醫(yī)院電子檔案管理中存在的問題及對策

梁惠志

摘 要：隨著醫(yī)院逐漸進(jìn)行工作流程的改革，醫(yī)院也在逐步加大電子化程度的建設(shè)，越來越多的醫(yī)院逐漸的將醫(yī)生的工作用電腦進(jìn)行代替，以及用網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行傳輸，同時依賴電子信息系統(tǒng)將患者在醫(yī)院進(jìn)行就醫(yī)的全部信息存檔備案。本文通過闡述目前醫(yī)院在工作工程中電子檔案管理中存在的問題，同時分析原因并提出相應(yīng)的解決對策，為醫(yī)院電子管控提供參考性意見。

關(guān)鍵詞：醫(yī)院檔案；電子檔案；管理問題；對策

1 電子檔案的特性

電子檔案是以代碼形式記錄于磁帶、光盤等載體，通過計(jì)算機(jī)系統(tǒng)進(jìn)行讀取并可在網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行傳輸?shù)奈募ＭǔＧ闆r下，電子檔案的存放并不固定，可以在網(wǎng)絡(luò)間相互傳輸，并且可在載體間相互復(fù)制，具有極大的便利性。而其本身由于是數(shù)字化形式存在的，與人們交流所用的語言、文字都有著巨大區(qū)別，因此，只能通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行快速的轉(zhuǎn)換、讀取。另外，由于計(jì)算機(jī)工作僅僅是依賴于各種指令的程序化進(jìn)行，在工作過程中不會自主辨識操作的安全性，因此，電子檔案的增加、改動、刪除也變得極其容易，并且修改過程可以變得毫無痕跡，給電子檔案保管工作帶來較大的難度。

2 醫(yī)院電子檔案管理現(xiàn)狀及問題

2.1 對電子檔案的認(rèn)識存在一定局限性

以往醫(yī)院都是以紙質(zhì)單子進(jìn)行流程辦理，相關(guān)的檔案也以紙質(zhì)形式貼上封條放在檔案室里存放。檔案既無法公布社會，服務(wù)人民群眾，也無法進(jìn)行有效的社會監(jiān)督和發(fā)揮檔案管理的社會價(jià)值。隨著市場經(jīng)濟(jì)體制的不斷建立和商品經(jīng)濟(jì)的不斷發(fā)展，人們的價(jià)值觀念也在發(fā)生巨大變化，部分人已經(jīng)意識到了檔案信息在社會生活中的重要性以及所帶來的社會信息價(jià)值的巨大變革，因此，也在積極的促進(jìn)進(jìn)行電子檔案的管理。然而，仍有部分人為檔案屬于私人物品或公司行為記錄，不能進(jìn)行公開，更不能用電子檔案進(jìn)行存檔。

2.2 檔案管理標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)進(jìn)展緩慢

檔案管理標(biāo)標(biāo)準(zhǔn)化建設(shè)是檔案管理過程中的重要內(nèi)容，是實(shí)施系統(tǒng)檔案管理的關(guān)鍵點(diǎn)。由于對檔案管理的認(rèn)識不足，導(dǎo)致很多醫(yī)院從成本方面考慮不愿意進(jìn)行檔案管理方面的建設(shè)，依然在延續(xù)傳統(tǒng)的檔案管理方式，這就使得檔案管理電子化受到影響，使醫(yī)院的檔案管理建設(shè)進(jìn)展緩慢，標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化建設(shè)難以實(shí)現(xiàn)。

2.3 計(jì)算機(jī)技術(shù)尚未大規(guī)模應(yīng)用于檔案管理

由于電子檔案都要大量使用計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備，從成本以及人員使用情況方面考慮，許多部門未配置計(jì)算機(jī)，導(dǎo)致醫(yī)院在檔案管理過程中，一部分使用電子檔案，一部分使用紙質(zhì)檔案，再有，如檔案管理人員未受過關(guān)于使用和保存電子檔案的系統(tǒng)教育，不能嫻熟使用電子檔案軟件，將會不能充分發(fā)揮計(jì)算機(jī)技術(shù)在檔案管理中的作用，同時，電子檔案與紙質(zhì)檔案都不能充分利用，在保存方面存在重復(fù)以及保存混亂的情況。

2.4 對以往電子文件的忽視

目前，醫(yī)院的電子檔案往往只進(jìn)行一次的記載，不能有效的將個人醫(yī)療記錄進(jìn)行有效的整合，導(dǎo)致醫(yī)院的病例記載往往存在很多份，造成電子檔案信息較為零散。在針對個人病例統(tǒng)計(jì)方面也無法進(jìn)行有效的統(tǒng)計(jì)，個人也無法進(jìn)行查詢等服務(wù)。而以往的病例記錄往往對個人病情判斷和診治有著很大幫助。

2.5 信息安全與保密問題

在醫(yī)院目前所建立的電子檔案管理系統(tǒng)中，由于電子檔案處于相對封閉的環(huán)境下，僅僅實(shí)現(xiàn)了存放的功能，沒有與外界進(jìn)行聯(lián)網(wǎng)傳輸或者對外可進(jìn)行查詢等服務(wù)，對檔案的使用需求極小，檔案的安全性相對較高。然而，在內(nèi)部的管理方面，由于沒有足夠的層級、權(quán)限的設(shè)定，檔案的安全管理實(shí)際處于松懈狀態(tài)，底層醫(yī)護(hù)人員能夠比較容易接觸到檔案。除此之外，部分已實(shí)行電子檔案的醫(yī)院在醫(yī)院檔案系統(tǒng)管理方面也存在諸多的網(wǎng)絡(luò)安全問題。通過存在病毒的電子程序能夠?qū)㈦娮訖n案進(jìn)行破壞、刪減、篡改，甚至使醫(yī)院電子檔案系統(tǒng)及醫(yī)院計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)癱瘓。

2.6 電子檔案的原始性、真實(shí)性、完整性問題

電子檔案由于具有修改無痕的特性，因此也會導(dǎo)致電子檔案的原始性、真實(shí)性和完整性受到影響。傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件，其內(nèi)容往往是無法修改，及時修改也必然會留存痕跡，這種紙質(zhì)文件比較容易辨識，可以通過其原始性來判斷其真實(shí)性。而對于電子檔案而言，由于其保存的形式已經(jīng)發(fā)生了質(zhì)的改變，轉(zhuǎn)換成另一種形式存在，因此在原始性方面和真實(shí)性方面則需要更加復(fù)雜的技術(shù)來進(jìn)行判定，其難度也隨之增大，即使借助專業(yè)技術(shù)往往也難以判定其真?zhèn)巍?/p>

2.7 電子檔案存儲栽體的特質(zhì)與缺陷

電子檔案存儲在存儲介質(zhì)中，其保存特性就與存儲介質(zhì)的性質(zhì)有著巨大的關(guān)系。

（1）溫度，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中的電子元件往往都比較怕高溫環(huán)境，在高溫狀態(tài)下，容易造成電子元件的壽命減短，使保存介質(zhì)損壞，造成檔案的損失。

（2）濕度，由于計(jì)算機(jī)使用很多金屬構(gòu)件，在較為潮濕的環(huán)境下，容易是金屬銹蝕，元件性能發(fā)生改變。

（3）灰塵，計(jì)算機(jī)元件是比較脆弱的，由于其帶電工作，其靜電吸附作用導(dǎo)致元件會吸收灰塵，而灰塵又會阻礙元件的散熱性能，導(dǎo)致元件工作異常。

（4）磁場和機(jī)械振動。檔案存檔元件往往是有磁性物質(zhì)，而在磁場中，存儲元件中的磁性物質(zhì)就會與磁場發(fā)生作用，發(fā)生磁性消退或消失，使記錄數(shù)據(jù)發(fā)生變化造成數(shù)據(jù)損壞。

3 醫(yī)院電子檔案管理對策措施

3.1 電子檔案管理的原則

（1）規(guī)范性原則

規(guī)范性原則是醫(yī)院建立檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)原則。由于建立檔案管理系統(tǒng)要依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，而計(jì)算機(jī)系統(tǒng)又是執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)化的程序及語言。為了使計(jì)算機(jī)更易于識別，同時使后續(xù)的檔案更易于使用，在進(jìn)行醫(yī)療檔案生成時使醫(yī)生更容易操作，因此要建立標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范性的要求。這樣就能充分利用電子化信息平臺，避免因檔案信息的類別不一致而造成檔案管理系統(tǒng)存儲資源的浪費(fèi)。

（2）可靠性原則

檔案管理不僅要存儲時要安全、可靠，在使用時也要安全、可靠。因此，檔案管理系統(tǒng)的建立要重點(diǎn)考慮其可靠性。檔案管理系統(tǒng)依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)，因此其可靠性也依賴于計(jì)算機(jī)系統(tǒng)。在建立過程中，要特別注意計(jì)算防護(hù)，嚴(yán)格按照要求進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的設(shè)置，并且對于使用者權(quán)限的設(shè)置更要重點(diǎn)考慮。另外，要建立有效的備份機(jī)制，無論從硬件上，還是軟件程序上，都要進(jìn)行備份，保證系統(tǒng)的整體冗余度。

（3）高效率原則

醫(yī)院的電子檔案管理系統(tǒng)是為了使醫(yī)護(hù)人員在使用過程中更加的便捷、準(zhǔn)確、快速。不能因?yàn)橛昧穗娮訖n案，而造成患者就醫(yī)過程的麻煩，也不能使醫(yī)護(hù)人員在醫(yī)治過程中受到計(jì)算機(jī)的阻礙。在建立時，要重點(diǎn)考慮使用者的整個環(huán)節(jié)，充分考慮效率和可靠性。

3.2 電子檔案管理策略

（1）建立統(tǒng)一的電子文件檔案歸檔基本結(jié)構(gòu)標(biāo)準(zhǔn)。

電子檔案管理系統(tǒng)在建立前根據(jù)檔案歸類的整體情況來設(shè)計(jì)分類標(biāo)準(zhǔn)、歸類形式和數(shù)量、權(quán)限層級、使用功能等情況綜合考慮，并且各個環(huán)節(jié)都要圍繞著電子檔案的使用便捷性和安全性來設(shè)計(jì)，這樣整個系統(tǒng)就依賴于一套完整、統(tǒng)一的電子文檔系統(tǒng)，因此，這套系統(tǒng)要基于一個統(tǒng)一的文件管理存檔標(biāo)準(zhǔn)。

（2）檔案管理工作提前介入電子文件檔案系統(tǒng)的設(shè)計(jì)

電子檔案管理系統(tǒng)是從檔案管理系統(tǒng)中逐漸的改變而來，是隨著科技、信息化水平的不斷提高而產(chǎn)生的。電子檔案管理系統(tǒng)是為了管理者更好、更便捷的管理檔案，也是在提高檔案的使用性。因此，電子檔案管理系統(tǒng)依然要延續(xù)著檔案管理的功能，而在電子檔案管理系統(tǒng)建立過程中，要不斷的對電子檔案管理功能進(jìn)行檢驗(yàn)，在設(shè)計(jì)前也要提前了解清楚檔案管理工作的內(nèi)容，這樣，檔案管理工作提前介入電子檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)才會使電子檔案管理系統(tǒng)在使用初期就與原有方式無縫對接。

（3）加強(qiáng)立法解決電子文件法律效力問題

檔案的功能其中之一就是用來查閱，并根據(jù)其內(nèi)容來證明或說明以往某件事情。隨著電子檔案的逐步建立，增加人們對于電子檔案的認(rèn)可度需要提高人們對于電子檔案的信任度以及其權(quán)威性，但是，由于電子檔案具有修改無痕的特性，因此，為了達(dá)到其真實(shí)性、憑證作用，就必須加強(qiáng)電子檔案管理系統(tǒng)的可靠性，并明確管理權(quán)限，同時可以借法律的權(quán)威性來加強(qiáng)電子檔案管理的力度和認(rèn)可度。

（4）采取切實(shí)可行的信息保護(hù)措施

檔案的作用不容小覷，因此，電子檔案管理系統(tǒng)不僅要提供保護(hù)電子便捷實(shí)用的功能外，還要保證電子檔案的安全性能。目前電子檔案主要是在入口、傳輸和實(shí)用過程中進(jìn)行篡改和丟失，因此要在這幾個方面進(jìn)行重點(diǎn)的防范，例如，可采用簽署技術(shù)、授權(quán)技術(shù)、加密技術(shù)、身份驗(yàn)證、防寫入、備份設(shè)置等進(jìn)行電子檔案的安全措施，這些技術(shù)對檔案管理系統(tǒng)的真實(shí)、性、可靠性都有著重要意義，可以很好的防止對電子檔案管理系統(tǒng)的非法操作。

（5）重視和加強(qiáng)對檔案管理人員的培養(yǎng)

隨著電子檔案的逐漸增多，電子檔案管理系統(tǒng)也在不斷的進(jìn)步，電子檔案管理需不斷的加強(qiáng)。為了維護(hù)檔案管理系統(tǒng)的穩(wěn)定，需有多方面的人才協(xié)同合作方能達(dá)到目的，例如，計(jì)算機(jī)人才、行政管理人才等。各級政府及檔案部門，要重視和加強(qiáng)對檔案管理人員素質(zhì)、職業(yè)道德的培養(yǎng)，一方面，多渠道引進(jìn)專業(yè)技術(shù)和管理人員，使用素質(zhì)高、思想好、責(zé)任心強(qiáng)的人員做文書、檔案工作。另一方面，對現(xiàn)有的檔案人員進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，特別是加大對現(xiàn)代科技知識和電子技術(shù)的培訓(xùn)。

4 結(jié)束語

醫(yī)院電子檔案是隨著醫(yī)院逐漸電子化辦公的產(chǎn)物，是醫(yī)院管理水平和社會進(jìn)步的產(chǎn)物，醫(yī)院的檔案關(guān)系到醫(yī)生與患者治療過程中的數(shù)據(jù)記錄、資料存檔、查閱等，同時由于醫(yī)院是關(guān)系人民生命安全的機(jī)構(gòu)，因此，做好醫(yī)院的檔案管理工作具有非同尋常的意義。隨著醫(yī)院信息化建設(shè)的不斷普及和加強(qiáng)，電子檔案的管理和利用也將更加快捷高效，檔案資源得到安全、可靠的保護(hù)，從而促進(jìn)社會經(jīng)濟(jì)建設(shè)的穩(wěn)步發(fā)展。

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