莆田351100）

本文以莆田學(xué)院為例，統(tǒng)計了莆田學(xué)院近五年的檔案利用情況，根據(jù)統(tǒng)計的數(shù)據(jù)，同時結(jié)合平時工作實(shí)踐分析了當(dāng)前檔案利用現(xiàn)狀及存在的部分問題，并在分析原因的基礎(chǔ)上提出了相應(yīng)對策，為加強(qiáng)高校檔案利用，主動參與社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)和科學(xué)文化發(fā)展，使高校豐富的檔案信息資源成為社會知識信息服務(wù)的重要來源，以供高校師生員工和社會利用，滿足高校和社會不斷增長的檔案需求，服務(wù)民生，促進(jìn)社會發(fā)展.更好實(shí)現(xiàn)高校檔案利用工作，利用空間及社會效益.

高校；檔案利用現(xiàn)狀；問題分析

檔案的利用是指對檔案的閱覽、復(fù)制、外借和摘錄，是檢驗(yàn)檔案收集、整理、鑒定、保管、檢索、編研等工作效果的一個重要環(huán)節(jié).高校檔案是高等院校在教學(xué)、科研、服務(wù)中形成的原始憑據(jù)，具有很高的利用價值.高校檔案館的建設(shè)，就是要發(fā)軍檔案在學(xué)校中心工作輔助性、支撐性作用，并加強(qiáng)檔案服務(wù)力度，以便使學(xué)校檔案室（館）成為教學(xué)科研服務(wù)中心、記載、體現(xiàn)學(xué)校發(fā)展歷程的基地，成為學(xué)校教職工、學(xué)生與兄弟院校交流的窗口，然而，當(dāng)前高校檔案利用情況如何呢？現(xiàn)以莆田學(xué)院為例簡單分析：

1　檔案室的基本情況

莆田學(xué)院綜合檔案室由原莆田高等專科學(xué)校、原福建醫(yī)科大學(xué)莆田分校、原莆田華僑體育師范學(xué)校綜合檔案室于2002年組建而成，掛靠辦公室，館藏檔案有4個全宗即莆田學(xué)院、莆田高等專科學(xué)校、福建醫(yī)科大學(xué)、莆田華僑體育師范學(xué)校全宗，館藏檔案數(shù)量6637卷，17840多件，綜合檔案室集中管理全校黨群、行政、教學(xué)、科研、基建、設(shè)備、產(chǎn)品與科技開發(fā)，出版物、外事、財會、聲像等各種門類和載體的檔案，在這些類別中文書檔案2022卷計7024件，科研檔案425卷，會計檔案4326卷，專門檔案1924卷，照片檔案640卷，音像檔案43件.實(shí)物檔案63件，資料43冊.這些館藏構(gòu)成了檔案利用的基礎(chǔ).我校綜合檔案室于2005年安裝使用了《科易檔案管理軟件》大型網(wǎng)絡(luò)版一套，實(shí)現(xiàn)了從文書處理到自動組卷、歸檔、打印編目及庫房管理等檔案工作的計算機(jī)管理，大大提高了管理效率與質(zhì)量，為文檔一體化和現(xiàn)代化科學(xué)管理奠定基礎(chǔ).

2　我校檔案利用現(xiàn)狀

我校綜合檔案室的檔案利用登記簿的查閱構(gòu)成表：

莆田學(xué)院2010—2014年檔案利用情況統(tǒng)計表

年度個人利用利用卷次編史修志其它查閱學(xué)術(shù)研究2010 212 503 0 21 7 0 2011 293 780 0 18 13 0 2012 310 761 67 23 11 0 2013 339 934 5 37 15 0 2014 385 1203 39 39 17 0

從上表可以看出2010—2014年五年間莆田學(xué)院檔案室利用者1789人次，平均每年約357人次，其中個人利用1539人次，占總利用人次的86.03%，五年間共提供檔案4181卷次，占館藏的17.08%，平均每年約836卷，占館藏的3.41%，五年來未查到的合計63人次，占總利用人次的3.52%.從這次數(shù)字可以看出，高校檔案的利用人次在逐年增加，利用卷次也不斷攀升.

3　我校綜合檔案室存在的問題及原因分析

由于主觀和客觀的原因，檔案利用工作現(xiàn)在還存在這樣那樣的問題，現(xiàn)就上表統(tǒng)計的數(shù)據(jù)并結(jié)合平時實(shí)際工作，歸納以下主要問題：

3.1檔案本身價值無法得到充分發(fā)揮

從統(tǒng)計數(shù)據(jù)看，我們可以看到平均每年利用的檔案數(shù)量只占館藏總量的2.22%，大量館藏檔案沒有得到利用，這樣檔案本來的價值得不到體現(xiàn).在日常工作中，檔案查閱利用時，利用者填寫的信息中往往沒有完整，電話聯(lián)系方式未留下，從而導(dǎo)致無法統(tǒng)計，檔案給社會和經(jīng)濟(jì)建設(shè)帶來的價值和作用，利用很多檔案信息需求者不了解高校檔案室，所需信息無處可尋.比如科研檔案，高校的科研優(yōu)勢，近幾年有相當(dāng)一部分的橫向、縱向的課題，信息資源十分豐富，社會需求很大，可是，由于社會利用者不知道高校檔案科研信息，就使得高?？蒲谐晒D(zhuǎn)化率無法得到利用，這就使得許多檔案沉睡在庫房中，造成極大的資源浪費(fèi).

3.2檔案信息提供利用方式單一

從莆田學(xué)院近五年（從2010—2014年）期間共提供檔案4181卷次，利用者1789人次，大部分是查閱及復(fù)印原件的，電話資詢的極少，到目前為止還沒有網(wǎng)絡(luò)提供利用.目前查閱檔案的只能親自到檔案室或委托他人查閱檔案，而相當(dāng)一部分利用者更是需要長途奔波，來往耗費(fèi)時間，效率極低，不少利用者希望能夠改變用戶上門利用的傳統(tǒng)方式，開展遠(yuǎn)程利用服務(wù)，如通過網(wǎng)絡(luò)，傳真等現(xiàn)代通訊方式咨詢、聯(lián)系等，讓他們能用最快的速度和最少的時間找到他們所需檔案，從而最大限度地提高查閱效率和時間利用率.

3.3檔案收集不全，老檔案整理工作滯后

從五年來利用情況數(shù)據(jù)看，大部分利用者未查到檔案的占到總利用人次的3.52%，結(jié)合本人平時工作實(shí)踐發(fā)現(xiàn)主要有三種情況：第一，檔案收集不齊，這個集中體現(xiàn)在成教院和二級學(xué)院個別合作辦班的學(xué)籍管理，部分年份有，部分年份沒有，讓工作難以進(jìn)行.第二，在學(xué)校發(fā)展過程中，新舊學(xué)校并入，原先的檔案全部歸入我館管理，早些年全為紙質(zhì)檔案，這也給提供利用造成諸多不便.第三，各種檔案追溯到2002年前即莆田學(xué)院合并前學(xué)校的所有檔案均為紙質(zhì)檔案.

4　高校檔案利用問題的應(yīng)對措施

4.1加強(qiáng)對檔案工作人員的培訓(xùn)，提高全體人員素質(zhì)

檔案館工作人員是檔案工作的執(zhí)行者、實(shí)施者，他們素質(zhì)的高低直接決定了檔案館服務(wù)質(zhì)量的高低，處于當(dāng)今信息社會，我們的檔案工作人員只有不斷學(xué)習(xí)，才能更好適應(yīng)不斷發(fā)展的檔案工作，檔案利用工作率及質(zhì)量的高低就與檔案工作者的素質(zhì)息息相關(guān)，檔案人員的素質(zhì)既包括政治素質(zhì)，又包括業(yè)務(wù)素質(zhì).這就需要定期開展專業(yè)知識的討論和學(xué)習(xí)，還可以請校內(nèi)外專家到校定期開展計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)培訓(xùn)以及檔案學(xué)方面的專業(yè)知識講座，加強(qiáng)檔案工作人員掌握較為廣博的檔案學(xué)基本理論知識，如檔案來源理論，檔案價值理論、檔案分類整理理論、鑒定理論、利用理論和編目檢索理論等等.也可以不定期派出工作人員參加國家或省檔案局開展的專業(yè)性的培訓(xùn).總之，檔案館應(yīng)給工作人員多多學(xué)習(xí)和進(jìn)修的機(jī)會，從而提高檔案人員的政治素質(zhì)和業(yè)務(wù)素質(zhì)，當(dāng)然，還可以積極參加省級各種學(xué)習(xí)會議，多走出去看看、聽聽，才能把握檔案發(fā)展進(jìn)程，才能更好地做檔案工作.

4.2加強(qiáng)檔案收集工作，豐富館藏

首先，針對未收集全的檔案進(jìn)行最大限度的補(bǔ)缺補(bǔ)漏，在這個節(jié)眼上，需要各單位的配合，采取補(bǔ)救措施，盡量補(bǔ)齊，無法補(bǔ)齊的要作好登記，這就需要學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)的重視，學(xué)?？梢猿闪⒁粋€檔案工作小組，從部門抽調(diào)專人配合檔案館專職人員組成，限時對各單位按學(xué)校檔案收集規(guī)定進(jìn)行收集歸檔.逐漸分階段、分項(xiàng)目完成，豐富館藏，以備利用.

4.3大力開展宣傳工作，拓展利用途徑

高校檔案信息是一種原生信息資源，它基本上一直藏在檔案庫房里，鮮為人知.這就需要檔案部門和工作者檔案信息進(jìn)行必要的宣傳，才能在利用工作中充分發(fā)揮.另外，加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)，拓展利用途徑，以實(shí)現(xiàn)利用方式多樣化，利用手段現(xiàn)代化，以促進(jìn)利用主體和利用目的的多樣化.傳統(tǒng)利用方式僵化，受時間和空間的限制，一般只接受到館利用，對于個別僅僅針對上級主管部門及一些外國使館的學(xué)歷學(xué)位證書認(rèn)識，其他大部門利用者只能到館利用，并要帶上相關(guān)證明材料.解決這個問題的辦法是在檔案數(shù)字化技術(shù)上建立檔案信息網(wǎng)，檔案工作者微信、工作郵箱、工作網(wǎng)頁等.同時把這些信息加以公布，讓師生及社會能一下子了解檔案信息的公布渠道和方式，從而滿足不同利用者的利用目的，使檔案館的館藏資源發(fā)揮致極.

〔1〕案信息資源利用中存在的問題及對策［J］.蘭臺世界，2008（4下）.

〔2〕試述高校檔案利用工作走向［J］.中山大學(xué)學(xué)報，2001（4）.

〔3〕校檔案利用中存在的問題及思考［J］.科學(xué)管理（中旬），2012（5）.

〔4〕校檔案利用工作中的問題與對策初探［J］.黑龍江史志，2008（7）.

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