如何應(yīng)對(duì)檔案數(shù)字化管理后保密與泄密工作

文／新疆庫爾勒市質(zhì)量監(jiān)督檢測(cè)站 王梅林

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)、科學(xué)技術(shù)的快速發(fā)展，人們?cè)桨l(fā)認(rèn)識(shí)到數(shù)字化管理在檔案管理工作中的重要性和便捷性，并且逐步加大了檔案信息化管理的力度和范圍。所謂檔案信息化，就是在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，在檔案管理活動(dòng)中全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對(duì)檔案信息資源進(jìn)行處置、管理和為社會(huì)提供服務(wù)，加速實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。

檔案數(shù)字化管理的本質(zhì)就是指檔案管理模式從以檔案實(shí)體為重心向以檔案信息為重心轉(zhuǎn)變的過程。這是一個(gè)長(zhǎng)期的發(fā)展過程，在這一過程中，要不斷地采用現(xiàn)代信息技術(shù)裝備檔案部門，從而極大地提高檔案管理和利用的現(xiàn)代化水平。如果檔案數(shù)字化管理工作得到了科學(xué)應(yīng)用，將會(huì)對(duì)企業(yè)的信息安全和經(jīng)濟(jì)安全產(chǎn)生重要的影響。因此，檔案管理人員要對(duì)檔案工作進(jìn)行充分的利用，并探尋如何做好檔案數(shù)字化管理的保密工作與泄密工作。

一、對(duì)基礎(chǔ)制度建設(shè)進(jìn)行完善

檔案管理制度是做好信息保密工作的基礎(chǔ)，唯有加強(qiáng)對(duì)基礎(chǔ)制度的建設(shè)完善才能夠使檔案管理工作有章可循、有法可依。因此，在進(jìn)行檔案數(shù)字化管理的過程中，應(yīng)將規(guī)章制度作為工作的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)不同層級(jí)的人設(shè)置不同的權(quán)限，不能越級(jí)對(duì)檔案庫中的資料進(jìn)行查詢，每個(gè)檔案、文件都設(shè)定不同的權(quán)限，例如，高層管理者可以閱覽所有的內(nèi)容，中層管理者可以閱讀除重要文件以外的文件，基層人員可以閱讀高層管理者下發(fā)的通知、文件等，通過這種權(quán)限管理的方式，就可以使檔案庫中的文件有條不紊，按照規(guī)章制度進(jìn)行，確保了檔案的安全性。

二、在檔案管理中引入監(jiān)理機(jī)制

監(jiān)理機(jī)制能夠?qū)n案數(shù)字化管理工作中的流程進(jìn)行有效控制，并對(duì)每個(gè)環(huán)節(jié)的工作效率、工作效果進(jìn)行監(jiān)督，利用科學(xué)的監(jiān)理方法，從而對(duì)檔案數(shù)字化管理的工作流程、文件處理進(jìn)度等進(jìn)行全面控制，保障文件在處理過程中的安全性，防止被不法分子竊取。首先，監(jiān)理機(jī)制能夠介入文檔儲(chǔ)存的每一個(gè)環(huán)節(jié)中，對(duì)文檔儲(chǔ)存的方式、格式、級(jí)別進(jìn)行審核，確保其能夠更加規(guī)范化，歸入到適當(dāng)?shù)奈募熘?。其次，監(jiān)理機(jī)制能夠?qū)皶r(shí)發(fā)現(xiàn)文檔處理、傳遞過程中存在的問題，并對(duì)可能產(chǎn)生安全問題的部分進(jìn)行提示，防止操作人員出現(xiàn)失誤，保障文檔在處理的過程中能夠?qū)㈠e(cuò)誤降到最低，并且保障檔案處理過程中的安全性。最后，監(jiān)理機(jī)制能夠?qū)n案管理過程中常見的問題進(jìn)行分析，并提出改善建議，幫助檔案管理人員完善系統(tǒng)、修復(fù)漏洞，使檔案數(shù)字化管理的可行性、安全性和運(yùn)行穩(wěn)定性得到增強(qiáng)。

三、加強(qiáng)對(duì)專業(yè)技術(shù)人才的引進(jìn)

計(jì)算機(jī)專業(yè)人才對(duì)數(shù)字化管理有一定的認(rèn)識(shí)，相對(duì)于單純的檔案管理人員來說，他們技術(shù)含量較高，能夠?qū)n案庫中的信息建立防火墻，防止被網(wǎng)絡(luò)病毒、木馬攻擊，并且能夠快速對(duì)檔案庫中的信息進(jìn)行整理、歸類。因此，在檔案管理隊(duì)伍中，應(yīng)加大引入具有計(jì)算機(jī)技術(shù)的專業(yè)人才，將其作為檔案管理的重要骨干人才加以培養(yǎng)，并且使其具備檔案管理的基礎(chǔ)知識(shí)，從而能夠?qū)n案管理的知識(shí)與計(jì)算機(jī)知識(shí)進(jìn)行融合，并結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，使檔案數(shù)字化管理更加適用于企業(yè)的檔案發(fā)展模式，并且利用創(chuàng)新的計(jì)算機(jī)處理系統(tǒng)和軟件，加強(qiáng)對(duì)企業(yè)檔案信息的保護(hù)，防止重要文件的泄露，保障系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性。

四、加強(qiáng)對(duì)數(shù)字化基礎(chǔ)設(shè)施的投入

在檔案數(shù)字化建設(shè)的初期，很多企業(yè)屬于試探階段，試圖觀察檔案數(shù)字化管理是否能夠切實(shí)提高工作效率，保障檔案信息的安全。因此，很多企業(yè)在初期并沒有投入大量的資金和設(shè)備來保障檔案數(shù)字化管理運(yùn)行的穩(wěn)定性和安全性。但是隨著時(shí)代的發(fā)展，越來越多的高新技術(shù)、設(shè)備得以發(fā)展，設(shè)備、軟件的安全性也有所提升，能夠有效阻擋外界的攻擊，保障信息安全。但是很多企業(yè)的高層管理者沒有意識(shí)到外界科學(xué)技術(shù)的快速變化，思維依然停留在建設(shè)初期的水平，沒有及時(shí)對(duì)設(shè)備和軟件進(jìn)行更新，導(dǎo)致檔案數(shù)字化管理停滯不前，無法實(shí)現(xiàn)高速的信息處理和保障信息安全。在這種情況下，高層管理者應(yīng)盡快轉(zhuǎn)變思路，加大對(duì)設(shè)備和軟件的投入力度，使其能夠緊跟數(shù)字化世界的變化，時(shí)刻對(duì)檔案管理進(jìn)行更新，促進(jìn)檔案數(shù)字化管理向著現(xiàn)代、高效、安全、穩(wěn)定的方向進(jìn)行發(fā)展。

五、結(jié)語

隨著時(shí)代的發(fā)展，企業(yè)和檔案管理員應(yīng)重視數(shù)字化管理的重要作用和檔案保密工作的重要性，加強(qiáng)對(duì)檔案信息的管理，防止重要信息的泄露，切實(shí)保障企業(yè)內(nèi)部信息的安全性和系統(tǒng)運(yùn)行的穩(wěn)定性。