基于企業(yè)中網(wǎng)絡(luò)檔案管理系統(tǒng)建設(shè)問題的分析與研究

胡曉紅

摘 要：當(dāng)前隨著我國(guó)市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和信息技術(shù)的飛速發(fā)展，給企業(yè)的生存和發(fā)展提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案管理是企業(yè)內(nèi)部管理中的一項(xiàng)重要組成部分，檔案管理水平的高低在某種程度上會(huì)直接決定企業(yè)的生死存亡，企業(yè)必須積極采用信息化的檔案管理模式，在計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)的統(tǒng)籌安排下，確保企業(yè)實(shí)現(xiàn)安全、規(guī)范、高效的網(wǎng)絡(luò)化檔案管理。文章首先剖析企業(yè)網(wǎng)絡(luò)檔案管理中所面臨的困難；其次探究如何采取針對(duì)性的解決對(duì)策，提高網(wǎng)絡(luò)檔案管理的水平，以期為我國(guó)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)檔案管理提供新思路，進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)的長(zhǎng)遠(yuǎn)健康的發(fā)展。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；網(wǎng)絡(luò)檔案管理；問題

隨著當(dāng)前市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，企業(yè)所面臨的市場(chǎng)環(huán)境越來越復(fù)雜，市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)日益激烈，傳統(tǒng)的人工檔案管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的要求，亟需采取網(wǎng)絡(luò)信息化的檔案管理模式。信息檔案管理在企業(yè)的日常運(yùn)作中起著十分重要的作用，這些檔案記錄著企業(yè)一路發(fā)展和壯大的歷程和經(jīng)驗(yàn)。傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理需要投入較大規(guī)模的人財(cái)物力，需要在企業(yè)內(nèi)部建立安全牢固的檔案管理機(jī)構(gòu)和監(jiān)督機(jī)構(gòu)；信息化技術(shù)盛行的今天，企業(yè)可以通過網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)，對(duì)企業(yè)的檔案信息進(jìn)行數(shù)字化傳輸和儲(chǔ)存，大幅度降低了人財(cái)物力的投入，也極大提高了檔案管理的水平和質(zhì)量。事實(shí)證明，一個(gè)企業(yè)要想生存和發(fā)展，必須牢牢跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的管理理念和管理模式，企業(yè)的檔案管理也是如此，必須依靠網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)創(chuàng)新檔案管理方式，建立科學(xué)的數(shù)字化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，進(jìn)一步提高企業(yè)對(duì)檔案的使用效率。

1 當(dāng)前我國(guó)企業(yè)檔案管理中存在的問題和不足

1.1 檔案管理理念較落后

目前我國(guó)企業(yè)檔案管理中由于受到傳統(tǒng)落后的檔案管理觀念和檔案工作者的素質(zhì)的影響，嚴(yán)重制約了企業(yè)的檔案管理水平。很多企業(yè)的檔案部門仍然保持著傳統(tǒng)的重收藏輕利用的檔案管理觀念，不是和檔案發(fā)展的客觀要求。企業(yè)的檔案部門和檔案工作者對(duì)檔案的保管和保密工作過分注重，忽視了發(fā)揮檔案的信息傳播功能，導(dǎo)致企業(yè)中檔案信息資源的開發(fā)利用層次仍然比較低級(jí)。此外，在信息化不斷發(fā)展的新時(shí)代背景下，對(duì)企業(yè)檔案工作者的素質(zhì)也提出了更高的要求，要求他們不僅要具備專業(yè)的檔案管理知識(shí)，還必須具備熟練的計(jì)算機(jī)操作知識(shí)，然而我國(guó)大部分企業(yè)的檔案管理者自身素質(zhì)不高，一方面體現(xiàn)在現(xiàn)代化信息傳播的理論知識(shí)和相關(guān)技能技巧的缺乏；另一方面不能及時(shí)有效的對(duì)檔案信息技術(shù)進(jìn)行更新和維護(hù)，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和現(xiàn)代通信技術(shù)掌握不到位，缺乏較強(qiáng)的知識(shí)組織能力。這些因素在很大程度上嚴(yán)重阻礙了企業(yè)檔案管理的水平和質(zhì)量，無法適應(yīng)檔案網(wǎng)絡(luò)信息化發(fā)展的要求。

1.2 檔案管理模式滯后

當(dāng)前我國(guó)企業(yè)的檔案管理模式仍然處于比較傳統(tǒng)的文檔管理模式，不能適應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的要求。傳統(tǒng)的手工檔案管理模式對(duì)一些圖片、文檔和聲像的檔案資料無法實(shí)現(xiàn)有效的自動(dòng)歸類管理；特別是對(duì)一些比較復(fù)雜的線路、工程設(shè)計(jì)圖紙和管道等檔案資料在保管時(shí)無法實(shí)現(xiàn)動(dòng)態(tài)呈現(xiàn)，企業(yè)工程人員在查閱相關(guān)的檔案資料時(shí)必須逐一查找，耗時(shí)耗力，不利于提高工作的效率。此外，傳統(tǒng)的企業(yè)檔案管理模式主要是人工對(duì)企業(yè)相關(guān)資料進(jìn)行文檔管理，在管理過程中必須經(jīng)過嚴(yán)格分類，特別是檔案資料過多時(shí)，手工操作中容易出現(xiàn)錯(cuò)誤，無法對(duì)大量的檔案資料進(jìn)行分目錄匯總管理，大大降低了檔案管理的水平和效率。許多企業(yè)的檔案管理者由于受到傳統(tǒng)檔案工作觀念的影響，造成了思維定式，對(duì)企業(yè)的檔案資料過分保密，思想上缺乏對(duì)企業(yè)檔案信息傳播的重要性的相關(guān)認(rèn)識(shí)；企業(yè)檔案信息的利用者在利用檔案信息過程中容易受到自身文化素質(zhì)、心理素質(zhì)和身體素質(zhì)等多方面的影響，在一定程度上降低了檔案資料的利用率。

1.3 缺乏健全的檔案信息反饋機(jī)制

企業(yè)的檔案管理過程中必須要具備良好的信息反饋機(jī)制，以便及時(shí)反饋檔案管理過程中出現(xiàn)的各種問題和狀況，并采取相應(yīng)的防范預(yù)警措施，確保檔案資料實(shí)現(xiàn)安全、規(guī)范、高效的管理。但是當(dāng)前我國(guó)大多數(shù)的企業(yè)對(duì)于檔案資料管理缺乏思想上的高度重視，在企業(yè)中沒有營(yíng)造一種良好的檔案管理氛圍，缺乏一整套健全的檔案管理反饋機(jī)制，信息反饋渠道也不暢通，檔案信息管理者將檔案信息的利用者存在思想認(rèn)識(shí)上的誤差，認(rèn)為檔案信息的利用者僅僅只是孤立、被動(dòng)的存在，對(duì)信息利用者反饋的信息缺乏思想上的重視，也沒有進(jìn)行有效收集、整理、分析、回復(fù)和采納，導(dǎo)致檔案信息的管理一直處于比較低級(jí)的水平。

2 加強(qiáng)企業(yè)網(wǎng)絡(luò)檔案管理的相關(guān)對(duì)策和建議

2.1 創(chuàng)新檔案管理理念

當(dāng)前，為了確保企業(yè)的檔案管理工作能夠順應(yīng)信息化網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展潮流，推動(dòng)企業(yè)檔案實(shí)現(xiàn)安全、規(guī)范和高效的管理，確保企業(yè)檔案管理工作的順利開展，必須要改變檔案管理者的思想觀念，摒棄傳統(tǒng)檔案管理中過分關(guān)注的“重保管輕利用”的觀念，樹立“以人為本，用戶第一”的新理念。此外，企業(yè)還應(yīng)對(duì)檔案工作者進(jìn)行多途徑的培訓(xùn)，不斷提高他們檔案管理水平和相關(guān)的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)。定期在企業(yè)內(nèi)部對(duì)檔案工作人員進(jìn)行繼續(xù)教育和培訓(xùn)，督促他們努力學(xué)習(xí)相應(yīng)的現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)檔案管理的理論知識(shí)，深入研究檔案信息源、傳播渠道和利用者的特點(diǎn)，并能熟練利用電子郵件、網(wǎng)絡(luò)傳播等新型信息傳播渠道，為用戶提供服務(wù)；進(jìn)一步對(duì)企業(yè)的檔案工作者加強(qiáng)計(jì)算機(jī)操作技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)信息維護(hù)更新技術(shù)的培訓(xùn)，培養(yǎng)出一批適應(yīng)信息化發(fā)展的檔案管理者；提高檔案管理者的信息加工和分析的綜合能力，從本質(zhì)上真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案的網(wǎng)絡(luò)信息化管理。

2.2 改革檔案管理模式

信息化發(fā)展的時(shí)代大背景下，企業(yè)傳統(tǒng)的檔案信息管理模式已經(jīng)無法適應(yīng)新時(shí)期對(duì)企業(yè)檔案管理提出的新要求和新挑戰(zhàn)，必須及時(shí)改革檔案管理模式，采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)信息化檔案管理手段。通過實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)信息化管理，可以對(duì)檔案資料中的聲像、文檔和圖片實(shí)現(xiàn)自動(dòng)分類管理，將一些較為復(fù)雜的線路、工程設(shè)計(jì)圖紙和管道布置圖紙等通過網(wǎng)絡(luò)多媒體動(dòng)態(tài)化呈現(xiàn)，能夠讓工程人員及時(shí)、便捷的查閱相關(guān)的動(dòng)態(tài)影像，大大提高了工作效率。此外，網(wǎng)絡(luò)化的檔案管理模式可以通過使用網(wǎng)絡(luò)數(shù)字化，進(jìn)一步提高企業(yè)檔案管理的效率。數(shù)字化的管理系統(tǒng)可以借助計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)知識(shí)，對(duì)不同類別的檔案資料進(jìn)行數(shù)字化分類，對(duì)大量的數(shù)據(jù)進(jìn)行目錄匯總，并通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)程序的處理，將各類紙質(zhì)文檔進(jìn)行數(shù)字化處理并加密，有利于實(shí)現(xiàn)企業(yè)檔案系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)化建設(shè)，極大地提高了企業(yè)檔案管理的水平和效率。

2.3 完善檔案信息反饋機(jī)制

為了進(jìn)一步推動(dòng)企業(yè)檔案管理的水平，企業(yè)內(nèi)部必須建立良好的信息反饋機(jī)制和暢通的信息傳播渠道，這樣才能及時(shí)反饋檔案信息傳播過程中的相關(guān)情況，并及時(shí)采取相應(yīng)的防范預(yù)警措施，確保檔案管理工作的順利開展。因此，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)必須在公司內(nèi)部建立一整套完善的檔案信息反饋機(jī)制，以現(xiàn)代網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)為媒介，多途徑的拓展檔案信息傳播渠道。檔案信息的管理者應(yīng)及時(shí)更新思想觀念，糾正認(rèn)識(shí)上的偏差，將檔案信息的利用者視為與自身具有緊密聯(lián)系、主動(dòng)的存在，對(duì)信息利用者反饋信息的從思想上高度重視，并及時(shí)進(jìn)行有效的收集、整理、分析、回復(fù)和采納，確保檔案管理工作始終處于一種雙向動(dòng)態(tài)的狀態(tài)

3 結(jié)論

綜上所述，當(dāng)前我國(guó)企業(yè)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)檔案管理，在很大程度上提高了檔案管理的水平和效率，為企業(yè)檔案部門的管理和方式提供了嶄新的思維方式和方法。企業(yè)的網(wǎng)絡(luò)檔案管理當(dāng)前還處于萌芽和初級(jí)發(fā)展?fàn)顟B(tài)，但隨著網(wǎng)絡(luò)通信及信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，必將會(huì)帶來檔案網(wǎng)絡(luò)化管理的新潮流。因此，企業(yè)應(yīng)該及時(shí)順應(yīng)信息化時(shí)代發(fā)展的潮流和趨勢(shì)，積極推廣、普及全新的網(wǎng)絡(luò)檔案管理方式。

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