辦公自動化與檔案管理

王 晶，楊思煒

（陜西中醫(yī)藥大學(xué)，陜西 咸陽 712046）

隨著計算機(jī)技術(shù)在社會各個領(lǐng)域的不斷發(fā)展，辦公自動化迅速在各行各業(yè)中普及，產(chǎn)生了大量電子文件，如何管理和利用好這些電子文件，發(fā)揮其優(yōu)勢，提高工作效率，有著非常重要的意義。2002年國家檔案局頒布的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中電子文件的定義是“在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲，以磁帶、磁盤、光盤等為載體，依賴計算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件”。通過計算機(jī)管理的文檔系統(tǒng)，可以方便地查詢、閱讀和修改文檔內(nèi)容。

1 辦公自動化與檔案管理

辦公自動化（Office Automation，OA）是將現(xiàn)代化辦公和計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)功能結(jié)合起來的一種新型的辦公方式。以計算機(jī)為中心，采用一系列現(xiàn)代化的辦公設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)通信技術(shù)，全面、迅速地收集、整理、存儲和使用信息，使學(xué)校內(nèi)部人員方便快捷地共享信息，提高行政效率。通過實現(xiàn)辦公自動化可以優(yōu)化現(xiàn)有的管理組織結(jié)構(gòu)，調(diào)整管理體制，增強(qiáng)協(xié)同辦公能力，強(qiáng)化決策的一致性，提高決策效能。一套完整的辦公自動化體系包括信息的收集、傳遞、修改和保存4個環(huán)節(jié)，主要工作是向辦公人員提供所需的信息。

辦公自動化產(chǎn)生了電子文件，從檔案學(xué)的角度來看，檔案管理是文書管理的后續(xù)階段，辦公自動化已可以準(zhǔn)確記錄從信息錄入到信息保存的全過程，經(jīng)過檔案工作人員的整理核對，形成電子檔案。辦公自動化的發(fā)展決定著檔案管理的發(fā)展方向，而檔案管理也影響著辦公自動化技術(shù)的發(fā)展，很多單位在選擇辦公自動化軟件時都要考慮是否和本單位的檔案管理系統(tǒng)對接。

2 檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向

檔案管理自動化是檔案管理發(fā)展的方向，這使檔案管理工作更加便利，有助于檔案的收集、管理。建立一套完整的檔案管理系統(tǒng)，首先要加強(qiáng)檔案管理業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)建設(shè)，其次要加強(qiáng)檔案數(shù)據(jù)庫建設(shè)。對于高校而言，大部分檔案都屬于開放性檔案，高校的辦公自動化應(yīng)與檔案業(yè)務(wù)同步進(jìn)行，各個部門與檔案部門聯(lián)網(wǎng)，使用計算機(jī)通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行檔案的調(diào)閱利用，縮短檔案的查詢時間，提高檔案的利用率。

檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)，大大提高了檔案部門的工作效率。目前，檔案部門大多局限于檔案的接收和保管，使用辦公自動化系統(tǒng)后，文書部門的文件登記和著錄目錄工作就能有機(jī)的結(jié)合，可通過計算機(jī)進(jìn)行整理、排序和分類，便于及時利用。檔案管理自動化有利于實現(xiàn)部門立卷，檔案工作者可提供給學(xué)校各個立卷部門獨(dú)立的用戶名密碼，確保立卷制度的有序執(zhí)行，也可幫助立卷人準(zhǔn)確分類，保障部門立卷質(zhì)量，對于不合格的案卷可利用計算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)通過檔案管理系統(tǒng)軟件及時更改，這不僅可提高立卷部門的辦公效率，有效防止歸檔文件遺漏，也能保障檔案的完整性。檔案管理與辦公自動化聯(lián)網(wǎng)后，可實現(xiàn)檔案信息的實時更新和信息資源共享，使學(xué)校各部門的決策者能及時掌握準(zhǔn)確的、盡可能多的檔案信息，為其正確決策提供更多依據(jù)。實現(xiàn)檔案管理自動化后，可使檔案工作者從繁重的手工勞動中解脫出來，提高工作效率，減少差錯率，提升服務(wù)質(zhì)量和服務(wù)水平。

3 辦公自動化對檔案工作提出更高要求

3.1 檔案的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化要求更高

辦公自動化的應(yīng)用，使得檔案工作必須做到標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，只有標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化的檔案信息才能通過計算機(jī)進(jìn)行檔案管理，才能實現(xiàn)信息共享。因此，在辦公自動化系統(tǒng)中從檔案信息的收集、修改、整理和保存這一系列基礎(chǔ)工作開始必須實行規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化管理。同時，辦公自動化形成了新型的特殊載體的檔案，它和傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案有所不同，這要求使用者在查閱檔案時要遵守相關(guān)管理制度。為防止檔案信息被修改、泄露，應(yīng)對電子檔案的內(nèi)容性質(zhì)和閱覽者的權(quán)限做出限定。國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》中提出了4條措施：①建立對電子文件的操作者可靠的身份識別與權(quán)限控制；②設(shè)置符合安全要求的操作日志，隨時自動記錄實施操作的人員、時間、設(shè)備、項目及內(nèi)容等；③對電子文件采用防錯漏和防調(diào)換的標(biāo)記；④對電子印章、數(shù)字簽署及數(shù)字加密等采取防止非法使用的措施。對電子檔案的保存要求也很高，除具備一般檔案庫房所具備的防火、防潮等條件外，對防磁和溫度的要求也很高。

3.2 文件處理與檔案管理要求一體化

實行辦公自動化后，各個部門在文件處理和檔案管理方面應(yīng)形成一個連續(xù)的過程。如辦公室人員在接到公文后，不但要使用計算機(jī)對其特征進(jìn)行掃描著錄，還要分析文件的內(nèi)容和主題，完成檔案管理系統(tǒng)中要求填入的著錄項，以實現(xiàn)文檔一體化。這種新型的管理模式大大減輕了檔案管理工作者的勞動強(qiáng)度，簡化了工作程序，提高了工作效率，提高了檔案利用率。

3.3 對檔案管理人員綜合素質(zhì)要求更高

實現(xiàn)檔案管理與辦公自動化一體后，由于檔案載體多樣化、管理方式現(xiàn)代化，對檔案管理人員的綜合素質(zhì)提出了更高要求，在辦公自動化的大環(huán)境下，不僅要加強(qiáng)檔案專業(yè)知識和計算機(jī)技術(shù)的學(xué)習(xí)，還應(yīng)盡快改變知識結(jié)構(gòu)，努力學(xué)習(xí)新技術(shù)，掌握新知識，提高檔案管理水平，只有這樣才能更好地適應(yīng)現(xiàn)代化的檔案管理工作。

[1]王燕.檔案管理的辦公自動化初探[J].三門峽職業(yè)技術(shù)學(xué)院學(xué)報,2012(2).

[2]王巍.創(chuàng)新企業(yè)檔案管理模式建立現(xiàn)代化示范檔案室[J].辦公自動化,2012(20).

[3]李冬梅.文書檔案現(xiàn)代化管理工作之我見[J].黑龍江檔案,2012(4).