“兩會”北京轉播系統(tǒng)項目管理模板設計與使用

李巖澤，宋 平

(黑龍江電視臺，黑龍江 哈爾濱150090)

每年一次的全國兩會報道是電視臺新聞宣傳的重點項目，在北京建設臨時電視轉播系統(tǒng)是其中的一個子項目。不同于一般的臨時的一次性項目，它以一年為周期重復運行，兼有運作活動和項目活動兩種屬性。現行的管理機制中，運作活動采用的職能管理和項目活動采用的項目管理是兩個體系。因此，在實施這類項目時，往往難以充分利用以前的經驗，造成資源浪費。如何能夠既提高項目每次實施的效率，又可將歷次實施的經驗都利用起來，從而提升管理能力呢?由近年發(fā)展起來的項目化管理變革帶來的啟示，這里介紹了一種實用的工具，就是在項目化管理理念基礎上構建的一套項目管理模板。

1 項目化管理與項目管理模板

1.1 項目化管理理念的提出

隨著電視行業(yè)競爭的加劇，電視臺越來越呈現出項目導向型企業(yè)的特征。項目活動的數量越來越多，而且多是一次性的，不能轉化為日常運作。尤其是在競爭激烈、快速變化的市場環(huán)境下，運作活動和項目活動之間呈現此消彼長的態(tài)勢，為了使項目一次性努力的成果與企業(yè)整體組織長期發(fā)展相協(xié)調，項目化管理的理念應時而生了。

項目化管理是統(tǒng)領專業(yè)化、標準化的職能管理和變化性、整合性的項目管理的綜合管理范式。它從企業(yè)整體角度來協(xié)調項目活動管理和運作活動管理所產生的組織、人員、流程和資源沖突，實現企業(yè)資源的優(yōu)化配置和良性發(fā)展［1］。它的核心任務就是打造一種既能實現企業(yè)內部資源系統(tǒng)整合，又能動態(tài)響應外部環(huán)境變化的能力。它通過項目管理，實現項目成功，再通過項目轉化，將一次性努力成果轉化為標準，進而通過標準化管理實現穩(wěn)定發(fā)展，然后又開始孵化新項目，如此循環(huán)，持續(xù)提升管理能力。

顯然，本文研究的項目正符合這一理念，盡管項目化管理是針對整個組織角度提出的，但從分形的角度看它可以適用于組織的各個層面。

1.2 項目管理模板

項目管理模板是基于項目化管理理念對具有重復運行周期的項目歷次實踐中存在的共性問題的總結，它應用于項目的再次實踐，并隨著每次項目活動的完成而動態(tài)地修改、補充。

項目管理模板是一個管理工具，它是輔助立項的工具，是執(zhí)行計劃的工具，是實現目標的工具，是成果轉化的工具，涵蓋了項目的各個階段。從這個意義上說，它是項目化管理理念的一種外在表現形式。

項目管理模板是一個總攬，模板中涉及的內容經過細化，在項目實施過程中形成相關的文件、報告、圖表，組成一套完整的項目管理文檔。

使用項目管理模板，可以提高項目運行的效率，特別是縮短了項目立項、規(guī)劃階段的時間;可以避免在同樣問題上反復犯同樣的錯誤;可以定義統(tǒng)一的名詞術語，有利于解決溝通障礙。

2 項目管理模板的設計

項目管理模板的設計按照項目的時間順序，囊括了各個階段所涉及的內容領域。筆者將其概括為根據項目化管理理念提出的一個流程和在歷次項目的過程管理實踐中總結出的四張表格。

2.1 一個流程

就本項目而言，流程直接從如何實施開始，而不存在研究是否實施的問題，分成六個步驟。

2.1.1 界定項目目標作為兩會報道項目的一個子項目，滿足節(jié)目報道需求是技術板塊的分解目標。在綜合平衡呈現效果、安全保障、時間、預算等各種因素后，形成項目目標責任書，作為管理和控制、考核與獎懲的主要依據。此項工作應由現有的相關職能部門完成，包括新聞中心、技術部門等。

2.1.2 確定項目人員組成

本項目組是兩會報道項目組下的一個子項目組。項目人員包括:項目負責人、視頻、音頻、舞美、燈光、傳輸、后期等崗位。項目負責人由臺里指定，其他崗位由項目負責人及相關部門負責人選定。人員數量根據當年度的項目目標要求確定。

2.1.3 制定項目計劃

項目計劃是項目的核心內容，包括了項目的時間進度和任務分解，是項目執(zhí)行和項目監(jiān)督的重要依據。項目負責人統(tǒng)籌項目的總體計劃，各分項責任人按照各自的分解任務編制具體計劃。此后的工作都由項目組完成。

2.1.4 執(zhí)行項目

本項目的執(zhí)行階段分為系統(tǒng)建設和節(jié)目錄制兩個階段。系統(tǒng)建設包括搭建一個臨時演播室和建設一套臨時轉播系統(tǒng);節(jié)目錄制是為期15 天的新聞直播。按照項目計劃實施，同時監(jiān)督項目進展并報告，對計劃的變更做記錄。

2.1.5 項目收尾

項目收尾就是對所有的項目目標是否完成作出評價，以評價結果作為項目考核、獎懲的依據。收尾階段還要對項目實施過程中遇到的問題進行歸納總結，對簽訂合同的履行情況進行總結。

2.1.6 項目轉化

本項目把修改并完善項目管理模板作為項目轉化的成果。項目轉化是一個非常重要的環(huán)節(jié)，是項目管理與標準化管理相銜接的環(huán)節(jié)，是項目化管理理念最重要的體現之一。經過轉化，項目不再是單獨的一次性活動，而是延續(xù)為企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略不可分割的一部分。項目收尾不是項目的結束，項目轉化也不意味著結束，而是新的開始。

2.2 四張表格

2.2.1 目標需求分析表

目標需求分析表是對過去經驗總的概括，是一個非常重要的表格。有了這個表格就可以很快明確目標，做出更細致的規(guī)劃。見表1。

表1 目標需求分析表

2.2.2 項目計劃表

項目計劃按照時間進度分成6 個階段，表中列出了每個階段各個團隊要完成的主要任務。模板中僅列出了一個總表，各分項還有各自的具體任務計劃表。見表2。

表2 項目計劃表(總表)

2.2.3 技術系統(tǒng)基本配置表

該表是系統(tǒng)建設的參考，在確定目標和項目執(zhí)行時都可使用。它列出了臨時轉播技術系統(tǒng)的各個組成部分，每個部分的基本配置和安全措施，以及人員需求。見表3。

表3 技術系統(tǒng)基本配置表

2.2.4 問題列表

該表是項目轉化的成果，它對歷次項目實施遇到的問題進行了分類，并做了分析，提出了解決辦法，為今后的實施提供了參考借鑒，避免重復犯錯。見表4。

表4 問題列表

4 張表格起到了項目數據庫的作用，覆蓋了項目的各個重要環(huán)節(jié)。限于篇幅，表格中的內容都做了簡化處理。

3 項目管理模板的使用

3.1 目標需求分析與立項

界定項目目標首先要解決項目目標資源的沖突性，使用目標需求分析表主要是對安全、效果和投入這三個目標進行平衡。項目目標描述為:在保障安全播出的前提下，在一定的時間周期里、在一定的預算范圍內，達到呈現效果的最佳化。界定本項目目標的難點是不可預見因素多，可利用的資源有限，對安全性的要求高。

首先，作為政治性極強的會議報道，安全是第一位的，這就意味著為了保證安全可以加大投入，可以犧牲效果。只有全方位滿足總局62 號令［2］相關規(guī)定的目標才能通過。表1中列出的呈現效果都是經過實踐驗證的有安全保證的方案。

其次，需要進行一些先期調查工作，了解資源的可獲得情況，比如場地勘查、設備租賃查詢等。盡管作為新聞宣傳的重點項目，在資源配置上的優(yōu)先級應該是最高的，但有些資源仍存在不確定性，將影響后面環(huán)節(jié)的實施。

第三，不同的呈現效果、不同的資源配置方式對應不同的投入。投入有硬性的，如場地租賃、設備租賃、購置、運輸以及置景費用等;也有軟性的，就是不同呈現效果在人員和時間上的投入。硬性投入的費用每年的差別不大，軟性投入會有所不同。因此，依照舞美設計方案、場地選擇、設備資源的可用性會產生多個目標選項。這時應預設一個虛擬目標，然后根據此目標收集資源，再根據落實的資源提出本年度的建議目標選項。這個過程略顯復雜，需要一定的時間。

根據以上分析和調查，形成立項報告，作為兩會報道項目的一部分上報立項，并以最終批復的報告形成項目目標責任書，作為實施本項目的目標依據。

表中所列大屏幕和虛擬前景選項，實際并未在兩會項目上使用過，但作為在臺內演播室廣泛使用的呈現方式，只要條件許可，還是有應用需求的，因此，把它們列入表中備選。

3.2 項目計劃與任務分解

項目每年的時間安排基本相同，需要注意的是期間剛好包含了春節(jié)假期，部分任務的時間需要做些微調。各分項負責人根據各自的任務分解，制訂相應的計劃表。計劃表應盡可能得詳細，落實到具體人、具體時間、具體地點、具體任務細節(jié)。

3.3 系統(tǒng)設計

項目實施時，在基本配置表的基礎上根據項目目標設計出完整的系統(tǒng)，并繪制系統(tǒng)圖紙。一般情況下，除燈光系統(tǒng)直接在北京租賃外，其他設備均由臺內調配。視音頻系統(tǒng)的首選是四訊道轉播車，只有在場地條件確實無法滿足的情況下，才考慮小型EFP 系統(tǒng)。

3.4 問題列表

項目實施前，查閱問題列表，了解以往出現的問題，有的可直接用來解決本次實施遇到的問題，有的則可起到參考作用。項目實施后，將遇到的新問題加入列表。列表中的內容會逐年增加，應做好分類，便于查找。

3.5 模板修訂

將項目總結作為轉化成果加入模板，對模板做修訂和完善，同時把項目實施過程中的所有文檔都作為模板的附件存檔，包括各種圖紙、簽訂的合同和供應商、合作伙伴的聯系方式等。

4 小結

要建立與電視臺發(fā)展階段相適應的管理范式，就要在管理思想、組織機構、管理方法以及管理工具等多層面與之相適應。項目化管理變革固然需要頂層設計，自上而下的貫徹，但也需要有底層的不斷試驗和推廣。不斷識別和采用各種管理工具，尤其是具有自身實用性的工具是提升項目管理水平的重要途徑。

這套項目管理模板，是多次項目實踐的成果，也是在項目化管理轉化階段，進行持續(xù)改進的成果。它是開放式的工具，對其他的技術類項目，乃至全臺各類項目的管理都具有一定參考價值。

［1］韓連勝.企業(yè)項目化管理范式:企業(yè)整體管理系統(tǒng)解決方案［M］.北京:機械工業(yè)出版社，2013.

［2］國家廣播電影電視總局令. 國家廣播電影電視總局令(第62號):廣播電視安全播出管理規(guī)定［EB/OL］.［2015－01－01］.http://www.gov.cn/flfg/2009－12/22/content_1493420.htm.