淺談醫(yī)療儀器設備檔案的管理

郭丹

醫(yī)療儀器設備是醫(yī)院醫(yī)療、診斷的重要物質(zhì)基礎。隨著科學技術的進步和市場經(jīng)濟的建立，醫(yī)院的醫(yī)療儀器設備不僅數(shù)量上越來越多，而且在規(guī)模上也越來越大，技術含量也越來越高。因此，醫(yī)療儀器設備檔案的管理是醫(yī)院管理的重要組成部分，是管好設備的基本條件和依據(jù)，是保證儀器設備完好率、延長設備使用周期的有力措施，是維修保養(yǎng)設備的必備材料。同時，儀器設備檔案管理水平的好壞，也直接影響到醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術水平、社會效益和經(jīng)濟效益。

所以，認識建立儀器設備檔案的重要性，了解儀器設備檔案的特點，搞好儀器設備檔案的管理，對醫(yī)療設備的正常運行，充分發(fā)揮其經(jīng)濟效益起著至關重要的作用。

一、建立醫(yī)療儀器設備檔案的重要性

醫(yī)療儀器設備在各自運行過程中產(chǎn)生的文字、圖紙、照片等具有參考和保存價值的各種載體材料，稱為醫(yī)療儀器設備檔案。醫(yī)療設備是促進醫(yī)院發(fā)展、提高醫(yī)療技術水平和保證醫(yī)療質(zhì)量的重要工具，醫(yī)院必須擁有與其功能業(yè)務相適應的醫(yī)療設備。但要想用好管好醫(yī)療儀器設備，提高其有效使用率，減少其突發(fā)故障和開機率的狀況，則必須建立較為全面的醫(yī)療儀器設備科技檔案，并輔之料學有效的管理。在設備的采購、使用、維修及管理等工作中更好的發(fā)揮其社會效益和經(jīng)濟效益。如通過查看設備檔案資料，根據(jù)其維修記錄，對較為貴重的設備采取預防性維修，充分做好維修前的準備工作以縮短停機時間，減少維修費用，減少設備對人身的傷殘，減少事故隱患的發(fā)生率等。管好用好醫(yī)療儀器設備檔案能充分發(fā)揮其在醫(yī)療工作中的作用，提高醫(yī)院的醫(yī)療質(zhì)量、技術水平、經(jīng)濟效益和社會效益，主動、及時、準確地為應用科室服務，為搞好醫(yī)院管理給領導決策提供有效憑據(jù)。

二、醫(yī)療儀器設備管理的特點

儀器設備檔案除具有科技檔案的一般屬性外，還具有案卷組成的成套性，形成的階段性，內(nèi)容的專業(yè)性，構成的動態(tài)性，使用的時效性等特點。

1、儀器設備檔案的卷內(nèi)文件材料，包括儀器設備的調(diào)查報告、招標書、報價單、申請、協(xié)議、合同書、驗收報告、交接記錄等一整套由于儀器設備購置而產(chǎn)生于買賣雙方的文件材料;同時還要求有一套完整的隨機資料，如：儀器設備使用說明書、操作規(guī)程、安裝手冊、裝箱單、保修卡、設備合格證、配件目錄、線路圖等;還包括儀器設備安裝、使用后形成的文件材料，如：設備安裝調(diào)試、運行記錄、設備維修記錄和總結等。進口設備還具有多元性和綜合性，涉及到海關、商檢、司法等方面。因此，設備檔案還包括進關稅務、索賠條款、海關驗收、商檢報告、法人委托書等文件材料。收集完整的針對某一儀器設備的檔案具有鮮明的成套性。

2、在儀器設備檔案文件材料形成過程中，根據(jù)設備購置而形成的文件材料具有明顯的階段性。比如：儀器設備從購置、使用到報廢經(jīng)過幾個不同階段。除購置前、開箱后有大量的文件材料要整理歸檔外，在原始積累的基礎上，還有隨時收集整理各個階段形成的相應的材料。因為這些材料是設備投入運行使用后各種有關狀況、包括變化情況的直接記錄，它是設備檔案的重要組成部分。儀器設備檔案要做到完整、準確，必須不失時機，經(jīng)常跟蹤進行收集、整理和歸檔工作，才能防止檔案失真、失準。

3、儀器設備是科技產(chǎn)品，其內(nèi)容具有很強的專業(yè)性，主要表現(xiàn)在：第一，由于醫(yī)療設備本身是針對某一項具體工作而使用的，所以，其它工作不能使用;第二，只有經(jīng)過嚴格培訓的專業(yè)人員，才能很好的使用。

4、由于儀器設備在購置期及以后的各個階段，可能出現(xiàn)買賣雙方的合同、協(xié)議變更、違約及設備驗收、維修、保養(yǎng)、改造等情況，各種補充材料會不斷產(chǎn)生。因此，儀器設備檔案案卷從購置到報廢，卷內(nèi)文件材料始終處于一個開放的動態(tài)環(huán)境之中，只有及時地補充已形成的相應的文件材料，才能確保儀器設備的正常、安全運行。

5、儀器設備檔案的使用有很強的時效性。它不像文書檔案、科研檔案那樣具有永久保管價值，儀器設備從購置到報廢有自己的使用周期，儀器設備檔案的使用價值僅僅是圍繞這一周期而產(chǎn)生和實現(xiàn)的，儀器設備報廢，其檔案的使用價值便不復存在。

三、醫(yī)療儀器設備檔案的管理

1、應用計算機管理醫(yī)療儀器設備檔案。應用計算機對設備檔案進行編制、檢索、管理能提高檔案信息的存儲及管理自動化，大大提高檔案人員的工作效率和利用者的工作速度。儀器設備檔案的計算機管理系統(tǒng)，具體對原始數(shù)據(jù)的綜合處理，能適時獲得并提取使用率和經(jīng)濟效益等有價值的數(shù)據(jù)，為大型設備的購置計劃提供科學的決策依據(jù)，避免設備購置中容易出現(xiàn)的盲目性和重復性。由于采用了先進的計算機存儲手段，設備檔案的保管將更為安全可靠。

2、提高檔案人員的綜合素質(zhì)。檔案人員除應有專業(yè)知識外，還應具有相關學科知識和一定的外語水平，注意加強計算機和外語的學習，才能熟悉和揭示檔案的內(nèi)容，以適應檔案管理的現(xiàn)代化要求。

3、在日常工作中，檔案工作人員必須親臨現(xiàn)場，參加儀器設備的開箱驗收工作，做好開箱記錄。并在儀器設備上貼《醫(yī)院設備卡》，注明儀器設備的名稱、科室分類號碼。儀器設備的使用人員要填寫《儀器設備驗收單》、使用期間的《運轉記錄》，并注明意見，使儀器設備檔案的管理工作從開始就沿著正常軌道進行。

4、切實做好儀器設備的統(tǒng)計工作。根據(jù)醫(yī)院的實際情況;制定月統(tǒng)計制度。每月月初，儀器設備的使用人員填寫儀器設備的工作量，經(jīng)濟收入和本月的材料費用。檔案工作人員必須下科室，親自檢查儀器設備現(xiàn)狀及使用手冊，掌握第一手資料，輸入計算機匯兌統(tǒng)計管理。

綜上所述：在目前儀器設備檔案的全程管理中，建立健全、不斷收集、整理充實、完善以歸檔的設備檔案，是做好儀器設備檔案管理工作中的重要環(huán)節(jié)。

面臨新時期高科技的飛速發(fā)展，如何充分認識和了解儀器設備檔案的特點，不斷探索檔案工作新的管理方法，把被動服務和主動服務有機的結合起來，是我們檔案管理人員認真思考的重要問題。

（作者單位：秦皇島市第一醫(yī)院）