中職學(xué)校電子檔案管理策略

王 棟

（云南省大理衛(wèi)生學(xué)校，云南 大理 671000）

中職學(xué)校電子檔案管理策略

王 棟

（云南省大理衛(wèi)生學(xué)校，云南 大理 671000）

在網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的支持下，檔案管理工作實(shí)現(xiàn)了電子化發(fā)展，這是檔案管理水平的一次質(zhì)的飛躍。本文以中職學(xué)校電子檔案管理為例，分析中職學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)存的問題，探討做好中職學(xué)校電子檔案管理工作的措施、建議，以期提高中職學(xué)校電子檔案管理水平。

中職學(xué)校；檔案管理；電子檔案

電子檔案是傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子表達(dá)模式，其是依靠電子信息技術(shù)而存在的。在現(xiàn)代化網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展背景下，電子檔案已經(jīng)成為企事業(yè)單位檔案管理的主要模式，但絕大部分中職學(xué)校尚未建立起電子檔案管理模式。這使得中職學(xué)校的檔案管理水平較為落后，管理效率也相對(duì)偏低，為更好地發(fā)揮檔案管理在中職教育中的作用，本文做如下分析。

1　中職學(xué)校電子檔案管理現(xiàn)存問題

從當(dāng)前的中職學(xué)校電子檔案管理工作水平來看，其所存在的問題主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面。

1.1管理觀念落后

目前，中職學(xué)校檔案管理工作的觀念相對(duì)比較落后，相比于電子檔案而言，學(xué)校更注重也更傾向于傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的管理模式，這一方面是因?yàn)橹新殞W(xué)校在檔案管理工作方面更傾向于穩(wěn)妥、安全，不愿意貿(mào)然嘗試新鮮事物。另一方面是因?yàn)橹新殞W(xué)校的檔案管理人員觀念守舊，更愿意相信使用多年的檔案管理辦法。

1.2硬件設(shè)備不足

電子檔案需要計(jì)算機(jī)系統(tǒng)予以支持，然而由于中職學(xué)校的資金能力有限，其很難拿出一大筆資金投入到檔案管理工作中，因此無法購(gòu)買相應(yīng)的硬件設(shè)備，這使得中職學(xué)校的電子檔案管理缺乏最基本的硬件設(shè)備支持，電子檔案管理模式自然也就無法實(shí)現(xiàn)。

1.3軟件系統(tǒng)落后

在電子檔案管理中，除要有硬件設(shè)備支持外，軟件支持也非常重要。軟件是計(jì)算機(jī)運(yùn)行的基礎(chǔ)，也是檔案管理工作運(yùn)行的基礎(chǔ)。目前，也有一部分中職學(xué)校開展了電子檔案管理，但這些學(xué)校在軟件系統(tǒng)建設(shè)方面相對(duì)落后，以至于電子檔案管理工作很難發(fā)揮出實(shí)際作用，影響電子檔案的管理效果。

1.4專業(yè)人才缺失

想要做好電子檔案管理工作，就必須有專業(yè)人才作為主動(dòng)力支持。然而，由于中職檔案管理人員思想守舊，計(jì)算機(jī)水平相對(duì)薄弱，不能勝任電子檔案管理工作。與此同時(shí)，中職學(xué)校的人力資源配置還無法有效引進(jìn)電子檔案專業(yè)人才，這使得電子檔案管理工作難以實(shí)現(xiàn)有效進(jìn)步，無法發(fā)揮其實(shí)際作用。

2　做好中職學(xué)校電子檔案管理工作的建議

想要做好中職學(xué)校電子檔案管理工作，應(yīng)從以下幾方面入手。

2.1革新檔案管理觀念

要想提升電子檔案工作水平，中職學(xué)校檔案管理部門就必須革新自身的檔案管理觀念。中職學(xué)校作為培養(yǎng)現(xiàn)代化技術(shù)型人才的主戰(zhàn)場(chǎng)，能否與社會(huì)發(fā)展保持一致，會(huì)直接影響其對(duì)學(xué)生的培養(yǎng)效果。電子檔案作為現(xiàn)代化社會(huì)檔案管理的主要模式，中職學(xué)校檔案管理部門有必要將其引入自身的工作模式中。檔案管理人員要加強(qiáng)自我學(xué)習(xí)，聯(lián)系一些電子檔案管理技術(shù)較為成熟的高校，參觀學(xué)習(xí)，切實(shí)感受電子檔案為檔案管理工作帶來的巨大作用，并在此觸動(dòng)下，建立電子檔案管理理念。

2.2加強(qiáng)硬件設(shè)備投入

加強(qiáng)硬件設(shè)備投入是中職學(xué)校實(shí)現(xiàn)電子檔案管理的基礎(chǔ)措施。在檔案管理部門電子檔案管理意識(shí)較強(qiáng)的基礎(chǔ)上，其可向校領(lǐng)導(dǎo)申請(qǐng)引進(jìn)硬件設(shè)備，以提升檔案管理水平。校方可在充分分析檔案管理部門申請(qǐng)意見的基礎(chǔ)上，拿出部分資金購(gòu)買相關(guān)硬件設(shè)備。若學(xué)校資金確實(shí)比較困難，可邀請(qǐng)企業(yè)贊助，幫助學(xué)校建立起良好的電子檔案管理環(huán)境。

2.3積極更新軟件系統(tǒng)

在完成硬件設(shè)備的投入以后，學(xué)校要積極更新軟件系統(tǒng)。要充分分析自身規(guī)模、學(xué)生數(shù)量及檔案管理工作需求情況，選擇最經(jīng)濟(jì)、最有效的電子檔案軟件管理系統(tǒng)。購(gòu)入軟件系統(tǒng)后，學(xué)校要規(guī)范操作、使用電子檔案管理系統(tǒng)，并應(yīng)定期對(duì)軟件系統(tǒng)予以更新。

2.4開展專業(yè)培訓(xùn)

開展專業(yè)人才培訓(xùn)是中職學(xué)校電子檔案管理工作必須進(jìn)行的基礎(chǔ)工作。學(xué)?？山M織檔案管理人員進(jìn)行專業(yè)進(jìn)修，同時(shí)也可聘請(qǐng)專家到學(xué)校指導(dǎo)檔案管理工作，保證檔案管理人員的電子檔案管理水平逐步提升，為中職學(xué)校的電子檔案管理工作提供基礎(chǔ)支持。

3　結(jié) 語

電子檔案是現(xiàn)代信息技術(shù)在檔案管理工作中的直接表現(xiàn)，其對(duì)于推動(dòng)檔案管理事業(yè)的進(jìn)步作出了重要貢獻(xiàn)。隨著社會(huì)對(duì)技能型人才的需求越來越大，中職教育也迎來了一個(gè)新的發(fā)展空間。面對(duì)與日俱增的生源，中職學(xué)校只有實(shí)現(xiàn)電子檔案管理模式，才能確保檔案管理工作的準(zhǔn)確、有效，因此，實(shí)現(xiàn)傳統(tǒng)檔案管理模式向電子檔案管理模式的轉(zhuǎn)變，不僅是中職學(xué)校變革的基礎(chǔ)，更是中職學(xué)校進(jìn)步的必然選擇。

主要參考文獻(xiàn)

［1］王建忠.試論中職學(xué)校電子檔案管理之方針策略［J］.衛(wèi)生職業(yè)教育，2012（10）：42-43.

［2］蘇華.試論中職學(xué)校電子檔案規(guī)范化管理［J］.青春歲月，2012（22）：223.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.133

G270.7

A

1673-0194（2015）18-0180-01

2015-07-02