ERP在項(xiàng)目管理應(yīng)用中的思考

謝穎維

（長(zhǎng)慶石化公司，陜西 咸陽 712000）

ERP在項(xiàng)目管理應(yīng)用中的思考

謝穎維

（長(zhǎng)慶石化公司，陜西 咸陽 712000）

通過介紹ERP在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用，分析其優(yōu)點(diǎn)，并就其實(shí)際使用時(shí)存在的問題進(jìn)行分析，提出相應(yīng)建議。

項(xiàng)目管理；ERP；PS；模塊

1　ERP的含義及功能

ERP（Enterprise Resources Planning，企業(yè)資源計(jì)劃），最初由美國(guó)的Gartner Group公司提出。ERP系統(tǒng)是“一套將財(cái)會(huì)、分銷、制造和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)”。項(xiàng)目管理（PS）模塊是ERP在項(xiàng)目管理方面的應(yīng)用，通過與物料管理模塊（MM）、財(cái)務(wù)模塊（FI/CO）緊密集成，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)傳遞，信息共享。

2　ERP在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用

2.1PS系統(tǒng)整體業(yè)務(wù)流程

PS在項(xiàng)目管理中的流程如圖1所示。

圖1　PS在項(xiàng)目管理中的流程

從圖1可以看出，PS在項(xiàng)目管理中的應(yīng)用主要是基于主數(shù)據(jù)和管理流程的有機(jī)結(jié)合。

2.2業(yè)務(wù)管理

2.2.1投資總盤及總概算分配

投資計(jì)劃管理人員根據(jù)年度投資計(jì)劃，按照項(xiàng)目每年的投資金額在年度總盤中進(jìn)行預(yù)算分配，用于控制項(xiàng)目成本。

2.2.2項(xiàng)目立項(xiàng)

項(xiàng)目立項(xiàng)包括項(xiàng)目定義、創(chuàng)建、掛接投資總盤以及預(yù)算分配等，業(yè)務(wù)人員根據(jù)批復(fù)投資計(jì)劃，在系統(tǒng)中創(chuàng)建項(xiàng)目，通過立項(xiàng)賦予這個(gè)項(xiàng)目系統(tǒng)中的編碼、建設(shè)性質(zhì)、責(zé)任部門等，完成立項(xiàng)。

2.2.3項(xiàng)目執(zhí)行計(jì)劃

首先對(duì)該項(xiàng)目進(jìn)行WBS（Work Breakdown Structure）劃分，按專業(yè)劃分成建筑、安裝、設(shè)備及其他等分項(xiàng)，并賦予每個(gè)分項(xiàng)一定預(yù)算，后期的物資和服務(wù)采購(gòu)訂單掛在每個(gè)分項(xiàng)（WBS）之下，形成部分報(bào)表的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的基本框架。

2.2.4項(xiàng)目實(shí)施

項(xiàng)目實(shí)施包括項(xiàng)目開工、工程領(lǐng)料和退料、進(jìn)度管理、服務(wù)接受。項(xiàng)目的執(zhí)行過程中除去工程其他費(fèi)用，主要就是物資采購(gòu)和服務(wù)采購(gòu)，在系統(tǒng)中完成物資計(jì)劃、入庫(kù)、出庫(kù)和服務(wù)采購(gòu)計(jì)劃、進(jìn)度確認(rèn)、進(jìn)度款支付等。

（1）WBS層次細(xì)分

在使用過程中為進(jìn)一步實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目計(jì)劃、監(jiān)督、控制的功能，需細(xì)分項(xiàng)目結(jié)構(gòu)，如圖2所示，大型項(xiàng)目的WBS可細(xì)分到主專業(yè)，能全方位通過投資控制來監(jiān)督項(xiàng)目建設(shè)任務(wù)的執(zhí)行。

圖2　項(xiàng)目結(jié)構(gòu)細(xì)分

（2）物資及服務(wù)采購(gòu)

項(xiàng)目責(zé)任部門根據(jù)需求在系統(tǒng)中提報(bào)計(jì)劃，物資計(jì)劃按照不同專業(yè)掛接在不同的WBS下，采購(gòu)部門根據(jù)計(jì)劃在系統(tǒng)中完成采購(gòu)訂單，然后在系統(tǒng)中流轉(zhuǎn)合同進(jìn)行采購(gòu)，期末財(cái)務(wù)進(jìn)行結(jié)轉(zhuǎn)。服務(wù)采購(gòu)?fù)ㄟ^在系統(tǒng)中進(jìn)行計(jì)劃申請(qǐng)，每個(gè)月根據(jù)服務(wù)進(jìn)度完成情況確認(rèn)進(jìn)度，依此完成進(jìn)度款撥付。

（3）項(xiàng)目結(jié)算和關(guān)閉

財(cái)務(wù)部門對(duì)已結(jié)算項(xiàng)目進(jìn)行決算轉(zhuǎn)資，計(jì)劃部門關(guān)閉該項(xiàng)目。標(biāo)志著這個(gè)項(xiàng)目建設(shè)完成。系統(tǒng)將不能再進(jìn)行任何操作，做到?？顚Ｓ谩?/p>

2.2PS在項(xiàng)目管理中的優(yōu)勢(shì)

2.2.1實(shí)現(xiàn)投資計(jì)劃、審批、控制、監(jiān)督

投資控制在概算范圍內(nèi)是項(xiàng)目建設(shè)的考核指標(biāo)之一，PS在項(xiàng)目定義及WBS劃分時(shí)，分配總體和分項(xiàng)的預(yù)算，項(xiàng)目建設(shè)所有花費(fèi)都必須在系統(tǒng)中實(shí)現(xiàn)，所有的物資及服務(wù)計(jì)劃均需審批，且每項(xiàng)花費(fèi)掛接在大盤的WBS之下，控制總限額，做到了投資實(shí)時(shí)監(jiān)督控制。

2.2.2項(xiàng)目報(bào)表及數(shù)據(jù)分析

PS中各種報(bào)表的查詢功能，完全滿足財(cái)務(wù)、統(tǒng)計(jì)、合同部門的查詢需求，ZR11PSRR005工程服務(wù)合同跟蹤報(bào)表功能，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目合同清單、付款情況、對(duì)應(yīng)承包商的統(tǒng)計(jì)功能；S_ALR87013558預(yù)算/實(shí)際查詢功能，可查出該工程的預(yù)算以及實(shí)際完成的投資，是每個(gè)月統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)的來源。這樣的查詢功能具有很好的匯總和分析作用，為決策提供了有效依據(jù)。

2.2.3年末結(jié)轉(zhuǎn)和項(xiàng)目清理

項(xiàng)目的總盤包括所有類型的項(xiàng)目，每個(gè)項(xiàng)目完成后就可以關(guān)閉，未完成項(xiàng)目可辦理年末結(jié)轉(zhuǎn)，結(jié)余的投資轉(zhuǎn)到下年使用，尤其是跨年項(xiàng)目，可在新的年度增加新的計(jì)劃金額。這不僅能達(dá)到控制年度投資的效果，也可控制總投資，同時(shí)有效清理已完工項(xiàng)目。

3　應(yīng)用中存在的問題

3.1物資及承包商編碼管理需要及時(shí)跟進(jìn)

無論是物資編碼還是承包商編碼，都是計(jì)劃提報(bào)的使用基礎(chǔ)，是計(jì)劃提報(bào)速度的關(guān)鍵制約因素，系統(tǒng)上線前需要將大量的常用編碼錄入系統(tǒng)中，后續(xù)的新增或變更需及時(shí)跟進(jìn)。在實(shí)際使用中經(jīng)常出現(xiàn)編碼維護(hù)不及時(shí)導(dǎo)致計(jì)劃提報(bào)滯后的情況，隨之合同、物資到場(chǎng)時(shí)間、工期都會(huì)相繼推后，給工程進(jìn)度帶來影響。

3.2材料款轉(zhuǎn)預(yù)付不及時(shí)

對(duì)于存在甲供材料的項(xiàng)目，財(cái)務(wù)部門在支付進(jìn)度款時(shí)，需扣除當(dāng)期的甲供材料費(fèi)，如果物資不能及時(shí)出庫(kù)，就不能實(shí)時(shí)反映出工程的實(shí)際成本，財(cái)務(wù)部門也無法將當(dāng)期的工程款通過系統(tǒng)自動(dòng)扣除。

4　操作中的建議

PS在項(xiàng)目管理的使用中，還存在需完善的地方，建議做好以下幾項(xiàng)工作。

第一，PS系統(tǒng)在項(xiàng)目管理中的實(shí)施涉及很多部門，需要領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)籌全局，梳理、優(yōu)化、規(guī)范管理，協(xié)調(diào)解決各部門或各業(yè)務(wù)流程間的矛盾和問題。也需要各業(yè)務(wù)人員熟悉和完善基本流程、操作，遇到問題及時(shí)查找分析原因，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供準(zhǔn)確依據(jù)。

第二，編碼問題是PS模塊所有工作的關(guān)鍵，不論是承包商代碼還是與材料規(guī)格對(duì)應(yīng)的物資編碼，都是計(jì)劃提報(bào)順利運(yùn)行的決定性因素。它直接影響著數(shù)據(jù)的及時(shí)性和準(zhǔn)確性，間接影響實(shí)時(shí)成本的顯示，需投入精力進(jìn)行規(guī)范和梳理。

第三，保證數(shù)據(jù)錄入的準(zhǔn)確和流程的合規(guī)，積極發(fā)揮ERP強(qiáng)大的查詢和分析功能，準(zhǔn)確的數(shù)據(jù)源有利于制作準(zhǔn)確的報(bào)表，為投資分析提供方便、快捷的服務(wù)。

第四，物資出入庫(kù)問題，也是工程投資不能及時(shí)實(shí)現(xiàn)的原因，已經(jīng)到現(xiàn)場(chǎng)的材料，如果已完成安裝并檢驗(yàn)合格，采購(gòu)人員需第一時(shí)間進(jìn)行出入庫(kù)操作，這樣財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)反映出來的工程實(shí)際成本才會(huì)更準(zhǔn)確。

綜上所述，無論是編碼、操作流程，還是物資的出入庫(kù)工作，無一不影響著工程實(shí)際成本的實(shí)時(shí)反映，很顯然，ERP系統(tǒng)的應(yīng)用為項(xiàng)目管理帶來了很大方便，但這樣的方便是以合規(guī)的流程和規(guī)范的管理為前提的，否則只能加重各環(huán)節(jié)工作人員的負(fù)擔(dān)。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.18.039

F270.7；F272

A

1673-0194（2015）18-0054-02

2015-07-27