高校秘書工作的現(xiàn)狀與對(duì)策

沈朋朋

摘 要： 教學(xué)秘書是高校教學(xué)管理隊(duì)伍中的重要組成部分，主要負(fù)責(zé)基層教學(xué)事務(wù)，在教學(xué)管理系統(tǒng)中發(fā)揮重要作用。同時(shí)，高校教學(xué)秘書是教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多。本文從高校教學(xué)秘書隊(duì)伍現(xiàn)狀和存在的主要問(wèn)題入手，進(jìn)一步認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書應(yīng)具備的必要素質(zhì)，并結(jié)合實(shí)際提出加強(qiáng)和改進(jìn)教學(xué)秘書工作的有效措施。

關(guān)鍵詞： 教學(xué)秘書 現(xiàn)狀 對(duì)策對(duì)于一所高等院校而言，辦學(xué)宗旨是培養(yǎng)具有綜合素質(zhì)的全面性人才，而要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)，提高教師的教學(xué)質(zhì)量與教學(xué)水平是關(guān)鍵，加強(qiáng)教學(xué)管理、強(qiáng)化教風(fēng)與學(xué)風(fēng)建設(shè)是提高教學(xué)質(zhì)量的有效途徑，作為高校日常教學(xué)管理的基層執(zhí)行者——教學(xué)秘書在日常教學(xué)管理中不可缺少，無(wú)時(shí)無(wú)刻與各部門、系部領(lǐng)導(dǎo)、授課老師、學(xué)生頻繁聯(lián)系，起著教務(wù)處、系部領(lǐng)導(dǎo)、教師、學(xué)生間聯(lián)系的橋梁與紐帶作用，對(duì)保證高校教學(xué)秩序正常運(yùn)行起到至關(guān)重要的作用。由此可見重視教學(xué)秘書工作是加強(qiáng)教學(xué)管理、提高教學(xué)質(zhì)量的重要保障。

一、高校教學(xué)秘書隊(duì)伍的現(xiàn)狀和主要問(wèn)題

教學(xué)秘書工作能否做到高質(zhì)量、高效率，直接取決于教學(xué)秘書隊(duì)伍的工作水平高低。然而，目前教學(xué)秘書隊(duì)伍的總體狀況不容樂觀。

1.教育管理科學(xué)知識(shí)缺乏。大多數(shù)高校教學(xué)秘書與從事管理的專業(yè)不一致，導(dǎo)致教學(xué)秘書對(duì)本專業(yè)所開課程的教學(xué)大綱、教學(xué)計(jì)劃、課程設(shè)置、學(xué)分、學(xué)時(shí)的分配及本專業(yè)學(xué)生的特點(diǎn)并不了解，這與協(xié)助制訂和實(shí)施專業(yè)教學(xué)計(jì)劃，合理編排課表，從事教學(xué)管理工作發(fā)生了矛盾；學(xué)歷層次偏低。大多數(shù)教學(xué)秘書學(xué)歷都在本科以下，整體文化素質(zhì)不高，對(duì)教學(xué)秘書必備的一些基本技能和語(yǔ)言文字表達(dá)能力、計(jì)算機(jī)操作能力的掌握仍十分欠缺，難以形成一支具有較高水平的教學(xué)管理隊(duì)伍，影響教學(xué)秘書隊(duì)伍結(jié)構(gòu)的優(yōu)化組合。

2.工作未受到充分重視。目前，這支隊(duì)伍的人員構(gòu)成比較復(fù)雜，有剛畢業(yè)的學(xué)生，有引進(jìn)人才的家屬，有年輕的，有大齡的，造成隊(duì)伍流動(dòng)過(guò)快，新手多，許多人不安心工作。導(dǎo)致這種情況的原因是多方面的：但選拔任用時(shí)把關(guān)不嚴(yán)，培訓(xùn)深造的機(jī)會(huì)少，待遇與工作效益不相平衡，職位多年得不到晉升，出現(xiàn)干長(zhǎng)干短一個(gè)樣，干多干少一個(gè)樣，干好干壞一個(gè)樣的局面，使教學(xué)秘書崗位成了院系中上不去、少不了、只是說(shuō)起來(lái)重要的崗位。

3.教學(xué)秘書的工作程序不規(guī)范。工作程序指按照一定順序和方法工作的一種規(guī)則。規(guī)范工作程序是提高工作效率的關(guān)鍵。目前，人們往往對(duì)教學(xué)秘書工作缺乏正確認(rèn)識(shí)和評(píng)價(jià)，輕視教學(xué)秘書在基層教學(xué)管理中所能發(fā)揮的作用，認(rèn)識(shí)不到優(yōu)質(zhì)的管理能出質(zhì)量、出效益。教學(xué)秘書常常處于辦公室事務(wù)和教學(xué)事務(wù)的兩難境地，加之對(duì)學(xué)生和老師的臨時(shí)性的服務(wù)工作，使之工作處于混亂之中，沒有計(jì)劃性和規(guī)范性。由于工作責(zé)任重，壓力大，而待遇相對(duì)低，造成部分教學(xué)秘書心理失衡，對(duì)工作沒有熱情，不能積極主動(dòng)地投入到教學(xué)管理事業(yè)中。

二、一名合格的高校秘書應(yīng)具備的素質(zhì)

高校教學(xué)秘書必須跟得上時(shí)代步伐，適應(yīng)教學(xué)發(fā)展，做好本職工作。要成為一名合格的教學(xué)秘書，首先要明確高校教學(xué)秘書必須具備的素質(zhì)。

1.良好的職業(yè)道德和服務(wù)意識(shí)。教學(xué)秘書的工作處于高校教務(wù)管理工作的最基層，從事具體的教學(xué)事務(wù)，工作量大，事務(wù)繁瑣，時(shí)間要求嚴(yán)格，稍一疏忽就會(huì)直接影響本教學(xué)單位甚至高校教學(xué)活動(dòng)的教務(wù)管理工作。因此，愛崗敬業(yè)、不辭勞苦對(duì)教學(xué)秘書來(lái)說(shuō)是一項(xiàng)基本要求。教學(xué)秘書是連接分院領(lǐng)導(dǎo)和師生的橋梁，是協(xié)調(diào)部門之間的紐帶，這就要求教學(xué)秘書樹立全心全意為教學(xué)服務(wù)的意識(shí)，當(dāng)好分院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，為領(lǐng)導(dǎo)出謀獻(xiàn)策，并辦理具體事務(wù)，為分院領(lǐng)導(dǎo)決策提供信息和依據(jù)等服務(wù)，使之民主化、科學(xué)化。教學(xué)秘書要服務(wù)于師生思想，經(jīng)常了解和掌握師生的意見和要求，滿腔熱情地為他們排憂解難，以自己的行動(dòng)贏得大家的理解和尊敬，為高校管理事業(yè)和高校發(fā)展盡心盡力。

2.較強(qiáng)的交流與協(xié)調(diào)溝通能力。作為領(lǐng)導(dǎo)、老師與學(xué)生溝通的橋梁，教學(xué)秘書必須做好與各方面的交流。在教學(xué)管理的各項(xiàng)基本職能中，協(xié)調(diào)是一項(xiàng)綜合性、藝術(shù)性的重要職能，教學(xué)秘書因工作原因需要經(jīng)常與教務(wù)處、學(xué)生處及各院系、各部門聯(lián)系，在這些關(guān)系中要學(xué)會(huì)有效溝通。溝通是管理的最為重要的組成部分，只有與人有良好的溝通，才能得到他人的理解和支持，才能得到必要信息，才能獲得他人的鼎力相助；協(xié)調(diào)是在溝通的基礎(chǔ)上進(jìn)行的，教學(xué)秘書要完成教務(wù)處、院（系）領(lǐng)導(dǎo)布置的各項(xiàng)工作。

3.一絲不茍的工作態(tài)度。高校教學(xué)秘書是教學(xué)工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)的中樞，其工作任務(wù)繁重，頭緒眾多，這就要求教學(xué)秘書一絲不茍地進(jìn)行本職工作。認(rèn)真細(xì)致的工作作風(fēng)是搞好教學(xué)管理工作的基本保證，教務(wù)工作的特點(diǎn)要求教學(xué)秘書具有強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)和一絲不茍的工作態(tài)度，以保證教務(wù)管理工作的規(guī)范性。學(xué)校工作基本是一學(xué)期乃至一學(xué)年為一個(gè)工作周期，整個(gè)學(xué)期的工作都非常緊張，任何工作都不能掉以輕心，因?yàn)樯杂胁簧鳎銜?huì)有教學(xué)事故發(fā)生，所以教學(xué)秘書只有具備嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鲬B(tài)度、強(qiáng)烈的責(zé)任意識(shí)，才能保證各項(xiàng)工作順利完成。

4.良好的心理和生理素質(zhì)。教學(xué)秘書的工作量大，事情瑣碎、繁雜，業(yè)務(wù)繁忙，輔助性大，服務(wù)性強(qiáng)，無(wú)償勞動(dòng)多，承擔(dān)的責(zé)任大。很多學(xué)校一個(gè)院系即使有上千名學(xué)生，也僅有一名教學(xué)秘書。這就導(dǎo)致教學(xué)秘書任務(wù)重，思想壓力大。所以，高校的教學(xué)秘書不僅要有較強(qiáng)的業(yè)務(wù)工作能力，更應(yīng)該具有良好的心理素質(zhì)，要在煩瑣的日常工作中，不斷培養(yǎng)自己開朗豁達(dá)的性格，時(shí)常保持輕松平靜的心態(tài)，除了心理素質(zhì)之外，身體素質(zhì)也非常重要。人們常說(shuō)，身體是革命的本錢，有了健康身體，才能做一切我們想做的事情。這就要求我們不斷堅(jiān)持鍛煉身體，保持健康體魄，這樣才能更好地完成組織上交給自己的任務(wù)。

三、提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量的對(duì)策

針對(duì)目前高校教學(xué)秘書工作存在的問(wèn)題，本文提出實(shí)踐性、可操作性對(duì)策，以提高教學(xué)秘書隊(duì)伍的整體素質(zhì)水平和施教能力，優(yōu)化教學(xué)內(nèi)容和教學(xué)方法，以適應(yīng)現(xiàn)代社會(huì)需要。

1.加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高教務(wù)管理水平。教學(xué)秘書是從事實(shí)際教學(xué)事務(wù)管理的工作者，這就要求教學(xué)秘書既具有一定的理論水平，又具有較強(qiáng)的實(shí)踐能力。具體來(lái)說(shuō)，教學(xué)秘書要掌握一定的教育管理科學(xué)和教育科學(xué)知識(shí)，熟悉高校的各項(xiàng)教學(xué)管理規(guī)章制度，明確工作職責(zé)，掌握教務(wù)管理規(guī)律，遵守工作程序。只有如此，才能使教學(xué)工作有序、有效地進(jìn)行。善于管理，講求時(shí)效，在有限的教學(xué)條件下最大限度地提高教學(xué)管理水平，保質(zhì)保量地開展好各項(xiàng)工作。熟悉教務(wù)管理系統(tǒng)的操作步驟和操作方法，利用計(jì)算機(jī)做好學(xué)生的學(xué)籍管理和成績(jī)管理工作，不斷提高工作效益，實(shí)現(xiàn)管理的科學(xué)化、制度化、規(guī)范化。

2.重視教學(xué)秘書工作，改善教學(xué)秘書的待遇。由于目前高校教職工的工資、福利待遇都與技術(shù)職稱或行政職務(wù)掛鉤，而教學(xué)秘書工作沒有引起人們的足夠重視，因此，在政治待遇、利益分配和職稱評(píng)定等方面處于劣勢(shì)。學(xué)校各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要主動(dòng)關(guān)心教學(xué)秘書人員的工作、學(xué)習(xí)和生活，無(wú)論在獎(jiǎng)金發(fā)放、職務(wù)晉升、職稱評(píng)定方面，還是在開展教學(xué)管理、科學(xué)研究等問(wèn)題上，都要建立相應(yīng)的激勵(lì)機(jī)制，通過(guò)多種渠道解決教學(xué)秘書的后顧之憂。同時(shí)，在教學(xué)管理活動(dòng)中充分肯定教學(xué)秘書的地位和作用，充分調(diào)動(dòng)其工作積極性和主動(dòng)性，為高等教育事業(yè)改革和發(fā)展奉獻(xiàn)自己的聰明才智。

3.引入激勵(lì)機(jī)制，開展教學(xué)管理評(píng)估和評(píng)獎(jiǎng)工作。獎(jiǎng)優(yōu)罰劣，優(yōu)上劣下，開展教學(xué)秘書之間的崗位爭(zhēng)優(yōu)活動(dòng)。對(duì)在工作中推諉拖拉，不負(fù)責(zé)任，管理能力差，不適合教學(xué)秘書這一崗位的人員給予處分或調(diào)換其他工作；對(duì)工作責(zé)任心強(qiáng)，業(yè)務(wù)水平高，業(yè)績(jī)突出者給予表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，在職稱評(píng)審時(shí)可優(yōu)先考慮；為管理能力突出者提供晉升機(jī)會(huì)，增強(qiáng)其工作成就感。這能有效調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書的工作積極性，促進(jìn)教學(xué)管理事業(yè)的發(fā)展。

總之，教學(xué)秘書工作是教學(xué)管理的一個(gè)環(huán)節(jié)，學(xué)校應(yīng)采取相應(yīng)措施，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)，提高教學(xué)秘書地位，吸引高層次人才到教學(xué)秘書崗位上，提高管理隊(duì)伍的整體素質(zhì)，提升管理水平。同時(shí)教學(xué)秘書要抓緊自身學(xué)習(xí)，在實(shí)踐中總結(jié)經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，不斷提高理論水平和管理能力。只有在管理過(guò)程中不斷加強(qiáng)學(xué)習(xí)，不斷總結(jié)經(jīng)驗(yàn)，不斷分析新情況、解決新問(wèn)題，才能使教學(xué)秘書在實(shí)際工作中不斷提高自身素質(zhì)，使教務(wù)管理走上進(jìn)一步科學(xué)化、現(xiàn)代化、規(guī)范化的軌道。

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