檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

陸鳳珍

（上海市徐匯區(qū)中心醫(yī)院，上海 200031）

檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

陸鳳珍

（上海市徐匯區(qū)中心醫(yī)院，上海 200031）

檔案管理信息化是檔案管理隨時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，本文分析檔案管理信息化的概念、必要性及其與傳統(tǒng)檔案管理模式相比的優(yōu)勢(shì)，以及檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的必要性、安全評(píng)估存在的問題等。

檔案管理；信息化；優(yōu)勢(shì)；安全風(fēng)險(xiǎn)；評(píng)估

隨著時(shí)代的不斷發(fā)展，信息化建設(shè)成為檔案管理發(fā)展的必然趨勢(shì)，對(duì)現(xiàn)代檔案管理工作的開展及檔案資源的應(yīng)用有著非常重大的意義。檔案管理信息化是實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范化、現(xiàn)代化的一大重要途徑，同時(shí)也是檔案資源實(shí)現(xiàn)共享，得到廣泛應(yīng)用的必然要求。

1　檔案管理信息化的必要性

在當(dāng)今檔案管理信息量急速增加、種類繁多、信息載體多樣的情況下，傳統(tǒng)的檔案管理模式已與社會(huì)信息化發(fā)展相脫節(jié)。這必然要求檔案管理信息化，在滿足時(shí)代發(fā)展需要的同時(shí)更好地促進(jìn)檔案管理事業(yè)的發(fā)展，充分實(shí)現(xiàn)檔案的功能和價(jià)值。檔案管理信息化發(fā)展是檔案發(fā)展的必然要求，當(dāng)今社會(huì)已具備了檔案管理信息化發(fā)展完善的條件，使其發(fā)展成為可能。第一，具備軟硬件基礎(chǔ)。硬件基礎(chǔ)主要體現(xiàn)在各單位的檔案管理部門已具備打印機(jī)、復(fù)印件以及掃描儀等高新技術(shù)設(shè)備，另外，對(duì)計(jì)算機(jī)的配置也滿足了檔案管理部門的工作需求。第二，規(guī)范的管理機(jī)制。其標(biāo)準(zhǔn)體現(xiàn)在整理、統(tǒng)計(jì)、服務(wù)及技術(shù)等多個(gè)方面。第三，人們的信息化意識(shí)逐漸增強(qiáng)。隨著計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在生產(chǎn)生活中的廣泛應(yīng)用，人們的信息化意識(shí)逐漸增強(qiáng)，同時(shí)人們對(duì)信息化相關(guān)設(shè)備技術(shù)的操作能力也已滿足日常生產(chǎn)生活的需要。這為檔案管理信息化的發(fā)展提供了良好的社會(huì)環(huán)境和思想環(huán)境，并在一定程度證實(shí)了檔案管理信息化建設(shè)的迫切需求。

2　檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)

2.1利于存儲(chǔ)

在檔案管理信息化中，檔案管理不再占用巨大空間，且提高了管理效率，檔案只需儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中。同時(shí)，也解決了紙質(zhì)檔案在存儲(chǔ)期間的自然損害問題，提高了檔案資料存儲(chǔ)的長(zhǎng)期性。經(jīng)過高新技術(shù)進(jìn)行“原文掃描“后，利于實(shí)現(xiàn)“原文”再現(xiàn)。

2.2便于查詢

在傳統(tǒng)的檔案管理模式中，查詢資料需檔案管理人員自大量的紙質(zhì)信息中，通過肉眼查找。檔案管理信息化徹底改變了這一費(fèi)時(shí)、費(fèi)力的查詢方式，通過檔案信息管理系統(tǒng)即可實(shí)現(xiàn)檔案資料的即時(shí)、準(zhǔn)確查詢。這大大提高了檔案資料的使用質(zhì)量、精度和效率。

2.3實(shí)現(xiàn)信息共享

檔案管理信息化通過信息網(wǎng)絡(luò)可促進(jìn)組織、單位內(nèi)部的信息共享，使檔案資源的使用更加快捷，及時(shí)滿足組織、單位內(nèi)部對(duì)檔案信息的需求。專用的信息技術(shù)，可實(shí)現(xiàn)檔案資料的異地遠(yuǎn)程管理和使用，最大程度地發(fā)揮了檔案的作用。

2.4實(shí)現(xiàn)檔案的分級(jí)管理

在檔案管理信息化中，可通過相應(yīng)的網(wǎng)絡(luò)權(quán)限設(shè)置，規(guī)定使用者的調(diào)閱權(quán)限，實(shí)現(xiàn)檔案資料的分級(jí)管理，這有利于資料保密。同時(shí)，系統(tǒng)查詢記錄可自動(dòng)記錄調(diào)閱情況，以更好地落實(shí)責(zé)任追究制。

2.5提高工作效率

傳統(tǒng)的檔案管理工作中，檔案的收集、整理、保管以及利用等都需要通過手工勞動(dòng)實(shí)現(xiàn)，這需要花費(fèi)大量的人力和物力資源。而檔案管理信息化改變了傳統(tǒng)的工作方式，檔案資料經(jīng)微機(jī)處理后，實(shí)現(xiàn)了按“件”整理歸檔，其整理、保管及利用等環(huán)節(jié)均可在電腦上操作。同時(shí)，工作人員的工作由以前的集中工作轉(zhuǎn)變?yōu)榉稚⒐ぷ鳌Ａ硗?，系統(tǒng)中按“件”整理的資料，使得文件的插入變得簡(jiǎn)單，便于文件完善?？梢?，檔案管理信息化在降低工作人員勞動(dòng)強(qiáng)度的同時(shí)也提高了工作人員的工作效率。

3　檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估

3.1檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估的必要性

檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)逐漸體現(xiàn)出來，且其特點(diǎn)鮮明，與社會(huì)發(fā)展相協(xié)調(diào)，是現(xiàn)代化發(fā)展的一個(gè)重要趨勢(shì)。信息化的管理方法，能給人們的生活帶來方便，與此同時(shí)，信息的安全問題也引起了人們的注意。在對(duì)檔案進(jìn)行信息化管理的過程中，應(yīng)確保信息的安全性，保證信息傳輸路徑的安全，并確保數(shù)據(jù)的完整性。

3.2檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估中的存在的問題

目前檔案管理信息化安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估存在的問題主要有以下幾個(gè)方面。第一，對(duì)信息安全評(píng)估不夠重視。各組織、單位的管理層對(duì)檔案管理信息化安全評(píng)估的重視程度不能與檔案管理信息化安全評(píng)估的重要性呈正比，遠(yuǎn)遠(yuǎn)達(dá)不到現(xiàn)階段信息安全的需要。第二，評(píng)估技術(shù)人員匱乏。各組織、單位內(nèi)部，對(duì)檔案管理信息化安全評(píng)估的重視程度不夠，導(dǎo)致安全評(píng)估人員的專業(yè)知識(shí)及經(jīng)驗(yàn)嚴(yán)重不足，不能滿足其工作需求，甚至相關(guān)部門的檔案管理信息化安全評(píng)估形同虛設(shè)。第三，工作流程及技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)有待完善。就目前檔案管理信息化安全評(píng)估的發(fā)展?fàn)顩r而言，需要完善其工作流程及相關(guān)的技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。其工作流程和技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)要根據(jù)具體環(huán)境及情況而制定，以實(shí)現(xiàn)流程和標(biāo)準(zhǔn)的科學(xué)性、合理性。特別是評(píng)估中的分析方法如定性分析、定量分析等，需要進(jìn)一步完善。第四，評(píng)估工具有待更新。隨著信息化的不斷推進(jìn)，其安全問題也日漸暴漏。原有的評(píng)估工具已不能滿足現(xiàn)階段解決相關(guān)安全問題的需要。因此，必須加大評(píng)估工具的開發(fā)和推廣力度，切實(shí)滿足檔案管理信息化安全評(píng)估的需求。

4　結(jié) 語

檔案管理信息化是檔案管理隨時(shí)代發(fā)展的必然趨勢(shì)，其與傳統(tǒng)的檔案管理方式相比有著明顯的優(yōu)勢(shì)。同時(shí)，檔案管理信息化所具有的信息安全也需引起重視，要積極解決信息化安全評(píng)估中的相關(guān)問題，促進(jìn)安全評(píng)估，從而在根本上促進(jìn)檔案管理信息化的發(fā)展。

主要參考文獻(xiàn)

［1］沈靜.高校檔案管理信息化的優(yōu)勢(shì)及安全風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估研究［J］.四川教育學(xué)院學(xué)報(bào)，2011（4）：1-4.

［2］程安琪.新時(shí)期高校檔案管理信息安全風(fēng)險(xiǎn)分析［J］.黑龍江史志，2014（15）：84-85.

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.132

G270.7

A

1673-0194（2015）18-0179-01

2015-07-10