醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理的問題及對策

鐘雪青

（德陽市人民醫(yī)院 信息科，四川 德陽 618000）

四川德陽市人民醫(yī)院為三甲綜合醫(yī)院，于2006年底開始逐步實(shí)施固定資產(chǎn)信息化管理，迄今為止，現(xiàn)管理系統(tǒng)中建立的設(shè)備卡片數(shù)量已達(dá)1.1萬張，金額逾3.5億元。由于設(shè)備品種繁多、使用地點(diǎn)分散、金額龐大、使用周期長等特點(diǎn)，加上管理制度不健全、管理部門間多頭管理和管理軟件自身功能的不足，導(dǎo)致四川德陽市人民醫(yī)院在現(xiàn)固定資產(chǎn)管理中存在工作量大、資產(chǎn)清查核對難、管理部門間對賬難等問題。

1 目前四川德陽市人民醫(yī)院固定資產(chǎn)管理存在的問題

1.1 管理軟件部分功能無法滿足實(shí)際工作需求

第一，現(xiàn)有的管理系統(tǒng)不提供條形碼，因無法使用條碼方式對固定資產(chǎn)的實(shí)物進(jìn)行管理，導(dǎo)致實(shí)物缺少唯一標(biāo)識，實(shí)物身份識別難，資產(chǎn)盤點(diǎn)工作繁重，耗時(shí)耗力，且容易出現(xiàn)錯(cuò)盤、漏盤、重盤現(xiàn)象，無法確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。第二，固定資產(chǎn)未能嚴(yán)格按財(cái)務(wù)制度分類，各歸口管理部門分類標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一，固定資產(chǎn)的折舊計(jì)提不能根據(jù)會計(jì)核算辦法，實(shí)現(xiàn)按醫(yī)療部門、藥品部門等分類統(tǒng)計(jì)。第三，固定資產(chǎn)基礎(chǔ)信息記錄不全，一些重要信息系統(tǒng)未能全面記錄。第四，信息管理分散，四川德陽市人民醫(yī)院財(cái)務(wù)部門與資產(chǎn)管理部門使用的是用友財(cái)務(wù)軟件和中聯(lián)HIS兩套不同的管理系統(tǒng)，因?yàn)槭墁F(xiàn)HIS系統(tǒng)功能的制約，如無法提供卡片的資產(chǎn)分類碼，財(cái)務(wù)系統(tǒng)無法識別等問題，故兩管理系統(tǒng)間沒有實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)交互，現(xiàn)使用的是兩部門在各自管理系統(tǒng)建賬，人工對賬調(diào)賬的工作模式。受管理部門間相互獨(dú)立的多頭管理方式的影響，匯總到財(cái)務(wù)賬上勢必會造成一定誤差，固定資產(chǎn)的管理很難確保賬、卡、物的一致性，進(jìn)而影響固定資產(chǎn)會計(jì)信息質(zhì)量。

1.2 管理制度不健全

四川德陽市人民醫(yī)院實(shí)行固定資產(chǎn)歸口管理制度，所有固定資產(chǎn)由醫(yī)院國資辦統(tǒng)一管理，而計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)設(shè)備由信息網(wǎng)絡(luò)科管理，醫(yī)療設(shè)備由設(shè)備科管理等。由于管理制度不健全，醫(yī)院國資辦與資產(chǎn)管理部門間、資產(chǎn)管理部門與使用部門間職責(zé)和權(quán)限不明確，管理職能分散，相互間溝通較少，存在互相扯皮、處置工作滯后等現(xiàn)象。此外，分級管理方面也出現(xiàn)脫節(jié)，造成固定資產(chǎn)賬卡、賬實(shí)不符。

1.3 使用科室缺乏專人管理

科室固定資產(chǎn)的損毀、調(diào)出、報(bào)廢不按規(guī)定辦理相關(guān)審批手續(xù)，或擅自處理而不通知資產(chǎn)管理部門做相應(yīng)調(diào)整處置；對離職調(diào)動(dòng)人員的資產(chǎn)移交工作缺乏專人監(jiān)管，科室人員調(diào)走或變換時(shí)“物隨人走”，或變更報(bào)廢沒有按規(guī)定到資產(chǎn)管理部門辦理相關(guān)手續(xù)，導(dǎo)致年終清資盤查時(shí)出現(xiàn)使用部門無物而資產(chǎn)管理部門有賬，或使用部門有物而資產(chǎn)管理部門無賬的情況，卡不隨物移動(dòng)，造成賬實(shí)不符。

2 解決固定資產(chǎn)管理問題的建議

2.1 管理固定資產(chǎn)條形碼

固定資產(chǎn)入庫時(shí)即賦予每個(gè)固定資產(chǎn)唯一的“資產(chǎn)身份證”——條形碼，可根據(jù)設(shè)備編碼、名稱、品牌等制作條形碼。通過先進(jìn)的條碼技術(shù)對固定資產(chǎn)實(shí)物從購置、領(lǐng)用、轉(zhuǎn)移、盤點(diǎn)、清理到報(bào)廢等方面進(jìn)行全方位準(zhǔn)確監(jiān)管，結(jié)合資產(chǎn)分類統(tǒng)計(jì)報(bào)表，真正實(shí)現(xiàn)“賬、卡、物”相符，從而從資產(chǎn)產(chǎn)生的源頭開始控制，實(shí)現(xiàn)資產(chǎn)源頭管理，為單位資產(chǎn)評估、決策提供可靠依據(jù)。

系統(tǒng)支持固定資產(chǎn)條形碼標(biāo)簽打印及使用掃描器掃描條形碼采集數(shù)據(jù)方式，從而解決由于固定資產(chǎn)放置分散而引起的數(shù)據(jù)采集困難等問題，使數(shù)據(jù)采集更加安全可靠，靈活方便。使用條形碼標(biāo)簽，只要按動(dòng)掃描鍵即可獲得任何物品的所有信息。

2.2 建立具備整體功能的管理平臺

2.2.1 強(qiáng)大的實(shí)用功能

（1）日常管理。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)包括新增、領(lǐng)用、狀態(tài)變更、報(bào)廢、折舊、借用、使用部門變更、維修保養(yǎng)、資產(chǎn)調(diào)換、管理員權(quán)限設(shè)定、各種報(bào)表打印、組合查詢等?？梢圆樵兠恳患潭ㄙY產(chǎn)從購入、入賬、投入使用、設(shè)備維修、折舊情況、以至退出使用的全部信息。動(dòng)態(tài)查詢功能能保證管理人員第一時(shí)間掌握全部信息資料，且提供所有查詢結(jié)果導(dǎo)出Excel文件。資產(chǎn)批量折舊可減少大量重復(fù)工作，并保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性，自定義報(bào)表編制迅速準(zhǔn)確，可滿足各方管理需求。靈活的數(shù)據(jù)導(dǎo)入，可將HIS系統(tǒng)數(shù)據(jù)導(dǎo)入固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)，并提供與財(cái)務(wù)管理軟件接口文件，與財(cái)務(wù)進(jìn)行在線對賬。

（2）盤點(diǎn)清查。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)支持使用掃描器掃描條形碼以采集數(shù)據(jù)，統(tǒng)計(jì)得出盤點(diǎn)清單。掃描器掃過條碼標(biāo)簽后，即可準(zhǔn)確識別每一個(gè)實(shí)物身份并將識別信息存入固定資產(chǎn)管理軟件中，能準(zhǔn)確快速地完成清查核對實(shí)物的工作，從根本上杜絕以往人工盤點(diǎn)時(shí)難以避免的錯(cuò)盤、漏盤、重盤現(xiàn)象，保證使用部門在實(shí)物統(tǒng)計(jì)時(shí)第一手?jǐn)?shù)據(jù)資料的真實(shí)性和準(zhǔn)確性。

（3）權(quán)限管理。固定資產(chǎn)管理系統(tǒng)充分考慮到每個(gè)操作員的不同職責(zé)，為每個(gè)操作員制定相應(yīng)的操作權(quán)限，通過用戶身份和密碼識別，保證不同操作員在其職責(zé)范圍內(nèi)進(jìn)行有效操作。當(dāng)使用用戶過多，為方便管理，系統(tǒng)支持用戶組設(shè)定模式，可對每位用戶設(shè)置相應(yīng)的用戶組，并對用戶組進(jìn)行權(quán)限設(shè)定，這樣既保證了制度的穩(wěn)定性，又能使其具有一定的靈活度。

2.2.2 整合管理信息

了解醫(yī)院固定資產(chǎn)管理現(xiàn)狀，結(jié)合醫(yī)院管理要求，明確醫(yī)院固定資產(chǎn)信息化管理的目標(biāo)。以整合兩系統(tǒng)為核心，使財(cái)務(wù)和HIS管理系統(tǒng)間的信息實(shí)現(xiàn)同步、數(shù)據(jù)共享、賬卡一致，優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，減少業(yè)務(wù)重疊，避免數(shù)據(jù)重復(fù)，實(shí)現(xiàn)高效率、集成化，為醫(yī)院數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)分析、即時(shí)決策、動(dòng)態(tài)控制、量化評估提供全方位、系統(tǒng)化的信息管理平臺。

2.3 建立健全管理制度

財(cái)務(wù)部門負(fù)責(zé)組織和推動(dòng)整個(gè)醫(yī)院固定資產(chǎn)的管理工作，對固定資產(chǎn)管理負(fù)有組織、指導(dǎo)和監(jiān)督的責(zé)任。因此，財(cái)務(wù)部門要密切與資產(chǎn)管理部門的協(xié)作，結(jié)合醫(yī)院自身實(shí)際情況，制定并完善固定資產(chǎn)管理制度和財(cái)產(chǎn)管理辦法，如完善大型設(shè)備論證制度、固定資產(chǎn)申購、驗(yàn)收、入賬、調(diào)撥、報(bào)廢、捐贈(zèng)、清查等制度。對特殊業(yè)務(wù)，如規(guī)范捐贈(zèng)固定資產(chǎn)入賬程序、實(shí)際成本的核算方法、設(shè)備更新?lián)Q代、財(cái)產(chǎn)目錄的制定等，使固定資產(chǎn)管理環(huán)節(jié)操作有章可循，從而全面提高固定資產(chǎn)管理水平。

2.4 加強(qiáng)使用部門的固定資產(chǎn)管理

實(shí)行固定資產(chǎn)管理崗位責(zé)任制。明確科室主任為科室固定資產(chǎn)管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)監(jiān)管全科固定資產(chǎn)的配置及使用情況；設(shè)立由專人負(fù)責(zé)的科室資產(chǎn)管理崗位，負(fù)責(zé)科室的資產(chǎn)臺賬，資產(chǎn)調(diào)入、變動(dòng)、轉(zhuǎn)移、報(bào)廢等日常監(jiān)督管理工作。

建立科室固定資產(chǎn)賬簿，記錄科室固定資產(chǎn)的入、出、報(bào)廢等的登記及現(xiàn)有實(shí)物的使用情況。通過與資產(chǎn)管理部門核對工作，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正差錯(cuò)，建立相互監(jiān)督機(jī)制，防止擅自處理資產(chǎn)等問題的發(fā)生，避免固定資產(chǎn)流失。

3 結(jié) 語

進(jìn)一步深化固定資產(chǎn)管理的信息化建設(shè)，為醫(yī)院固定資產(chǎn)管理工作提供全面、可靠、高效的動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)和決策依據(jù)，實(shí)現(xiàn)固定資產(chǎn)管理的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化，全面提升醫(yī)院固定資產(chǎn)管理的工作效率和管理水平，使固定資產(chǎn)的管理變得輕松、準(zhǔn)確、快捷、全面。

[1]鄭榮昌.醫(yī)院固定資產(chǎn)的信息化管理[J].解放軍醫(yī)院管理雜志,2008(8):784-785.

[2]李旖玲.醫(yī)院固定資產(chǎn)管理存在問題與對策[J].現(xiàn)代醫(yī)院,2009(9):132-133.