電子檔案在檔案管理中的重要性

劉 娟

（新泰市科技局，山東 新泰 271200）

電子檔案是指依托現(xiàn)代化信息技術(shù)，把資料完整儲(chǔ)存在計(jì)算機(jī)中，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，且能達(dá)到傳統(tǒng)檔案詳細(xì)程度的一種新型檔案模式。隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展，電子檔案越來(lái)越被人們所接受，其數(shù)量也在不斷增長(zhǎng)。本文主要分析電子檔案在檔案管理中的重要性，希望通過(guò)科學(xué)、公正的分析，將電子檔案的真實(shí)面貌呈現(xiàn)出來(lái)。

1 傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案存在的問(wèn)題

隨著技術(shù)的不斷發(fā)展，傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案已不能信息化社會(huì)的發(fā)展。主要表現(xiàn)在以下幾個(gè)方面：第一，紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)空間大，且需耗費(fèi)管理人員大量的時(shí)間和精力進(jìn)行管理。以高校學(xué)生檔案管理為例，隨著高校不斷擴(kuò)招，學(xué)生的檔案信息不斷增多，學(xué)校檔案室占據(jù)的空間也不斷增大，檔案管理員在整理學(xué)生信息時(shí)要耗費(fèi)大量精力。第二，紙質(zhì)檔案對(duì)保存環(huán)境要求極高，溫度、濕度要適中，還要做到防霉、防蛀、防火。高溫、高濕、強(qiáng)光等環(huán)境，會(huì)使紙質(zhì)變得易碎、壽命縮短。此外，若紙質(zhì)檔案保存時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，字跡會(huì)出現(xiàn)擴(kuò)散、模糊現(xiàn)象。第三，紙質(zhì)檔案不利于信息查詢。紙質(zhì)檔案較多，查閱費(fèi)時(shí)、費(fèi)力，且查閱流程繁瑣，給人們帶來(lái)不便。

2 電子檔案的重要性

2.1 電子檔案能極大解放人力物力

我國(guó)傳統(tǒng)檔案管理方式延用時(shí)間較長(zhǎng)，在以前還能滿足社會(huì)需求。但是，隨著現(xiàn)代化不斷發(fā)展，傳統(tǒng)檔案管理已不能滿足社會(huì)需求。因此，檔案管理模式改造升級(jí)就成為必然。十八大以來(lái)，我國(guó)領(lǐng)導(dǎo)人一直堅(jiān)持深化改革，革除影響社會(huì)進(jìn)步的不良因素，檔案管理工作要順應(yīng)改革潮流，發(fā)現(xiàn)自身問(wèn)題，革除舊病，勇于創(chuàng)新，真正實(shí)現(xiàn)電子檔案管理目標(biāo)。第一，建立電子檔案，能減少人力、物力、財(cái)力，減輕檔案管理人員工作壓力，提高其工作積極性。第二，建立電子檔案，能提高檔案管理效率。第三，將傳統(tǒng)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案操作簡(jiǎn)單，只需借助掃描儀把紙質(zhì)檔案輸入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)即可。第四，電子檔案能節(jié)省存儲(chǔ)檔案的空間，其通過(guò)互聯(lián)網(wǎng)將檔案?jìng)鬏數(shù)奖镜財(cái)?shù)據(jù)庫(kù)，并在全國(guó)形成一個(gè)龐大的數(shù)據(jù)庫(kù)，使檔案實(shí)現(xiàn)全國(guó)共享，便于用戶及時(shí)查閱。

2.2 電子檔案能提高檔案管理水平和服務(wù)水平

我國(guó)檔案管理工作混亂，主要表現(xiàn)在以下幾方面：第一，檔案管理部門混亂，如有的地方檔案歸教育部門管，有的地方歸人事部門管，有的地方多個(gè)部門共同管理；第二，管理標(biāo)準(zhǔn)的混亂，如有的地區(qū)按本區(qū)域范圍內(nèi)的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行管理，有的地區(qū)按全省制度進(jìn)行管理，有的地區(qū)則根本沒(méi)有標(biāo)準(zhǔn)；第三，管理人員混亂，如有的地區(qū)由正式人員進(jìn)行管理，有的地區(qū)由外包人員進(jìn)行管理。案管理工作混亂的主要原因是管理方式落后，很多地區(qū)仍采用傳統(tǒng)檔案管理方式。而電子檔案管理的出現(xiàn)，將會(huì)逐漸改變這種混亂局面。電子檔案的出現(xiàn)，使檔案管理工作量及管理人員數(shù)量減少，各工作人員職責(zé)明確，有利于穩(wěn)定管理秩序。此外，電子檔案在交接時(shí)不會(huì)出現(xiàn)丟失和失真的現(xiàn)象。傳統(tǒng)檔案調(diào)取、補(bǔ)充和更新時(shí)，容易丟失和失真問(wèn)題。而電子檔案在交接時(shí)只需拷貝即可，大大降低檔案交接時(shí)檔案丟失的風(fēng)險(xiǎn)，也大大緩解檔案工作難度。

3 提高電子檔案管理的方法

電子檔案的出現(xiàn)克服傳統(tǒng)檔案難保存、易失真的缺點(diǎn)，彌補(bǔ)紙質(zhì)檔案的不足。但是，電子檔案也存在容易被盜竊等許多缺陷。電子檔案管理主要依靠計(jì)算機(jī)來(lái)實(shí)現(xiàn)，以電子數(shù)據(jù)的形式記錄了檔案的準(zhǔn)確信息。不法分子能利用病毒或違法程序侵入檔案管理工作者的電腦，竊取和破壞檔案。因此，提高電子檔案的安全性尤為重要。首先，各地檔案管理部門要及時(shí)查找和修復(fù)網(wǎng)絡(luò)安全漏洞，派專人定期檢查檔案管理網(wǎng)絡(luò)，提高網(wǎng)絡(luò)防火墻的安全等級(jí)，應(yīng)用高等級(jí)的防護(hù)軟件進(jìn)行二十四小時(shí)監(jiān)控，保證本地網(wǎng)絡(luò)安全系數(shù)處在合理水平。其次，檔案管理部門要規(guī)范檔案使用范式，只有通過(guò)管理人員審核并同意的人員才有資格查閱檔案，其他人員不得隨意查閱。再次，各地區(qū)要完善檔案管理制度，并要求員工按規(guī)章制度執(zhí)行，以保證檔案的完整性。最后，提高員工的檔案保護(hù)意識(shí)，定期組織員工進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，提高其業(yè)務(wù)素養(yǎng)和職業(yè)道德，防止出現(xiàn)破壞檔案的現(xiàn)象。

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