計(jì)算機(jī)自動(dòng)完成城建檔案排架編碼研究成果

文｜汕頭市城市建設(shè)檔案館 鄭育能

一直以來，汕頭城建檔案館都是以手工排架，手工排架操作分三步進(jìn)行：第一步：首先要確定最后一個(gè)工程項(xiàng)目排架的終點(diǎn)位置。第二步：對(duì)已整理好的將要排架的工程檔案按順序擺放成一排，從起點(diǎn)開始用尺先量出一組城建檔案，將上次排架最后位置開始編排，把該層排滿并編碼，然后依次分組量取案卷長度80公分(層寬度)檔案長度并相應(yīng)編碼，直至排完為止。第三步：將分成各組的所有檔案排架編碼“庫”“列”“節(jié)”“層”信息錄入建設(shè)工程檔案管理系統(tǒng)。

手工排架存在幾個(gè)問題：一、容易出現(xiàn)錯(cuò)誤。手工排架將要上架已裝檔案盒的工程檔案項(xiàng)目順序整齊擺放，分組累加或用尺子測量已裝盒檔案，對(duì)應(yīng)于檔案柜各層位置，登記檔案庫列節(jié)層排架號(hào)，操作過程經(jīng)常會(huì)出現(xiàn)以下錯(cuò)誤：多人操作出現(xiàn)混亂，排列位置出錯(cuò)，檔案盒厚度累加數(shù)字心算出現(xiàn)漏算或多算，尺子丈量空隙過大或差錯(cuò)。二、手工排架不觸及已進(jìn)主庫的案卷級(jí)檔案脊寬數(shù)據(jù)，如果脊寬錄入錯(cuò)誤在排架過程中得不到有效地校對(duì)和改正。三、手工排架需要的空間場地較大，操作費(fèi)時(shí)費(fèi)力。四、手工排架最后還要將“庫”“列”“節(jié)”“層”編碼數(shù)據(jù)錄入到系統(tǒng)中完善入庫。

尋找使用先進(jìn)的操作方式代替手工排架是我們的研究課題。我們注意到，在工程項(xiàng)目將要排架之前，工程項(xiàng)目的項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)和文件級(jí)的有關(guān)數(shù)據(jù)已被著錄入汕頭市城市建設(shè)檔案管理系統(tǒng)。如果我們能將案卷級(jí)的案卷脊寬和有關(guān)數(shù)據(jù)提取出來，按手工排架操作的規(guī)則，可通過編程，運(yùn)用計(jì)算機(jī)運(yùn)算來確定各案卷的“庫”“列”“節(jié)”“層”編碼，并將編碼批量送入主庫，再從主庫調(diào)用數(shù)據(jù)打印案卷脊背，以實(shí)現(xiàn)城建工程檔案排架工作自動(dòng)化。

為實(shí)現(xiàn)運(yùn)用算機(jī)代替人工自動(dòng)排架，我們觀察手工排架步驟，應(yīng)先確定建設(shè)工程檔案上架的排架初值。實(shí)際上這個(gè)值就是前一個(gè)已上架的某工程項(xiàng)目的終點(diǎn)位置。本人用visual foxpro 數(shù)據(jù)庫編寫出汕頭市城建檔案自動(dòng)排架程序，在主庫中計(jì)算出上次排架的終點(diǎn)位置值，確定出將要排架的工程項(xiàng)目排架初始值。

電腦自動(dòng)排架初始值計(jì)算程序源代碼：

*以上為賦值語句。將文本框庫列節(jié)層賦值給kk1，ll1，jj1，cc1。

select zdjh，dh，jk，kk，ll，jj，cc，ajys from anjk1 into dbf pjcz where kk=kk1.and. ll=ll1 .and. jj=jj1 .and. cc=cc1

以上語句把主庫中庫列節(jié)層等于kk1，ll1，jj1，cc1的記錄挑選出來，將總登記號(hào)zdjh，檔號(hào)dh，脊寬jk，庫kk，列l(wèi)l，節(jié)jj，層cc，案卷頁數(shù)ajys共8個(gè)字段數(shù)據(jù)復(fù)制并存入“pjcz”工作表中。

SELECT pjcz*選擇pjcz工作表

GO top*指向第一條記錄

Jk1=0 *脊寬初值先設(shè)定為0

以上為循環(huán)語句，如果檢測到總登記號(hào)（zdjh）不為0并且記錄還不到末尾，脊寬作累加計(jì)算

GO top*指針指向pjcz工作表的第一條記錄

UPDATE pjcz SET ajys=0*設(shè)置ajys的值為0

REPLACE ajys WITH jk1*用該層脊寬累加值jk1代換ajys的數(shù)據(jù)，此時(shí)ajys的值就是初始值

電腦自動(dòng)排架程序界面設(shè)計(jì)。首先將要排架的工程項(xiàng)目數(shù)據(jù)從主庫中選擇復(fù)制出來。程序界面的上部分是條件檢索操作功能。如在選擇條件文本框中選擇“檔號(hào)”，在運(yùn)算操作選擇文本框中選擇“包含”，在檢索內(nèi)容文本框中填入要排架的項(xiàng)目號(hào)，將能從主庫中提取該項(xiàng)目自動(dòng)排架所需要數(shù)據(jù)。定位排架起點(diǎn)屬性，分別用5個(gè)文本框“庫”、“列”、“節(jié)”、“層”、“初始值”表征；檔案柜存放檔案及分組排列，分別用3個(gè)文本框“每列節(jié)數(shù)”、“每節(jié)層數(shù)”、“每層寬度”表征，如下圖所示。

程序原代碼簡述：

select zdjh，dh，jk，ajys，kk，ll，jj，cc from anjk1 into dbf v_t where &yyyy1

以上語句意義：設(shè)選擇條件參數(shù)為yyyy1（如“檔號(hào)”包含I1.3-0323的條件），將符合條件的所有記錄的“總登記號(hào)”、“檔號(hào)”、“脊寬”、“庫”、“列”、“節(jié)”、“層”、“案卷頁數(shù)”數(shù)據(jù)復(fù)制出來，存于數(shù)據(jù)表v_t.dbf中，數(shù)據(jù)表v_t.dbf中引入“案卷頁數(shù)”字段只是借用其位置作為 “脊寬”運(yùn)算過程所用。

以上語句意義：用循環(huán)語句將ajys字段的所有數(shù)據(jù)都改寫為0。

GO bottom

*將指針指向最后一條記錄

Max=RECNO()

*數(shù)據(jù)表v_t.dbf記錄總數(shù)用Max表示，記錄號(hào)測試函數(shù)RECNO()測出總記錄數(shù)的值。

以上語句意義：為庫中提取出來排架記錄編寫序號(hào)，用循環(huán)語句將“總登記號(hào)”字段按記錄數(shù)按順序改寫序號(hào)，“總登記號(hào)”字段也是借用字段。

以上語句意義：從數(shù)據(jù)表v_t.dbf挑選出有填寫檔案盒脊寬的記錄的所有數(shù)據(jù)存放于從數(shù)據(jù)表v_t2.dbf中，一盒裝幾卷檔案，脊寬只編在第一卷。

以上語句意義：用Max1表示總記錄數(shù)，檢測出數(shù)據(jù)表v_t2.dbf的記錄總數(shù)。

以上語句意義：由于數(shù)據(jù)表v_t2.dbf中，沒有填寫脊寬的記錄已被刪除，表示序列號(hào)字段為zdjh，后一記錄的zdjh減前一記錄的zdjh正好是前一記錄裝盒卷數(shù)。用循環(huán)語句將所有每盒裝卷數(shù)存放字段ajys中。

REPLACE ajys WITH zdjh2

*最后一條記錄的盒裝卷數(shù)存放字段ajys。

以上語句意義：用循環(huán)語句從數(shù)據(jù)表v_t2.dbf中，取字段ajys的所有數(shù)據(jù)（用中間變量t表示），寫入數(shù)據(jù)表v_t.dbf中，相對(duì)應(yīng)記錄序號(hào)用中間變量a表示。至此完成自動(dòng)排架所有需要的數(shù)據(jù)收集工作，數(shù)據(jù)存放在數(shù)據(jù)表v_t.dbf。以下是自動(dòng)排架的核心程序。

sele v_t

*選取數(shù)據(jù)表v_t.dbf

以上語句從首記錄提取“庫”“列”“節(jié)”“層”數(shù)據(jù)分別用kk1、ll1、jj1、cc1表示。

以上語句從程序界面文本框中選取列節(jié)數(shù)、節(jié)層數(shù)、和層寬度數(shù)據(jù)分別由lljs、jjcs、cckd表示；排架初值由pjcz1表示。

Jk1=pjcz1

*脊寬變量jk1初定為排架初值。

jk1=jk1+jk

*脊度初值加上要排架的每一個(gè)檔案盒脊背寬度

以上語句意義：用列嵌套節(jié)，節(jié)嵌套層，三個(gè)循環(huán)程序，運(yùn)算自動(dòng)編碼，我們的檔案柜層寬80公分，留空2公分，實(shí)取78公分，我們的檔案柜是6層。

BROWSE

*在界面顯示排架結(jié)果

thisform.command2.Enabled= .T.

*架號(hào)另存按鈕

點(diǎn)擊“入庫”按鈕事件原代碼如下：

以上語句意義：從數(shù)據(jù)表v_t.dbf中，取“庫”“列”“節(jié)”“層”的編碼著錄入主庫對(duì)應(yīng)的“庫”“列”“節(jié)”“層”編碼的位置上，完成入庫工作。

該程序我館已使用了兩年多，應(yīng)用效果良好。