從流程再造視角著手解決高校報銷難題

（河海大學(xué)財務(wù)處 江蘇南京210098）

隨著高等教育事業(yè)的蓬勃發(fā)展，高校規(guī)模不斷擴(kuò)大，經(jīng)費(fèi)籌措渠道多樣化，資金總量持續(xù)增多，財務(wù)報銷工作量與日俱增，原有的財務(wù)報銷流程遭遇“瓶頸”。高校經(jīng)費(fèi)的持續(xù)增長與財務(wù)人員編制有限的矛盾、報銷人員要求提高報銷效率與財務(wù)人員超負(fù)荷工作的矛盾、資金需求增加與規(guī)避資金風(fēng)險的矛盾逐漸凸顯。必須在報銷模式上尋求突破，更新觀念、優(yōu)化流程，創(chuàng)造出全新的流程結(jié)構(gòu)，提高高校財務(wù)報銷效率。

一、傳統(tǒng)高校報銷流程及存在問題分析

傳統(tǒng)的高校報銷流程包括五個步驟，如下頁圖1所示。

可以看出，報銷各流程之間是一個串行的順序過程，必須按部就班，依次進(jìn)行。報銷過程繁瑣，耗時而低效，存在以下缺陷：

（一）以紙質(zhì)單據(jù)傳遞會計信息，效率較低、查詢較難

圖1 傳統(tǒng)報銷流程

目前，會計信息的輸入始于記賬憑證，會計核算、會計報表以及財務(wù)分析等需要依賴于財務(wù)人員輸入的會計信息，而采用紙質(zhì)單據(jù)進(jìn)行傳遞容易出現(xiàn)時滯，使得會計信息的相關(guān)性和有用性大幅降低。同時，記賬憑證錄入時，現(xiàn)有財務(wù)軟件一般只記錄費(fèi)用開支類別和附件張數(shù)，沒有對原始票據(jù)信息進(jìn)行電子存儲。查詢相關(guān)原始會計資料時，必須先查詢電子記賬憑證，找到相關(guān)憑證編號，再到檔案部門查找原始單據(jù)，效率較為低下，查詢不易。

（二）傳統(tǒng)的多層級多部門審批程序，延長了報銷周期

目前高校報銷審批體系復(fù)雜，單位負(fù)責(zé)人、分管領(lǐng)導(dǎo)、項目負(fù)責(zé)人以及科技處、資產(chǎn)處等部門負(fù)責(zé)人具有不同的審批權(quán)限。隨著高校規(guī)模的擴(kuò)大，多校區(qū)辦公已成常態(tài)，報銷人員因?qū)徟鞒痰牟皇煜ひ约皶r空局限容易造成審批不及時、審批不完全，使報銷人員周轉(zhuǎn)于財務(wù)處和各職能部門，延長了報銷周期，影響了報銷的效率。

（三）報銷業(yè)務(wù)量大，財務(wù)人員壓力較重

近年來，財政對教育、科研投入力度加大，高校資金核算總量大幅增加。財務(wù)人員數(shù)量雖然有所增長，但受事業(yè)單位編制等因素限制，與經(jīng)費(fèi)增長幅度不成比例，造成財務(wù)人員不堪重負(fù)。財務(wù)人員既要查看原始票據(jù)的真實性和合理性，審查審批流程的完備性，又要核算金額，錄入記賬憑證，還要接待前來咨詢的學(xué)生和教職工，工作強(qiáng)度可見一斑。尤其是期末課程結(jié)束、答辯完成、項目結(jié)題后，財務(wù)大廳每天人頭攢動，嘈雜一片；報銷人員排長隊等候，苦不堪言，與財務(wù)人員矛盾沖突時有發(fā)生。

（四）財務(wù)付款方式落后，資金安全難以保障

隨著報銷業(yè)務(wù)量遞增，每日資金需求量加大，現(xiàn)金的攜帶和保管存在安全隱患；而現(xiàn)金支付難以留下支付痕跡，不能批量操作，存在一定的缺陷。目前許多高校多校區(qū)辦學(xué)，學(xué)校只有一套財務(wù)印鑒，只在一家銀行開立基本賬戶，如何配置不同校區(qū)每日備用金金額以及保證現(xiàn)金攜帶和存取安全是一個難題。非現(xiàn)金業(yè)務(wù)也無法及時辦理，影響了學(xué)校正常工作的開展。此外，支票、電匯填寫工作量大、蓋章要求高；支票的領(lǐng)取、核銷與對賬手續(xù)繁瑣，支付期限較長，易造成未達(dá)賬項，支付不便。隨著信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和電子結(jié)算平臺的發(fā)展，改革高校資金結(jié)算方式已迫在眉睫。

二、高校報銷流程再造整體思路

企業(yè)流程再造（BPR）由邁克爾·漢默教授于1990年提出，其核心是對企業(yè)的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行徹底的思考和重新設(shè)計，剔除不增值的活動，以求在成本效益和質(zhì)量上取得顯著改善。阿妮塔·S·霍華德在《現(xiàn)代會計信息系統(tǒng)》中論述了會計流程再造理念，認(rèn)為會計流程再造的路徑是將會計流程融入業(yè)務(wù)過程中，實現(xiàn)會計信息的實時采集、傳輸和存儲，由業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)直接導(dǎo)出內(nèi)外決策所需要的會計信息。

高校報銷難問題的核心在于現(xiàn)有報銷流程的繁瑣低效。流程再造的整體思路是：消除現(xiàn)有流程的弊端，減少不增值流程，分化繁瑣流程，改善關(guān)鍵流程，運(yùn)用現(xiàn)代信息網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，對報銷流程進(jìn)行重組和優(yōu)化設(shè)計，在現(xiàn)有的賬務(wù)處理系統(tǒng)基礎(chǔ)之上重新開發(fā)設(shè)計網(wǎng)上報銷系統(tǒng)。讓耗時的流程可以在財務(wù)部門以外的場所異步、并行地完成，突破時空的局限，減少每一筆報銷業(yè)務(wù)在財務(wù)報賬大廳的時間消耗，在財務(wù)人員編制不變的情況下，一定程度上解決高校報銷難題。

網(wǎng)上報銷系統(tǒng)能夠打破時空局限，讓報銷人員隨時隨地通過網(wǎng)絡(luò)提交電子報銷單，通過規(guī)范填單格式，設(shè)置人性化向?qū)?，減少錄入錯誤；運(yùn)用權(quán)限指引對審批執(zhí)行路線進(jìn)行固化，采用電子簽名方式實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)審批；通過與賬務(wù)處理系統(tǒng)憑證處理模塊對接，在財務(wù)人員將電子報銷信息與紙質(zhì)原始票據(jù)比對審核無誤后，自動生成記賬憑證；最后根據(jù)報銷人登記好的銀行卡號或者收款方信息導(dǎo)入到網(wǎng)上銀行，直接完成資金的收付。其目標(biāo)是以網(wǎng)絡(luò)為依托，經(jīng)由單據(jù)填寫的標(biāo)準(zhǔn)化、業(yè)務(wù)審批的網(wǎng)絡(luò)化、賬務(wù)處理的簡單化實現(xiàn)財務(wù)報銷跨時空、跨部門的協(xié)同辦公，提升報銷效率。再造后報銷流程如圖2所示：

圖2 再造后的財務(wù)報銷流程

三、利用流程再造解決高校報銷難題具體對策

（一）采用電子單據(jù)進(jìn)行財務(wù)信息流轉(zhuǎn)，暢通信息共享渠道

網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)的不斷完善，辦公自動化、ERP系統(tǒng)等信息化進(jìn)程的不斷加快，讓傳統(tǒng)財務(wù)報銷走向無紙化成為可能。報銷單據(jù)電子化有利于增強(qiáng)財務(wù)核算的規(guī)范性和透明度，有利于財務(wù)公開、數(shù)據(jù)共享，有利于財務(wù)監(jiān)督和廉政建設(shè)。通過電子單據(jù)的流轉(zhuǎn)，實現(xiàn)財務(wù)信息采集、加工、存儲、調(diào)閱電子化、自動化。不但提高了信息傳遞的效率，同時實現(xiàn)了信息實時采集，與業(yè)務(wù)同步，大大提高了會計信息的相關(guān)性，提升了會計信息的質(zhì)量，更好地為高校制定各項發(fā)展規(guī)劃、進(jìn)行財務(wù)決策提供實時動態(tài)、準(zhǔn)確有效的財務(wù)信息。應(yīng)對高校的財務(wù)信息資源進(jìn)行整合，構(gòu)建一個適用于本校電子單據(jù)流轉(zhuǎn)的網(wǎng)上報銷平臺。通過對網(wǎng)上填單進(jìn)行容錯控制和支出明細(xì)有效性檢查，對費(fèi)用支出的合理性和有效性進(jìn)行把關(guān)；將原始票據(jù)掃描存入電腦，將流轉(zhuǎn)流程、簽批意見在系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中電子歸檔。以后需要查看相關(guān)原始票據(jù)及審批意見時，只需從系統(tǒng)中調(diào)取進(jìn)行查閱即可，大大節(jié)省了審核時間，提高了查詢效率。

（二）采取工作流控制方式，固化關(guān)鍵控制點，縮短審批周期

規(guī)范工作流的邏輯定義、發(fā)起和控制方式，把權(quán)限指引細(xì)化設(shè)置到系統(tǒng)內(nèi)，將高校的授權(quán)審批、項目預(yù)算、報銷流程、內(nèi)控制度和崗位職責(zé)有效地融入網(wǎng)上報銷審批系統(tǒng)。將報銷審批執(zhí)行線路固化，通過實時事件驅(qū)動信號與非實時控制信號相結(jié)合的審批方式提高流程效率，經(jīng)由系統(tǒng)定期自動發(fā)送催辦信息，各環(huán)節(jié)經(jīng)辦人員均可通過系統(tǒng)查找滯留原因并有針對性地催促辦理，提高審批效率。經(jīng)費(fèi)負(fù)責(zé)人可以根據(jù)自身時間安排，定期登錄系統(tǒng)采用批處理方式完成所管轄的審批業(yè)務(wù)，方便領(lǐng)導(dǎo)集中辦公、移動辦公，由“被動式審批”向“主動式審批”轉(zhuǎn)變，大幅降低報銷業(yè)務(wù)的審批成本，縮短審批周期。

（三）全面推行網(wǎng)上報銷模式，切實提高財務(wù)報銷審核效率

以網(wǎng)絡(luò)為平臺，變面對面報銷為遠(yuǎn)程報銷，原始單據(jù)通過票據(jù)投遞箱等方式傳遞到財務(wù)部門，讓審批以及復(fù)核等傳統(tǒng)流程通過網(wǎng)絡(luò)報銷系統(tǒng)來實現(xiàn)。通過設(shè)置大量的計算標(biāo)準(zhǔn)，采用復(fù)雜、精確的計算方法，極大的簡化財務(wù)審核的工作量。尤其是差旅費(fèi)等業(yè)務(wù)，財務(wù)審核不需要核對標(biāo)準(zhǔn)、計算補(bǔ)貼等耗時操作，節(jié)約了大量的審核時間。此外與賬務(wù)處理系統(tǒng)憑證處理模塊對接，實現(xiàn)記賬憑證的自動生成，減少財務(wù)人員手工錄入工作量。

與現(xiàn)場報銷相比，網(wǎng)上報銷等非現(xiàn)場報銷方式更具科學(xué)性及可行性。一方面節(jié)約了教工師生現(xiàn)場排隊等候時間，另一方面有利于財務(wù)人員降低心理壓力，能夠更從容細(xì)致地進(jìn)行憑證審核和制單，減少差錯的出現(xiàn)。還可以均衡財務(wù)每日報銷工作量，避免大批量集中報銷的出現(xiàn)，切實提高財務(wù)報銷審核的工作效率。

（四）推行公務(wù)卡，實現(xiàn)無現(xiàn)金收付

借助先進(jìn)的電子支付平臺，運(yùn)用票據(jù)交換、網(wǎng)上銀行等現(xiàn)代化支付工具，架構(gòu)銀校直聯(lián)、公務(wù)卡等新興結(jié)算系統(tǒng)來改造傳統(tǒng)的資金支付流程，提升資金支付效率，保障高校資金的安全。

公務(wù)卡是持卡人先持卡消費(fèi)，后憑借刷卡憑證及發(fā)票去財務(wù)報銷，財務(wù)人員核對消費(fèi)明細(xì)和審核手續(xù)后，將報銷款打入持卡人公務(wù)卡中。概括為“銀行授信額度，員工持卡消費(fèi)，單位報銷還款，財務(wù)實施監(jiān)督”。使用公務(wù)卡能夠減少現(xiàn)金借款、還款手續(xù)，保證支出的真實性，促進(jìn)單位資金使用規(guī)范化。

網(wǎng)上銀行支付具有資金到賬迅捷、無未達(dá)賬項、支付風(fēng)險小、操作簡單、對賬單實時查看等優(yōu)點。個人支付可以通過網(wǎng)上銀行直接轉(zhuǎn)入個人銀行卡中，對公支付通過網(wǎng)上銀行直接轉(zhuǎn)入對方單位賬號。對于發(fā)放工資、學(xué)生助研費(fèi)、獎學(xué)金等批量支付，可以采用專門的匯總軟件，通過網(wǎng)上銀行在幾分鐘之內(nèi)完成。收款業(yè)務(wù)通過POS機(jī)轉(zhuǎn)賬收取，或通過銀?；ヂ?lián)系統(tǒng)委托銀行網(wǎng)上分批扣款。利用資金的電子劃轉(zhuǎn)，最大限度地減少現(xiàn)金流動和支票傳遞，基本實現(xiàn)現(xiàn)金零庫存，減少報銷環(huán)節(jié)，縮短等候時間，提高工作效率，降低攜帶保管現(xiàn)金的風(fēng)險。

四、結(jié)束語

針對傳統(tǒng)報銷流程暴露出成本高、效率低、周期長、矛盾多等問題，本文通過全面梳理傳統(tǒng)財務(wù)報銷流程，減少不增值環(huán)節(jié)，重組報銷業(yè)務(wù)，提升流程效率。采用電子單據(jù)進(jìn)行信息流轉(zhuǎn)，讓各環(huán)節(jié)的人員均能共享信息資源；規(guī)范審批流程，突破時空局限，實行網(wǎng)絡(luò)審批；減輕財務(wù)人員憑證錄入工作，縮短財務(wù)報銷周期；采用網(wǎng)上銀行等先進(jìn)支付方式，安全、快捷完成資金支付。總之，通過優(yōu)化流程結(jié)構(gòu)，能夠提升財務(wù)報銷能力，強(qiáng)化財務(wù)監(jiān)督，為高校報銷難問題提供有效的解決途徑。