醫(yī)院檔案管理之我見(jiàn)

張蕾

摘 要：檔案作為歷史真跡、第一手材料，其所具有的憑證和參考作用，在醫(yī)院管理中的地位日漸突出。醫(yī)院檔案門(mén)類(lèi)繁雜，涉及到的科研、設(shè)備、公文、臨床醫(yī)技、基建等檔案都對(duì)醫(yī)院發(fā)展起著重要作用。近年來(lái)醫(yī)院檔案業(yè)務(wù)管理水平也確實(shí)有所提高，但是相較醫(yī)療、科研等工作，醫(yī)院檔案管理工作還是沒(méi)有得到應(yīng)有的重視。一些醫(yī)院檔案室條件差，管理人員業(yè)務(wù)不熟練，造成檔案材料收集、保管、利用都不到位。因此仍需進(jìn)一步改進(jìn)、加強(qiáng)。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院；檔案管理

1 醫(yī)院檔案工作管理現(xiàn)狀

1、管理體制不健全，沒(méi)有本行業(yè)統(tǒng)一規(guī)范的管理標(biāo)準(zhǔn)。醫(yī)院檔案管理有著不同于其他行業(yè)檔案管理的特點(diǎn)，但是目前為止，醫(yī)院檔案管理工作并沒(méi)有自己特定的具有行業(yè)特點(diǎn)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，一般都是依據(jù)當(dāng)?shù)貦n案管理機(jī)關(guān)制定的標(biāo)準(zhǔn)，各自制定自己醫(yī)院的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。這樣就具有廣泛的個(gè)體差異，影響先進(jìn)的電子管理軟件等管理模式的開(kāi)發(fā)應(yīng)用。

2、檔案收集整理后，僅僅是束之高閣，沒(méi)有發(fā)揮應(yīng)有的利用價(jià)值。大量業(yè)務(wù)檔案比較分散，比如人事科檔案在人事科保存，病案在醫(yī)務(wù)科保存，科研學(xué)術(shù)檔案在科教科保存，財(cái)務(wù)科檔案在財(cái)務(wù)科保存。還有一些零散檔案，分散在各業(yè)務(wù)科室，一旦發(fā)生丟失損毀，往往無(wú)法挽回。

3、醫(yī)院檔案管理偏重于病歷檔案的管理，而對(duì)其他檔案比較輕視。因?yàn)椴v檔案應(yīng)用頻率較高，數(shù)量大，直接面對(duì)病人及家屬，一旦丟失往往會(huì)受到外界責(zé)難，社會(huì)影響較大，因此醫(yī)院往往下大力氣把病案室的硬件、軟件都配備的較齊全。而對(duì)醫(yī)院檔案室，因?yàn)獒t(yī)院檔案主要是對(duì)內(nèi)開(kāi)放，發(fā)生丟失社會(huì)影響小，因此疏于整治，往往連起碼的溫度、濕度、光照控制都不達(dá)標(biāo)。

4、專(zhuān)職檔案管理人員數(shù)量少，素質(zhì)不高。

許多醫(yī)院檔案管理人員往往都是有辦公室工作人員兼職，無(wú)法將精力完全放在檔案的管理和開(kāi)發(fā)利用上。盡管檔案局經(jīng)常組織檔案業(yè)務(wù)培訓(xùn)，但是由于從醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層就對(duì)檔案管理工作不夠重視，檔案管理人員往往處于被動(dòng)應(yīng)付的狀態(tài)，檔案人員對(duì)檔案法等有關(guān)業(yè)務(wù)知識(shí)學(xué)習(xí)不夠，專(zhuān)業(yè)素質(zhì)不高，法制意識(shí)不強(qiáng)。

2 如何加強(qiáng)醫(yī)院檔案管理

1、健全檔案管理制度，制定醫(yī)院行業(yè)統(tǒng)一管理制度。 要建立符合醫(yī)院實(shí)際需要的健全的檔案管理機(jī)構(gòu)，并要有利于開(kāi)展檔案工作。同時(shí)要建立健全檔案管理制度，并將其納入醫(yī)院目標(biāo)管理考核中來(lái)。這樣才能提高全院對(duì)檔案管理工作的重視。

要發(fā)展檔案現(xiàn)代化管理技術(shù)。科技創(chuàng)新大大方便了檔案的管理和利用。必須及時(shí)將各類(lèi)新技術(shù)運(yùn)用到檔案管理工作中來(lái)。隨著科技發(fā)展，醫(yī)院各方面工作都已經(jīng)有了新變化，產(chǎn)生的檔案形式也漸漸發(fā)生變化。傳統(tǒng)的人工管理不適合現(xiàn)階段的醫(yī)院檔案管理工作，必須解放思想，與時(shí)具進(jìn)，進(jìn)入計(jì)算機(jī)管理、網(wǎng)絡(luò)管理模式。

2、檔案的開(kāi)發(fā)利用才是檔案整理的根本目的，必須將檔案的參考利用價(jià)值充分開(kāi)發(fā)出來(lái)。或是由于檔案管理人員害怕檔案丟失而對(duì)于檔案的查閱利用程序過(guò)于繁瑣，或是由于醫(yī)院各部門(mén)對(duì)于檔案的價(jià)值沒(méi)有充分認(rèn)識(shí)，當(dāng)前醫(yī)院檔案的參考利用價(jià)值不高是普遍現(xiàn)象。

首先應(yīng)當(dāng)形成完善的檔案利用制度。不能只對(duì)領(lǐng)導(dǎo)或者少數(shù)職能科室放開(kāi)檔案，一線(xiàn)科室和普通職工都有按規(guī)定查閱檔案的權(quán)利。其次要簡(jiǎn)化借閱手續(xù)，多利用電子手段查閱檔案，這樣不但便于查閱，更有利于保護(hù)紙質(zhì)檔案的完好。

另外，應(yīng)對(duì)醫(yī)院檔案統(tǒng)一管理。分散管理的話(huà)，各部門(mén)沒(méi)有相應(yīng)的檔案管理知識(shí)，一旦發(fā)覺(jué)檔案對(duì)本部門(mén)眼下沒(méi)有利用價(jià)值，往往隨意丟棄，因此不利于檔案的保存、查閱。檔案應(yīng)該是集中統(tǒng)一保管，全院共享的信息資源，集中統(tǒng)一保管一則有利于使檔案資源得到標(biāo)準(zhǔn)化的保存，二則有利于使醫(yī)院檔案形成完整的信息資源體系，提高了檔案價(jià)值，也有利于全院各部門(mén)的查閱利用，而不是僅僅供生成檔案的部門(mén)使用。

3、檔案管理要與時(shí)具進(jìn)，提高軟硬件實(shí)力。許多醫(yī)院寧愿多花錢(qián)給病案室更新設(shè)備，提高保存條件，也不愿意給醫(yī)院檔案室配備各類(lèi)保存設(shè)施。導(dǎo)致同一家醫(yī)院的檔案室和病案室差距較大的現(xiàn)象。主要原因，自然是對(duì)于病案的管理、保存年限，有法律上的明確規(guī)定。不像醫(yī)院檔案，其價(jià)值、保存年限純粹由檔案管理員說(shuō)了算，標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行起來(lái)有較大隨意性。醫(yī)院檔案與病歷檔案應(yīng)當(dāng)同樣重視，不能一頭輕一頭重。不管從保存、查閱還是利用方面，醫(yī)院應(yīng)該加大資金投入，提高檔案管理軟硬件實(shí)力。

4、提高檔案管理員素質(zhì)，增強(qiáng)專(zhuān)業(yè)意識(shí)。檔案管理與醫(yī)療、科研、教學(xué)等工作緊密相連，應(yīng)提高檔案管理人員素質(zhì)。要不斷提高其業(yè)務(wù)水平，同時(shí)深入一線(xiàn)，調(diào)查了解醫(yī)療、教學(xué)、科研對(duì)檔案工作的實(shí)際需求，不斷總結(jié)規(guī)律，提高檔案管理水平。同時(shí)要提高法律觀念，并主動(dòng)將檔案價(jià)值所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)效益和社會(huì)效益?zhèn)鬟_(dá)到臨床一線(xiàn)。提高全院上下的檔案意識(shí)。

3 強(qiáng)化檔案服務(wù)功能，拓寬檔案服務(wù)領(lǐng)域

檔案管理的最終目的是利用。是否能最大限度開(kāi)發(fā)利用檔案信息資源，時(shí)期發(fā)揮潛在價(jià)值，是衡量醫(yī)院檔案管理工作合格與否的重要標(biāo)準(zhǔn)。檔案工作者要多渠道、多途徑開(kāi)發(fā)檔案信息資源，變被動(dòng)為主動(dòng)，重保存更重利用，并積極與同級(jí)醫(yī)院溝通交流，互相學(xué)習(xí)，使檔案信息利用走向開(kāi)放，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)決策提供良好檔案信息參考，為醫(yī)院發(fā)展提供最優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

總之，醫(yī)院檔案管理有著鮮明的行業(yè)特點(diǎn)，不能簡(jiǎn)單地混同于其他行業(yè)。衛(wèi)生行政部門(mén)應(yīng)當(dāng)在當(dāng)?shù)貦n案管理部門(mén)的指導(dǎo)下，有計(jì)劃地整理、制定出符合本行業(yè)特點(diǎn)的檔案管理制度，引導(dǎo)醫(yī)院用現(xiàn)代化管理手段做好檔案管理工作。