淺談信息化條件下如何提高城建檔案管理水平

代連英

（威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處，山東威?！?64200）

淺談信息化條件下如何提高城建檔案管理水平

代連英

（威海市市政建設(shè)公用事業(yè)管理處，山東威海264200）

隨著信息化時(shí)代的高速發(fā)展，城市正逐步向數(shù)字化、網(wǎng)絡(luò)化和智能化邁進(jìn)，為進(jìn)一步推動(dòng)城市信息化進(jìn)程，更好地滿足城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的需求，及時(shí)有效地為城市建設(shè)提供高效服務(wù)，本文就當(dāng)前城建檔案信息化建設(shè)存在的不足和如何提高城建檔案管理水平的思路和措施提出自己的看法，為一般意義上的城建檔案信息化建設(shè)工作提供借鑒。

信息化檔案管理建設(shè)

當(dāng)今是信息化、高科技化的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，城市作為一個(gè)地區(qū)的政治、經(jīng)濟(jì)、科技、金融、文化中心，它的建設(shè)關(guān)系到國(guó)家的發(fā)展，而城建檔案也由于時(shí)代的變化和發(fā)展，有了更加廣泛和深刻的內(nèi)涵，城建檔案在城市建設(shè)這一系統(tǒng)工程中日益顯示出舉足輕重的作用。

1　城建檔案信息化建設(shè)

城建檔案信息化建設(shè)是指在城建設(shè)檔案中運(yùn)用信息技術(shù)，配置計(jì)算機(jī)輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施，建立和完善檔案信息資源庫(kù)，依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系，以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái)，依托高素質(zhì)的信息人才，實(shí)現(xiàn)檔案信息的社會(huì)化服務(wù)。加快推進(jìn)城建檔案信息化建設(shè)，是加快實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)行業(yè)向現(xiàn)代行業(yè)轉(zhuǎn)型的客觀需要，是為經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展提供更好更快公共服務(wù)的迫切需要，也是維護(hù)社會(huì)公共安全的實(shí)際需要，更是國(guó)家推動(dòng)國(guó)民經(jīng)濟(jì)信息化總體要求的重要組成部分。

2　城建設(shè)檔案管理存在的不足

當(dāng)前，我國(guó)城市建設(shè)檔案經(jīng)過(guò)幾十年的努力，為城市建設(shè)在規(guī)劃、發(fā)展和管理中作出了很大的貢獻(xiàn)，凝聚了廣大城建檔案人員的辛勤勞動(dòng)和心血。但隨著形勢(shì)的發(fā)展，城建檔案的管理與城市建設(shè)在步伐上已明顯不足，主要表現(xiàn)以下幾個(gè)方面：

（1）資料滯后，與飛速發(fā)展的城市建設(shè)不相適應(yīng)。這里所指的資料，不僅是城市工程建設(shè)資料，還包括郵電、通訊、水電、交通等整個(gè)城市的基礎(chǔ)性市政工程建設(shè)資料。工程竣工后，有些相關(guān)資料沒(méi)有及時(shí)送交城建部門(mén)歸檔、整理，形成完整的文件，致使有的工程資料特別是地下網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)的情況不明，為日后建設(shè)埋下隱患。

（2）管理滯后，沒(méi)有充分體現(xiàn)應(yīng)有的經(jīng)濟(jì)效益。城建檔案雖然不能產(chǎn)生直接的經(jīng)濟(jì)價(jià)值，但由于它所具有的服務(wù)功能，可以通過(guò)科學(xué)管理，使其在城市建設(shè)的某些部門(mén)（如地下管網(wǎng)、維修養(yǎng)護(hù)等）避免重復(fù)建設(shè)和人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi)，從而產(chǎn)生間接經(jīng)濟(jì)效益。目前由于城建檔案的服務(wù)保障功能沒(méi)有充分發(fā)掘，因而在城市建設(shè)中經(jīng)?？吹揭粭l道路重復(fù)開(kāi)挖，造成了大量的浪費(fèi)。

（3）技術(shù)應(yīng)用滯后，不能完全達(dá)到現(xiàn)代化城市的要求。目前還有很多地方的城建檔案管理中，使用的現(xiàn)代化技術(shù)工具應(yīng)用不多，檔案管理的硬件軟件應(yīng)用不充分，資料查找復(fù)雜，費(fèi)時(shí)費(fèi)力。顯然，技術(shù)應(yīng)用上的滯后，制約了城建檔案在城市建設(shè)中的職能作用。

3　提高城建檔案管理水平的思路和措施

如何在信息化條件下，真正使城建檔案管理工作適應(yīng)現(xiàn)代化城市建設(shè)的要求，我認(rèn)為應(yīng)該通過(guò)以下幾方面的努力來(lái)不斷提高城建檔案的管理水平：

（1）加快各項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)制度及規(guī)章的制定。根據(jù)建設(shè)部《全國(guó)城建檔案信息化建設(shè)規(guī)劃與發(fā)展綱要》，各省、市要結(jié)合本地的城市建設(shè)發(fā)展的特點(diǎn)，進(jìn)一步完善各項(xiàng)規(guī)章制度，使城建檔案的管理走上科學(xué)化、法制化、規(guī)范化的軌道。

（2）狠抓配套建設(shè)。要體現(xiàn)現(xiàn)代化管理的思想，向標(biāo)準(zhǔn)化、制度化、規(guī)范化再前進(jìn)一步。在大力加強(qiáng)硬件建設(shè)的同時(shí)，加強(qiáng)軟件的建設(shè)，做到硬件過(guò)硬，軟件不“軟”。一是要加強(qiáng)設(shè)備配套，重點(diǎn)是計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，盡快發(fā)展計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，使市、縣級(jí)檔案館資料聯(lián)網(wǎng)，實(shí)現(xiàn)信息交流網(wǎng)絡(luò)化，以逐步達(dá)到檔案信息共享；二是發(fā)展聲像及縮微技術(shù)，使城建檔案能以現(xiàn)代化載體形式，真實(shí)再現(xiàn)城市建設(shè)活動(dòng)，成為城市建設(shè)的信息中心。

（3）更新意識(shí)、轉(zhuǎn)變觀念、超前發(fā)展。城建檔案管理人員要提高對(duì)檔案管理的認(rèn)識(shí)，增強(qiáng)工作的主動(dòng)性，充分利用現(xiàn)有的檔案資料，預(yù)測(cè)未來(lái)城市建設(shè)的發(fā)展方向和提高競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，改變過(guò)去在工作思路、工作方式上的一些陳舊做法。具體來(lái)說(shuō)就是：一是由過(guò)去坐等檔案送上門(mén)變?yōu)橹鲃?dòng)下去收集、指導(dǎo)；二是由過(guò)去單純依靠“保證金”收集檔案變?yōu)檫\(yùn)用法律、行政和經(jīng)濟(jì)手段并用同時(shí)發(fā)揮作用；三是由過(guò)去檔案收齊即入庫(kù)的靜態(tài)式管理變?yōu)閷?duì)資料進(jìn)行分析，預(yù)測(cè)的同時(shí)還能為城市建設(shè)提供隨機(jī)監(jiān)督、指導(dǎo)的動(dòng)態(tài)式管理，靠自身優(yōu)勢(shì)和珍貴檔案的價(jià)值，為城建檔案管理事業(yè)注入新的活力。

（4）以人為本，培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理專業(yè)隊(duì)伍?，F(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開(kāi)現(xiàn)代化的管理人才，高水平的城建檔案管理也離不開(kāi)具有較高綜合素質(zhì)的管理人員，特別是那些懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精的專業(yè)技術(shù)人員，更是做好城建管理工作不可缺的。同時(shí)，還要加強(qiáng)在職人員的培訓(xùn)，使他們?cè)诰哂休^豐富實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)的基礎(chǔ)上“添磚加瓦”，不斷充電、更新，從而不斷提高業(yè)務(wù)能力；此外，還要搞好城建檔案管理人才結(jié)構(gòu)的搭配，使“專”和“通”有機(jī)結(jié)合。“?！奔磳I(yè)性、技術(shù)性強(qiáng)的“專才”，“通”即知識(shí)面廣，業(yè)務(wù)能力較強(qiáng)的“通才”。這樣，城建檔案管理人員隊(duì)伍就能做到人才層次分明，技術(shù)力量完善，結(jié)構(gòu)調(diào)配合理，從而使這支專業(yè)隊(duì)伍提高到一個(gè)新的層次。

總之，對(duì)于城市建設(shè)來(lái)講，城建檔案管理是一項(xiàng)基礎(chǔ)性、條件性、服務(wù)性的工作。只有不斷提高城建檔案的管理水平，才能使城建檔案的服務(wù)、保障、跟蹤、監(jiān)督等功能得到充分的發(fā)揮，才能為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理工作提供強(qiáng)有力的的保證。