淺談企業(yè)如何做好數(shù)字檔案室建設(shè)

孫娟娟

近年來(lái)，隨著計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的飛速發(fā)展和應(yīng)用，信息化已經(jīng)滲透到了社會(huì)生活的各個(gè)方面，檔案工作也面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，傳統(tǒng)的檔案管理模式已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代化企業(yè)發(fā)展的需求。數(shù)字檔案室是檔案信息化發(fā)展的必然產(chǎn)物，是指運(yùn)用數(shù)字設(shè)備和技術(shù)，實(shí)現(xiàn)檔案收集、管理、保護(hù)，以檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和原文數(shù)據(jù)庫(kù)為核心，將數(shù)字化的檔案信息以網(wǎng)絡(luò)為媒介提供利用服務(wù)的虛擬檔案館，它是傳統(tǒng)檔案館在載體、管理方式的延伸。

1.數(shù)字檔案室建設(shè)的必要性

一是數(shù)字檔案室是檔案信息化發(fā)展的必然趨勢(shì)。檔案信息化作為企業(yè)信息化的組成部分，對(duì)企業(yè)的競(jìng)爭(zhēng)力和服務(wù)管理有著一定的影響。目前互聯(lián)網(wǎng)作為企業(yè)職能的重要表現(xiàn)形式和媒介，信息發(fā)布、網(wǎng)上辦公等活動(dòng)都依靠網(wǎng)絡(luò)來(lái)進(jìn)行，導(dǎo)致檔案數(shù)量劇增，檔案載體也呈現(xiàn)了多樣化特點(diǎn)，用戶對(duì)檔案信息的需求僅靠紙質(zhì)查詢是滿足不了的，因此，檔案工作必須改變傳統(tǒng)的管理模式，采用信息技術(shù)和手段，跟上企業(yè)信息化發(fā)展的步伐。在全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十一五、十二五”規(guī)劃中均提到了加快檔案信息化建設(shè)、數(shù)字檔案室建設(shè)等任務(wù)要求，實(shí)現(xiàn)檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、信息化、規(guī)范化，已經(jīng)成為檔案工作長(zhǎng)時(shí)期的系統(tǒng)工程。

二是數(shù)字檔案室的建立，優(yōu)化了檔案管理手段，將原來(lái)以實(shí)體管理為主轉(zhuǎn)為多種形式的數(shù)字化管理，有利于保護(hù)檔案實(shí)體，避免多次利用的磨損情況，降低檔案管理成本，節(jié)省檔案存放空間;能夠縮短人工查閱時(shí)間，提高用戶工作效率;能夠?qū)崿F(xiàn)資源共享，拓寬檔案利用渠道、有利于檔案宣傳等等。

2.數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容

數(shù)字檔案室建設(shè)的內(nèi)容包括軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施的配備、網(wǎng)絡(luò)建設(shè)、檔案管理系統(tǒng)的開(kāi)發(fā)、檔案資源數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)、網(wǎng)上利用、標(biāo)準(zhǔn)的制定等方面的內(nèi)容。

2.1軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

數(shù)字檔案室建設(shè)必須配備齊全的基礎(chǔ)設(shè)施，包括硬件設(shè)備和軟件系統(tǒng)開(kāi)發(fā)，硬件設(shè)備包括存儲(chǔ)器、檔案服務(wù)器、掃描儀、打印機(jī)、計(jì)算機(jī)等必要的輸入/輸出設(shè)備，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的采集、加工及查詢利用。在檔案管理系統(tǒng)方面，要結(jié)合企業(yè)網(wǎng)絡(luò)環(huán)境和辦公自動(dòng)化程度，選擇軟件的功能要包括電子文件的接收、歸檔、檔案管理、提供利用等。

2.2網(wǎng)絡(luò)建設(shè)

由于檔案信息的保密性，企業(yè)在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，要將檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)絡(luò)單獨(dú)設(shè)置，或者與辦公網(wǎng)絡(luò)設(shè)置到一起，與外網(wǎng)、企業(yè)其他網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行區(qū)分，例如可將檔案網(wǎng)絡(luò)與外網(wǎng)隔離，將檔案網(wǎng)絡(luò)與辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)連接，方便數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、電子文件歸檔等等。

2.3檔案數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)。檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)是檔案利用、檢索的基礎(chǔ)，企業(yè)檔案室在進(jìn)行目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)過(guò)程中，要結(jié)合檔案管理系統(tǒng)要求，設(shè)計(jì)統(tǒng)一、規(guī)范的錄入標(biāo)準(zhǔn)，完善各門(mén)類檔案的三級(jí)目錄。同時(shí)為方便檢索，可根據(jù)利用頻率將檔案進(jìn)行細(xì)分，分門(mén)別類的建立各種數(shù)據(jù)庫(kù)，例如合同檔案、編研庫(kù)等，提高檔案利用效率。

2.4全文數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)

近年來(lái)，電子政務(wù)、辦公自動(dòng)化技術(shù)的廣泛應(yīng)用，產(chǎn)生了大量的電子文件，因此，全文數(shù)據(jù)庫(kù)來(lái)源主要包括：OA辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、庫(kù)存檔案數(shù)字化、日常收集的電子文檔。OA系統(tǒng)中電子文件的歸檔，可以通過(guò)檔案系統(tǒng)與OA的接口實(shí)現(xiàn)無(wú)縫對(duì)接，進(jìn)行定期轉(zhuǎn)換。因此，檔案數(shù)字化的關(guān)鍵還是在于紙質(zhì)檔案的掃描加工。

要合理確定紙質(zhì)檔案掃描的范圍。為取得檔案數(shù)字化建設(shè)的最佳效果，紙質(zhì)檔案的數(shù)字化應(yīng)堅(jiān)持按需掃描、利用為本、搶救優(yōu)先的原則。一是檔案的重要性不同，例如基建檔案中文字檔案的利用頻率遠(yuǎn)遠(yuǎn)不如竣工圖紙，文書(shū)檔案中的制度文件的利用率遠(yuǎn)高于一般通知性文件;二是考慮到檔案利用者的需求，將日常利用頻繁、關(guān)注度較多的檔案進(jìn)行掃描，能夠極大的滿足用戶的需求，利于數(shù)字檔案室的推廣;三是年代久遠(yuǎn)的檔案進(jìn)行數(shù)字化掃描，能夠有效保護(hù)原件不再繼續(xù)磨損。在開(kāi)展檔案數(shù)字化掃描工作前，開(kāi)展調(diào)研，了解利用者的需求，同時(shí)為保證檔案的準(zhǔn)確性和實(shí)用性，組織專業(yè)人員進(jìn)行圖紙掃描，合理確定檔案掃描的范圍。

要規(guī)范檔案掃描流程，加強(qiáng)過(guò)程控制。數(shù)字化工作具體過(guò)程分為：鑒定、整理、掃描、圖像處理、質(zhì)量檢驗(yàn)、目錄錄入、電子文件掛接等環(huán)節(jié);明確掃描各個(gè)環(huán)節(jié)的責(zé)任人，例如出入庫(kù)登記、掃描完后檢查完整性等等;規(guī)范掃描格式、質(zhì)量要求，按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》，制定鑒定、掃描、圖像處理、存儲(chǔ)等規(guī)范。結(jié)合檔案系統(tǒng)管理軟件的特點(diǎn)，制定目錄、原文掛接規(guī)則，建立檔案目錄、全文數(shù)據(jù)庫(kù)。

2.5檔案查詢網(wǎng)站建設(shè)

查詢網(wǎng)站是各類檔案展示的平臺(tái)，檔案部門(mén)與用戶溝通的橋梁，因此網(wǎng)頁(yè)利用界面要設(shè)計(jì)合理、智能化，檢索功能強(qiáng)大，滿足用戶的不同需求。

3.數(shù)字檔案室建設(shè)的保障措施

3.1企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)支持和重視是數(shù)字檔案室建設(shè)的重要保障。

數(shù)字檔案室建設(shè)是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，涉及到資金投入、設(shè)備配備、人員組織、部門(mén)協(xié)調(diào)等方方面面的工作，僅靠檔案部門(mén)是無(wú)法完成的。只有取得領(lǐng)導(dǎo)的理解和支持，才能將檔案信息化納入企業(yè)信息化建設(shè)中，才能推動(dòng)檔案工作的發(fā)展。

3.2建立集中統(tǒng)一的檔案管理模式

在企業(yè)中集中、統(tǒng)一、高效的檔案管理模式，是實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室的重要基礎(chǔ)。檔案集中統(tǒng)一管理，不僅僅是將各門(mén)類檔案集中到一起，而是檔案收集、歸檔、利用等工作的集中統(tǒng)一，提升檔案綜合管理水平，還能夠集中各部門(mén)力量，有效的組織、實(shí)施檔案數(shù)字化各項(xiàng)工作。例如在數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，可將各部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)、兼職檔案人員組織到一起，負(fù)責(zé)檔案數(shù)字化具體實(shí)施的各項(xiàng)工作，能夠加快推進(jìn)檔案數(shù)字化進(jìn)程。

3.3建立和完善檔案相關(guān)制度

數(shù)字檔案室建設(shè)不僅要求檔案基礎(chǔ)管理制度健全，例如各門(mén)類檔案收集、歸檔、利用、鑒定、銷毀、統(tǒng)計(jì)等制度，還要建立和健全數(shù)字檔案室建設(shè)所需的各種規(guī)范，例如，在啟動(dòng)數(shù)字化工作時(shí)，制定《檔案數(shù)字化建設(shè)方案》，對(duì)數(shù)字檔案室建設(shè)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、信息安全等進(jìn)行規(guī)定;針對(duì)檔案掃描，編制《EXCEL表格導(dǎo)入檔案系統(tǒng)規(guī)則》、《科技檔案目錄錄入規(guī)則》;針對(duì)網(wǎng)上利用，制定《檔案查詢系統(tǒng)使用說(shuō)明》、《網(wǎng)上利用檔案權(quán)限設(shè)置流程》、《網(wǎng)上利用檔案流程》、《檔案安全保密制度》等。通過(guò)制定一系列的管理規(guī)范，實(shí)現(xiàn)電子檔案的全過(guò)程管理。

3.4提高檔案人員的綜合素質(zhì)

數(shù)字檔案室建設(shè)要求檔案人員必須轉(zhuǎn)變觀念，加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不僅要牢固掌握檔案專業(yè)知識(shí)，還要掌握計(jì)算機(jī)、存儲(chǔ)、數(shù)字加工、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)等信息化知識(shí)。檔案人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和能力直接決定著檔案數(shù)字化建設(shè)的成敗。因此，必須對(duì)檔案人員加強(qiáng)業(yè)務(wù)和技能的培訓(xùn)，例如外出到檔案管理先進(jìn)企業(yè)參觀學(xué)習(xí)，吸取和借鑒檔案數(shù)字化管理經(jīng)驗(yàn)，或者聘請(qǐng)信息化人員給檔案人員培訓(xùn)，提高檔案人員駕馭檔案（下轉(zhuǎn)第14頁(yè)）（上接第43頁(yè)）數(shù)字化管理的能力。

3.4加強(qiáng)對(duì)檔案利用者的培訓(xùn)

檔案最根本的是提供利用，無(wú)論在何時(shí)，都要將利用者的需求放在第一位。數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中，檔案人員不僅要建設(shè)豐富的檔案信息資源庫(kù)，更要采取面授、現(xiàn)場(chǎng)咨詢等多種方式，教授利用者如何快速?gòu)木W(wǎng)上查借閱檔案，從而提高利用者的工作效率，讓他們享受到檔案利用的方便、快捷。

4.數(shù)字檔案室建設(shè)過(guò)程中應(yīng)注意的問(wèn)題

由于網(wǎng)絡(luò)具有開(kāi)放性特點(diǎn)，能夠使不同軟硬件環(huán)境的計(jì)算機(jī)互相連接，達(dá)到資源共享和數(shù)據(jù)傳輸，但是網(wǎng)絡(luò)中存在的不安全因素，例如病毒、木馬等，都對(duì)檔案信息安全有一定的影響，降低了檔案信息資源的安全保密等級(jí)，因此，必須采取措施確保電子檔案的安全。例如，明確檔案系統(tǒng)管理員，負(fù)責(zé)檔案的掛接、歸檔、檢測(cè)等各項(xiàng)工作;將檔案查詢用戶進(jìn)行分級(jí)授權(quán)，根據(jù)其利用檔案的類別，設(shè)置數(shù)據(jù)庫(kù)訪問(wèn)權(quán)限;檔案軟件系統(tǒng)選擇能夠精準(zhǔn)記錄訪問(wèn)電腦IP地址的，防止發(fā)生失泄密事件;利用移動(dòng)存儲(chǔ)設(shè)備接收檔案的時(shí)候，及時(shí)查殺病毒，避免多臺(tái)電腦交叉使用出現(xiàn)病毒感染等。通過(guò)這些措施，確保檔案信息的安全。

信息化技術(shù)的發(fā)展必將帶動(dòng)檔案工作的新變革，加快檔案信息化程度，推進(jìn)數(shù)字檔案室建設(shè)，是檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)，企業(yè)要高度重視，結(jié)合實(shí)際，采取措施，實(shí)現(xiàn)數(shù)字檔案室建設(shè)，更好的滿足企業(yè)發(fā)展對(duì)檔案的需要。

（作者單位：秦皇島首秦金屬材料有限公司）