新形勢(shì)下強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的措施

韓冰

摘 要：如今市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，醫(yī)療衛(wèi)生事業(yè)不斷深化改革，管理醫(yī)院的人事檔案的工作也顯的尤為重要。加強(qiáng)現(xiàn)有的醫(yī)院人事管理狀況，合理規(guī)范人事檔案管理制度，這對(duì)提升人事檔案管理水平以及合理利用人事檔案資源優(yōu)勢(shì)，并為醫(yī)院提供更好的人才選拔與人才調(diào)配提供全面、真實(shí)的資料，促進(jìn)人才資源合理開(kāi)發(fā)利用。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院人事檔案新形式；管理措施

醫(yī)院人事檔案是人事管理工作中的主要部分，對(duì)此在新形勢(shì)下強(qiáng)化醫(yī)院人事管理，合理發(fā)揮人事檔案的優(yōu)勢(shì)，更好地為醫(yī)院選拔人才提供重要依據(jù)。

1 醫(yī)院人事檔案管理過(guò)程中存在的問(wèn)題

1、管理體制相對(duì)落后，人員思想陳舊。醫(yī)院最為主要的工作重心是提升醫(yī)療、保健以及防疫技術(shù)水平，加強(qiáng)醫(yī)院的醫(yī)療環(huán)境建設(shè)與醫(yī)療設(shè)備建設(shè)，最大程度為患者提供優(yōu)質(zhì)的醫(yī)療服務(wù)。因此，目前從事醫(yī)療衛(wèi)生行業(yè)的醫(yī)務(wù)人員的思想上普遍存在重視業(yè)務(wù)輕視其他的思想，這樣就導(dǎo)致醫(yī)院人事檔案管理工作長(zhǎng)期停留于對(duì)檔案的收集、保管的基本工作層面，從未考慮將人事檔案材料中的信息應(yīng)用在人才開(kāi)發(fā)與調(diào)遣方面中。這類(lèi)陳舊的思想只是片面地強(qiáng)調(diào)資料的保密，卻導(dǎo)致檔案信息沒(méi)有充分利用到醫(yī)院的發(fā)展過(guò)程中，對(duì)醫(yī)院的建設(shè)發(fā)展無(wú)法做出貢獻(xiàn)。

2、人事材料收集存在問(wèn)題。當(dāng)前在醫(yī)院的引進(jìn)或聘用錄取的醫(yī)務(wù)人員中存在部分人員檔案缺失原始檔案材料，這就難以確定該人員參加工作的時(shí)間及具體情況，為人事審核及工資審批的負(fù)責(zé)人員帶來(lái)了不便。其原因是部分單位缺少專(zhuān)業(yè)人員管理檔案，致使檔案資料不能及時(shí)入檔，造成個(gè)人檔案資料缺失。從檔案材料的信息資料角度看，在對(duì)個(gè)人檔案進(jìn)行收集中，真正能夠詳細(xì)描述個(gè)人特點(diǎn)的信息材料較少，缺少準(zhǔn)確合理的定位描述。或者在考核鑒定的資料中對(duì)個(gè)人優(yōu)點(diǎn)描述相對(duì)過(guò)多，缺點(diǎn)的描述較少，這對(duì)全面準(zhǔn)確地平價(jià)和真實(shí)反映個(gè)人詳細(xì)情況較為困難。

3、人事檔案管理人員工作能力相對(duì)不足。當(dāng)前醫(yī)院的人事檔案管理工作人員普遍存在著素質(zhì)相對(duì)落后的現(xiàn)象，如專(zhuān)業(yè)管理人員數(shù)量少，缺少相關(guān)專(zhuān)業(yè)方面的人才，缺乏科學(xué)、規(guī)范的整體知識(shí)結(jié)構(gòu)框架，專(zhuān)業(yè)知識(shí)滯后而沒(méi)有及時(shí)更新，缺少高素質(zhì)、高水平的人事檔案管理人才。這些問(wèn)題，致使醫(yī)院不能滿(mǎn)足新時(shí)代對(duì)于人事檔案工作的要求，部分醫(yī)院簡(jiǎn)單地將人事檔案管理工作當(dāng)作是保存檔案，只是簡(jiǎn)單的歸類(lèi)、存放，造成人身檔案管理水平較低。而且，部分人事檔案管理人員這項(xiàng)工作只是兼職，難以將全部的時(shí)間與精力放在人事檔案管理中去，其工作效率低，積極性較差，再加上兼職管理人員調(diào)動(dòng)頻繁，這都給醫(yī)院人事檔案管理工作帶來(lái)了較差影響。

2 強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理的措施

1、制定規(guī)范的人事檔案管理制度。人事檔案管理是管理工作中重要的一個(gè)組成部分，對(duì)此，則需要制定科學(xué)健全的制度來(lái)合理規(guī)范工作的有序開(kāi)展?？蓪⑨t(yī)院的規(guī)章制度與人事管理工作的實(shí)際具體情況進(jìn)行結(jié)合，對(duì)自身部門(mén)的工作制度進(jìn)行精細(xì)管理，例如建立人事檔案收集、材料鑒別歸檔、核查確認(rèn)、嚴(yán)格保密制度等，詳細(xì)了解人員的特點(diǎn)，幫助醫(yī)院實(shí)行人才的開(kāi)發(fā)與調(diào)動(dòng)提供真實(shí)可靠的檔案資料。

2、科學(xué)有效地進(jìn)行人事檔案資料的收集、鑒別、歸檔。檔案管理人員在收集檔案資料時(shí)需要對(duì)資料的質(zhì)量嚴(yán)格控制，符合資料的收集標(biāo)準(zhǔn)和要求，從而保證資料的全面性及真實(shí)性。例如在收集個(gè)人檔案資料中，需要詳細(xì)記錄個(gè)人在不同時(shí)候的經(jīng)歷，能夠全面反映個(gè)人的真實(shí)情況。而且對(duì)于崗位情況不同人員，所采用的檔案管理方式也不相同。對(duì)收集完畢的材料進(jìn)行反復(fù)篩查，去除一部分沒(méi)有價(jià)值的信息，對(duì)涉及個(gè)人獎(jiǎng)懲、學(xué)歷、技術(shù)職稱(chēng)等資料時(shí)要及時(shí)歸檔。規(guī)范嚴(yán)格地進(jìn)行檔案整理、記錄，避免造成個(gè)人資料遺失，保證全面、真實(shí)地保存人事檔案信息。

3、提高人事檔案管理人員的素質(zhì)。強(qiáng)化醫(yī)院人事檔案管理工作，首先就需要提升人事檔案管理人員的工作能力，強(qiáng)化管理人員的專(zhuān)業(yè)技術(shù)知識(shí)，培養(yǎng)高素質(zhì)、復(fù)合型人才。檔案管理人員需要具有勤奮學(xué)習(xí)的動(dòng)力與敬業(yè)的精神，不斷地鼓勵(lì)、激發(fā)自身去學(xué)習(xí)掌握新的知識(shí)與技能，積極主動(dòng)了解當(dāng)前醫(yī)院人事檔案管理工作的新內(nèi)容。從以人為本的理念出發(fā)，進(jìn)行合理、公正的管理方法，對(duì)醫(yī)院人力資源進(jìn)行有效利用。這樣能夠極大地調(diào)動(dòng)醫(yī)務(wù)人員的工作積極性，促進(jìn)工作質(zhì)量提升。醫(yī)院在選聘人事檔案管理工作人員時(shí)以擇優(yōu)錄取原則進(jìn)行，保證引進(jìn)優(yōu)秀的管理人。

4、建立并盡快完善衛(wèi)生部門(mén)的人事檔案管理信息中心的管理模式

當(dāng)前醫(yī)療衛(wèi)生系統(tǒng)人事檔案管理部門(mén)無(wú)論是服務(wù)對(duì)象還是服務(wù)功能等方面都具有一定的局限性和地域性。應(yīng)當(dāng)結(jié)合新時(shí)期黨的醫(yī)改政策，從提高醫(yī)衛(wèi)系統(tǒng)素質(zhì)管理的全局出發(fā)，考慮由國(guó)家或省級(jí)衛(wèi)生行政主管部門(mén)建立并盡快完善一個(gè)以居民身份證為準(zhǔn)入號(hào)碼的檔案管理系統(tǒng)— — 衛(wèi)生人員人事檔案管理信息中心平臺(tái)，對(duì)衛(wèi)生人員人事檔案進(jìn)行集中管理。在全國(guó)或省級(jí)衛(wèi)生系統(tǒng)形成的統(tǒng)一的人事檔案管理系統(tǒng)范圍中，人員可以在各級(jí)衛(wèi)生機(jī)構(gòu)中流動(dòng)、傳遞。人事檔案集中輸入到該中心來(lái)統(tǒng)一管理和開(kāi)發(fā)利用，同時(shí)也可把部分辭職或被辭退人員的人事檔案也都激活，給他們一個(gè)名正言順的身份，提供雙重選擇的適宜工作空間。由于居民身份證的唯一性，從而從根本上杜絕一人多檔、重復(fù)建檔、棄檔等現(xiàn)象的發(fā)生；也能準(zhǔn)確地統(tǒng)計(jì)全國(guó)衛(wèi)生專(zhuān)業(yè)技術(shù)人才，避免重新建檔等而出現(xiàn)人員統(tǒng)計(jì)不實(shí)的現(xiàn)象；還可把有關(guān)個(gè)人的信息資料全部傳輸?shù)饺肆Y源管理網(wǎng)上，系統(tǒng)化地建立健全以學(xué)歷、技術(shù)、科研、工作經(jīng)歷、職稱(chēng)等諸多方面為標(biāo)準(zhǔn)的“一人一生”式人事檔案系統(tǒng)，以便劃分等級(jí)和明確類(lèi)別，逐步使人事檔案管理信息中心平臺(tái)達(dá)到標(biāo)準(zhǔn)性、可靠性、通用性、先進(jìn)性。這種管理模式實(shí)現(xiàn)了衛(wèi)生技術(shù)人員信息資源電子化、契約化、社會(huì)化、法制化，使人事檔案管理由過(guò)去單一的單位管理轉(zhuǎn)變?yōu)橼呌谕晟频纳鐣?huì)化管理。

5、規(guī)范衛(wèi)生人員人事檔案管理信息化體系

衛(wèi)生人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的數(shù)據(jù)必須按照中央組織部門(mén)和國(guó)家檔案局的標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一規(guī)范。否則，格式不統(tǒng)一、標(biāo)準(zhǔn)不規(guī)范的人事檔案數(shù)據(jù)信息，是無(wú)法實(shí)現(xiàn)各級(jí)衛(wèi)生系統(tǒng)人力資源信息目標(biāo)共享。還要做好失職瀆職等涉及人為破壞和泄密的腐敗犯罪預(yù)防措施。尤其在數(shù)據(jù)項(xiàng)目設(shè)置上應(yīng)該增加一些有本系統(tǒng)特點(diǎn)的項(xiàng)目，要在規(guī)范化的前提下創(chuàng)造性地與信息數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)接，保證信息系統(tǒng)的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。根據(jù)實(shí)際要建立健全啟動(dòng)動(dòng)態(tài)信息收集管理機(jī)構(gòu)，及時(shí)掌握最新信息，做好部分人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中數(shù)據(jù)的更新和變通工作，及時(shí)將篩選到的新信息傳遞到人事檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù)中，確保數(shù)據(jù)準(zhǔn)確的采集和動(dòng)態(tài)信息的更新，以便做好信息數(shù)據(jù)庫(kù)中的信息增補(bǔ)。

同時(shí)，我們?cè)谛l(wèi)生人員人事檔案信息資源利用與共享的過(guò)程中，一定要確保人事檔案信息安全保密的問(wèn)題。充分利用先進(jìn)網(wǎng)絡(luò)及計(jì)算機(jī)防護(hù)技術(shù)對(duì)人事檔案信息進(jìn)行安全保護(hù)，采取管檔人員工號(hào)式進(jìn)入檔案管理系統(tǒng)，防止人為的破壞和泄密。徹底打破存在人為幻想操作的關(guān)系模式，杜絕失職瀆職等腐敗犯罪現(xiàn)象發(fā)生。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)管檔人員責(zé)任心的培養(yǎng)，鞏固他們的計(jì)算機(jī)基礎(chǔ)知識(shí)，提醒他們要對(duì)數(shù)據(jù)信息庫(kù)及時(shí)備份，而且要結(jié)合單位的實(shí)際情況制定運(yùn)用計(jì)算機(jī)信息安全與保密方面的具體管理辦法，特別是有關(guān)計(jì)算機(jī)人事信息檔案安全保密制度、計(jì)算機(jī)人事信息防護(hù)涉毒措施等要重點(diǎn)強(qiáng)化，做到有章可循，以確保信息的安全。

總而言之，在形勢(shì)下管理醫(yī)院人事檔案，需緊跟時(shí)代腳步，制定合理改進(jìn)人事檔案管理制度，提高人事檔案管理人員的素質(zhì)，利用信息化管理平臺(tái)對(duì)人事檔案進(jìn)行維護(hù)、修正，最大程度保證個(gè)人檔案資料真實(shí)、全面，對(duì)人事檔案進(jìn)行合理利用，促進(jìn)人事檔案有效的利用，為醫(yī)院的發(fā)展奠定基礎(chǔ)。

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