鐵路企業(yè)科技檔案管理信息化研究

紀(jì)鐵利

（神華包神鐵路集團(tuán)有限責(zé)任公司，內(nèi)蒙古 包頭 014014）

1 檔案管理定位

正確的定位能使檔案管理既不浪費資源又不拖企業(yè)發(fā)展的后腿，尤其是鐵路行業(yè)，應(yīng)在現(xiàn)今計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)高度發(fā)達(dá)普遍使用的基礎(chǔ)上，結(jié)合實際情況，按照高標(biāo)準(zhǔn)建設(shè)、信息化管理、總體規(guī)劃、分步實施的原則，建立和完善檔案管理體系，最大限度地降低有效信息資源的流失。

在檔案管理中應(yīng)樹立大局意識。檔案管理的總體規(guī)劃十分重要，成立檔案室不應(yīng)急于干什么，而應(yīng)清楚“怎么管”，遵循統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)，分類管理，分級負(fù)責(zé)的原則，由領(lǐng)導(dǎo)主抓，并輔以全體員工配合。檔案從收集到利用無不涉及公司的各個層面，檔案管理人員在其中起著關(guān)鍵的橋梁作用，整個公司應(yīng)形成一個檔案管理體系，通過辦公自動化及各部門人工收集真實、完整、系統(tǒng)記載公司發(fā)展的各種資料。國家檔案法規(guī)定，任何個人和單位，不得將檔案文件資料，以任何理由據(jù)為己有或由個人保存，不得任意轉(zhuǎn)移轉(zhuǎn)讓、拆分、損毀。由此可見，檔案管理十分重要，檔案工作人員必須宣傳全員檔案意識，加強(qiáng)檔案保管。

2 鐵路企業(yè)科技檔案的管理

2.1 檔案管理人員的工作態(tài)度

“對歷史負(fù)責(zé)，為現(xiàn)實服務(wù)，替未來著想”，是對檔案的精辟論述。作為一名檔案管理人員，要有歷史責(zé)任感，除熟悉業(yè)務(wù)外，還要有扎扎實實、耐心細(xì)致、默默無聞以及甘于平庸的工作態(tài)度。檔案本是日積月累起來的無言文化，需要我們一點一滴地把它以書面形式，用“樹”目錄的結(jié)構(gòu)歸到其原來“位置”，棄其糟粕，存其精髓。

2.2 把握鐵路科技檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)

本文采取《中華人民共和國鐵道行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)》（TB/T 1588-85）的分類標(biāo)準(zhǔn)，其科學(xué)地將鐵路建設(shè)分為6個階段：預(yù)可研、可研、初步設(shè)計、施工、竣工、維護(hù)。鐵路專業(yè)21個，如路基、線路、橋梁、通信、隧道、房建及電力等，每個階段按專業(yè)分類整理歸檔。一項鐵路建設(shè)工程檔案，通過這樣的分類，檔案編碼“種類·分類·屬類”非常簡明，歷史性和邏輯性特別清晰。

2.3 堅持分類的規(guī)律性

在整理過程中，一要堅持歸檔范圍全面性，從項目前期文件、預(yù)可研、可研、各階段設(shè)計圖紙、招投標(biāo)文件到各類公文、函件、批復(fù)等，仔細(xì)搜尋，一一歸類；二要注意歸檔資料的保管期限，在整理檔案材料時，按歸檔范圍的要求分類為暫時、中長期保管檔案；三要注意整理與目錄錄入交替進(jìn)行，保證紙質(zhì)檔案與電子檔案同步，為檔案信息化管理奠定基礎(chǔ)；四要認(rèn)真核實資料準(zhǔn)確性，及時登記借閱在外的資料，確保檔案資料的連續(xù)性和完整性。

2.4 制定適合企業(yè)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)

TB/T 1588-85分類標(biāo)準(zhǔn)是檔案管理在手工模式下鐵道部科學(xué)的分類標(biāo)準(zhǔn)，便于手工管理、查找，但在當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)時代下，這一標(biāo)準(zhǔn)顯得過于死板?！胺N類·分類”這部分很清晰，關(guān)鍵在“屬類”，TB/T 1588-85分類標(biāo)準(zhǔn)要求大多數(shù)專業(yè)屬類要分里程編流水號，如橋梁專業(yè)要求每座橋梁一個流水號，那么公司新建鐵路265 km，有103座橋，也即一個橋梁專業(yè)要有103個流水號，每個流水號從“1”起編，每個里程也就有10～20盒資料，如此將有103個“1”號盒，以此類推：排架的時候要給103個里程的橋梁預(yù)留至少今后10年的空余地方，這對庫房面積要求很高，即使每個流水號后面都留了空位，如果留的地方不夠還要重新倒架，工作量之大可想而知。再者，查找難度大，103個“1”，若每個專業(yè)都如此編號排架，不僅費時、費力，還不便于查找。因此，如何在妥當(dāng)管理的方便檢索是檔案管理工作面臨的一個重大難題。筆者結(jié)合實際情況分析，探索出鐵路企業(yè)檔案管理的原則——“淡化整理，細(xì)化檢索”。這種原則和方法一方面便于生成和管理流水號，另一方面也能確保檔案分類信息的完整性，其最大的優(yōu)點是可通過流水號對檔案進(jìn)行查找和管理，提高了檔案管理的效率。

3 形成企業(yè)檔案編制模板

檔案是企業(yè)的檔案，要樹立全員檔案意識，使人人都意識到檔案的重要性，人人保存檔案，按要求移交檔案，遵循“誰形成，誰立卷”的原則。

3.1 與員工共享檔案模板

工程部、企管部和財務(wù)部等部門擔(dān)負(fù)著檔案的收集、整理和歸檔的重要責(zé)任，檔案人員應(yīng)把各類檔案編制的模板發(fā)給他們，而不是只發(fā)給他們編制檔案的要求。按模板收集起來的檔案既規(guī)范又統(tǒng)一，便于查找，提高了查詢效率。另外，誰形成誰立卷，保證了檔案的完整性、真實性。

3.2 培訓(xùn)施工單位編制竣工文件

竣工文件是鐵路建設(shè)檔案的重中之重，竣工資料數(shù)量大、種類多，如何編制規(guī)范、真實、系統(tǒng)、完整、實事求是反映建設(shè)過程和工程實體的竣工資料，不僅是對項目建設(shè)管理水平的考驗，也是對檔案管理水平的檢驗和挑戰(zhàn)。要在竣工資料移交之前進(jìn)行多次竣工資料編制培訓(xùn)并抽檢，例如，可實施工程建設(shè)檔案管理的“三納入，四參加，五同步”?！拔逋健敝福孩傧逻_(dá)工程計劃任務(wù)與提出項目文件歸檔要求同步；②檢查項目計劃進(jìn)度與檢查項目文件資料積累情況同步；③工程驗收與檔案驗收同步；④項目總結(jié)與歸檔的項目文件材料交接同步；⑤項目文件材料歸檔進(jìn)度與檔案信息化進(jìn)度同步。但這些僅起到督促作用，真正編制時必須有模板才能保證竣工資料編制的統(tǒng)一、規(guī)范。因此，應(yīng)不斷加強(qiáng)對施工單位檔案編制工作的培訓(xùn)，將編制模板發(fā)給他們，并加入實作培訓(xùn)，現(xiàn)場示范如何印盒字、如何打頁碼、如何做卷內(nèi)目錄以及如何蓋“種類、分類、屬類”章等內(nèi)容，統(tǒng)一檔號章、檔案盒、封皮及裝訂等。

通過培訓(xùn)，可有效提高各施工單位對項目竣工資料編制重要性的認(rèn)識，明確竣工資料整編、移交的主要職責(zé)，加強(qiáng)竣工資料的編制能力，為盡早規(guī)范收集編制竣工資料，為鐵路建設(shè)項目竣工資料后期順利移交奠定堅實基礎(chǔ)。

4 結(jié) 語

鐵路科技檔案的管理既復(fù)雜又簡單，要有樹立全局意識、大局意識、超前意識、歷史意識、長久意識、保護(hù)意識、搶救意識以及主動意識來制定企業(yè)自己的鐵路科技檔案管理辦法，要有耐心、細(xì)心、良心、責(zé)任心和平常心等職業(yè)素養(yǎng)，按照標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化、科學(xué)化、信息化原則做好歸檔立卷工作，既甘于平庸默默無聞，又要有理論有知識有技能，有統(tǒng)籌規(guī)劃的能力、去偽存真的能力、與相關(guān)部門協(xié)調(diào)溝通的能力。鐵路建設(shè)離不開鐵路科技檔案，一份文件、一張圖紙、一件資料，能從數(shù)萬件資料中被使用者迅速查到，是檔案管理人員的驕傲，更是鐵路安全順利建設(shè)的重要保證。