對高職院校檔案管理工作創(chuàng)新策略的思考

呂亞梅

摘 要： 高職院校檔案資源是高職院校辦學(xué)過程中形成的重要歷史資料，對于真實反映高職院校辦學(xué)進展和促進高職院?？沙掷m(xù)發(fā)展有著重要意義，因此，高職院校檔案管理工作者應(yīng)不斷創(chuàng)新和改進檔案管理工作理念、模式、方法，更好地為高職院校辦學(xué)及管理工作服務(wù)。本文對創(chuàng)新高職院校檔案管理工作的必要性進行了分析，并就如何實施高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新提出了一些思路和方法，期望為高職院校檔案管理工作的創(chuàng)新與改革提供可行參考。

關(guān)鍵詞： 高職院校 檔案管理 創(chuàng)新隨著我國高職院校辦學(xué)改革不斷推進，招生規(guī)模不斷擴大，除了完成既定的人才培養(yǎng)任務(wù)外，越來越多的高職院校不斷有新的科研成果和教育成果產(chǎn)生，在此背景下，陳舊的檔案管理理念和檔案管理手段顯然與當前高職院校對檔案管理工作的需求不相適應(yīng)。因此，積極研究高職院校檔案管理工作創(chuàng)新策略，有著很強的必要性。

1.創(chuàng)新高職院校檔案管理工作的必要性分析

高職院校檔案資源是保存學(xué)校建設(shè)與發(fā)展歷史的重要資料，是對高職院校學(xué)生學(xué)習(xí)情況、教師教育工作的重要記錄。從建校起，學(xué)校建設(shè)與發(fā)展的各種圖文、影像資料均以檔案資源的形式得以保存和管理，使高職院校以往發(fā)展歷程和政策變遷均有依據(jù)可查，對于高職院校人才培養(yǎng)與科研工作有著重要的參考價值。做好高職院校檔案管理工作，是促進院校發(fā)展的重要基礎(chǔ)，是高職院校辦學(xué)管理工作的重要內(nèi)容。

近年來，我國高職教育事業(yè)高速發(fā)展，對檔案管理工作提出了更高的要求，如何提升檔案資源的質(zhì)量，提高檔案服務(wù)的便捷性和全面性，成為高職院校檔案管理工作者必須思考的問題。隨著信息技術(shù)的快速發(fā)展和檔案管理理論的不斷豐富，高職院校檔案管理工作有了較大創(chuàng)新空間，借此契機積極引進新型檔案管理理念和信息化檔案技術(shù)，以及不斷創(chuàng)新檔案編研與服務(wù)工作有著很強的必要性。

2.高職院校檔案管理創(chuàng)新策略

為全面創(chuàng)新高職院校檔案管理工作，應(yīng)采取以下策略：

2.1創(chuàng)新高職院校檔案管理意識

創(chuàng)新高職院校檔案管理理念，提升檔案工作創(chuàng)新意識與服務(wù)意識，是促進高職院校檔案管理工作不斷創(chuàng)新的必要前提。對此，一方面要強化對檔案工作人員的宣傳教育，提升其對自身工作的認知水平，使其形成創(chuàng)新工作方法，提升檔案服務(wù)質(zhì)量意識。此外，還應(yīng)強化人性化服務(wù)理念、信息化檔案管理、全面管理、全過程管理等科學(xué)工作理念的宣傳，為高職院校檔案管理人員的創(chuàng)新活動提供啟發(fā)與可行思路。另一方面強化對高職院校教職工的宣傳教育，使其認識到檔案資源對自身教育工作和科研工作的重要借鑒價值和指導(dǎo)意義，使其在日常教學(xué)和科研工作中自覺收集檔案資料，為高職院校檔案工作的創(chuàng)新與發(fā)展奠定良好的基礎(chǔ)。

2.2創(chuàng)新高職院校檔案管理模式

高職院校檔案管理工作主要包括檔案收集、檔案劃分、檔案歸檔、檔案保管、檔案開發(fā)、檔案利用等環(huán)節(jié)，為了提高檔案管理工作效率和質(zhì)量，應(yīng)對各個環(huán)節(jié)的工作采取合理的創(chuàng)新手段，積極采取信息化、現(xiàn)代化檔案管理模式，從而實現(xiàn)檔案資源的共享性，以及檔案管理的網(wǎng)絡(luò)化與數(shù)字化。具體可采取以下措施：首先，對現(xiàn)有檔案目錄進行數(shù)字化建設(shè)，建立科學(xué)的目錄查詢系統(tǒng)，并結(jié)合檔案資源的豐富性，對目錄查詢系統(tǒng)進行不斷豐富與更新。其次，強化電子檔案的建設(shè)與開發(fā)，結(jié)合辦學(xué)特點和檔案資源特征建立檔案數(shù)據(jù)庫。此外，利用掃描和錄入等方法，將重要的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字化的檔案資源。最后，充分利用高職院校教職工的辦公系統(tǒng)終端，引導(dǎo)廣大教職工在日常工作中規(guī)范上傳有價值的檔案資料，供檔案人員分類和篩選，形成統(tǒng)一的、可共享的檔案資料，進而使高職院校檔案的歸檔效率、歸檔水平和歸檔質(zhì)量不斷提高。

2.3創(chuàng)新高職院校檔案編研工作

以往，多數(shù)檔案管理人員十分重視檔案資料的歸檔和保管，對檔案資源的開發(fā)與服務(wù)職能認知較低，導(dǎo)致許多檔案資源的價值得不到發(fā)揮。在高職院校檔案管理工作不斷創(chuàng)新的過程中，檔案人員應(yīng)打破原有工作思路與工作模式，積極開展檔案資源的開發(fā)與編研工作，努力提高檔案資源的系統(tǒng)性、規(guī)范性，為檔案資源需求者提供可靠、快速、方便的檔案服務(wù)。對此，檔案管理人員首先要對高職院?，F(xiàn)有檔案資源的類型劃分、特點、優(yōu)勢與缺陷等進行整體把握，從而有計劃、有目的地開展檔案編研工作；其次在檔案編研過程中積極尋求專家學(xué)者的意見和建議，對檔案資源體系不斷完善。此外，還應(yīng)掌握編制和更新目錄檢索系統(tǒng)的方法，使檔案編研成果及時被檔案資源需求者利用，充分體現(xiàn)檔案資源應(yīng)有的價值。

2.4創(chuàng)新高職院校檔案服務(wù)模式

高職院校檔案資源有著較強的服務(wù)價值，充分體現(xiàn)檔案管理工作的服務(wù)職能，不斷提高服務(wù)范圍和服務(wù)質(zhì)量，是創(chuàng)新檔案管理工作的有效途徑。近年來，計算機迅速普及，高職院校均具備相當數(shù)量的多媒體終端設(shè)備，充分利用現(xiàn)有資源建立數(shù)字化檔案管理系統(tǒng)，成為創(chuàng)新檔案服務(wù)模式、提高檔案利用率的有效途徑。對此，高職院校檔案部門應(yīng)進一步加強檔案信息系統(tǒng)的建設(shè)及相關(guān)數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，適時結(jié)合檔案利用者的需求和使用習(xí)慣，優(yōu)化檔案信息系統(tǒng)界面，更新檔案檢索目錄，為利用者提供更快捷、更方便檔案服務(wù)。此外，結(jié)合院校師生需求積極開展檔案知識講座、檔案展覽活動，是拓展檔案服務(wù)模式的合理策略。

3.總結(jié)

創(chuàng)新高職院校檔案管理工作，是適應(yīng)高職院校辦學(xué)及管理工作需求，促進高職院校不斷發(fā)展的重要舉措。因此，高職院校檔案管理工作者應(yīng)積極學(xué)習(xí)檔案管理新理念、新技術(shù)、新模式、新方法，增強創(chuàng)新意識，提升服務(wù)水平，強化對檔案資源的開發(fā)與利用，使其更好地為高校師生、領(lǐng)導(dǎo)等檔案資源利用者提供便捷、高質(zhì)量的檔案服務(wù)。

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