淺析檔案信息化建設(shè)

馬嵐

摘 要：通過詳細(xì)介紹檔案信息化建設(shè)的重要性和建設(shè)的主要內(nèi)容，總結(jié)、歸納了檔案信息化建設(shè)的總體思路，以供相關(guān)人員參考。

關(guān)鍵詞：檔案管理；信息化建設(shè)；資源共享；基礎(chǔ)設(shè)施

中圖分類號：G271 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A DOI：10.15913/j.cnki.kjycx.2015.19.027

檔案是社會、政治、經(jīng)濟(jì)、文化等各項(xiàng)實(shí)踐活動的真實(shí)記錄，是檔案管理人員收集、整理的第一手資料，是人類繼承和發(fā)揚(yáng)先輩們留下的寶貴遺產(chǎn)的重要途徑。檔案管理工作來自于人類社會，隨著科技的不斷進(jìn)步，檔案管理工作文明程度不斷提高，而且深入到單位和社區(qū)的各個(gè)層面，起著積極的作用。人類自從進(jìn)入現(xiàn)代化科技時(shí)代以來，歸檔對于我們認(rèn)識世界、傳播文化、發(fā)展經(jīng)濟(jì)均起到了不可古估量的作用。因此，加強(qiáng)檔案管理，不斷推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，已經(jīng)成為檔案部門和檔案管理人員不斷進(jìn)步的動力。檔案信息化建設(shè)是檔案管理工作邁上新臺階的標(biāo)志，是檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化建設(shè)的大力之舉。

1 檔案信息化建設(shè)的重要性

1.1 改善檔案管理工作

只有實(shí)現(xiàn)檔案信息化建設(shè)，才能突破檔案利用的局限性，使檔案管理由原來的單一化走向信息化，使檔案的保管和利用職能轉(zhuǎn)變?yōu)榉?wù)型、管理型職能，從而實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代檔案資源的科學(xué)配置和合理管理，為社會提供高效、便捷的優(yōu)質(zhì)服務(wù)。

1.2 用翔實(shí)的檔案信息支持決策和管理

完整、可靠的檔案信息和獨(dú)特的綜合分析能力可為正確決策提供保障。比如，存放多年的材料不僅為查閱帶來了方便，也為科學(xué)決策提供了依據(jù)。

1.3 為科學(xué)研究和知識普及提供服務(wù)

信息化檔案可以一次保存、多年享用，實(shí)現(xiàn)了資源共享。與紙質(zhì)檔案相比，信息化檔案要好得多，不僅保存年代久，而且具有較好的時(shí)效性。有了信息化檔案，人們不僅可以及時(shí)查閱一些歷史事件，也可以獲取豐富的地方特色知識。另外，檔案信息化建設(shè)對于不斷提高人們認(rèn)識社會、吸收公眾信息的能力以及加快社會信息化建設(shè)，推動社會進(jìn)步起著很大的作用。

2 檔案信息化建設(shè)的內(nèi)容

檔案信息化建設(shè)主要包括基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)、檔案信息資源建設(shè)、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)、應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)和人才隊(duì)伍建設(shè)五個(gè)方面。

2.1 基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

檔案信息化建設(shè)基礎(chǔ)設(shè)施包括計(jì)算機(jī)、程控交換機(jī)、服務(wù)器、存儲器及計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)、信息數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)、信息存儲安全系統(tǒng)等。只有配備先進(jìn)的計(jì)算機(jī)設(shè)備，才能充分發(fā)揮檔案信息化管理的高效性。

2.2 檔案信息資源建設(shè)

檔案信息資源建設(shè)包括兩方面：①館藏檔案的數(shù)字化信息建設(shè)；②從各部門收集各種電子文件，然后統(tǒng)一歸到檔案數(shù)據(jù)庫中。

2.3 標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范建設(shè)

標(biāo)準(zhǔn)是快速、有序、健康地開展檔案信息化建設(shè)的保障。檔案信息化建設(shè)規(guī)范包括業(yè)務(wù)規(guī)范和技術(shù)規(guī)范兩種，其中，業(yè)務(wù)規(guī)范主要包括數(shù)字檔案的標(biāo)準(zhǔn)術(shù)語、描述資源、檔案數(shù)字格式、對象數(shù)據(jù)和元數(shù)據(jù)等；技術(shù)規(guī)范主要包括軟件和硬件基礎(chǔ)設(shè)施建等。只有推行標(biāo)準(zhǔn)化，才能保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和有效性。

2.4 應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)

依靠上級檔案部門制訂的技術(shù)指標(biāo)，選用先進(jìn)、適用和可靠的檔案信息化建設(shè)管理軟件，這是檔案信息資源開發(fā)利用和檔案信息化建設(shè)的技術(shù)保障。

2.5 人才隊(duì)伍建設(shè)

加強(qiáng)對檔案管理人員的管理和培訓(xùn)，使他們具有高度的責(zé)任感和明確的檔案思路。各單位要始終將提高檔案管理人員的素質(zhì)放在首位，積極引進(jìn)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)方面的人才。

3 檔案信息化建設(shè)的思路

3.1 總體規(guī)劃，分步實(shí)施

要使檔案信息化建設(shè)順利開展，就要對檔案信息化建設(shè)有一個(gè)清楚的認(rèn)識。只有這樣，才不會盲目投資，避免物力、財(cái)力的浪費(fèi)，給企業(yè)造成一定的損失。相關(guān)人員應(yīng)該不斷研究、調(diào)查、分析、比對，按照上級有關(guān)部門以及信息化總體目標(biāo)和階段目標(biāo)，著眼于未來，不斷制訂長遠(yuǎn)規(guī)劃和階段目標(biāo)，使檔案管理的目標(biāo)與院系的目標(biāo)相互協(xié)調(diào)。此外，相關(guān)人員應(yīng)該在實(shí)施規(guī)劃之前制訂詳細(xì)的方案，分階段實(shí)施。

3.2 突出重點(diǎn)，務(wù)求實(shí)效

電子文件的管理是當(dāng)前檔案管理的重點(diǎn)。在檔案信息化建設(shè)過程中，可將數(shù)字檔案信息資源建設(shè)移交給紙質(zhì)檔案管理部門。對于一些特殊數(shù)據(jù)，需要不斷調(diào)查，力求準(zhǔn)確，切忌急于求成，只追求結(jié)果，而忽視了過程。此外，要求檔案管理人員總結(jié)檔案整理中可能出現(xiàn)的各種問題，提前做好預(yù)防措施。

3.3 規(guī)范流程，強(qiáng)化服務(wù)

檔案管理是一項(xiàng)煩瑣的工作，因此，應(yīng)該規(guī)范檔案管理的工作流程。要結(jié)合上級部門的要求，細(xì)化和梳理檔案，重新整理一些過時(shí)、散亂的檔案；要不斷學(xué)習(xí)國內(nèi)外的先進(jìn)管理方法，發(fā)展本院的檔案管理特色；要不斷轉(zhuǎn)變檔案管理人員的管理理念，將他們從傳統(tǒng)的檔案管理員上升到服務(wù)型管理人員；合理利用信息資源，不能把資源當(dāng)作擺設(shè)；要先從內(nèi)部管理做起，及時(shí)建立內(nèi)部檔案服務(wù)平臺，充分利用網(wǎng)絡(luò)快速、便捷的性能，從而充分發(fā)揮檔案的信息化作用。

4 總結(jié)

檔案信息化建設(shè)是檔案建設(shè)的重要組成部分，是經(jīng)濟(jì)和社會信息化建設(shè)的體現(xiàn)，因此需要檔案管理部門不斷改革、不斷進(jìn)步，從而帶來更好的經(jīng)濟(jì)效益。我們有理由做好檔案信息化建設(shè)。

〔編輯：劉曉芳〕

Superficial Analysis of Archives Information Construction

Ma Lan

Abstract： This paper introduces the importance of the construction of archives information and the main contents of the construction， summarized and summarized the overall idea of the construction of archives information， in order to provide reference for relevant personnel.

Key words： file management； information construction； resource sharing； infrastructure

文章編號：2095-6835（2015）19-0028-01