淺談城建檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)

文｜荊州市建筑工程管理局 吳琴燕

1、引言

實施檔案信息化管理，能夠有效提高檔案管理與利用的效率。根據(jù)統(tǒng)計，開展信息化建設(shè)，檔案信息利用人員的查檔時間可以節(jié)省40%；文件重復(fù)存儲率降低70%。隨著城市的快速發(fā)展，傳統(tǒng)的城建檔案的管理方式，已經(jīng)無法應(yīng)對種類和數(shù)量日益增多后帶來的管理需求，推進(jìn)城建檔案信息管理系統(tǒng)，實現(xiàn)對城建檔案信息的可視化管理、利用以及業(yè)務(wù)指導(dǎo)。

根據(jù)住房和城鄉(xiāng)建設(shè)部頒布的城建檔案分類大綱，結(jié)合城市實際情況，我們將城建檔案劃分為以下類型，包括綜合類、城市勘察類、城市建設(shè)管理類、市政工程類、公用設(shè)施類、交通運(yùn)輸工程類、工業(yè)建筑類、民用建筑類、水利防災(zāi)類、工程設(shè)計類、地下管線、底片檔案、文書資料等。本文圍繞如何加強(qiáng)城建檔案信息管理系統(tǒng)建設(shè)，支撐城市規(guī)劃、建設(shè)、管理工作開展研究。

2、城建檔案信息化的發(fā)展和現(xiàn)狀

隨著信息技術(shù)的廣泛應(yīng)用，特別是電子政務(wù)的飛速發(fā)展，檔案信息化發(fā)展迎來了良好發(fā)展機(jī)遇。國家啟動了數(shù)字檔案建設(shè)與服務(wù)工程項目，全面提升了檔案信息化建設(shè)的水平。在國家“十五”重點科技攻關(guān)項目中，啟動了城市建設(shè)檔案管理信息系統(tǒng)課題。許多城市建立了城建檔案管理信息管理系統(tǒng)，能夠?qū)崿F(xiàn)共享與業(yè)務(wù)工作的一體化，提高城建檔案現(xiàn)代化管理工作的效率。同時，檔案信息化還面臨以下幾個問題有待解決：

圖1 城建檔案信息管理系統(tǒng)總體框架圖

圖2 城建檔案信息管理系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)

（1）檔案信息相互共享制度有待提高。

目前傳統(tǒng)的檔案管理與服務(wù)方式重藏輕用，不能很好的相互共享，導(dǎo)致利用率低下。

（2）檔案信息資源共建共享技術(shù)相對落后。住建部門下屬單位眾多，往往有的單位已經(jīng)建立了單項檔案信息管理系統(tǒng)，由于缺少統(tǒng)一規(guī)劃和設(shè)計，系統(tǒng)之間的互聯(lián)互通難題沒有得到解決，導(dǎo)致檔案的數(shù)字化完成以后，沒有形成共享的局面。

（3）檔案信息資源相互共享標(biāo)準(zhǔn)體系缺乏。標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是促進(jìn)檔案信息化發(fā)展的重要內(nèi)容，目前眾多的檔案管理軟件缺乏統(tǒng)一的規(guī)范與標(biāo)準(zhǔn)，制約了檔案信息資源共建共享的發(fā)展。

（4）網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患。

住建部門管理的很多檔案是敏感數(shù)據(jù)，在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，有諸多因素會導(dǎo)致信息服務(wù)的安全造成威脅急需解決。

3、系統(tǒng)總體設(shè)計

城建檔案信息管理系統(tǒng)的總體架構(gòu)如圖1所示，檔案信息管理系統(tǒng)應(yīng)該具有極高的安全性，提供保密安全體系，對來訪者進(jìn)行身份識別，包括動態(tài)口令，加密卡，指紋識別等。系統(tǒng)首先提供檔案進(jìn)入的功能，提供人工錄入、系統(tǒng)導(dǎo)入、掃描錄入等功能；然后開展檔案的加工整理工作；對各種檔案開展綜合開發(fā)利用；檔案的相關(guān)信息可以便捷的輸出。

4、系統(tǒng)功能結(jié)構(gòu)設(shè)計

本文通過對住建部門的檔案管理業(yè)務(wù)進(jìn)行需求調(diào)研，根據(jù)用戶習(xí)慣，并參照建設(shè)工程文件歸檔整理規(guī)范、城市建設(shè)檔案著錄規(guī)范等標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，對城建檔案信息管理系統(tǒng)的功能設(shè)計為7個功能模塊，如圖2所示。

（1）檔案初始登記。工作人員使用此模塊完成檔案初始化工作。提供檔案登記、修改、刪除，檔案數(shù)據(jù)的輸入、存儲、修改、刪除等功能。

（2）檔案綜合管理。提供多樣化的檔案業(yè)務(wù)管理功能，包括檔案接收入庫審核，檔案著錄與編目排架，原文管理，檔案檢索，檔案利用，檔案銷毀，統(tǒng)計，自動生成打印館藏檔案目錄，案卷封皮、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、背脊等。

（3）數(shù)字化加工。將文檔實體通過掃描、數(shù)碼攝影等模數(shù)轉(zhuǎn)換方法轉(zhuǎn)化為數(shù)字信息，采集到計算機(jī)中，同時錄入文檔的索引條件和屬性等信息，對影像文件進(jìn)行圖像糾正、去污、去黑邊，裁剪等后續(xù)加工，自動加入到相應(yīng)文檔的分類當(dāng)中。

（4）檔案查詢。供用戶查詢檔案的信息，提供檔案類別、檔案編號、檔案名稱、工程地址等查詢項來進(jìn)行檔案的檢索。用戶可以選擇自己最關(guān)心的字段作為查詢結(jié)果來顯示。

（5）報表輸出。提供用戶各類報表，方便用戶進(jìn)行工作量的統(tǒng)計，可以輸出為EXCEL等格式。統(tǒng)計報表包含：工程數(shù)量統(tǒng)計表、項目報建登記統(tǒng)計表、工程審核意見統(tǒng)計表、項目報建統(tǒng)計表、工程報建統(tǒng)計表、工程文件-登記統(tǒng)計表、文件整理統(tǒng)計表、窗口接收統(tǒng)計表、業(yè)務(wù)審核統(tǒng)計表、主管確認(rèn)統(tǒng)計表、入庫工程統(tǒng)計表等。

（6）檔案分析。原來的表層檔案信息開放轉(zhuǎn)向深度挖掘，為城市規(guī)劃、建設(shè)、維護(hù)提供更廣泛的信息支撐。

（7）后臺管理。給管理員提供后臺支撐功能。資料管理，系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置，檔案著錄單類型設(shè)置，檔案分類，輔助字典，用戶及權(quán)限管理，操作日志等。 同時，后臺還提供提供數(shù)據(jù)的自動備份功能，每日、每周定期備份，也可手動備份，增量備份，另外，也可以精確選擇時間手動還原。

5、結(jié)語

在信息化時代非常有必要推進(jìn)檔案信息化建設(shè)，能夠有效改善傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理模式的缺點。本文研究了城建檔案管理信息系統(tǒng)，通過統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范城市規(guī)劃、建設(shè)、管理的各種文件管理，統(tǒng)籌住建部門各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理，從而實現(xiàn)城建檔案全過程信息化控制和管理。由于各城建部門檔案信息化建設(shè)水平參差不齊、各單位對檔案重視程度不同， 以及投入經(jīng)費(fèi)和人才缺乏等問題，各地實施城建檔案管理信息化的道路，還面臨許多困難，需要加以研究和推進(jìn)。